Создание электронных таблиц программой Microsoft Excel

Лабораторная работа

Информатика, кибернетика и программирование

На экране ячейки листа таблицы разделяются линиями сетки. Правая часть служит для отображения содержимого текущей ячейки. Для перехода в режим редактирования содержимого ячейки в строке формул следует нажать клавишу F2 или выполнить щелчок в правой части строки формул. Кнопка в строке формул служит для подтверждения ввода данных или изменения содержимого ячейки и соответствует действию по клавише Enter .

Лабораторная работа № 7

7 Создание электронных таблиц программой Microsoft Excel

7.1 Цель работы.

Цель данной лабораторной работы - познакомиться с некоторыми основными возможностями русифицированной версии программы обработки электронных таблиц Microsoft Excel (версии 7.0) , разработанной для работы на компьютере под управлением операционных систем семейства Windows, получение навыков составления и оформления электронной таблицы, представление данных с помощью диаграмм.

7.2. Программа Microsoft Excel

7.2.1 Назначение и возможности

Microsoft Excel 7.0 – приложение из пакета Microsoft Office. Основой программы является вычислительный модуль, с помощью которого происходит обработка данных (текстовых или числовых) в таблицах. Для создания презентационной графики используется модуль диаграмм, который позволяет на основе числовых значений, обработанных с помощью вычислительного модуля, получать диаграммы различных типов. С помощью модуля базы данных в Excel реализован доступ к внешним базам данных. Модуль программирования позволяет пользователю не только автоматизировать решение самых сложных задач, но и создать собственную оболочку программы. В седьмой версии Excel вы можете создавать макросы с помощью диалекта языка программирования Visual Basic for Applications .

Excel можно использовать как для решения простых задач учёта, так и для составления различных бланков, деловой графики и даже полного баланса фирмы. Благодаря мощным математическим и инженерным функциям с помощью Excel можно также решить множество задач в области естественных и технических наук.

Excel имеет огромные возможности и, несомненно, является одной из лучших программ своего класса. Однако его изучение и применение является полезным не только поэтому. Большую роль играет его распространенность. Эта программа установлена практически на любом компьютере. Умение использовать Excel является очень важным.

Возможности использования программы Excel далеко выходят за рамки тех, которые будут рассмотрены в ходе выполнения данной работы. Вам предлагается ознакомиться с возможностями работы с таблицами, диаграммами, данными списка.

Развернутое окно программы Excel 7.0

После запуска Excel на экран монитора будет выведено развернутое окно программы. Оно представлено на рисунке 65.

Структура экрана при работе с Excel во многом походит на структуру экрана других приложений Microsoft office .

Документ, созданный в Excel, называется книгой (book ). В состав книги входят листы электронных таблиц, которые называют рабочими листами (worksheet ) или просто листами таблиц.

Новая книга обычно содержит три пустых листа таблиц. Листы таблиц имеют стандартные названия Лист 1, Лист 2, Лист 3 и т.д. Количество листов и их имя может быть изменено.

Все пространство каждого листа электронной таблицы разбито на 1048576 строк и 16384 столбца. На экране ячейки листа таблицы разделяются линиями сетки. Строки обозначаются числами от 1 до 1048576, столбцы обозначаются латинскими буквами от A до XFD.

Таким образом, получается следующая структура: книга, представляющая собой отдельный файл, состоит из листов, а каждый лист состоит из ячеек. Первая ячейка имеет адрес A1, а последняя XFD1048576

Рисунок 65 – Развернутое окно программы Excel

Развернутое окно программы Excel (рисунок 65) аналогично развернутым окнам программ пакета Microsoft Office 2007. Эта программа использует новый ленточный интерфейс.

Лента, как и в других программах, имеет набор вкладок. Каждая вкладка содержит группу или группы инструментов. В программе Excel имеются следующие вкладки:

Главная – эта вкладка доступна по умолчанию при запуске Excel . На ней располагаются основные инструменты, предназначенные для выполнения базовых операций по редактированию и форматированию (оформлению) текста в ячейках, форматированию самих ячеек, манипулированию ячейками и т.п. (см. рисунок 66).

Рисунок 66 – вкладка « Главная»

Вставка – предназначена для вставки в электронную таблицу всевозможных элементов: рисунков, клипов, надписей, колонтитулов, всевозможных графиков и диаграмм (см. рисунок 67).

Рисунок 67 – вкладка « Вставка»

Разметка страницы – содержит инструменты, ориентированные на установку и настройку различных параметров разметки страницы, размеров полей, цвета и ориентации страницы, отступов и т.д. (см. рисунок 68).

Рисунок 68 – вкладка « Разметка страницы»

Формулы – данная вкладка для удобства задания и использования формул в ячейках электронной таблицы. С этой вкладки доступны мастер функций, библиотека функций, окно контрольного значения. (см. рисунок 69).

Рисунок 69 – вкладка « Формулы»

Данные – инструменты данной вкладки ориентированы на операции с данными, содержащимися в ячейках таблицы: сортировки, применения фильтра, группировки и т.п. Кроме того, на вкладке имеются инструменты, позволяющие перенести в таблицу данные из других приложений (см. рисунок 70).

Рисунок 70 – вкладка « Данные»

Рецензирование – содержит такие инструменты, как вставка и редактирование примечаний, защита электронной таблицы или отдельных ее листов и т.п. (см. рисунок 71).

Рисунок 71 – вкладка « Рецензирование»

Вид – вкладка предназначена для настройки режима просмотра документов в окне программы (см. рисунок 72).

Рисунок 72 – вкладка « Вид»

Так же как и на ленте Word 2007, на ленте Excel 2007 все инструменты на вкладках объединены в группы, доступ к дополнительным инструментам группы также как и в Word 2007 определен нажатием на кнопку . Аналогично Word 2007 кнопки в Excel 2007 могут быть простыми и двухсекционными. Пакет Excel 2007 имеет «Панель быстрого доступа», которая легко настраивается. Настройка осуществляется также как и программе Microsoft Word 2007.

