Табличный процессор (электронная таблица EXCEL)
Назначение, структура, форматирование,типы данных
Назначение
Табличный процессор – это комплекс взаимосвязанных программ, предназначенный для обработки электронных таблиц.
Электронная таблица – это компьютерный эквивалент обычной таблицы, состоящей из строк и столбцов, на пересечении которых располагаются клетки, содержащие числовую информацию, формулы, текст.
Основное назначение табличного процессора – автоматизация расчетов в табличной форме.
Табличные процессоры представляют собой удобное средство для проведения бухгалтерских и статистических расчетов. В состав процессора входят сотни встроенных математических функций и алгоритмов статистической обработки данных. Кроме того, имеются мощные средства для связи таблиц между собой, создания и редактирования электронных баз данных.
Специальные средства позволяют автоматически получать и распечатывать настраиваемые отчеты с использованием десятков различных типов таблиц, графиков, диаграмм, снабжать их комментариями и графическими иллюстрациями.
Табличные процессоры имеют встроенную справочную систему, предоставляющую пользователю информацию по конкретным командам меню и другие справочные данные.
Самые популярные табличные процессоры Microsoft Excel и Lotus 1-2-3.
Объекты электронной таблицы
Объекты электронной таблицы
Ячейка – элементарный объект электронной таблицы, расположенный на пересечении столбца и строки.
Строка – все ячейки, расположенные на одном горизонтальном уровне.
Столбец – все ячейки, расположенные в одном вертикальном ряду таблицы.
Диапазон ячеек – группа смежных ячеек, которая может состоять из одной ячейки, строки (или ее части), столбца (или его части), а также из совокупности ячеек, охватывающих прямоугольную область таблицы.
Имена объектов электронной таблицы
Таблица представляет собой сложный объект, который состоит из элементарных объектов: строки, столбца, ячейки, диапазона ячеек. Каждый элементарный объект обладает именем, которое определено разработчиками электронной таблицы.
Строка: заголовки строк представлены в виде целых чисел, начиная с 1.
Столбец: заголовки столбцов задаются буквами латинского алфавита сначала от A до Z, затем от АА до AZ, от ВА до ВZ и т.д.
Ячейка: адрес ячейки определяется ее местоположением в таблице, и образуется из заголовков столбца и строки, на пересечении которых она находится. Сначала записывается заголовок столбца, а затем номер строки. Например: А3, D6, АВ46 и т.д.
Диапазон ячеек: задается указанием адресов первой и последней его ячеек, разделенных двоеточием.
Под форматированием табличного документа понимается ряд действий по изменению формы представления как самого документа, так и его объектов. Для форматирования объектов электронной таблицы, помимо обычных способов, принятых в текстовом процессоре, используются некоторые особые приемы:
Данных в ячейках могут быть представлены различным образом (в разных форматах);
Можно изменять ширину столбца или высоту строки, в которых хранятся данные;
Любой объект электронной таблицы может быть заключен в рамку и/или выделен специальным узором.
Форматирование любого объекта табличного документа осуществляется с помощью команд раздела меню Формат.
Форматирование табличных документов
Формат ячейки характеризуется следующими параметрами: число, выравнивание, шрифт, рамка, вид, защита.
Число определяет тип данных, хранящихся в ячейке. Выравнивание и шрифт используются так же, как и в текстовом редакторе. Рамка определяет внешнее обрамление ячейки (тип, толщину, штрих линии). Вид определяет заливку и узор фона ячейки. Защита определяет уровень защиты данных в ячейке.
Формат строки позволяет регулировать высоту строки и управлять отображением строки в таблице.
Высота строки регулируется автоматически или вручную. При автоматической регулировке высоты строки выбирается такое значение, чтобы все данных помещались в строке.
Формат столбца позволяет регулировать ширину столбца и управлять отображением столбца в таблице.
Ширина столбца может регулироваться автоматически или вручную. При автоматической регулировке ширины столбца выбирается такое значение, чтобы все данные помещались в столбце в одну строку.
Данные электронной таблицы
Общий формат
Общий формат используется по умолчанию и позволяет вводить любые данные (числа, текст, даты, время и т.д.), которые распознаются и форматируются автоматически.
