Форматирование ячеек

Форматирование в Excel применяется для облегчения восприятия данных, что играет немаловажную роль в производительности труда.

Назначение формата

2. Выберите команду "Формат"-"Ячейки" (Ctrl+1).

3. В появившемся окне диалога (подробно окно будет рассмотрено позже) введите нужные параметры форматирования.

4. Нажмите кнопку "Ок"

Форматированная ячейка сохраняет свой формат, пока к ней не будет применен новый формат или не удален старый. При вводе значения в ячейку к нему применяется уже используемый в ячейке формат.

Удаление формата

1. Выделите ячейку (диапазон ячеек).

2. Выберите команду "Правка"-"Очистить"-"Форматы".

3. Для удаления значений в ячейках надо выбрать команду "Все" подменю "Очистить".

Следует учитывать, что при копировании ячейки наряду с ее содержимым копируется и формат ячейки. Таким образом, можно сберечь время, форматируя исходную ячейку до использования команд копирования и вставки.

Форматирование с помощью панелей инструментов

Наиболее часто используемые команды форматирования вынесены на панель инструментов "Форматирование". Чтобы применить формат с помощью кнопки панели инструментов, выделите ячейку или диапазон ячеек и затем нажмите кнопку мышью. Для удаления формата надо нажать кнопку повторно.

Для быстрого копирования форматов из выделенных ячеек в другие ячейки можно использовать кнопку "Формат по образцу" панели "Форматирование".

Форматирование отдельных символов

Форматирование можно применять к отдельным символам текстового значения в ячейке так же, как и ко всей ячейке. Для этого выделите нужные символы и затем в меню "Формат" выберите команду "Ячейки". Установите нужные атрибуты и нажмите кнопку "Ок". Нажмите клавишу Enter, чтобы увидеть результаты своего труда.

Применение автоформата

Автоматические форматы Excel - это заранее определенные сочетания числового формата, шрифта, выравнивания, границ, узора, ширины столбца и высоты строки.

Чтобы использовать автоформат, надо выполнить следующие действия:

1. Введите нужные данные в таблицу.

2. Выделите диапазон ячеек, которые необходимо форматировать.

3. В меню "Формат" выберите команду "Автоформат". При этом откроется окно диалога.

4. В окне диалога "Автоформат" нажмите кнопку "Параметры", чтобы отобразить область "Изменить".

5. Выберите подходящий автоформат и нажмите кнопку "Ок".

6. Выделите ячейку вне таблицы для снятия выделения с текущего блока, и вы увидите результаты форматирования.

Организация вычислений в Excel

Вычисление - это процесс расчета формул с последующим выводом результатов в виде значений в ячейках, содержащих формулы. При изменении значений в ячейках, на которые ссылаются формулы, значения формул обновляются (т. е. происходит повторное вычисление). Этот процесс называется перерасчетом. Он затрагивает только те ячейки, которые содержат ссылки на изменившиеся ячейки.

По умолчанию Excel выполняет пересчет всегда, когда изменения воздействуют на значения ячеек. Если пересчитывается достаточно много ячеек, в левой части строки состояния появляются слова «Расчет ячеек» и некоторое число. Число показывает процент выполненного перерасчета ячеек. Процесс пересчета можно прервать. При вводе какой-либо команды и значения в ячейку во время выполнения пересчета Excel приостановит обновление вычислений и продолжит его, когда пользователь закончит операцию.

При внесении изменений в большую книгу с множеством формул бывает удобно отказаться от автоматического пересчета и выполнять его вручную. В этом случае Excel будет выполнять пересчет только тогда, когда пользователь даст явно соответствующую команду. Чтобы установить ручное обновление вычислений, следует включить режим Вручную на вкладке Вычисления команды Параметры меню Сервис. Чтобы обновить значения формул после изменений, следует нажать кнопку F9. Excel вычислит значения всех ячеек во всех листах, на которые воздействуют изменения, сделанные после последнего пересчета. Чтобы пересчитать только активный лист, следует нажать комбинацию клавиш Ctrl и F9. Даже если установлено ручное обновление вычислений, Excel обычно пересчитывает всю книгу при ее сохранении на жестком диске. Чтобы отменить такой режим, следует в диалоговом окне рассмотренной команды снять флажок Пересчет перед сохранением.