Обратите внимание на строку формул , которая предназначена для обработки содержимого ячеек таблицы. Эта строка разделена на три части. Правая часть служит для отображения содержимого текущей ячейки. Редактирование данных можно производить непосредственно в самой ячейке или в строке формул. Для перехода в режим редактирования содержимого ячейки в строке формул следует нажать клавишу или выполнить щелчок в правой части строки формул. Можно также выполнить двойной щелчок на ячейке, после чего она станет текущей, и произойдёт переход в режим редактирования.

Кнопка , находящаяся в строке формул применяется для отмены последнего действия. Кнопка в строке формул служит для подтверждения ввода данных или изменения содержимого ячейки и соответствует действию по клавише . С помощью третьей кнопки можно активизировать программу «Мастер функций», которая предназначена для ввода функций.

7.2.3. Указатель мыши в Excel 7.0

При перемещении в пределах окна Excel 7.0 вид курсора мыши меняется.

В нормальном режиме указатель мыши имеет вид стрелки. С его помощью можно выбирать различные элементы окна, активизировать их двойным щелчком или выполнять операцию перетаскивания.

Находясь внутри рабочего листа, курсор мыши имеет вид крестика. В этом случае после щелчка ячейка, на которой позиционирован курсор, становится активной.

При размещении на маркере заполнения в правом нижнем углу ячейки указатель мыши отображается в виде черного крестика. Тем самым программа сообщает о возможности использования функции « автозаполнения ». Эта функция даёт пользователю возможность представить часто встречающиеся последовательности значений (например, названия месяцев) в виде списка. Если ячейка содержит элемент списка, то остальные элементы того же списка можно внести в рабочий лист автоматически, используя функцию «автозаполнение» .

Курсор « автозаполнения » можно использовать и при копировании формул.

Формулы представляют собой выражения, по которым выполняются вычисления на странице. Формула начинается со знака равенства (=). Формула содержит операторы. Оператор – это знак или символ, задающий тип вычисления в выражении. Существуют математические, логические операторы, операторы сравнения и ссылок. Операторы для вычислений используют константы, т.е. постоянные значения над которыми производятся вычисления, и ссылки на ячейки, содержащие данные для вычислений.

Формула может также содержать такие элементы, как функции. Функция – это стандартная формула, которая возвращает результат выполнения определенных действий над значениями, выступающими в качестве аргументов. Функции позволяют упростить формулы в ячейках листа, особенно, если они длинные или сложные.

Ссылки на ячейки, используемые в формулах и функциях, могут быть абсолютными и относительными . Абсолютная ссылка на ячейку при копировании формулы курсором автозаполнения выбирает значение для вычислений только из той ячейки, которая обозначена этой ссылкой. Переадресации на другие ячейки не происходит. Признаком абсолютной ссылки является знак $ в названии строки и столбца у ссылки. Например $ A $7, ссылка на содержимое ячейки А7 и как бы мы ни копировали нашу формулу в ней всегда будет ссылка на данные в этой ячейке.

В Excel кроме абсолютных ссылок на ячейки используются также и относительные ссылки. При создании формулы эти ссылки обычно учитывают расположение относительно ячейки, содержащей формулу. Ссылка может быть полностью относительной относительный столбец и относительная строка (например, C1). Или смешанной ссылкой относительный столбец и абсолютная строка (C$1), абсолютный столбец и относительная строка ($C1). Ссылки, в которых зафиксирован только столбец или только строка, называются смешанными ссылками. Превратить относительную ссылку в формуле в абсолютную можно также нажатием клавиши F 4 .

Таким образом, формула это совокупность значений, ссылок на другие ячейки, именованных объектов, функций и операторов, позволяющая получить новое значение.

Если курсор приобретает вид курсора ввода, пользователь получает возможность вводить или редактировать данные. При изменении размеров окна курсор приобретает вид разнонаправленной стрелки. Разнонаправленная стрелка, перечёркнутая линией, появляется на экране, если курсор находится между двумя элементами, границы которых можно изменить (например, между заголовками строк или столбцов). Курсор, имеющий вид двух параллельных отрезков со стрелками, используется для разделения рабочего листа на несколько подокон (панелей) с помощью маркеров разделения. После нажатия комбинации клавиш указатель дополняется знаком вопроса, что позволяет с помощью щелчка на названии команды вызвать контекстно-зависимую справку.

7.2.4. Построение таблицы

Построение таблицы в Excel 7.0 выполняется в рабочем листе. Рабочий лист разделён на строки и столбцы, при этом пересечения строк и столбцов образуют ячейки. В каждую ячейку пользователь может ввести определённые данные. Ячейку, в которую будут вводиться данные, следует сначала активизировать. Активизация осуществляется в результате щелчка на ячейке или путём перемещения указателя ячейки с помощью клавиш управления курсором.

В ячейке электронной таблицы может быть представлена информация различного типа: текст, числовые значения и формулы. Кроме того, каждая ячейка может быть отформатирована отдельно, при этом параметры форматирования на содержимое ячейки не повлияют. При вводе данных Excel автоматически распознаёт их тип.

Как только в ячейку будет введён хотя бы один символ, содержимое ячейки сразу же отобразится в строке формул. Одновременно в этой строке появится изображение трёх кнопок, которые используются при обработке содержимого ячейки.

После подтверждения ввода в ячейку числового значения оно будет автоматически выровнено по правому краю, текстовые данные программа автоматически выравнивает по левому краю. Для данной ячейки можно задать другой параметр выравнивания. При указании выравнивания, например, по левому краю, вводимые новые числовые значения будут выровнены по левому краю.

Если длина введённого в ячейку текста превышает текущее значение ширины этой ячейки, то после завершения ввода текст, либо будет полностью представлен в таблице, закрывая собой незаполненные ячейки, которые расположены справа, либо будет урезан по правому краю ячейки, если смежная с ней содержит какую-либо информацию. Весь текст полностью будет представлен в строке формул при перемещении указателя ячейки на ячейку с данным текстом. Кроме того, если в ячейку вводят текст , который уже вводили в соседнюю ячейку, то срабатывает функция автоподстановка.

