Электронные таблицы - это электронная замена бухгалтерских гроссбухов и калькулятора. Это программное обеспечение использует столбцы и строки для выполнения математических операций над введенными ранее данными. Сегодня электронные таблицы могут делать гораздо больше, так они часто используются в качестве (очень) простых баз данных или как приложение для построения графиков и диаграмм, даже несмотря на то, что это не было исходной целью программного обеспечения этого класса.
Чтобы создать электронную таблицу, вы должны либо иметь на компьютере программу для работы с электронными таблицами, способную создавать электронную таблицу, либо использовать онлайн-службу, способную создавать электронную таблицу. Примечание. Однако из-за всех потребностей пользователей сегодня мы включили дополнительные параметры, доступные для создания электронной таблицы. После создания и открытия новой таблицы любая информация может быть добавлена.
Порядок выполнения работы
Как только одна из этих программ будет установлена на компьютере, вы можете выполнить описанные выше шаги для создания электронной таблицы. Все они имеют высшее образование с разной степенью. Теперь один из них спрашивает: «Какое техническое умение помогает нам работать на земле?».
Рисунок 12.5. Строки, столбцы и ячейки
Строки называются так: 1 , 2 и т.д. Столбцы называются так: A , ..., Z , AA , AB и т.д. Пересечение строки и столбца называется ячейкой, а ее имя составляется из атрибутов столбца и строки, например: C3 (как показано на Рисунок 12.5, «Строки, столбцы и ячейки»). Имена активных строки и столбца подсвечиваются.
Узнайте все об этом, что вы можете. Узнайте, как создавать привлекательные электронные таблицы. Понимание того, как сделать электронную таблицу и форматировать ее профессионально, займет у вас место в бизнесе. Это касается и предпринимателей. Желание четко представлять данные всегда будет существовать.
Программа, которая поможет вам легко увидеть цифры и понять данные. Важно иметь хорошо отформатированную электронную таблицу, поскольку она помогает снизить риск ошибок, несоответствий и неверных истолкований. Макросы, сводные таблицы и другие технические функции требуют практики и терпения. Тенденция заключается в том, чтобы центрировать наш текст в ячейках. Это не лучший способ сделать это. Посредством центрирования текста, а не других, вы делаете контент непростым на глазах. Таблицы предназначены для сглаживания, поэтому сделать их легко читаемыми является первостепенной.
2.2. OpenOffice.org Calc
2.2.1. Запуск
Чтобы запустить OpenOffice.org Calc , выберите в главном меню Офис → Электронные таблицы → OpenOffice.org Calc Использование офисных программ → Создание электронных таблиц . Вы также можете открыть его любого другого приложения OpenOffice.org , выбрав в меню Файл → Создать → Электронную таблицу . При этом будет открыто окно с новой пустой электронной таблицей OpenOffice.org Calc .
Сейчас это будет скучно, но оставайтесь со мной. Если у вас есть основной заголовок, это исключение из правила и должно быть сосредоточено по всем данным. Важно, чтобы ваши заголовки выделялись. Используйте любую комбинацию жирного шрифта, подчеркивания и шрифтов разного размера для заголовков. Это помогает создать четкое разделение с соответствующими данными.
Графическое представление данных с помощью диаграмм
Некоторым цветом является необходимость создания привлекательной электронной таблицы. Акцент на слово «некоторые». Ограничьте использование цвета до двух на лист. Цель цвета такая же, как с жирным шрифтом, подчеркнутым шрифтом и шрифтом разного размера. Вы пытаетесь сделать документ более легким для чтения.
При первом запуске OpenOffice.org Calc появится окно (см. Рисунок 12.6, «Выбор формата файлов по умолчанию») , спрашивающее вас, какой формат вы предпочитаете использовать для хранения своих файлов: Microsoft ® или OpenOffice.org .
Рисунок 12.6. Выбор формата файлов по умолчанию
# 4 Оставьте «Строка 1» и «Столбец А» Пусто
Не можете выбрать шрифт или цветовую схему? Не делайте свою таблицу клаустрофобным кошмаром, дайте себе место для работы. Не бойтесь покинуть область для печати в электронной таблице. Большинство электронных таблиц в наши дни остаются цифровыми и редко печатаются. Если вы должны печатать, вы можете использовать «подходящий для страницы» и по-прежнему поддерживать свою электронную таблицу на одной странице.