Циклическая ссылка - это формула, которая зависит от своего собственного значения. При обнаружении циклической ссылки Excel выдает сообщение об ошибке. Многие циклические ссылки могут быть разрешены. Для установки этого режима следует установить флажок Итерации на вкладке Вычисления команды Параметры меню Сервис. В этом случае Excel пересчитывает заданное число раз все ячейки во всех открытых листах, которые содержат циклическую ссылку. Если установлен флажок Итерации, можно задать предельное число итераций (по умолчанию 100) и относительную погрешность (по умолчанию 0,001). Excel выполняет пересчет указанное предельное число раз или до тех пор, пока изменение значений между итерациями не станет меньше заданной относительной погрешности. При использовании циклических ссылок целесообразно установить ручной режим вычислений. В противном случае программа будет пересчитывать циклические ссылки при каждом изменении значений в ячейках.

Функция - это специальная, заранее подготовленная формула, которая выполняет операции над заданными значениями и возвращает результат. Значения, над которыми функция выполняет операции, называются аргументами. В качестве аргументов могут выступать числа, текст, логические значения, ссылки. Аргументы могут быть представлены константами или формулами. Формулы в свою очередь могут содержать другие функции, т. е. аргументы могут быть представлены функциями. Функция, которая используется в качестве аргумента, является вложенной функцией. Excel допускает до семи уровней вложения функций в одной формуле.

Существуют следующие правила ввода функций:

1. Имя функции всегда вводится после знака «=».

2. Аргументы заключаются в круглые скобки, указывающие на начало и конец списка аргументов.

3. Между именем функции и знаком « (» пробел не ставится.

Для ввода функций можно использовать Мастер функций, вызываемый нажатием кнопки Вставка функции на панели инструментов.

Excel содержит широкий набор функций, позволяющих выполнять стандартные вычисления.

1. Арифметические и тригонометрические.

2. Инженерные, предназначенные для выполнения инженерного анализа (функции для работы с комплексными переменными; преобразования чисел из одной системы счисления в другую; преобразование величин из одной системы мер в другую).

3. Информационные, предназначенные для определения типа данных, хранимых в ячейках.

4. Логические, предназначенные для проверки выполнения условия или нескольких условий (ЕСЛИ, И, ИЛИ, НЕ, ИСТИНА, ЛОЖЬ).

5. Статистические, предназначенные для выполнения статистического анализа данных.

6. Финансовые, предназначенные для осуществления типичных финансовых расчетов, таких как вычисление суммы платежа по ссуде, объема периодической выплаты по вложению или ссуде, стоимости вложения или ссуды по завершении всех платежей.

7. Функции баз данных, предназначенные для анализа данных из списков или баз данных.

8. Текстовые функции, предназначенные для обработки текста (преобразование, сравнение, сцепление строк текста и т. д.).

9. Функции работы с датой и временем. Они позволяют анализировать и работать со значениями даты и времени в формулах.

10. Нестандартные функции. Это функции, созданные пользователем для собственных нужд. Создание функций осуществляется с помощью языка Visual Basic.

Командная кнопка Автосумма б на панели инструментов предназначена для автосуммирования, т. е. для получения итоговых данных для любых указанных диапазонов данных с помощью функции СУММ. Технология работы с командой автосуммирования следующая:

1. выделить ячейку, в которой должен располагаться итог;

2. щелкнуть по кнопке Автосумма;

3. будет предложен диапазон для суммирования (он окружен подвижной рамкой). Если диапазон неверен, следует выделить нужный диапазон (ячейка, смежные ячейки, несмежные ячейки - в любой комбинации);

4. щелкнуть по кнопке Автосумма.

В процессе анализа данных с использованием сводных таблиц часто возникает потребность во включении в отчет значений, полученных в результате вычислений, которые выполнялись вне исходного набора данных. Программа Excel обеспечивает пользователя средствами выполнения расчетов в сводных таблицах используя вычисляемые поля и вычисляемые элементы. На рис. 1 показано, как вычисляемое поле может представить данные в ином ракурсе. Сводная таблица отображает объем продаж и время (в часах), затраченное на продажу оборудования на каждом рынке сбыта. Вычисляемое поле, рассчитывающее среднюю выручку за час, расширяет возможности по анализу данных в сводной таблице.