Если же вследствие недостаточной ширины ячейки числовые значения в ней не могут быть представлены полностью, то на экране будет отображено соответствующее число символов диез “#”, при этом содержимое ячейки полностью будет представлено в строке формул.

Если в ячейку вводится формула , то непосредственно после завершения ввода производятся вычисления, и результат вычислений отображается в ячейке. Формула в Excel обязательно должна начинаться с математического оператора. Например, после ввода формулы =1+6 в ячейке появится число 7, но в строке формул в качестве фактического содержимого ячейки будет представлена формула. Если же ввести 1+6, то это значение будет интерпретироваться программой как текст. Формула может начинаться также со знаков плюс (+) или минус (-). Эти знаки относятся к первому числовому значению в формуле.

После задания формулы в ячейке может появиться сообщение об ошибке. Например, если ввести значение =1/0 , то оно будет интерпретироваться программой как формула, и Excel сразу же попытается произвести вычисления. Однако через некоторое время в ячейке появится сообщение =ДЕЛ/0! , по которому нетрудно будет определить характер ошибки.

С помощью выделения ячеек ввод данных можно несколько упростить. Для выделения диапазона ячеек необходимо переместить указатель мыши при нажатой левой кнопке в нужном направлении. Если вы хотите выполнить эту операцию с помощью клавиатуры, следует поместить указатель ячейки в исходную позицию, нажать клавишу и, удерживая её нажатой, с помощью клавиш управления курсором расширить выделенный диапазон в нужном направлении. Если вы хотите применить определённую команду или функцию к ячейкам, которые не примыкают друг к другу, то для маркировки этих ячеек следует использовать выделение несмежных диапазонов . Выделение несмежных диапазонов производится аналогично описанному выше процессу выделения смежных ячеек, но при этом следует держать нажатой клавишу . При выделении несмежных диапазонов ячеек можно использовать далеко не все команды или функции. Например, выделенные таким образом диапазоны ячеек нельзя переместить или скопировать. Однако, выделение несмежных диапазонов ячеек можно использовать в случае удаления, форматирования или ввода данных.

Один из случаев, где используется выделение диапазона ячеек, это использование функции автозаполнения ячеек. Например, если вам нужно заполнить несколько столбцов одинаковыми значениями (см. рисунок 73):

Рисунок 73 – Пример ввода данных в таблицу

(На рисунке 73 обратите внимание на столбцы C и D ).

Для того, чтобы заполнить диапазон ячеек С13 - D15, нужно выполнить следующие действия:

1. Ввести в ячейки С13, С14 и С15 соответственно значения: 330 ; 560 ; 850.
2. Активизировать ячейку С13, выполнив на ней щелчок.
3. Удерживая нажатой левую кнопку мыши, переместить курсор вниз, в ячейку С15, таким образом выделив диапазон ячеек С13-С15.
4. Поместить указатель мыши на маркере заполнения выделенного диапазона ячеек (в правом нижнем углу диапазона). Удерживая левую кнопку нажатой, переместить маркер заполнения до столбца D и отпустить кнопку мыши. Таким образом, автоматически заполнятся ячейки диапазона D13 - D15

Чтобы выделить весь столбец , необходимо выполнить щелчок на его заголовке. Строка выделяется аналогично. При выделении столбца с помощью клавиатуры следует поместить указатель ячейки в выделяемый столбец, а затем нажать комбинацию клавиш . Для выделения всей строки используется комбинация клавиш .

Если в ячейку были введены некорректные данные, её содержимое необходимо отредактировать . Наиболее быстрым и простым способом изменения содержимого ячейки является запись поверх старой новой информации, предыдущее содержимое ячейки при этом автоматически удаляется. В случае незначительных ошибок лучше не переписывать, а редактировать данные в ячейках. Для этого следует активизировать режим редактирования с помощью двойного щелчка на ячейке, после чего справа от содержимого ячейки будет представлен мерцающий курсор ввода. Включить режим редактирования с помощью клавиатуры можно путём помещения указателя на нужной ячейке и нажатия клавиши .

В режиме редактирования содержимое ячейки будет представлено в таблице полностью, независимо от того, заполнена ли соседняя ячейка или нет. Содержимое ячейки можно редактировать как в самой таблице, так и в строке формул.

В Excel содержимое отдельной ячейки может быть перемещено или скопировано . При этом содержимое ячеек, в которые осуществляется перенос, автоматически удаляется. Во избежание этого необходимо вставить пустые ячейки в ту область электронной таблицы, в которую вы хотите перенести данные.

Отличие операции перемещения от копирования состоит в том, что при перемещении содержимое ячеек в исходной позиции удаляется. При копировании содержимое ячеек в исходной позиции сохраняется. Чтобы переместить диапазон ячеек посредством манипулятора, необходимо выделить нужные ячейки (это относится только к смежным ячейкам). Затем следует поместить курсор мыши в любом месте на границе выделенного диапазона и перетащить, удерживая нажатой левую кнопку мыши, весь диапазон в новую позицию. Когда кнопка манипулятора будет отпущена, содержимое выделенных ячеек удаляется из исходной позиции и вставляется в текущую. Если во время выполнения этой операции удерживать нажатой клавишу , то весь диапазон ячеек будет скопирован. При вставке столбца (строки) нужно сначала с помощью заголовков столбцов (строк) выделить столько столбцов (строк), сколько должно быть вставлено, а затем посредством нажатия правой кнопки мыши открыть контекстное меню и выбрать команду «Добавить». При вставке столбца остальные столбцы сдвигаются на одну позицию вправо; при вставке строки остальные строки сдвигаются от места вставки на одну позицию вниз. Для удаления вставленных столбцов или строк используйте команду «Удалить» из контекстного меню.

7.2.5. Оформление таблицы

В Excel предусмотрено множество различных функций, которые позволяют оформить таблицы на высоком профессиональном уровне. Варьируя различные виды шрифта, толщину и расположение линий, цвет фона и т. д., можно добиться наиболее наглядного представления информации в таблице.

