Сводная таблица в либре офис. Свободные программы в офисе и дома

Тот, кто в свое время изучал информатику в школе, наверняка помнит, что информация может быть представлена в разном виде. И что таблица - один из возможных способов такого представления. Использование таблиц в документах является хорошим наглядным способом упорядочить данные. С помощью текстового редактора LibreOffice Writer можно создать самые разнообразные таблицы любой сложности и тем самым сделать так, чтобы информация в документах стала более наглядной.

По умолчанию, это 0, 05 пт. Если вы не подключали с настройками по умолчанию, не отчаивайтесь. Существует возможность использования «мини-редактора» заголовок ниже, определенного пользователя, который представляет собой схему таблицы из четырех ячеек. При помощи этой настройки, вы будете сталкиваться каждый раз, когда вы хотите обрамлении все ячейки таблицы, но вы хотите иметь различную толщину, или введите в ячейку интерьера и экстерьера. Кроме того, вы можете выбрать другую внешнюю границу на левой стороне стола, а остальные находятся на правой стороне стола.

Рис. 1 Использование таблиц в текстовых документах

В общем-то, для создания таблиц с расчетами существует другая программа из пакета LibreOffice Calk (бесплатный аналог Microsoft Office Excel). Именно эта программа позволяет создать таблицы, в которых все расчеты происходят автоматически по введенным формулам. Но и у LibreOffice Writer есть подобные инструменты, которые было бы очень хорошо научиться их использовать.

Во-первых, необходимо выбрать середину выпадающий стиль коробки, толщину и тип границы. На выбранной опции, нажмите левую кнопку мыши, чтобы отметить его. Цветовая палитра не открыта, так что если вы хотите другой цвет, то вам необходимо установить его. Сравнивая размер границы.

Сначала выберите любой цвет из таблицы цветов и название его переименовать. Затем нажмите на кнопку Добавить. Наконец, после выбора линий и цветовых полого стиля и цвета только мыши и отметьте границы «мини-редактор» под определяемым пользователем, который находится на границе карты.

Создаем таблицу

Исследовав поподробнее меню LibreOffice Writer , приходим к выводу, что создать таблицу можно несколькими способами. Среди них нет простых или сложных, быстрых или медленных - все они приводят к одному и тому же результату. И каждый пользователь в своей работе может использовать тот метод, который ему больше понравится.

Предположим, у нас есть различные внешние края и все внутренние менее выражены. В стиле выбрать пятую линию от вершины с толщиной 2, 5 пт и левой кнопки мыши последовательно на четырех внешних границ. Их правильное изменение легко узнаваемы по толщине. Затем нажмите на кнопку в стиле линии толщиной 0, 50 пт и нажмите таким же образом, на внутренней границе таблицы. К сожалению, часто бывает, что щелчок через или по ошибке пометить другую границу. Этого можно избежать, нажав на линии в их центрах.

Если ошибка происходит, вместо того, чтобы просто нажав, чтобы отменить выбор и продолжать по мере необходимости. В дополнение к толщине, типу, цвету и положению границы стиль затенения также можно установить на вкладке «Стиль затенения» на одной из вкладок «Границы». В левом нижнем углу есть выбор из пяти стандартных параметров по умолчанию.

  • Первый способ - использование команды в главном меню Вставка → Таблицу...

Рис. 2 Создание таблицы

  • Второй - в том же самом меню Таблица → Вставить → Таблицу... Или же просто нажать на клавиатуре комбинацию Ctrl + F12 .

Все способы приводят к тому, что на экране появляется меню, в котором пользователь может указать основные параметры создаваемой таблицы: имя таблицы (такого параметра нет в Microsoft Office Word), количество строк и столбцов, наличие заголовка или использование автоформата.

Как только вы выберете одну из теней, вы можете разблокировать ее Расстояние в сантиметрах и его цвет. В первом случае вы можете просто удалить или добавить значение стрелкой вверх, во втором случае нажмите и выберите цвета. Самое последнее, что мы сегодня представляем, это «Расстояние до контента». Здесь вы не устанавливаете ничего, кроме расстояния текста, помещенного от края выбранной ячейки.