Рис. 1. Необходимо создать в имеющейся сводной таблице вычисляемое поле Средняя выручка за час , которое придаст новый смысл анализируемым данным

Скачать заметку в формате или , примеры в формате

Вычисляемое поле – это поле данных, создаваемое в результате вычислений, основанных на существующих полях сводной таблицы. Вычисляемое поле добавляется в набор данных как виртуальный столбец. Этот столбец не включается в исходные данные, содержит значения, определяемые с помощью формулы, и взаимодействует с данными сводной таблицы так же, как и с остальными полями сводной таблицы.

С помощью вычисляемых полей можно вставить в сводную таблицу формулу, позволяющую создать собственное поле. Вновь созданные данные станут частью сводной таблицы, взаимодействуя с уже существующими данными. При обновлении сводных таблиц выполняется пересчет вычисляемых полей, а сама сводная таблица наполняется сведениями, отсутствующими в первоначальном наборе данных.

Теперь посмотрите на рис. 5.1 и спросите себя: «Зачем понадобилось добавлять вычисляемые поля? Почему бы не использовать обычные формулы ячеек или не провести необходимые вычисления непосредственно в исходной таблице для получения требуемой информации?» Чтобы получить ответы на эти вопросы, рассмотрим различные методы, которые можно использовать при создании вычисляемого поля, показанного на рис.1.

Способ 1. Добавление вычисляемого поля в источник данных

Можно добавить вычисляемое поле в источник данных, как показано на рис. 2, позволив сводной таблице использовать это поле как стандартное поле данных. Если расположение информации на листе с источником данных позволяет это сделать, то какое решение может быть наилучшим. Кстати, добавление нового столбца потребует не просто обновить сводную таблицу, а изменить область, на которой основана сводная. Для этого кликните на сводной и пройдите по меню Анализ → Источник данных → Источник данных .

Я стараюсь превратить исходные данные в Таблицу (что сделано на рис. 2 и в прилагаемом Excel-файле). При этом, во-первых, выделяются заголовки, во-вторых, появляются кнопки с фильтрами, что часто полезно для исследования данных, в-третьих, строки окрашиваются через одну, и, наконец, самое важное, – при добавлении строк и столбцов не требуется менять область данных для сводной таблицы. В качестве таковой области указывается не прямоугольный диапазон, а имя Таблицы. В нашем случае – Источник (рис. 3).

Рис. 3. Формирование сводной на основе специального инструмента Excel– Таблица

Но такой способ имеет и недостатки: во-первых, не всегда удобно добавить столбец в исходные данные, во-вторых, ограничиваются возможности в случае изменения структуры исходных данных (например, вы экспортируете данные из 1С, и в новом экспорте на один столбец больше; этот новый столбец затрет ваш вычислительный столбец).

Способ 2. Использование формулы вне сводной таблицы для создания вычисляемого поля

Можно добавить вычисляемое поле рядом со сводной таблицей. На рис. 4 каждая ячейка в столбце Средняя выручка за час снабжена формулой, ссылающейся на сводную таблицу. Кстати, если при попытке сослаться на ячейку сводной таблицы у вас в формуле «вылазит» функция ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ, то вы не сможете «протащить» формулу. Чтобы преодолеть это затруднение ознакомьтесь с заметкой .

Рис. 4. При вводе формулы после создания сводной таблицы вы по сути добавляете вычисляемое поле, которое изменяется при обновлении самой сводной таблицы

Несмотря на то что этот метод обеспечивает добавление вычисляемого поля, которое обновляется при обновлении сводной таблицы, любые изменения в структуре сводной таблицы могут привести к тому, что формула станет бесполезной. Например, в результате перетаскивания поля Рынок сбыта в область ФИЛЬТРЫ списка полей сводной таблицы структура отчета изменяется, в результате чего в вычисляемом поле появляется сообщение об ошибке (рис. 5). Если же добавить еще одно поле в область сводной таблицы КОЛОННЫ, столбец Средняя выручка за час будет затерт.