Перед выполнением любой команды в Excel следует выделить ячейку (диапазон ячеек), на которую будет распространяться действие команды. Это справедливо и для команд задания параметров форматирования в таблице. Если диапазон ячеек не выделен, то параметры форматирования задаются для активной ячейки.

Для отображения числовых значений в Excel по умолчанию используется числовой формат Общий, при этом значения представляются в таблице в том виде, в котором они введены с клавиатуры. При вводе числовой информации содержимому ячейки присваивается один из поддерживаемых Excel числовых форматов. Если формат “незнакомый”, то вводимое числовое значение интерпретируется программой как текст (например, 5 купонов). Чтобы присвоить числовой формат ячейке или группе ячеек, можно воспользоваться командой Ячейки меню Формат , командой Формат ячейки контекстного меню или комбинацией клавиш . Любое из указанных выше действий приведёт к открытию диалогового окна Формат ячеек, на переднем плане которого представлена панель Число, в которой отдельные форматы сгруппированы по категориям. В поле списка Числовые форматы представлены следующие категории:

1. общий;
2. числовой;
3. денежный;
4. финансовый;
5. дата;
6. время;
7. процентный;
8. дробный;
9. экспоненциальный;
10. текстовый;
11. дополнительный;
12. (все форматы).

После выбора определённой категории, содержащиеся в ней форматы, будут представлены в поле списка справа. Для задания формата ячеек выберите его название из поля списка. Следует принимать во внимание, что в некоторых случаях после задания формата для представления содержимого ячеек потребуется больше места.

При выборе денежного формата числовые значения обычно не могут быть представлены в таблице из-за недостаточной ширины ячеек. В этом случае содержимое ячейки отображается с помощью специальных символов диез «#». Только после соответствующего увеличения ширины столбца данные в ячейках снова будут представлены в нормальном виде.

В Excel существует и другой, более удобный способ форматирования ячеек: с помощью кнопок панели инструментов. Например, денежный формат можно присвоить ячейкам при помощи кнопки .

Изменять ширину столбца в рабочем листе удобнее всего с помощью мыши. Нужно переместить курсор мыши в область заголовков столбцов. При позиционировании курсора точно между двумя заголовками столбцов курсор приобретает вид двунаправленной стрелки чёрного цвета, В этом режиме вы можете переместить (при нажатой левой кнопке) правый край левого столбца. После того, как Вы отпустите левую кнопку мыши, будет зафиксирована новая ширина столбца. Двойной щелчок мышью в этом режиме приводит к установке оптимальной ширины столбца. С помощью выбора команды « Автоподбор ширины столбца » из списка «Формат» на вкладке «Главная» можно поручить определение оптимальной ширины столбца программе. Ширина устанавливается в зависимости от длины содержимого ячеек. При этом для каждого столбца будет установлена своя оптимальная ширина. Высота строк устанавливается в зависимости от используемого вида шрифта. Изменение высоты строк производится аналогично изменению ширины столбца. Задать высоту строки (и ширину столбца соответственно) можно в диалоговом окне Высота строки , которое открывается с помощью команды « Высота строки » список « Формат» на вкладке «Главная» .

При вводе данных в Excel содержимое ячеек автоматически выравнивается. Но выравнивание для ячейки можно и задать: с помощью кнопок группы «Выравнивание» на ленте «Главная» и в окне диалога «Формат ячеек» на вкладке «Выравнивание».

Добиться большей наглядности рабочей таблицы и этим облегчить для других пользователей работу с содержащимися в ней данными можно путём добавления рамок, цветов, палитр и теней. Вы можете задать нужные вам параметры с помощью кнопок в группе « Шрифт», на вкладке «Главная» или в окне диалога « Формат ячеек ».

Если вы не хотите терять время на форматирование таблицы вручную, можно воспользоваться стилями в Excel. Также можно воспользоваться функцией « Автоформат» . Для этого удобно достать на панель быстрого кнопку - « Автоформат ». Функция « Автоформат» работает следующим образом: Microsoft Excel анализирует диапазон смежных ячеек, на который указывает курсор, и автоматически применяет формат, базирующийся на позициях заголовков, формул и данных.

7.2.6. Вычисления в MS Excel

Программа Excel предназначена для выполнения вычислений, предполагающих представление данных в табличном виде. Поэтому рабочий лист программы Excel имеет вид таблицы.

Каждая ячейка рабочего листа может содержать текст или числовое значение, которое можно использовать при вычислениях. В ячейке может также находиться формула. В этом случае представленный в ячейке результат зависит только от содержимого тех ячеек, на которые имеются ссылки в данной формуле.

Формула может содержать функции и математические операторы, порядок вычисления которых соответствует принятому в математике. Результатом вычисления формул, включающих арифметические операторы, являются числовые значения, а в случае операторов сравнения - логические значения « Истина» или « Ложь» . В таблице 1 представлены арифметические операторы в порядке убывания их приоритета при вычислениях.

Например, чтобы получить общее количество компьютеров, проданных в июле в ячейке В9, следует активизировать эту ячейку, ввести знак равенства, а затем последовательно адреса всех ячеек от В5 до В8, соединяя их оператором сложения. В результате введённая в ячейку В9 формула будет иметь вид:

В5+В6+В7+В8

Таблица 1

Арифметические операторы

Завершив ввод формулы, нажмите , и в ячейке будет представлен результат вычислений. Однако фактическим содержимым ячейки по-прежнему является формула, которая будет отображаться в строке формул каждый раз при позиционировании указателя ячейки на этой ячейке. Формула будет отображаться также в режиме редактирования содержимого ячейки.

Для задания формулы можно воспользоваться различными техническими приёмами. В описанном выше примере формула была задана путём ввода с клавиатуры. Однако существует другой способ: после ввода знака равенства следует выполнить щелчок на ячейке, которая должна быть указана в ссылке первой (В5). Данная ячейка будет обрамлена пунктирной бегущей рамкой, а её адрес появится в итоговой ячейке. Далее следует ввести оператор сложения, а затем выполнить щелчок на следующей ячейке и т. д.