Для данных образца мы будем принимать счета от оператора телефона. Вы можете получить список счетов, войдя в учетную запись пользователя, которую оператор настроил для вас. Откроется окно данных автоматического импорта. Вы можете проверить программу, чтобы узнать формат даты или валюты, которые мы рекомендуем. Иногда, однако, возникают нежелательные результаты - формат номера не распознается, символы не являются чешскими или некоторые столбцы скрыты. В этом случае используйте второй метод.

Рис. 3 Параметры создаваемой таблицы

Уникальный способ создания таблиц

Все перечисленные выше способы присутствуют и в других текстовых редакторах. Но LibreOffice Writer дает возможность преобразовать уже набранный ранее текст в таблицу .

Это не дает вам возможности иметь все это, и вы можете все это сделать. В следующем окне вы можете указать как набор символов, так и язык, в частности разделители отдельных столбцов. Все сразу появляется в предварительном просмотре нижней части окна, поэтому, когда все в порядке, нажмите кнопку «ОК», и данные будут вставлены в книгу. Поскольку правильно внедренные данные экономит вашу работу, и вам не нужно иметь дело ни с чем другим - вы создадите диаграмму непосредственно из них.

Важные вопросы перед созданием диаграммы

Прежде чем создавать диаграмму, вам нужно ответить на несколько вопросов, особенно следующее.

  • У меня есть все данные для диаграммы?
  • У меня много данных?
  • Какой тип диаграммы был бы лучше для читателя?
  • Соответствует ли тип диаграммы со структурой и количеством данных?
Попробуем теперь ответить на вопросы по вышеупомянутым телефонным счетам.

Для того, чтобы воспользоваться этим способом, наберем какой-нибудь текст, отделяя один столбец от другого при помощи клавиши Tab:


Рис. 4 Набранный текст

Выделим набранный текст, после чего исполним команду главного меню:

Таблица → Преобразовать → Текст в таблицу .

Гистограмма кажется подходящей. Да, соглашается. График отображает ход значений со временем. В этом случае нам нужно точно представить значения - поскольку у нас есть дата выпуска счета-фактуры, которая является датой месяца, следующего за окончанием периода протеофонии.

  • Да, у меня есть все данные.
  • Расчетный период и сумма счета-фактуры являются основными.
  • Да, у меня слишком много данных.
График может быть изменен по-разному, показывая, как установить все даты, которые будут отображаться вертикально.

Щелкните диаграмму, чтобы увидеть зеленые квадраты вокруг нее. Затем дважды щелкните по ним, а не зелень, появится маленький черный - вы находитесь в режиме редактирования внутреннего содержимого диаграммы. Дважды щелкните по нижней оси диаграммы, снова появятся зеленые квадраты и появится окно настроек. На вкладке «Метка» введите значение 90 в поле «Ориентация текста» - «Степени поворота».


Рис. 5 Преобразование текста в таблицу

В появившемся меню видим, что преобразовывать текст в таблицу можно, отделяя одну ячейку от другой по абзацу, по табуляции, по точке с запятой или по любому другому указанному символу .


Чтобы изменить цвет линии, дважды щелкните ее и выберите другой цвет из списка. Чтобы закончить редактирование, щелкните книгу. Таблица частот является одним из наиболее часто используемых методов представления распределения переменной. Прежде всего, нам понадобится набор данных. Один из них имеет идентификатор сообщения, во втором - его длину. Первый - это диапазон ячеек с данными. Второй - диапазон ячеек с классами данных. Для каждой из ячеек во втором диапазоне функция подсчитывает, сколько значений в наборе данных меньше или равно.

Более строго говоря, числа, определенные в области классов, означают верхние границы правых множеств. Поэтому наша первая задача - создать список классов. Однако в моем файле распределение сосредоточено вокруг самых низких значений. Поэтому первый класс будет содержать кратчайшие сообщения длиной до 10 символов. Второй бит дольше, до 100 символов. Следующие девять интервалов будут иметь равные промежутки; верхний предел будет увеличен на 100 символов.

Рис. 6 Параметры преобразования

В результате этого действия появляется таблица, в которую перенесен весь текст с разделением по столбцам и строкам.