Текстовый тип данных
Текстовые данные представляют собой некоторый набор символов. Если первый из них является буквой, кавычкой, апострофом или пробелом, либо цифры чередуются с буквами, то такая запись воспринимается как текст.
Действия над текстовыми данными производятся аналогично действиям над объектами в текстовом процессоре.
Пример текстовых данных :
Расписание занятий
8 «А» класс
‘’236
Данные электронной таблицы
Числовой тип данных
Числовые данные представляют собой последовательность цифр, которые могут быть разделены десятичной запятой и начинаться с цифры, знака числа (+ или -), или десятичной запятой.
Над числовыми данными в электронной таблице могут производиться различные математические операции.
Пример числовых данных :
232,5
- 13,7
Данные электронной таблицы
Тип данных – даты
Этот тип данных используется при выполнении таких функций, как добавление к дате числа, получение разности двух дат, при пересчете даты. Например вперед или назад. Пересчет чисел в даты производится автоматически в зависимости от заданного формата. Табличный процессор позволяет представлять вводимые числа как даты несколькими способами.
Пример. Представление дат в разных форматах:
4 марта 2008
06.98
Июнь 2008
4 июня
04.06.
Данные электронной таблицы
Процентный формат данных
Процентный формат обеспечивает представление числовых данных в форме процентов со знаком %.
Например , если установлена точность в один десятичный знак, то при вводе числа 0.257 на экране появится 25.7%, а при вводе числа 257 на экране появится 25700.0%.
Денежный формат
Например , число 12345 будет записано в ячейке как 12345 р. (с округлением до целого числа) и 12345.00р (с точностью до двух десятичных знаков).
Денежный формат обеспечивает такое представление чисел, при котором каждые три разряда разделены пробелом, а следом за последним десятичным знаком указывается денежная единица размерности – «р» (рубли). При этом пользователь может задать определенную точность представления (с округлением до целого числа (0 десятичных знаков), или с заданным количеством десятичных знаков.
Если вам необходимо организовать большой объем данных значимым образом, использование электронной таблицы может быть очень полезным. После того, как вы упорядочили данные так, как хотите, вы можете отображать их в виде графики или таблиц в качестве визуальной помощи в презентациях. Вы также имеете полный контроль над тем, как данные отображаются при печати. Используйте параметр «Предварительный просмотр», чтобы точно настроить способ отображения электронной таблицы при ее печати.
О таблицах
Электронная таблица состоит из столбцов, обозначенных буквами и строками, помеченными цифрами. Используя этот базовый дизайн, вы можете вводить и анализировать большой объем данных, как алфавитных, так и числовых. Таблицы в основном используются для обработки большого количества числовых данных, хотя некоторые люди также могут использовать их для других целей организации данных, таких как отслеживание контактной информации для больших групп. Чтобы ввести данные в ячейку, просто щелкните мышью по ячейке один раз с помощью мыши, а затем начните вводить текст.
Задания для выполнения
Откройте электронную таблицу Microsoft Excel.
Выделите столбец В (чтобы выделить весь столбец, надо щелкнуть мышкой на его заголовок), и выполните заливку столбца желтым цветом.
Выделите строку 3 (чтобы выделить всю строку, надо щелкнуть мышкой на ее номер) и выполните заливку строки красным цветом.
Выделите диапазон ячеек D6:G12 (чтобы выделить диапазон ячеек надо нажать мышку в первой ячейке заданного диапазона, и не отпуская клавишу, переместить курсор на последнюю ячейку диапазона), и выполните заливку этой группы ячеек зеленым цветом.
Выделите диапазон ячеек А1:G13 и выделите внешние границы таблицы толстой линией, найдя соответствующую кнопку на панели инструментов.
Сохраните файл в папке Мои документы\ Электронная таблица\ Задание1.
Создайте новый файл. Составьте в нем следующую таблицу:
Задания для выполнения
Установите следующие форматы данных в ячейках:
- № - общий формат
- Дата - формат Дата
- Название – текстовый формат
- Количество – числовой формат
- Цена – денежный формат
- Доля в % - процентный формат.