Способ 3. Непосредственная вставка вычисляемого поля в сводную таблицу

Вставка вычисляемого поля непосредственно в сводную таблицу часто будет наилучшим решением. Если вы обратитесь к этому способу, то вам не придется настраивать формулы. Также станет возможной автоматическая подстройка таблицы в соответствии с изменившимся источником данных. Будет достигнута необходимая степень гибкости, обеспечивающая автоматический пересчет полей в случае изменения единиц измерения.

Еще одно преимущество этого способа заключается в том, что в случае его применения можно изменять структуру сводной таблицы и даже поля данных для различных единиц измерения, используемых в вычисляемых полях. При этом можно быть уверенным в том, что не возникнут ошибки в формулах и не будут утеряны ссылки на ячейки.

Отчет сводной таблицы, показанный на рис. 6, представляет сводную таблицу, которая показана на рис. 1, за исключением того, что она реконструирована таким образом, чтобы выводить среднюю выручку за час для каждой услуги и каждого рынка сбыта.

Рис. 6. Созданное ранее вычисляемое поле остается «действительным» даже при изменении структуры сводной таблицы, приводящем к отображению средней выручки за час для каждой услуги и каждого рынка сбыта

Создание вычисляемого поля

Перед созданием вычисляемого поля необходимо открыть или сгенерировать сводную таблицу. В нашем примере используется сводная таблица, показанная на рис. 1, но без столбца D. Чтобы создать вычисляемое поле, активизируйте диалоговое окно Вставка вычисляемого поля . Для этого кликните на сводной таблице, чтобы активизировать группу контекстных вкладок Работа со сводными таблицами . Перейдите на вкладку Анализ , в группу Вычисления , щелкните на кнопке Поля, элементы и наборы и выберите в меню команду Вычисляемое поле (рис. 7).

На экране появится диалоговое окно Вставка вычисляемого поля (рис. 8). В верхней части диалогового окна имеются два текстовых поля: Имя и Формула . В этих полях следует задать имя вычисляемого поля и создать формулу, указав необходимые поля данных и математические операторы. Вычисляемому полю присвоено описательное имя Средняя выручка за час . Это имя следует выбирать таким образом, чтобы точно охарактеризовать тип выполняемой математической операции. По умолчанию текстовое поле Формула диалогового окна Вставка вычисляемого поля содержит выражение = 0. Перед вводом формулы следует удалить нуль. Выберите одно из полей в области Поля ; в нашем случае – Объем продаж и кликните Добавить поле . Название поле появится в строке Формула . Введите знак деления /, а затем выберите второе поле – Период продаж (в часах) . Кликните Добавить , а затем ОК для активизации нового вычисляемого поля.

В сводной таблице появится новое вычисляемое поле Средняя выручка за час (см. рис. 1). Только что в сводную таблицу было успешно добавлено новое вычисляемое поле. Теперь можно изменять настройки этого нового поля точно так же, как и параметры любого другого поля (например, имя поля, числовой формат или цвет).

Означает ли это, что вы добавили столбец в источник данных? Нет. Вычисляемые поля похожи на элементы Промежуточная сумма и Общая сумма сводной таблицы, задаваемые по умолчанию, так как все они являются математическими функциями, которые выполняют перерасчет данных при изменении или обновлении сводной таблицы. Вычисляемые поля просто имитируют явно заданные поля в источнике данных. Можете перетаскивать их, изменять настройки полей, а также использовать вместе с другими вычисляемыми полями.

Обратите внимание, что на рис. 8 формат введенной вами формулы похож на используемый в стандартной строке формул Excel. Основное различие состоит в том, что вместо использования строгих ссылок на ячейки или числовых значений вы ссылаетесь на поля данных сводной таблицы для присваивания значений аргументам, применяемым в расчетах.

Создание вычисляемых элементов

Вычисляемый элемент, по сути, представляет собой виртуальную строку данных, добавляемую в результате выполнения вычислений в других строках того же поля. Очень часто результата, подобного получаемому при создании вычисляемого элемента, можно добиться с помощью группировки данных. Действительно, во многих случаях группировка представляет отличную альтернативу вычисляемым элементам.