Рис. 7 Полученная таблица

Форматируем созданную таблицу при помощи автоформата

Созданная любым из вышеперечисленных способов таблица уже делает текстовую информацию более наглядной, но есть способ изменить скучный формат. Для этого можно воспользоваться одним из вариантов автоформата . Устанавливаем курсор в любую ячейку таблицы и выполняем команду главного меню Таблица → Автоформат .

Хотя классные отсеки, выраженные таким образом, подходят для электронной таблицы, большинство людей будут иметь проблемы с их пониманием. Вот почему в столбце справа мы подготовим более читаемые ярлыки. Следует помнить, что последний интервал открыт - его метка должна вводиться вручную.

Наконец, мы можем перейти к основной точке программы, то есть выполнить частотную таблицу. Скопируем его в остальные ячейки в столбце. Все они меняют формат таким образом, чтобы ограничить отображаемое количество знаков после запятой. Ежедневная работа с электронной таблицей требует ознакомления с наиболее важными инструментами и функциями.

Рис. 8 Использование автоформата

Предложенных вариантов много, и среди них можно выбрать тот, который более подходит именно для этой таблицы.

Создание своего автоформата

Если ни один из предложенных вариантов автоформата не подходит, то можно создать свой собственный формат и использовать его для остальных таблиц.

Для этого сначала форматируем таблицу так, как это необходимо, используя для этого меню Таблица . Это меню появляется автоматически, когда курсор находится в одной из ячеек таблицы. Если такого почему-то не происходит, можно вызвать это меню выполнив команду Вид → Панели инструментов → Таблица .

Вначале стоит ознакомиться с значками, доступными на верхней панели инструментов. Особенно полезной является основная группа функций, которая позволяет вам форматировать текстовые и цифровые данные. Также стоит привыкнуть к работе дополнительной панели справа. В разделе «Свойства» собраны наиболее полезные параметры конфигурации для форматирования ячеек и ввода информации.

Поддержка таблиц не очень сложна. После нажатия на выбранную ячейку вы можете ввести в нее данные. Удерживая нажатой левую кнопку мыши, вы можете выбрать любую область. Вы можете быстро переместить выбранные данные в другое место, просто перетащив их.


Рис. 9 Форматируем таблицу самостоятельно

Используя это меню, приводим внешний вид таблицы к желаемому результату. Можно добавить столбцы или строки, выровнять текст в ячейках, изменить цвет этих ячеек. Можно даже отсортировать информацию в таблицах, переставив строки по алфавиту. Можно также разбить какие-то ячейки на несколько частей или наоборот - объединить, создав из нескольких ячеек одну.

Если мы хотим добавить новый, щелкните правой кнопкой мыши на панели в нижней части окна и выберите опцию «Лист». Используя параметр «Цвет карты», мы можем выделить некоторые листы, что облегчит работу с очень обширными файлами. Наша рабочая область в одном листе составляет более миллиарда ячеек!

Управление столбцами и строками

Добавление или удаление новых строк или столбцов является одной из основных операций при работе с электронной таблицей. Самый удобный способ - использовать контекстное меню правой кнопки мыши. Если вы хотите выбрать весь лист, все, что вам нужно сделать, это щелкнуть по левому углу рабочей области.

Если в формате теперь все устраивает, то можем сохранить это форматирование для того, чтобы использовать его в следующих таблицах. Для этого в меню Таблица нажимаем кнопку Автоформат , потом кнопку Добавить и даем имя новому автоформату.


Рис. 10 Сохраняем созданный вариант форматирования

Иногда ширина столбца не настраивается на количество введенных или вставленных данных. Решение этой проблемы состоит в том, чтобы дважды щелкнуть правый край ячейки с буквой данного столбца. Его ширина будет автоматически отрегулирована. Дополнительным облегчением при обработке расширенных листов может быть разделение рабочей области на независимые части. Просто используйте кнопку.

Разделение окна можно адаптировать к нашим потребностям, перетаскивая выбранные края. Полезной функцией при просмотре больших данных является возможность блокировки выбранной строки. Например, мы можем видеть заголовок отдельных столбцов. Выберите строку, которую вы хотите заблокировать, и нажмите кнопку на верхней панели инструментов.