Можно использовать в формулах и непосредственно числовые значения, соединяя их с помощью математических операторов. Возможна и комбинация адресов ячеек и числовых значений.

Также для вычисления сумм (например, общее число компьютеров, проданных в июле), можно использовать кнопку , которая расположена на ленте « Формула ».

Выбрав диапазон ячеек, вы можете получить информацию о нём, посмотрев на статусную строку , которая располагается в нижней части главного окна Excel. При соответствующей настройке панели статуса на ней можно увидеть количество выделенных в диапазоне чисел, их сумму, среднее значение, минимум и максимум.

Вызовите контекстное меню строки состояния и в открывшемся меню укажите, какую именно информацию вы хотите получить на панели статуса.

В Excel для нескольких ячеек, которые составляют интервал массива, может быть задана одна общая формула – формула массива . В нашем примере налоги составляют 30 % от валовой выручки. Можно ввести в ячейку В21 формулу: = В20*0,30 , а затем скопировать в остальные ячейки. Но можно воспользоваться формулой массива. Для этого нужно выделить ячейки В21 - D21, которые будут интервалом массива, и ввести в ячейку В21 формулу: = B20:D20*0,30 . Чтобы действие введённой формулы распространялось на весь массив, следует завершить её ввод нажатием комбинации клавиш . Ячейки массива обрабатываются программой как единое целое. На попытку изменить одну из ячеек массива Excel отреагирует сообщением о недопустимости выполнения этой операции. Изменить формулу массива можно путём включения режима редактирования для любой ячейки, содержащей формулу. Для подтверждения изменений в формуле следует использовать комбинацию < Ctrl + Shift + Enter >.

В вычислениях могут использоваться самые разнообразные формулы, служащие, к примеру, для определения синуса, тангенса, среднего значения. Excel предоставляет в распоряжение пользователя множество специальных функций , в которые эти формулы уже встроены. Указание значений, к которым должна быть применена та или иная функция, происходит путём задания аргументов. Способ задания функций всегда один и тот же, различие состоит только в количестве аргументов, которые должны быть указаны при задании функции: = ИМЯ ФУНКЦИИ (Аргументы)

Например, чистый доход предприятия определяется как разность между валовой выручкой и суммой налогов и затрат. В ячейку В23 следует ввести: = В20-СУММ (В21;B22) . Имя функции СУММ однозначно указывает на характер выполняемой с её помощью операции.

Иногда сама функция служит аргументом другой функции. Такие функции называются вложенными.

С функциями удобнее всего работать с помощью Мастера функций - в этом случае необходимые аргументы задаются в диалоговом окне, т.к. при вводе функции с клавиатуры можно допустить ошибку. Например, если пользователь при вводе с клавиатуры забудет указать обязательный аргумент, на экране появится соответствующее сообщение об ошибке. Сообщение об ошибке выводится на экран и в том случае, если количество закрывающих скобок не соответствует количеству открывающих (например, при задании вложенных функций), а также, если были допущены другие ошибки.

Запустить Мастер функций можно, выбрав команду « Функция» на ленте « Формула » или активизировав комбинацию клавиш . Если функция должна быть, встроена в формулу, то для активизации Мастера функций достаточно выполнить щелчок на кнопке вызова .

Вкладка « Формулы » на ленте пакета Microsoft Excel 2007 показана на рисунке 69.

Для упрощения работы с программой Мастер функций отдельные функции сгруппированы по тематическому признаку. Задать аргументы можно различными способами. Например, в качестве аргументов функции СРЗНАЧ (вычисление среднего значения) могут быть указаны от одного до 30 значений. Для каждого аргумента в диалоговом окне существует отдельное поле ввода. Курсор ввода находится в поле ввода первого аргумента. В этом поле ввода в качестве аргумента Число 1 можно задать числовое значение (например, 30 или 45), адрес ячейки (С4) или адрес диапазона ячеек. После задания первого аргумента в поле Значение в правом верхнем углу диалогового окна будет представлен результат выполнения функции с существующими аргументами. В диалоговом окне появится также поле ввода для следующего аргумента. По завершении ввода аргументов следует нажать кнопку «ОК», и результат вычисления будет представлен в соответствующей ячейке.

Если при задании формулы были допущены ошибки, результатом её вычисления будет так называемое значение ошибки , которое появится в ячейке. Чтобы легче было найти ошибку, можно установить режим отображения в ячейках формул вместо результатов вычислений, произведённых по этим формулам. Для этого следует достать на панель быстрого доступа кнопку - « Показать формулы ». Ширина столбцов будет при этом автоматически увеличена, чтобы обеспечить пользователю лучший обзор.

В зависимости от вида произошедшей ошибки в ячейке, содержащей формулу, записываются различные значения. Первым символом значения ошибки является символ диез «#», за которым следует текст. Текст значения ошибки может завершаться восклицательным знаком или знаком вопроса. Для устранения ошибки выделите ячейку, содержащую значение ошибки. В строке формул будет представлена содержащаяся в ней формула.

Ниже приводится несколько примеров значений ошибок с краткими пояснениями к ним. Вы можете сейчас не читать их, а обратиться к этим примерам в случае, если в ходе выполнения работы возникнет одна из перечисленных ошибок. #ЧИСЛО!

В случае нарушения правил математики, в ячейке будет представлено значение ошибки #ЧИСЛО! Как правило, такое значение появляется после изменения содержимого во влияющей ячейке. Например, если в качестве аргумента функции КОРЕНЬ (Квадратный корень числа) задать ссылку на ячейку с положительным значением, а на следующем этапе изменить содержимое влияющей ячейки путём ввода отрицательного значения, то в итоговой ячейке появится ошибочное значение #ЧИСЛО! Это значение ошибки появляется, как правило, при использовании функций. Посмотрите в справочной подсистеме, каким требованиям должны отвечать аргументы функции, и проверьте, соответствуют ли значения в зависимых ячейках этим требованиям. #ИМЯ?