В сводной таблице, показанной на рис. 9, указывается общий объем продаж для определенных отчетных периодов (поле Отчетный период ). Представьте себе, что нужно сравнить средний объем продаж последних шести периодов со средним объемом продаж предыдущих семи периодов. Если быть более точным, то нам требуется определить среднее для периодов Р01–Р07 и сравнить его со средним для периодов Р08–Р13.

Поместите указатель в любую ячейку поля Отчетный период, перейдите на контекстную вкладку ленты Анализ в группу Вычисления, и щелкните на кнопке Поля, элементы и наборы . В открывшемся меню выберите команду Вычисляемый объект (рис. 10).

Откроется диалоговое окно (рис. 11). Обратите внимание на то, что в верхней части диалогового окна указано, с каким полем вы работаете. В данном случае это поле Отчетный период . Кроме того, список содержит все элементы поля Отчетный период . Присвойте вычисляемому элементу имя, а затем создайте формулу, указав необходимую комбинацию элементов данных и операторов, которые обеспечат правильный результат. Формула вводится в поле Формула , а необходимые элементы данных, применяемые в ней, выбираются в списке Элементы . Щелкните на кнопке ОК , и вычисляемый элемент добавится в сводную таблицу (рис. 12).

Рис. 11. Диалоговое окно Вставка вычисляемого элемента

Аналогичным образом создайте вычисляемый элемент, который будет представлять средний объем продаж для периодов Р08–Р13. После этого скройте отдельные отчетные периоды, оставив только два вычисляемых элемента. После небольшого форматирования наши вычисляемые элементы будут применяться для сравнения средних объемов продаж за предыдущие и последующие шесть месяцев (рис. 13).

Если не скрыть элементы данных, используемые при расчете вычисляемых элементов, то промежуточные и общие итоги могут быть неправильными.

Преимущества и недостатки вычислений в сводных таблицах

В применении вычисляемых полей и элементов имеются и определенные недостатки. Важно понимать, что происходит при вычислении данных в сводных таблицах, но намного важнее учитывать ограничения вычисляемых полей и вычисляемых элементов, что позволит предотвратить ошибки в ходе анализа данных.

Приоритет выполнения операций. Как и в электронных таблицах, в формулах вычисляемых элементов и полей можно использовать любой оператор: +, –, *, /, %, ^ и т.п. Более того, как и в электронных таблицах, вычисления в сводных таблицах выполняются в соответствии с приоритетом операторов. При выполнении вычисления, в котором комбинируются несколько операторов, например (2+3) *4/50%, Excel оценивает выражение и проводит расчет в определенном порядке. Знание этого порядка убережет вас от многих ошибок.

Итак, порядок выполнения операций в Excel следующий:

• обработка выражений в круглых скобках;
• обработка диапазонов (:);
• обработка пересечений (областей);
• обработка объединений (;);
• выполнение операции отрицания;
• преобразование процентных значений (например, 50% преобразуется в 0,50);
• возведение в степень (^);
• умножение (*) и деление (/); эти операции имеют равный приоритет;
• сложение (+) и вычитание (–); эти операции имеют равный приоритет;
• объединение текстовых данных (&) эта операция называется также конкатенацией;
• выполнение операций сравнения (=, <>, <=, >=).

Равнозначные операторы в одном выражении всегда выполняются в порядке следования (слева направо).

Рассмотрим простой пример. Как известно, выражение (2+3)*4 возвращает результат 20. Если же вы удалите скобки и оставите выражение 2+3*4, то Excel вычислит: 3*4 = 12 + 2 = 14.

Рассмотрим другой пример. Если вы введете в качестве формулы выражение 10^2, т.е. укажете возвести число 10 в квадрат, то программа вернет в качестве ответа значение 100. Если же вы введете выражение –10^2, то можете ожидать возврата значения –100. Однако Excel опять вернет значение 100. Причина в том, что программа выполняет операцию отрицания перед возведением в степень, т.е. значение 10 вначале преобразуется в –10, а результат выражения –10*–10 действительно равен 100. Использование круглых скобок в формуле –(10^2) гарантирует, что программа вначале выполнит возведение в степень и только потом операцию отрицания, вернув ожидаемый результат –100.