Дополнительные возможности

Программа LibreOffice Writer дает возможность использовать в созданных таблицах формулы для несложных расчетов. Некое подобие редактора электронных таблиц LibreOffice Calk, естественно, на самом примитивном уровне.

Для того чтобы воспользоваться этими формулами, необходимо установить курсор в нужную ячейку и нажать в меню Таблица кнопку Сумма . Или же выполнить команду в главном меню Таблица → формула . Или же просто нажать кнопку F2 .

Заблокированная линия будет идентифицирована чуть более синим краем. Ключом к эффективной обработке данных является их надлежащая подготовка. Удобная группировка информации экономит нам много времени. Мы можем быстро находить и улучшать данные во многих ячейках одновременно. Четкие заголовки для нескольких столбцов облегчают чтение данных. Стоит учиться использовать функцию слияния соты.

Выберите ячейки, которые вы хотите подключить, и щелкните значок на верхней панели инструментов. Выбирая один из трех вариантов, мы определяем, должны ли быть объединены данные из всех объединенных ячеек или нужно сохранить только значение первого. Нажмите еще раз на значок слияния, чтобы отделить ячейку.

В верхней части экрана появится строка формул (так же, как это происходит в редакторе электронных таблиц). Выбор, в общем-то, не очень большой, но не стоит забывать, что LibreOffice Writer все-таки текстовый редактор, а не инструмент для проведения расчетов.

Рис. 11 Использование формул в таблице

Если среди наших данных появляются пустые строки, это может значительно затруднить работу. К счастью, мы можем быстро решить эту проблему. Для больших файлов это было бы слишком трудоемким - было бы лучше использовать простой трюк. Выберите все заполненные столбцы и выберите опцию «Автофильтр» в меню «Данные».

Мы разрабатываем параметры фильтрации в одном из столбцов и выбираем пустое поле. Выберите все пустые строки, щелкните по одному из номеров строк и выберите поле «Удалить строки». Достаточно снова отключить фильтрацию столбцов, используя меню «Данные» и нажав «Автофильтр». Пустые строки удалены.

Установив нужную формулу, получаем итоговую таблицу. Можно сделать небольшую проверку и убедиться, что при изменении любого значения, происходит изменение итоговой суммы (как это происходит и в редакторах электронных таблиц).


Рис. 12 Итоговая таблица

О назначении электронных таблиц было сказано чуть выше, а в этом разделе рассмотрен конкретный пример. Он поможет освоить LibreOffice Calc. Это не сложнее, чем освоение любой другой программы из состава офисного пакета.

Сгруппированные столбцы и строки могут быть свернуты или расширены с использованием соответствующих значков, появляющихся с края рабочей области. Мы выбираем ячейки, которые мы определяем как диапазон. В поле в верхнем левом углу рабочей области введите название диапазона.

Теперь мы можем обратиться к нему, например, при вводе формул. Одним из наиболее важных навыков, полезных при обработке больших объемов данных, является их соответствующая сортировка. Сортировка облегчает поиск необходимой вам информации. Мы выбираем одну из ячеек в столбце, который мы хотим отсортировать, и щелкните по выбранному значку на верхней панели инструментов.

Рабочее поле и выбор параметров страницы

Таблицы, созданные в LibreOffice Calc, требуется печатать гораздо реже, чем текстовые документы. В конце концов, сама таблица, будучи распечатанной на бумаге, несет в себе не очень много информации для чтения. Из нее невозможно понять, как производится расчет, потому что формулы скрыты в ячейках и при печати не видны. При работе с подобными таблицами важен результат расчета, возможно всего лишь единственное число. Поэтому с электронными таблицами чаще работают на экране монитора, а не на бумаге.

Но иногда все-таки бывают ситуации, когда нужно получить твердую копию. И здесь могут возникнуть трудности. Дело в том, что рабочее поле LibreOffice Calc велико, оно простирается вниз (строки) и вправо (столбцы) без каких-либо видимых ограничений. Здесь нет никакого разделения на страницы. Поэтому, если заранее не предусмотреть возможность печати таблицы, легко можно попасть в ситуацию, когда для этого потребуются многометровые листы бумаги. Конечно, клей и степлер всегда под руками... Но это - не лучшее решение. Есть другие, более рациональные.