# 5 Удалите своих бордеров, если возможно
Если вы используете полосу зебры правильно, вы сможете получить привлекательную, легко читаемую электронную таблицу, которая выглядит профессионально. Таблицы для бизнеса. Держите ваши электронные таблицы профессиональными с одним из этих простых шрифтов без засечек. Хорошо использовать оба этих шрифта в электронной таблице, чтобы отличать заголовки от данных, но не используйте их больше, чем эти два.
Ваше решение зависит от того, планируете ли вы обмениваться большим количеством файлов с людьми, пользующимися только средствами Microsoft ® . В этом случае нажмите Использовать формат Microsoft® Excel , но мы вас предупреждаем, что поддерживается он не идеально. Также обратите внимание, что это просто формат по умолчанию и он всегда может быть изменён в поле Тип файла диалогового окна Сохранить как .
# 7 Центрируйте свой заголовок через электронную таблицу
Не вмешивайтесь в слияние ячеек, просто выберите область над данными и выберите «центр по выбору». Объединение ячеек может усложнить ситуацию по дороге, поэтому избегайте ее как можно больше.
# 8 Форматирование высоты строки и ширины столбца
Не будьте подчиненными по умолчанию для столбцов и размеров строк. Прежде чем рассматривать слияние ячеек, настройте свои поля, чтобы они соответствовали вашим данным, не теряя удобочитаемости.# 9 Используйте простые графики и таблицы для лучшего отображения данных
Объект является ясностью, поэтому добавление визуальных эффектов - отличный способ улучшить понимание и общее понимание того, кто просматривает электронную таблицу.
# 10 Организуйте рабочие книги в рабочие листы и наклейки их ясно
Немногие люди используют вкладки книг. Вместо того, чтобы переполнять все ваши данные на один лист, подумайте о добавлении листов. Назовите их соответствующим образом и дайте им цвет для ясности.2.2.2. Интерфейс
Рисунок 12.7. Главное окно OpenOffice.org Calc
Панель форматирования
Это стандартная панель форматирования, используемая во всех приложениях OpenOffice.org и служащая для изменения оформления данных приложения: шрифтов, цвета, выравнивания и т.п.
# 11 Стратегически заморозить панорамы
Выберите строку или столбец непосредственно под строкой или столбцом, который вы хотите заморозить. При выборе всей строки перейдите к «Окно» в верхней строке меню. . «Замораживание панели» означает, что строка или столбец остаются видимыми, если вы просматриваете электронную таблицу. Если у вас много данных, полезно заморозить панель для заголовков.
Используйте «Полосы зебры», чтобы отличать длинные строки данных
Рабочие листы с несколькими строками данных, которые распространяются на несколько столбцов, могут быть трудночитаемыми. Используйте очень легкий цвет для каждой другой строки данных для лучшего внешнего вида и максимальной читаемости. Имейте в виду, что целью этих изменений является упрощение чтения ваших данных. Минимализм хорош при создании электронных таблиц. С каждым изменением спросите себя: «Это облегчит чтение моей таблицы?» Если да, сделайте это изменение. Плохое представление может испортить хорошие данные.
Используйте ее для ввода, редактирования или удаления формул в ячейках.
Рабочая областьМесто, куда вы вводите данные электронной таблицы: числа, даты, формулы, изображения и т.д.
Выбрать всеПри нажатии на эту маленькую область в левом верхнем углу рабочей области будут одновременно выбраны все ячейки. Это полезно, когда вам необходимо сделать «глобальные » изменения электронной таблицы. Например, сделать размер шрифта во всех ячейках равным 10 пунктам (пт).
Используйте функцию «Вставить объект»
Вы можете получить доступ к этой опции в меню «Вставить таблицу» или в меню «Вставить объект». Введите данные, которые вы хотите использовать в электронной таблице. Кроме того, вставьте существующую таблицу. Она также внесла свой вклад в «Носилки доллара», «Советы по жизни»и «Журнал для детей». Однако в настоящее время он сохраняется как файл базы данных.