При задании функций их имена можно записывать как прописными, так и строчными литерами. Строчные литеры в именах функций будут автоматически преобразованы в прописные, если программа распознаёт вводимое значение как имя функции. Например, если указать в формуле имя функции МИКС вместо МАКС , то в ячейке появится значение ошибки #ИМЯ? , т.к. программа не может найти указанное имя ни среди имён функций, ни среди имён диапазонов. Проверьте правильность написания имени функции или вставьте функцию с помощью . #Н/Д. Это значение ошибки может появиться в ячейке при применении некоторых функций, если в качестве аргумента будет задана ссылка на ячейку, которая не содержит данных. Пользователь может задать во влияющей ячейке значение #Н/Д! , которое будет представлено в итоговой ячейке для указания того, что в таблицу ещё должны быть введены данные. #ЗНАЧ! Если был задан аргумент недопустимого типа, то в ячейке появится значение ошибки # ЗНАЧ! В случае появления этой ошибки нужно проверить, пользуясь справочной подсистемой, являются ли допустимыми типы аргументов данной функции.

7.2.7. Графическое представление данных с помощью диаграмм

Для создания и форматирования диаграмм Excel предоставляет в распоряжение пользователя большое количество различных функций, которые позволяют, например, выбрать из множества типов диаграмм один или отформатировать легенду. Легенда описывает, какие данные представлены на диаграмме определённым цветом.

Например, на диаграмме при выполнении задания к лабораторной работе данные о затратах можно представить жёлтым цветом, данные о валовой выручке предприятия в каждом месяце (в июле, августе и сентябре) – фиолетовым цветом и т.д.

В данной работе вам предлагается представить с помощью диаграммы данные о валовой выручке, налогах, затратах и чистом доходе предприятия (по заданию преподавателя). Для этого необходимо выполнить следующие действия.

1. Выделить диапазон ячеек, содержащих метки строк и столбцов, которые впоследствии будут использованы в качестве подписей к оси Х. В нашем примере это ячейки А3 - D3.
2. Удерживая нажатой клавишу , выделить диапазон ячеек (А20-D23), по значениям, из которого и будет строиться диаграмма. Затем отпустить .
3. На вкладке «Вставка» выбрать требуемый тип и вид диаграммы. Например, гистограмму.

Работая с диаграммой, пользователь получает дополнительные кнопки на вкладках «Конструктор», «Макет» и «Формат» в группе вкладок «Работа с диаграммами». Эти вкладки показаны на рисунках 73,74,75.

Рисунок 73 – Вкладка «Конструктор»

Рисунок 74 – Вкладка «Макет»

Рисунок 75 – Вкладка «Формат»

С помощью кнопок на этих вкладках можно изменять данные для построения диаграммы, ее макет и стили, название диаграммы и ее осей и пр. Если на вкладке «Формат» задается оформление элементов диаграммы, то на вкладке «Макет» указывается, какие элементы должны присутствовать на диаграмме.

Чтобы удалить какой-либо из элементов диаграммы выделите его и нажмите кнопку « Del » на клавиатуре.

Кроме того на диаграмме можно построить, так называемую, линию тренда . Эта линия строится на основе существующей диаграммы и позволяет наглядно увидеть тенденцию по изменению данных: они увеличиваются, уменьшаются или не изменяются. Чтобы добавить линию тренда надо перейти на вкладку « Макет », выбрать кнопку « Анализ » и в раскрывшейся галерее выбрать « Линия тренда», а затем тип линии.

Для удобства расчетов можно создавать всплывающие примечания для ячеек. Установите курсор на ячейку. На вкладке «Рецензирование» выберите кнопку «Вставка примечания». В появившееся окошко введите поясняющий текст. О том, что ячейка содержит примечание, будет говорить маленький красный треугольник в ее правом верхнем углу.

7.3 Порядок выполнения работы

1. Внимательно изучить методические указания к лабораторной работе.
2. Получить допуск на выполнение работы у преподавателя.
3. После включения компьютера и загрузки системы запустите программу Excel, развернув её окно на весь экран
4. Создание таблицы

4.1. Введите с клавиатуры заголовок таблицы: «Определение чистого дохода фирмы Computer Ltd».

4.2. В третью строку введите названия месяцев, воспользовавшись курсором автозаполнения:

4.3. Впишите в ячейки А4 - А11 приведённые ниже текстовые данные:

4.4. Скопируйте диапазон ячеек А5 - А8 в ячейки А12 - А15.

4.5. В ячейки А17 - А23 впишите:

5 . Ввод данных в таблицу

Введите в ячейки недостающие числовые значения цен на компьютеры, а также данные о продажах компьютеров (цены выберите из интернета, а количество продаж предположите сами, руководствуясь ситуацией на рынке компьютеров и размерами вашей фирмы).

6. Определение общего количества проданных компьютеров.

Воспользовавшись кнопкой , а также функцией автозаполнения, вычислите общее количество проданных в каждом месяце компьютеров (в строке 9).

7 . Использование формул.

7.1. Вычисление валовой выручки.

Последовательно выполняя щелчки левой кнопкой мыши, на соответствующих ячейках и используя клавиши <+> и <*>, введите в ячейку В20 формулу:

= (b 5* b 12+ b 6* b 13+ b 7* b 14+ b 8* b 15)* b 17

Ячейки С20 и D20 заполните при помощи функции автозаполнения.

7.2. Налоги.

Допустим, что налоги составляют 30 % от валовой выручки. Заполните ячейки В21 - D21, используя формулу массива

(«Налоги» = «Валовая выручка» * 0,30).

Строку Затраты заполните числовыми значениями, которые Вы считаете целесообразными.

7.3. Чистый доход.

Чистый доход вычисляется как разность валовой выручки и суммы налогов и затрат.

8. Оформление таблицы .

Диапазон ячеек А3-D23 оформите в формате « Простой» , используя кнопку « Автоформат» .

Затем выделите ячейки А12 - А15 и отмените в них полужирный шрифт с помощью кнопки на панели инструментов.