Очень большую таблицу можно разделить на части и разместить их на отдельных листах. Листы обозначены в нижней части окна слева. Их можно добавлять, удалять, переименовывать, защищать от изменения и т.п. Для этого служит меню, которое возникает при щелчке правой кнопкой мыши на вкладке нужного листа. Ячейки на одном листе можно связывать с ячейками на другом и таким образом получить нужные свойства документа в целом.

Для уменьшения места, которое занимает таблица, можно отрегулировать ширину колонок. Высота строки обычно устанавливается программой автоматически, но ее также можно изменить вручную. И то, и другое делается передвижением с помощью мыши разграничительной линии в области заголовка колонки или строки.

Инструменты

Панели инструментов в LibreOffice Calc и LibreOffice Writer очень похожи, что довольно логично. Работа с текстом практически не отличается. Выбор типа шрифта, его размера, цвета шрифта и цвета фона, центрирование - все работает точно так же. Единственное, о чем надо помнить, это то, что в Calc сделанные настройки действуют в пределах выделенных ячеек, а не страницы (или таблицы).

Чтобы выделить ячейку, надо просто сделать на ней щелчок левой кнопкой мыши. Выделение сразу обрамляется жирной линией. Двойной щелчок позволит редактировать содержимое ячейки.

Для выделения блока ячеек их надо обвести мышью при нажатой левой кнопке. Можно выделить целиком строку или столбец, если сделать щелчок левой кнопкой мыши на их заголовке. Выделить всю таблицу целиком можно сделав щелчок в ее верхнем левом углу на пересечении заголовков колонок и строк.

Произвольный набор ячеек, даже если они не соприкасаются друг с другом, можно выделить мышкой, удерживая при этом нажатой кнопку Ctrl .

Выделенные ячейки можно копировать и затем вставлять. При этом копируются не только сами данные в ячейках, но и их оформление, а также категория и формат. Если копируется блок ячеек, то он должен вставляться в точно такой же блок, количество и расположение ячеек должно совпадать.

Тип и отображение данных в ячейке настраивается с помощью пункта главного меню Формат -> Ячейки . То же самое можно сделать для всей строки, всей колонки или таблицы в целом, если их предварительно выделить. В окне Формат ячеек имеется несколько вкладок. Некоторые из них дублируют или дополняют возможности панели инструментов по настройке внешнего вида ячейки.

Вкладка Числа позволяет задать тип данных в ячейке. Для того, чтобы с этими данными можно было производить математические действия, их категория должна соответствовать одному из числовых форматов - числа, процентный, денежный, дробный или подобному. В таблице могут быть данные и других категорий, например, текст или дата.

Вкладка Выравнивание имеет настройки отступов, поворота текста и переноса по словам. Последнее позволяет получить в ячейке многострочный текст , что бывает удобно для уменьшения ширины таблицы.

Вкладка Обрамление позволяет задать тип обрамления ячеек при выводе на печать. Дело в том, что те линии, которые придают рабочему полю LibreOffice Calc вид таблицы, на самом деле видны только на экране монитора, а при печати на принтере пропадут.

Ячейки можно объединять и разделять. Делается это с помощью пункта главного меню Формат -> Объединить ячейки . Бывает полезно, например, при занесении в ячейку достаточно длинного текста.

Видно, что в LibreOffice Calc имеется достаточно средств для того, чтобы получить тот вид таблицы, которого требует ее назначение в каждом конкретном случае.

Инструменты, составляющие основу математического аппарата LibreOffice Calc и позволяющие сделать таблицы динамическими, лучше рассмотреть на конкретном примере.

Вычисления в ячейках

Вот один из вариантов решения задачи о шахматной доске и пшеничных зернах. Описанные здесь шаги подходят для создания практически любой таблицы.

Давным-давно один раджа, которому очень понравилась новая тогда игра - шахматы - пожелал отблагодарить ее изобретателя.

Проси, что хочешь, сказал он.