Тема 2.3. Программные средства презентаций и основы офисного программирования
Тема 2.4. Системы управления базами данных и экспертные системы
2.4.11. Учебная база данных с главной кнопочной формой "Training_students" - Скачать
Вы увидите, что данные появляются по мере ввода, как и при использовании программы обработки текстов. Если вы вводите большой объем данных в электронную таблицу, а затем понимаете, что вы должны включить дополнительный или последовательный столбец, большинство программ электронных таблиц позволят вам вставлять столбцы или строки по желанию.
Вы также можете удалить столбцы или строки или просто скрыть их, если информация будет полезной позже, но вам не нужно это видеть прямо сейчас. Если раньше вы использовали программу обработки текстов, вы знакомы с форматированием текста. Таблицы позволяют делать то же самое со всеми данными, которые вы вводите в них. Поскольку строки и столбцы данных могут вводить в заблуждение, вы можете использовать цвета шрифтов и цвета фона, чтобы привлечь внимание к различным частям электронной таблицы. Вы также можете изменить шрифты, размеры текста и использовать жирный, курсив или подчеркнутый текст, чтобы сделать свою мысль.
Прикладная программа Excel
2.2. Процессоры электронных таблиц
2.2.1. Электронная таблица Mіcrosoft Excel
Знакомство с Excel
Что такое Excel?
Excel – это табличный процессор. Табличный процессор - это прикладная программа, которая предназначена для создания электронных таблиц и автоматизированной обработки табличных данных.
В некоторых случаях вам может быть полезно объединить ячейки вместе. Ввод данных в электронную таблицу помогает вам оставаться организованным. Таблицы также могут выполнять математические уравнения для вас. В качестве простого примера подумайте о своей чековой книжке. Вы можете написать всю информацию в электронной таблице, которая обычно написана в вашей чековой книжке: столбец имени учетной записи, сумма денег, которая добавляется или вычитается из вашей учетной записи, и накопленная сумма того, что находится в вашей учетной записи текущий счет.
Что такое электронная таблица в Excel?
Электронная таблица – это электронная матрица, разделенная на строки и столбцы, на пересечении которых образуются ячейки с уникальными именами. Ячейки являются основным элементом электронной таблицы, в которые могут вводиться данные и на которые можно ссылаться по именам ячеек. К данным относятся: числа, даты, время суток, текст или символьные данные и формулы.
Формулы основаны на координатах ячейки, которые используются для подачи данных. Независимо от того, как изменяются данные в ячейках, ячейка, в которую вы ввели формулу, покажет правильную сумму. Это красота формул и много красот электронных таблиц. Какая программа электронных таблиц подходит вам? Когда вы ищете программное обеспечение для создания электронных таблиц, найдите среди разновидностей, существующих на рынке, и выберите тот, который вам лучше всего подходит. Электронная электронная таблица - это еще один способ обратиться к приложению, которое имитирует рабочий лист бумаги, например журнал учета.
Что такое обработка табличных данных в Excel?
К обработке данных относится:
- проведение различных вычислений с помощью формул и функций, встроенных в редактор;
- построение диаграмм;
- обработка данных в списках (Сортировка, Автофильтр, Расширенный фильтр, Форма, Итоги, Сводная таблица);
- решение задач оптимизации (Подбор параметра, Поиск решения, Сценарии "что - если" и другие задачи);
- статистическая обработка данных, анализ и прогнозирование (инструменты анализа из надстройки "Пакет анализа").
Таким образом, Excel являются не только средством автоматизации расчетов, но и средством моделирования различных ситуаций.
Для тех из вас, кто все еще использует ручной подход, чтобы нести ваши книги и т.д. электронная электронная таблица - это компьютерное приложение, состоящее из строк и столбцов, которые образуют сетку. Вы можете ввести формулу, которая автоматически дает общее число в список чисел, что означает, что вам больше не придется использовать калькулятор.