Киран Бхартапуди имеет более чем семилетний опыт работы в области печати, трансляции и новой журналистики в средствах массовой информации. Его статьи специализируются на сферах бизнеса, технологий и новых медиа. Размер файла может сделать их нестабильными и труднодоступными для других.
Документы электронных таблиц обычно содержат более одного листа. Используйте эти кнопки для простого перехода по этим листам. Слева направо: Переход на первый лист , Переход на предыдущий лист , Переход на следующий лист и Переход на последний лист . Вы также можете использовать вкладки для перехода по листам.
Представление чисел в компьютере
Есть много способов сделать это, и мы рассмотрим некоторые из самых важных. Если вы используете длинные имена ячеек, полей, вкладок и файлов, это ухудшит ситуацию. Постарайтесь сократить их, или, если вы не можете пропустить какие-либо слова из этих названий, используйте вместо них аббревиатуры.
А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать
Это быстрый способ уменьшить размер файла. Таким образом, ваш документ станет больше, чем нужно. Затем вы можете увидеть, сколько пустых строк находится между ним и последней фактически используемой ячейкой, поэтому вы можете удалить их и сделать файл меньше. Лучше их удалить. Если это необходимо, попробуйте вместо этого использовать макросы. Макросы будут делать правильные вычисления и вставлять результаты в значения.
2.3. Использование электронных таблиц
В следующих разделах будут рассмотрены основные функции, такие как ввод данных и формул и добавление графиков, отображающих эти данные. В качестве примера будут использованы графики расходов и продаж за месяц воображаемой компании.
OpenOffice.org Calc - это приложение табличных вычислений для корпоративного и домашнего использования, оно включает в себя множество функций, рассмотрение которых выходит за рамки этого документа. Читайте раздел Раздел 2.4, «Дальнейшее изучение» для получения дополнительной информации о том, как полностью задействовать возможности OpenOffice.org Calc .
Основные типы данных
Анализируя свой файл, вы можете очистить свой файл и уменьшить его размер. Если у вас много сводных таблиц, вы заполняете кеш и увеличиваете размер своего файла. Иногда это необходимо, если мы импортируем данные из внешних веб-источников, и нам нужно регулярно их обновлять. Но нам обычно нужно импортировать файлы только один раз и никогда больше. Удалите все соединения, которые вам больше не нужны. Данные остаются неизменными, поэтому не беспокойтесь о потере уже импортированных данных. Вот три совета, которые помогут вам более эффективно использовать программу.
2.3.1. Ввод данных
Чтобы ввести данные в ячейку, выберите эту ячейку и введите свои данные, нажав по окончании клавишу Enter . Вы также можете воспользоваться клавишами Tab или Shift -Tab для перехода в ячейку справа или слева соответственно.
Автоматическое завершение упрощает ввод данных путём «угадывания » данных следующей ячейки на основании данных в текущей ячейке. Это работает для любого типа данных, который может быть ассоциирован с рядом последовательных целых чисел.
Подготовка документа к печати
Таблицы могут быстро менять цвета, как хамелеон. На вкладке «Старт» вы можете использовать кнопку «Формат как таблица», чтобы действительно привести цвет в игру. На экране появится диалоговое окно «Формат как таблица». уже задает область списка здесь. После этого столбцы получают дополнительные кнопки, так называемые фильтры. Если вы нажмете на него, откроется меню.
Здесь вы можете отображать отдельные записи данных. В выборе вы найдете разные фильтры. Итак, здесь есть текстовый фильтр. В дополнение к текстовому фильтру вы также найдете фильтр числа. Отформатированная таблица быстро расширяется по мере заполнения информации в соседних ячейках.
Рисунок 12.8. Упрощение ввода данных при помощи автозавершения
Чтобы воспользоваться автозавершением, поместите указатель мыши над «манипулятором » ячейки (маленький черный квадрат в правом нижнем углу ячейки), щёлкните по нему и потяните ячейку. Значения ячеек будут показаны во всплывающей подсказке (см. Рисунок 12.8, «Упрощение ввода данных при помощи автозавершения»). После того, как будет показано нужное финальное значение, отпустите кнопку мыши, и ячейки будут заполнены.