Сесса ответил:

Положи для меня одно зернышко пшеницы на первую клетку шахматной доски, потом еще два - на вторую, и еще четыре - на третью, и так - пока не будет закрыта последняя клетка.

Раджа был разочарован:

Ты так мало просишь...

Заголовок и шапка таблицы заполняются обычным текстом. Для ячеек установлена категория Текст , но даже если этого не сделать, то ничего особенного не произойдет, LibreOffice Calc прощает такие недочеты. Заголовок размещен в объединенной ячейке (Формат -> Объединить ячейки ), а для шапки выбран режим Перенос по словам в окне Формат ячеек на вкладке Выравнивание .

Таблица разделена на две равные части просто для удобства ее компоновки на странице. Нет причин, чтобы не сделать как-нибудь по другому.

Самое интересное связано с тем, как производятся вычисления.

Если выделить любую ячейку, то ее содержимое сразу отобразится в Строке ввода . Это содержимое может быть простыми данными (число, текст, дата) или формулой. Содержимое ячейки можно редактировать прямо в ней, но, если речь идет о формулах, то удобнее делать это в Строке ввода .

На иллюстрации в ячейке С5 записано математическое выражение =B5*0,035 , которое означает, что надо взять содержимое ячейки B5 (количество зерен) и умножить его на число 0,035 (вес одного зерна в граммах). В ячейке виден результат этой операции.



Правила ввода просты.

  • Все выражения начинаются со знака равенства.
  • Названия ячеек, которые участвуют в выражении, записываются так, как они выглядят на экране монитора - большими латинскими буквами и цифрами.
  • Основные арифметические операции обозначаются так (без кавычек):
    • + сложение;
    • - вычитание;
    • * умножение;
    • / деление;
    • ^ возведение в степень;
  • Имеются и другие операции, посмотреть которые можно нажав на кнопку со знаком функции Мастер функций (на иллюстрации обведена красным кружком)
  • Порядок выполнения математических операций обычный - сначала возведение в степень, затем умножение и деление, затем сложение и вычитание. Порядок выполнения можно изменять с помощью скобок.

После завершения записи выражения надо нажать Enter . Если ошибок нет, то в ячейке появится результат в виде числа. Иногда вместо результата виден символ "#". Это просто означает, что число не поместилось и ячейку надо увеличить, раздвинув соответствующую колонку.

Строка для второй клетки шахматной доски производит вычисления с результатом, записанным для первой - количество зерен умножается на 2. Все остальные строки получены копированием ячеек второй строки, кроме номера клетки. Для этого надо выделить три левые ячейки второй строки, скопировать их (Ctrl+C), а затем выделить аналогичные ячейки в других строках и сделать вставку (Ctrl+V).

При этом программа автоматически исправит названия ячеек в выражениях с учетом их новой позиции. Это оказывается очень удобно и действует практически всегда верно, ручная правка выражения требуется редко.



Клетка 26 принесла тонну зерна, а 34 - столько, что для этого количества потребуется товарный поезд. Граница достигнута на клетке 55. Количество зерна превысило все, что было собрано во всем мире в 2005 году, который считается одним из самых урожайных (тогда собрали 615 млн. тонн пшеницы). А ведь для получения окончательного результата все, что "находится" в каждой клетке надо бы еще сложить.

Файл с электронной таблицей для шахматной задачи можно скачать .

Сохранение

Сохранение электронной таблицы в "родном" для LibreOffice Calc формате ods обеспечивает наиболее надежный результат. Поэтому для хранения или переноса рекомендуется использовать именно его.

Для обмена документами (но не для хранения) файл может быть сохранен как xls (Microsoft Excel 97/2000/XP/2003) или xlsx (Microsoft Excel 2007/2010 XML). Файл формата xlsx все еще остается менее предпочтительным, так как он может не открыться на старых компьютерах. Оба формата можно рекомендовать только для ситуации, когда офисный пакет LibreOffice у адресата отсутствует.

Возможен экспорт электронной таблицы LibreOffice Calc в формат PDF. Этот процесс не отличается от рассмотренного ранее в разделе Подготовка текстовых документов в LibreOffice Writer . Но надо помнить, что в этом формате таблица имеет вид бумажного документа и магия вычислений в ней не работает.