Ссылки на ячейки и именованные диапазоны. Ссылки на ячейки или именованные диапазоны не могут использоваться при создании вычисляемых полей и элементов, поскольку при создании вычисляемых объектов в сводной таблице вы по сути работаете вне пространства объектов. Единственные доступные для пользователей данные находятся в кеше сводной таблицы. Поскольку вы не можете выйти за пределы кеша, то не в состоянии ссылаться в создаваемой формуле на ячейки или именованные диапазоны.

Функции рабочих листов. Можно применять любую функцию рабочего листа, не использующую в качестве аргументов ссылки на ячейки или именованные объекты. В действительности можно использовать любую функцию рабочего листа, не требующую обязательного применения ссылок на ячейки или именованные объекты. В эту категорию попадают такие функции, как СЧЁТ, СРЗНАЧ, ЕСЛИ, И, НЕТ и ИЛИ.

Константы. В вычислениях, выполняемых в сводных таблицах, можно использовать любые константы. Константы представляют собой статические значения, которые не изменяются во времени. Например, в следующей формуле число 5 является константой: [Продано единиц] *5. Несмотря на то что значение Продано единиц может изменяться на основе доступных данных, число 5 всегда будет одним и тем же.

Ссылки на итоговые суммы. Формулы, с помощью которых выполняются вычисления, не могут ссылаться на промежуточные суммы сводной таблицы или итоговые значения. Другими словами, нельзя использовать результат вычисления промежуточной или итоговой суммы в качестве переменной или аргумента в вычисляемом поле.

Специальные правила для вычисляемых полей. Расчеты в вычисляемых полях всегда выполняются по отношению к итоговым суммам, а не к отдельным элементам данных. Попросту говоря, Excel всегда вычисляет поля данных, промежуточные суммы и итоговые суммы перед оценкой вычисляемого поля. Это означает, что ваше вычисляемое поле всегда применяется к итогам для исходных данных. Пример, показанный на рис. 14, демонстрирует, каким образом это может повлиять на анализ данных.

Рис. 14. Несмотря на то что вычисляемое поле справедливо для отдельных элементов данных, для промежуточных сумм его применять математически некорректно

В каждом квартале вам нужно получить итоговые объемы продаж для каждого товара, для чего количество проданных единиц товара умножается на цену единицы этого товара. Если вы вначале просмотрите данные за первый квартал, то сразу же определите проблему. Вместо расчета суммы 220+150+220+594, которая равна 1184, сумма количества единиц товара умножается на сумму цен на товары, в результате чего возвращается неверное значение. К сожалению, эту проблему решить невозможно, но ее можно обойти. Исключите промежуточные и итоговые суммы из сводной таблицы, а затем вычислить новую итоговую сумму внизу за пределами сводной.

Специальные правила использования вычисляемых элементов. В сводной таблице нельзя использовать вычисляемые элементы, в которых рассчитываются средние значения, стандартные отклонения или дисперсии. И наоборот: нельзя использовать средние значения, стандартные отклонения или дисперсии в сводной таблице, содержащей вычисляемый элемент. Вы не сможете использовать поле страницы для создания вычисляемого элемента, а также перемещать вычисляемые элементы в область фильтра отчета. Нельзя добавить вычисляемый элемент в отчет, содержащий сгруппированное поле, а также невозможно сгруппировать любое поле сводной таблицы, содержащей вычисляемый элемент. При создании формулы вычисляемого элемента нельзя ссылаться на элемент из внешнего поля.

Управление вычислениями и их поддержка в сводных таблицах

При работе со сводными таблицами часто возникают ситуации, когда сводную таблицу нет смысла хранить дольше, чем требуется для копирования отдельных значений. Однако нередко встречаются и такие ситуации, когда выгоднее хранить сводную таблицу и все ее элементы в неизменном виде. Если вы поддерживаете сводную таблицу и управляете ею путем изменения требований и увеличения объема исходных данных, то возникает необходимость в управлении вычисляемыми полями и вычисляемыми элементами.