Для оформления заголовка таблицы выберите размер шрифта 12 пунктов, полужирное начертание (воспользуйтесь кнопками на панели инструментов) и выделите заголовок красным или каким-либо другим цветом.

Для присвоения денежного стиля ячейкам В17-D23 воспользуйтесь кнопкой « Денежный формат» , а затем оптимизируйте ширину колонок.

Уберите с рабочего листа сетку таблицы.

9. Использование встроенных функций. В ячейках I 7, I 8, I 9 вычислите среднюю максимальную и минимальную цену в рублях на компьютеры за обрабатываемый период времени

10. Создание диаграммы

Представьте с помощью диаграммы данные о валовой выручке, налогах, затратах и чистом доходе. Диаграмму создавайте на рабочем листе с таблицей, но, не перекрывая ее. Выберите тип диаграммы, которая подходит для выполняемой вами задачи, и обоснуйте выбор

11. Для большей наглядности представления этих данных советуем внести следующие исправления в созданную вами таблицу:

1. Задайте правильный формат ячейкам, соответствующий их содержимому.
2. Отредактируйте формулу в ячейке В20, дополнив её таким образом:

=(b 5* b 12+ b 6* b 13+ b 7* b 14+ b 8* b 15)* b 1 7/1000 После того, как вы нажмёте клавишу , валовая выручка и налоги в июле будут представлены не в рублях, а в тысячах рублей. Теперь отредактируйте содержимое ячейки В22 так, чтобы затраты в июле тоже были представлены в тысячах рублей. Таким же образом отредактируйте содержимое ячеек С20 - D23.

1. Оптимизируйте ширину колонок полученной таблицы.

12 . Сохраните результаты в файле.

7.4. Оформление отчета

Отчет должен содержать следующее:

1. Титульный лист.
2. Цель работы.
3. Название файла созданного в Microsoft Excel .
4. Письменные ответы на два (по заданию преподавателя) контрольных вопроса.
5. Выводы.

7.5. Контрольные вопросы

1. Для чего используется программа Microsoft Excel ?
2. Что такое строка формул?
3. Опишите виды указателя мыши при работе в Microsoft Excel .
4. Как построить таблицу в Microsoft Excel ?
5. Как отредактировать некорректные данные?
6. Как оформляются таблицы в Microsoft Excel ?
7. Как производить вычисления в Microsoft Excel ?
8. Как графически представить данные в Microsoft Excel ?
9. Опишите различные типы диаграмм.
10. Что такое «Зависимости формул»?
11. Какие Вы знаете макеты диаграмм?
12. Что такое «Легенда»?

Область электронной таблицы рассмотрим как базу данных. При этом столбцы называются полями, а строки – записями. Столбцам присваиваются имена, которые будут использоваться как имена полей записей.

Существует ряд ограничений, накладываемых на структуру базы данных:

• первый ряд базы данных должен содержать неповторяющиеся имена полей и располагаться в одной строке;
• для имен полей следует использовать шрифт, тип данных, формат, рамку, отличные от тех, которые используются для данных в записях;
• таблицу следует отделить от других данных рабочего листа пустым столбцом и пустой строкой;
• информация по полям должна быть однородной, т.е. только цифры или только текст.

Работа с любой базой данных заключается в поиске информации по определенным критериям, перегруппировке и обработке информации.

Сортировка данных в таблице осуществляется через команду Данные > Сортировка или кнопки на панели инструментов Стандартная Сортировка по возрастанию и Сортировка по убыванию (рис. 44).

Например, отсортировать таблицу, содержащую фамилию и пол так, чтобы сначала стояли все женские фамилии по алфавиту, а затем мужские.

Выделим таблицу с данными. Данные > Сортировка . В окне Сортировать по выбрать пол (это заголовок таблицы), в окне Затем по выбрать фамилия (рис. 45). Получим рис. 46.

С помощью команды Данные > Фильтр > Автофильтр осуществляется выбор данных по критерию. При этом в ячейках, где располагаются заголовки, появляются кнопки (стрелка). При нажатии на них появляется меню с условиями отбора автофильтра (рис. 47).

После работы с выбранным списком надо вернуть весь столбец данных для дальнейшей работы с ним.

При запуске команды Данные > Фильтр > Стандартный фильтр появится возможность выбирать строки, удовлетворяющие поставленным условиям (рис. 48).

Подготовка документа к печати

Созданный документ можно напечатать как лист, так и всю книгу, а также выделенный фрагмент листа и область печати (фиксированный, специальным образом, фрагмент листа). Если задана область печати, то будет напечатана только она. При сохранении документа область печати также сохраняется. Для определения области печати необходимо выделить фрагмент листа (одним из способов выделения ячеек), затем Формат > Диапазоны печати > Определить . Таким образом, выделенный фрагмент преобразовался в область печати. Для изменения данной области выбираем Формат > Диапазоны печати > Добавить область печати либо Формат > Диапазоны печати > Изменить . В появившемся диалоговом окне изменяем область следующим образом:

1. В поле Диапазон печати кликнуть на значок (Свернуть), чтобы уменьшить диалоговое окно до размера поля ввода. После этого легче отметить нужную ссылку на листе. Потом значок автоматически превращается в значок (Развернуть), кликаем его, чтобы восстановить исходные размеры диалогового окна. Диалоговое окно будет автоматически свернуто, если кликнуть мышью внутри листа. После отпускания кнопки мыши диалоговое окно будет восстановлено, и диапазон ссылок, определенный с помощью мыши, будет выделен в документе синей рамкой.
2. Повтор строки . Повторяющиеся строки определяем при помощи мыши, если курсор располагается в поле Повтор строки диалогового окна. Выделить одну или несколько строк для печати. В списке при этом отображается значение "определяемый пользователем". Выбираем в списке "нет", чтобы отменить установленный повтор строк.
3. Повтор столбца . Выделите один или несколько столбцов для печати на каждой странице, при этом в правом текстовом поле появится ссылка столбца, например "$A" или "$C:$E". В списке при этом отображается значение "определяемый пользователем" . Выбираем в списке "нет" , чтобы отменить установленный повтор столбцов.