Вы должны найти что-то легкое в использовании и, прежде всего, экономичное! Мы оценили лучшие программные продукты, чтобы вы могли определить, что является лучшим в соответствии с вашими потребностями и бюджетом. В этой публикации вы найдете оценку каждой программы для электронной таблицы. Большинство электронных таблиц - это просто часть набора офисных приложений для домашних компьютеров. Это означает, что программы не могут быть приобретены как отдельный продукт, но в большинстве случаев вы можете найти это выгодное, так как вы получаете целый пакет, а это значит, что вы получите больше за свои деньги.
Область применения Excel: планово – финансовые и бухгалтерские расчеты, учет материальных ценностей, системы поддержки принятия решений (СППР) и другие области применения.
Создание новой рабочей книги в Excel
Обучение работе с Excel необходимо начинать с изучения окна приложения Excel. При запуске Excel открывается окно приложения, в котором отображается новая рабочая книга – Книга 1.
Утилита. Можете ли вы найти вещи? Легко ли удалять или вставлять ячейки? Можете ли вы изменить размер шрифтов и цветов без особых трудностей? Простая конструкция формулы. Когда вам нужно разработать формулу, легко ли понять, как сделать формулу? Найдите репозиторий формул на выбор. Условный формат. Мы все знаем, что вы хотите выделить важные части электронной таблицы - тот, который показывает, сколько дохода вы сделали или когда хотите.
Печать. Убедитесь, что вы выбрали программу, которая позволяет печатать часть электронной таблицы, которую вы хотите распечатать. Если нет, вы получите огромное впечатление, которое может даже не поместиться на бумаге, которую вы используете с вашим принтером.
Окно приложения Excel имеет пять основных областей:
- строка меню;
- панели инструментов;
- строка состояния;
- строка ввода;
- область окна рабочей книги.
Рис. 1.
Основная обработка данных в Excel осуществляется при помощи команд из строки меню. Панели инструментов Стандартная и Форматирование являются встроенными панелями MS Excel, которые располагаются под строкой меню и содержат определенные наборы пиктограмм (кнопок). Основная часть пиктограмм предназначена для выполнения наиболее часто используемых команд из строки меню.
Веб-публикация. Многие из разработанных вами электронных таблиц могут представлять интерес для многих людей в вашей организации. Это означает, что вместо электронной рассылки электронной таблицы вы можете рассмотреть возможность размещения на веб-сайте.
Добавление символов и изображений. В вашем конечном продукте тот факт, что вы можете сделать собранную вами информацию привлекательной, может оказаться очень важным для вас. Выберите продукт, который дает вам возможность импортировать привлекательные символы, изображения и легко менять цвета, шрифты и шрифты.
Строка формул в Excel используется для ввода и редактирования значений, формул в ячейках или диаграммах. Поле имени – это окно слева от строки формул, в котором выводится имя активной ячейки. Пиктограммы: X, V, fx , расположенные слева от строки формул - это кнопки отмены, ввода и вставка функции соответственно.
Строка состояния окна приложения Excel расположена в нижней части экрана. Левая часть строки состояния указывает сведения о состоянии рабочей области электронной таблицы (Готово, Ввод, Правка, Укажите). Кроме того, в левой части строки состояния кратко описываются результаты выполненной команды. В правой части строки состояния выводятся результаты вычислений (при выполнении автоматических вычислений с помощью контекстного меню строки состояния) и отображаются нажатые клавиш Ins, Caps Lock, Num Lock, Scroll Lock.
Что искать в программе для электронных таблиц? Есть несколько элементов в программах электронных таблиц, а некоторые более важны для конкретных пользователей, чем для других. Независимо от этого, вот некоторые из наиболее важных аспектов, которые следует учитывать при оценке того, какая программа для электронных таблиц лучше всего подходит для вас.
Программы электронных таблиц могут быть гораздо более интерактивными и функциональными, если к ним можно получить доступ с помощью компьютерных программ. Когда вы выберете электронную таблицу, которая поможет вам больше всего, вы захотите убедиться, что ваш выбор будет работать с языком программирования, который вам нужно будет использовать.
Далее необходимо ознакомиться с основными понятиями окна рабочей книги. Рабочая книга (документ Excel) состоит из рабочих листов, каждый из которых является электронной таблицей. По умолчанию открывается три рабочих листа или три электронных таблицы, переход к которым можно осуществить, щелкая на ярлычках, расположенных внизу книги. При необходимости в книгу можно добавить рабочие листы (электронные таблицы) или удалить их из книги.