Изменение и удаление вычислений в сводных таблицах. При изменении параметров вычислений или отсутствии необходимости в вычисляемом поле или вычисляемом элементе можно открыть соответствующее диалоговое окно, чтобы изменить или удалить вычисление. Активизируйте диалоговое окно Вставка вычисляемого поля или Вставка вычисляемого элемента (см. описание к рис. 7 и 10) и выберите в нем раскрывающийся список Имя (рис. 15).

Изменение порядка выполнения расчетов в вычисляемых полях. Если значение ячейки в сводной таблице зависит от результата расчета нескольких вычисляемых элементов, то можно изменить порядок выполнения операций в вычисляемых полях. Иными словами, можно задать порядок, в котором будут проводиться отдельные вычисления. Чтобы открыть диалоговое окно , установите указатель в любое место сводной таблицы и щелкните на значке Поля, элементы и наборы . В раскрывающемся меню выберите команду Порядок вычислений (рис. 16).

Рис. 16. Откройте диалоговое окно Порядок выполнения вычислений

В диалоговом окне Порядок выполнения вычислений (рис. 17), отображаются все вычисляемые элементы, которые добавлены в сводную таблицу. Выберите любой вычисляемый элемент в списке и воспользуйтесь кнопками Вверх , Вниз и Удалить . Порядок следования формул в списке определяет точный порядок выполнения вычислений в сводной таблице.

Документирование формул. Excel предоставляет в ваше распоряжение отличное средство, которое выводит вычисляемые поля и вычисляемые элементы, используемые в сводной таблице, а также указывает порядок выполнения расчетов и применения формул. Это средство весьма удобно для анализа сторонней сводной таблицы или, когда нужно быстро определить, какие в ней применяются вычисления и на какие поля и элементы они влияют. Чтобы создать отчет по вычислениям сводной таблицы, наведите указатель на любое место сводной таблицы, щелкните на значке Поля, элементы и наборы и выберите в раскрывающемся меню команду Вывести формулы. Excelсоздаст отчет о вычисляемых полях и элементах на отдельном листе (рис. 18).

Рис. 18. Команда Вывести формулы позволяет легко и быстро документировать имеющиеся в сводной таблице вычисления

Заметка написана на основе книги Джелен, Александер. . Глава 5.

Слово Таблица написано с большой буквы, так как это не просто таблица, а отдельный инструмент Excel.

Рис. 7.1 . Мастер функций

Формулой называется выражение, которое введено в ячейку. Формула всегда начинается с символа “=”. Формула может относиться к различным типам. Если результатом вычисления является число , то формула называется арифметической . В состав арифметической формулы могут входить числа, адреса ячеек (переменные), знаки операций, функции и круглые скобки. Последние служат для указания порядка выполнения операций.

В табл. 7.2. приведены примеры Excel-формул.

Как просмотреть этапы вычисления формул

Часто ли Вам приходилось разбирать чужой файл с непонятными на первый взгляд формулами? Вроде считают, но как? Вроде и разобраться хочется как работает какая-нибудь мега-формула - но как это сделать? Я хочу рассказать о паре простых шагов, которые необходимо сделать, чтобы разобраться в работе любой формулы. Давайте попробуем разобраться на примере формулы из моей статьи: :
=ИНДЕКС($A$2:$A$51;НАИМЕНЬШИЙ(ЕСЛИ(СЧЁТЕСЛИ($C$1:C1;$A$2:$A$51)=0;СТРОКА($A$1:$A$50));1))
Что нам понадобится для начала:

Если Вы не знакомы с функциями, используемыми в приведенной выше формуле и хотите разобраться - необходимо просмотреть справку по ним, иначе работу формулы не поймете даже с пояснениями

Вот теперь можно начать потрошить формулу. В принципе, самый сложный этап уже пройден. Теперь остается только воспользоваться встроенным средством Excel - окно просмотра этапов вычислений формулы. Выделяем ячейку с нужной формулой и:
для пользователей Excel 2007 и более поздних версий:
вкладка Формулы -группа кнопок Зависимости формул -Вычислить формулу (Formulas -Formula Auditing -Evaluate Formula )
для пользователей Excel 2003:
Сервис -Зависимости формул -Вычислить формулу