В зависимости от того, содержит ли столбец тексты или цифры, текст или отдельные записи будут немного отличаться. Но есть и другое решающее преимущество: если вы заполняете таблицу новыми строками или столбцами, они интегрируются непосредственно в таблицу.
Совет: числа, оцененные с первого взгляда
Кроме того, формулы и функции, связанные с этой таблицей, обновляются автоматически. Напротив, удаление области формата несколько сложнее. Это выглядит визуально привлекательным. По мере изменения числа символы сразу корректируются. На вкладке «Главная» нажмите кнопку «Условное форматирование».
Также данные ячейки могут быть отсортированы согласно различным критериям (в столбце или строке, в зависимости от того, как вы расставили свои данные). Для этого сначала выделите ячейки, которые вы хотите отсортировать, а затем откройте окно с параметрами сортировки, выбрав меню Данные → Сортировка .
2.3.2. Добавление формул
Формулы могут быть использованы для «автоматизации » табличных вычислений, позволяя вам, например, выполнить сложное моделирование. В ячейках формулы определяются данными, начинающимися со знака = . Все остальное считается «статическими » данными.
Затем наведите указатель мыши на записи. Предварительный просмотр - большое преимущество. Вы признаете эффекты, прежде чем решите. Вы можете выбрать стрелки, светофоры или флажки в соответствующих цветах. Вы также можете сами решить, когда должен применяться символ. Выберите запись «Дополнительные правила». Возможности многообразны.
Выберите презентацию. У кого самый большой, у кого самые маленькие продажи - здесь визуально оценены. Условное форматирование дает вам еще больше возможностей. Следующий пример показывает максимальное значение для диапазона ячеек. Это всего лишь несколько примеров. Вы можете попробовать больше форматирования. Вы можете вручную установить количество верхних элементов. Если вы установите 1, максимум выделенных ячеек будет выделен.
Операции выражаются с использованием условно принятой алгебраической записи. Например, =3*A25+4*(A20+C34/B34) делит значение ячейки C34 на значение из ячейки B34 , прибавляет к результату значение A20 , умножает это на 4 и суммирует с умноженным на 3 значением ячейки A25 . Таким образом могут быть записаны гораздо более сложные выражения на базе более простых выражений.
Совет: Показать сразу - один или несколько?
Вы хотите различать один и несколько? С куском или литром нет большинства, с пакетом, например, уже. Но не с пакетами. В некоторых случаях лучше, что этот термин является сингулярным, а более двух - множественным. Для этого создайте собственный формат. В диалоговом окне «Формат ячеек» вы можете добавлять кавычки к отдельным ярлыкам.
Типы и формат данных
Введите категорию «Пользовательский» здесь. Поэтому тексты корректируются соответствующим образом, если числа меняются раньше. Укажите формат соответствующей области ячеек. Укажите формат соответствующей области ячеек. 1 формат, 2 формата - таким образом вы можете теперь указать разные детали в единственном числе или множественном числе.
OpenOffice.org Calc предоставляет вам много уже предопределенных функций, которые вы можете использовать в своих формулах. Просмотрите их, открыв Мастер функций из меню Вставка → Функция или нажав клавиши Ctrl -F2 .
Рисунок 12.9, «Использование функции в формуле» показывает функцию AVERAGE , примененную к выбранному диапазону ячеек для вычисления их среднего значения. Обратите внимание на использование символа: с целью указания в функции последовательного диапазона ячеек.
Электронные таблицы в Microsoft Excel
1. Введение
2. Создание электронных таблиц Microsoft Excel
3. Основные понятия электронных таблиц
4. Ввод, редактирование и форматирование данных
5. Вычисления в электронных таблицах
6. Копирование содержимого ячеек
7. Построение диаграмм и графиков
Для представления данных в удобном виде используют таблицы. Компьютер позволяет представлять их в электронной форме, а это дает возможность не только отображать, но и обрабатывать данные. Класс программ, используемых для этой цели, называется электронными таблицами.