Особенности Существует множество дополнительных функций, которые вы можете получить из своей программы для работы с электронными таблицами. Здесь важно убедиться, что на вашем выборе есть все, что вы хотите использовать. Многие люди хотят иметь возможность размещать изображения и символы в своих электронных таблицах. Они также хотят добавлять комментарии к ячейкам, чтобы люди, которые его видят, могли получить объяснение чего-то, что не очень понятно, просто глядя на цифры и столбцы.
Просмотрите функции с большой осторожностью и выберите тот, который позволит вам расти в будущем. Формулы Когда вы выполняете свои расчеты, вы захотите иметь большую гибкость при вводе частей, которые необходимо добавить, вычесть, умножить, разделить, усреднить и т.д. хотя все программы имеют эти функции, не все из них просты в использовании. Вам понадобится набор инструментов, который позволит вам повторять формулы для каждой создаваемой строки и столбца.
Кнопки прокрутки ярлычков осуществляют прокрутку ярлычков рабочей книги. Крайние кнопки осуществляют прокрутку к первому и последнему ярлычку рабочей книги. Внутренние кнопки осуществляют прокрутку к предыдущему и следующему ярлычку рабочей книги.
Основные понятия электронной таблицы: заголовок столбца, заголовок строки, ячейка, имя ячейки, маркер выделения, маркер заполнения, активная ячейка, строка формул, поле имени, активная область листа.
Вам также понадобится электронная таблица с большим количеством встроенных формул, которые вы можете выбрать. В конце концов, вы не хотите изобретать колесо каждый раз, когда пытаетесь подготовить сложную электронную таблицу. Формулы, однако, не могут быть единственным способом работы. Почему? Поскольку каждый раз, когда вам нужна формула в новой электронной таблице, вам часто приходится перестраивать их, поэтому многие люди используют языки программирования для создания функций, которые можно использовать снова и снова.
Очевидно, это может сэкономить ваше время, если вы склонны создавать сложные формулы. Печать и публикация После того, как вы закончите со всеми расчетами для своей электронной таблицы, у вас появятся другие пользователи, желающие просмотреть информацию. И не каждый хочет видеть страницу, полную чисел. Каждая из программ предлагает множество различных способов отображения информации в круговых диаграммах, барах и линиях. Проверьте разнообразие, которое предлагается в каждой программе для работы с электронными таблицами, поскольку есть те, которые будут оценивать вашу работу и привлекательность графики.
Рабочая область электронной таблицы состоит из строк и столбцов, имеющих свои имена. Имена строк – это их номера. Нумерация строк начинается с 1 и заканчивается максимальным числом, установленным для данной программы. Имена столбцов – это буквы латинского алфавита сначала от А до Z , затем от АА до AZ, ВА до BZ и т.д.
Максимальное количество строк и столбцов электронной таблицы определяется особенностями используемой программы и объемом памяти компьютера, например, в табличном процессоре Excel 256 столбцов и более 16 тысяч строк.
Поддержка Более того, вы хотите выбрать программу с интерфейсом, с которым вы легко справитесь. Вы будете знать это только о программе электронных таблиц, если вы ее загрузите, чтобы убедиться, что вам нравится, как все настроено. Всякий раз, когда вы ищете новое программное приложение, убедитесь, что при возникновении проблемы или если вы не можете найти, как использовать новую функцию, чтобы раздел справки был хорошего качества. Не забудьте нажать ссылку справки, если вам предоставлен простой в использовании метод для поиска необходимой информации.
Пересечение строки и столбца образует ячейку электронной таблицы, имеющую свой уникальный адрес. Для указания адресов ячеек в формулах используются ссылки (например, А6 или D8).
Ячейка – область, определяемая пересечением столбца и строки электронной таблицы, имеющая свой уникальный адрес.
Адрес ячейки определяется именем (номером) столбца и именем (номером) строки, на пересечении которых находится ячейка, например А10. Ссылка – указание адреса ячейки.