Появится форма



После каждого нажатия на кнопку Вычислить (Evaluate) будет произведен очередной этап вычислений формулы и в окне формы будет отображен этот этап. Вычисляемая в текущий момент часть формулы(этап) подчеркивается одинарной линией.
Что следует знать: сначала вычисляется самая глубоко вложенная функция, а уже потом самая первая. Самая первая и основная функция у нас будет ИНДЕКС, а самая глубоко вложенная - СЧЁТЕСЛИ. Поэтому на примере нашей формулы следующим этапом будет вычисление функции СЧЁТЕСЛИ и в скобках будет показан результат для этой функции: {0:0:0:0:0 ... 0:0:0} . Т.е. для каждого значения диапазона $A$2:$A$51 будет выведено количество - сколько раз это значение встречается в диапазоне $C$1:C1 . Т.к. это первая строка формулы - то будут все нули:



Далее будет произведено вычисление логического выражения =0: сравнение результата функции СЧЁТЕСЛИ с нулем. Результатом будет ИСТИНА или ЛОЖЬ.



Этот результат(ИСТИНА, ЛОЖЬ) обрабатывается далее функцией ЕСЛИ. А в ЕСЛИ у нас условие: если СЧЁТЕСЛИ равно нулю (т.е. если результат ИСТИНА), то в ЕСЛИ возвращаем номер строки(СТРОКА($A$1:$A$50)), если нет - то вернет ЛОЖЬ.



Т.к. функция НАИМЕНЬШИЙ работает только с числами, игнорируя любые другие значения, то она не будет учитывать ЛОЖЬ(т.к. это логическое значение, а не число), а будет отбирать только числа - что и ложится в основу формулы.

Чтобы в этом примере было более просто разобраться(насколько это возможно), коротко расскажу о принципе работы этой формулы: если значение из диапазона $A$2:$A$51 встречается в диапазоне вывода формулы(на строку выше) $C$1:C1 , то СЧЁТЕСЛИ вернет не нулевое значение и получится ЛОЖЬ. Если такого значения ещё нет - будет нуль и в НАИМЕНЬШИЙ будет передан номер строки. А уже номер строки передается в ИНДЕКС, которая возвращает непосредственно значение по номеру строки. Чтобы более точно понять подобные формулы надо рассмотреть не только формулу из первой ячейки, но и пару следующих.

Помимо кнопки Вычислить в этом окне есть и другие: Шаг с заходом (Step In) и Шаг с выходом (Step Out) . Делают они почти тоже самое, но доступны не для всех видов формул, а лишь для тех, в которых участвуют ссылки на ячейки с другими функциями. Если вычисляемая в настоящий момент функция содержит внутри ссылку на ячейку, в которой записана другая функция или формула - то Шаг с заходом (Step In) выводит в окно вычисления эту функцию(формулу) и активирует ячейку с этой формулой. При этом доступна эта кнопка становится лишь тогда, когда при вычислении основной формулы шаг вычисления доходит до этой самой ссылки на вложенную формулу. Шаг с выходом (Step Out) при этом возвращает к вычислению предыдущей формулы.

Небольшой практический совет: если используете инструмент Вычислить формулу для поиска ошибки в своей формуле для поиска ошибки и в формуле используются слишком большие диапазоны, то просматривать по шагам такую формулу неудобно. Чтобы было проще - можно уменьшить диапазоны ячеек до 10, выделить ячейку с ошибочным результатом и посмотреть этап вычисления - все участвующие ячейки будут на виду и проще будет понять где ошибка.
Конечно, если формулу создал кто-то другой такой подход не всегда справедлив для сложных формул, т.к. изменение диапазонов без понимания для чего они может привести к нерабочей формуле и в этом случае смотреть этапы вычисления бесполезно.

Есть еще одна возможность анализировать этапы вычислений. Необходимо выделить ячейку с нужной формулой, перейти в строку формул и там выделить фрагмент формулы, результат вычисления которого требуется получить:

после чего, не снимая выделения нажимаем клавишу F9 . Выделенный блок формулы будет вычислен и результат будет помещен на место выделенного блока формулы:

Мне этот метод нравится меньше, т.к. он не показывает именно шаги вычисления, а вычисляет разом выделенный блок. Поэтому его можно применять в случаях, когда порядок вычисления известен и надо лишь убедиться, что интересующий блок формулы работает правильно.