Особенность электронных таблиц заключается в возможности применения формул для описания связи между значениями различных ячеек. Расчет по заданным формулам выполняется автоматически. Изменение содержимого какой-либо ячейки приводит к пересчету значений всех ячеек, которые с ней связаны формульными отношениями и, тем самым, к обновлению всей таблицы в соответствии с изменившимися данными.
Применение электронных таблиц упрощает работу с данными и позволяет получать результаты без проведения расчетов вручную или специального программирования. Наиболее широкое применение электронные таблицы нашли в экономических и бухгалтерских расчетах, но и в научно-технических задачах электронные таблицы можно использовать эффективно, например, для:
· проведения однотипных расчетов над большими наборами данных;
· автоматизации итоговых вычислений;
· решения задач путем подбора значений параметров, табулирования формул;
· обработки результатов экспериментов;
· проведения поиска оптимальных значений параметров;
· подготовки табличных документов;
· построения диаграмм и графиков по имеющимся данным.
Одним из наиболее распространенных средств работы с документами, имеющими табличную структуру, является программа Microsoft Excel.
Создание электронных таблиц Microsoft Excel
Программа Microsoft Excel предназначена для работы с таблицами данных, преимущественно числовых. При формировании таблицы выполняют ввод, редактирование и форматирование текстовых и числовых данных, а также формул. Наличие средств автоматизации облегчает эти операции. Созданная таблица может быть выведена на печать.
Основные понятия электронных таблиц
Документ Excel называется рабочей книгой. Рабочая книга представляет собой набор рабочих листов, каждый из которых имеет табличную структуру и может содержать одну или несколько таблиц. В окне документа в программе Excel отображается только текущий рабочий лист, с которым и ведется работа. Каждый рабочий лист имеет название, которое отображается на ярлычке листа, отображаемом в его нижней части. С помощью ярлычков можно переключаться к другим рабочим листам, входящим в ту же самую рабочую книгу. Чтобы переименовать рабочий лист, надо дважды щелкнуть на его ярлычке.
Рабочий лист состоит из строк и столбцов. Столбцы озаглавлены прописными латинскими буквами и, далее, двухбуквенными комбинациями. Всего рабочий лист может содержать до 256 столбцов, пронумерованных от А до IV. Строки последовательно нумеруются цифрами, от 1 до 65 536 (максимально допустимый номер строки).
Ячейки и их адресация. На пересечении столбцов и строк образуются ячейки таблицы. Они являются минимальными элементами для хранения данных. Обозначение отдельной ячейки сочетает в себе номера столбца и строки (в этом порядке), на пересечении которых она расположена, например: А1 или DE234. Обозначение ячейки (ее номер) выполняет функции ее адреса. Адреса ячеек используются при записи формул, определяющих взаимосвязь между значениями, расположенными в разных ячейках.
Одна из ячеек всегда является активной и выделяется рамкой активной ячейки. Эта рамка в программе Excel играет роль курсора. Операции ввода и редактирования всегда производятся в активной ячейке. Переместить рамку активной ячейки можно с помощью курсорных клавиш или указателя мыши.
Диапазон ячеек. На данные, расположенные в соседних ячейках, можно ссылаться в формулах, как на единое целое. Такую группу ячеек называют диапазоном. Наиболее часто используют прямоугольные диапазоны, образующиеся на пересечении группы последовательно идущих строк и группы последовательно идущих столбцов. Диапазон ячеек обозначают, указывая через двоеточие номера ячеек, расположенных в противоположных углах прямоугольника, например: А1:С15.
Если требуется выделить прямоугольный диапазон ячеек, то это можно сделать протягиванием указателя от одной угловой ячейки до противоположной по диагонали. Рамка текущей ячейки при этом расширяется, охватывая весь выбранный диапазон. Чтобы выбрать столбец или строку целиком, следует щелкнуть на заголовке столбца (строки). Протягиванием указателя по заголовкам можно выбрать несколько идущих подряд столбцов или строк.