Если область печати не нужна, её удаляем аналогичным способом.

Для печати необходимо также настроить параметры страницы, то есть формат бумаги, ориентацию листа, колонтитулы, направление печати и т.п. Сделаем это через пункт меню Формат > Страница и на вкладках диалогового окна производится настройка страницы (рис. 49, 50, 51). Предварительный просмотр позволяет увидеть, как документ будет выглядеть на бумаге.

Для просмотра области страницы воспользуемся пунктом меню Вид > Разметка страницы (рис. 52). Перемещая границы (синие) страницы, изменяем область страницы для печати за счёт изменения масштаба, который увидим через Формат > Страница > Лист > Масштаб .

Чтобы понять принципы построения документов Excel , которые называются книгами, давайте создадим простую электронную таблицу.

Запустите Excel (Пуск ? Все программы ? Microsoft Excel ). В окне этого приложения появится чистый лист с ячейками. В книге Excel может быть сколько угодно листов, которые расположены на отдельных вкладках.

При создании нового документа обычно появляются три чистых листа, корешки (ярлычки) которых видны в нижней части окна документа.

Посмотрите, верхняя левая ячейка А1 окружена рамкой. Эта рамка указывает на активную ячейку, в которую можно вводить данные. В верхней части окна Excel под панелью инструментов расположена строка формул для ввода данных или формул, на основе которых выполняются расчеты. Слева от строки формул демонстрируется номер активной ячейки.

2) Помните нашу табличку из Word?

3) Напишем название «Дни рождения» и нажмем клавишу Enter два раза. Попадаем в ячейку А3. (Если нажмем один раз, то перескочим только на одну строчку ниже.)

4) Сместитесь на одну ячейку вправо. Для перемещения по ячейкам листа Excel пользуйтесь клавишами со стрелками, клавишами Enter или Tab либо просто щелкайте мышкой на нужную клетку.

5) Введите текст «ФИО», нажмите Enter.

6) Введите «Фамилия», перемещаемся на ячейку вправо.

7) Введите «Имя», перемещаемся на ячейку вправо.

8) Введите «Отчество», жмем Enter .

9) Продолжайте ввод данных, пока таблица не станет такой, как показано на рисунке.

Но вот почему-то отчество «Семеновна» у нас видно не все. Ширину столбца легко изменить. Ставите указатель мышки на границу между ячейками с буквой D и буквой E. Появляется тоненькая пунктирная линия. Не отпуская кнопки мышки, тянете границу ячейки вправо, пока не увидите, что видно все слово «Семеновна». Отпускаете мышку.

Изменяем ширину столбца

Сохраняем нашу первую электронную таблицу

Но наша табличка не очень красивая. Исправить это очень просто. В Excel, точно так же как и в Word, можно форматировать текст и работать с ячейками. Если вы щелкнете правой кнопкой по ячейке, то увидите вот такое меню.

Вы заметили, что текст «День рождения» не влезает в рамки ячейки. С помощью Enter в Excel в отличие от Word невозможно переносить слова, делать абзацы. Чтобы исправить эту ситуацию, а также для того, чтобы применить различные варианты расположения текста, используем вкладку Выравнивание в меню Формат ? Ячейки.

Если вы щелкнете правой кнопкой по ячейке, то увидите вот такое меню

Для того чтобы текст помещался в рамках вашей ячейки, поставьте галочку возле переносить по словам

С помощью обведенных кнопочек красиво отформатируйте все ячейки таблицы. Вы уже умеете это делать.

С помощью обведенных кнопочек отформатируйте все ячейки таблицы

Однако наша табличка все еще имеет незаконченный вид. Не хватает границ таблицы. Находим нужную кнопку (она на нашем рисунке обведена) и выбираем нужный нам вариант, он на рисунке последний.

Рисуем границы таблицы

Попробуйте поэкспериментировать, в конечном итоге у вас должна получиться вот такая таблица.

Наша красивая таблица

А можем сделать еще красивее. Просто выделите всю табличку и с помощью уже знакомого нам меню Автоформат из меню Формат сделайте красоту.

Используем в меню Формат команду Автоформат

Из предложенных вариантов выберите, какой вы хотите видеть свою табличку.

Выбираем внешний вид таблички

В нашем примере мы выбрали вид «Классический 1».

Вот какая у нас получилась табличка

Теперь на основе введенных данных можно построить диаграмму. Excel имеет для этих целей собственный модуль, возможности которого несколько шире. Модуль этот называется Мастер диаграмм . Его значок есть на панели инструментов.

Открываем Мастер диаграмм

Тот же эффект вы получите, если выберете команду Вставка ? Диаграмма. Откроется все то же окно диалога Мастер диаграмм.

В открывшемся окошке вы увидите список диаграмм. Справа в окошке показаны различные варианты каждого типа стандартных диаграмм. Если вы не нашли ничего интересного в стандартных диаграммах, можете поискать во вкладке Нестандартные . Мы выбираем коническую диаграмму.

Диаграмму добавляем с помощью меню Вставка

Выбираем Коническую диаграмму

Переходим к нашей табличке. Мастер диаграмм не закрывайте! Щелкните в листе Excel на ячейке В5.

Нажмите клавишу Shift и, не отпуская ее, щелкните на ячейке Е6 или просто протяните мышкой.

В окне диалога мастера поставьте точечку рядом с Ряды в : строках .

В этом окошке нужно указать ячейки, на основе данных которых мы будем строить диаграмму

В области просмотра появится диаграмма. Жмем Далее . Заполняем поля Название диаграммы , Ось Х , Ось Z .

Мы можем увидеть, что же у нас получится

Заполняем поля Название диаграммы , Ось Х , Ось Z

Ставим точечку возле слова «имеющемся»

На лист рядом с таблицей будет вставлена диаграмма, отражающая введенные данные в графической форме. Щелкаем по диаграмме мышкой и, не отпуская левой кнопки мышки, перемещаем туда, куда пожелаем.

Помещаем диаграмму, как вам нравится