Помните, что независимо от того, насколько невероятна программа, если вы не можете установить ее, вы не сможете ее использовать. Мы оценили каждую из программ в этом аспекте легкости установки. Рассмотрите свои варианты и уникальное сочетание функций и полезности каждого программного обеспечения. Мы квалифицировали и позиционировали лучшие программы для работы с электронными таблицами, чтобы вы могли найти лучший вариант, который соответствует вашим потребностям.
Таблица возможностей может быть ограничена, позволяя пользователям использовать программный код, мы по-прежнему считаем, что таблица возможностей является хорошим инструментом, и любой, кто ее покупает, будет чувствовать, что это стоит инвестиций. Таблицы являются одним из самых полезных инструментов, когда дело доходит до организации идей, создания списков или даже выполнения математических вычислений. Мы используем их, и в настоящее время мы видим мир без них. Сегодня мы собираемся рассказать о вашей истории, это тип приложения старше, чем некоторые считают.
Активной ячейка - это выделенная ячейка, имя которой отображается в поле имени. Маркером выделения называется полужирная рамка вокруг выделенной ячейки. Маркер заполнения - это черный квадрат в правом нижнем углу выделенной ячейки.
Активная область листа - это область, которая содержит введенные данные.
В электронных таблицах можно работать как с отдельными ячейками, так и с группами ячеек, которые образуют блок. Блок ячеек – группа смежных ячеек, определяемая с помощью адреса.
Первая идея, которая была забыта
Ричард Маттисич, первый, кто представил концепцию компьютеризированной электронной таблицы. Листы или шаблоны расчетов использовались веками бухгалтерами. Это метод, в котором учетные записи обычно организованы со столбцами для категорий расходов в верхней части, счетами, указанными в левом поле, и суммой каждого платежа в ячейках, где пересекаются строки и столбцы.
Позже он разработал эту концепцию с помощью двух последующих книг под названием «Бухгалтерия и аналитические модели» и «Моделирование компании с помощью бюджетной компьютерной программы». Эта вторая книга содержала подробные материалы и результаты компьютерной программы, иллюстрирующие начало и конец баланса и ряд бюджетов с потерями, прибылью и прогнозируемым балансом в формате электронных таблиц.
Адрес блока ячеек задается указанием ссылок первой и последней его ячеек, между которыми ставится разделительный символ – двоеточие. Если блок имеет вид прямоугольника, то его адрес задается адресами левой верхней и правой нижней ячеек, входящих в блок.
Блок используемых ячеек может быть указан двумя путями: либо заданием с клавиатуры начального и конечного адресов ячеек блока, либо выделением соответствующей части таблицы при помощи левой клавиши мыши.
Пример задания адресов ячейки и блоков в электронной таблице:
- адрес ячейки, находящейся на пересечении столбца F и строки 9, выражается ссылкой F9;
- адрес блока, образованного в виде части строки 1 - B1:E1;
- адрес блока, образованного в виде столбца C - C1:C21;
- адрес блока, образованного в виде прямоугольника - A3:G10.
Работа с файлами в Excel
Сохранение и присвоение имени рабочей книге.
При сохранении рабочей книги в Excel открывается окно диалога "Сохранение документа". В этом окне необходимо указать: имя файла, тип файла, выбрать диск и папку, в которой будет храниться рабочая книга. Таким образом, книга с входящими в нее рабочими листами сохраняется в папке на диске в виде отдельного файла с уникальным именем. Файлы книг имеет расширение xls.
Открытие рабочей книги в Excel
Для открытия рабочей книги в Excel, надо выбрать команду Файл / Открыть или щелкнуть на кнопке Открыть на стандартной панели инструментов. Excel выведет окно диалога "Открытие документа" в нем можно выделить требуемый файл и щелкнуть на кнопке Открыть.
Закрытие рабочей книги и выход из Excel
Для того чтобы закрыть рабочую книгу в Excel выберите команду Файл / Закрыть, в результате чего закроется рабочая книга. Для выхода из Excel необходимо выбрать команду Файл / Выход или щелкнуть на кнопку закрыть в правой части строки заголовка окна приложения.