Ввод, редактирование и форматирование данных
Отдельная ячейка может содержать данные, относящиеся к одному из трех типов: текст, число или формула,– а также оставаться пустой. Программа Excel при сохранении рабочей книги записывает в файл только прямоугольную область рабочих листов, примыкающую к левому верхнему углу (ячейка А1) и содержащую все заполненные ячейки.
Тип данных, размещаемых в ячейке, определяется автоматически при вводе. Если эти данные можно интерпретировать как число, программа Excel так и делает. В противном случае данные рассматриваются как текст. Ввод формулы всегда начинается с символа “=” (знака равенства).
Ввод текста и чисел. Ввод данных осуществляют непосредственно в текущую ячейку или в строку формул, располагающуюся в верхней части окна программы непосредственно под панелями инструментов. Место ввода отмечается текстовым курсором. Если начать ввод нажатием алфавитно-цифровых клавиш, данные из текущей ячейки заменяются вводимым текстом. Если щелкнуть на строке формул или дважды на текущей ячейке, старое содержимое ячейки не удаляется и появляется возможность его редактирования. Вводимые данные в любом случае отображаются: как в ячейке, так и в строке формул.
Чтобы завершить ввод, сохранив введенные данные, используют кнопку Enter в строке формул или клавишу Enter. Чтобы отменить внесенные изменения и восстановить прежнее значение ячейки, используют кнопку Отмена в строке формул или клавишу Esc. Для очистки текущей ячейки или выделенного диапазона проще всего использовать клавишу Delete.
Форматирование содержимого ячеек. Текстовые данные по умолчанию выравниваются по левому краю ячейки, а числа – по правому. Чтобы изменить формат отображения данных в текущей ячейке или выбранном диапазоне, используют команду Формат > Ячейки. Вкладки этого диалогового окна позволяют выбирать формат записи данных (количество знаков после запятой, указание денежной единицы, способ записи даты и прочее), задавать направление текста и метод его выравнивания, определять шрифт и начертание символов, управлять отображением и видом рамок, задавать фоновый цвет.
Вычисления в электронных таблицах
Формулы. Вычисления в таблицах программы Excel осуществляются при помощи формул. Формула может содержать числовые константы, ссылки на ячейки и функции Excel, соединенные знаками математических операций. Скобки позволяют изменять стандартный порядок выполнения действий. Если ячейка содержит формулу, то в рабочем листе отображается текущий результат вычисления этой формулы. Если сделать ячейку текущей, то сама формула отображается в строке формул.
Правило использования формул в программе Excel состоит в том, что, если значение ячейки действительно зависит от других ячеек таблицы, всегда следует использовать формулу, даже если операцию легко можно выполнить в “уме”. Это гарантирует, что последующее редактирование таблицы не нарушит ее целостности и правильности производимых в ней вычислений.
Ссылки на ячейки. Формула может содержать ссылки, то есть адреса ячеек, содержимое которых используется в вычислениях. Это означает, что результат вычисления формулы зависит от числа, находящегося в другой ячейке. Ячейка, содержащая формулу, таким образом, является зависимой. Значение, отображаемое в ячейке с формулой, пересчитывается при изменении значения ячейки, на которую указывает ссылка.
Ссылку на ячейку можно задать разными способами. Во-первых, адрес ячейки можно ввести вручную. Другой способ состоит в щелчке на нужной ячейке или выборе диапазона, адрес которого требуется ввести. Ячейка или диапазон при этом выделяются пунктирной рамкой.
Все диалоговые окна программы Excel, которые требуют указания номеров или диапазонов ячеек, содержат кнопки, присоединенные к соответствующим полям. При щелчке на такой кнопке диалоговое окно сворачивается до минимально возможного размера, что облегчает выбор нужной ячейки (диапазона) с помощью щелчка или протягивания.
Для редактирования формулы следует дважды щелкнуть на соответствующей ячейке. При этом ячейки (диапазоны), от которых зависит значение формулы, выделяются на рабочем листе цветными рамками, а сами ссылки отображаются в ячейке и в строке формул тем же цветом. Это облегчает редактирование и проверку правильности формул.
Абсолютные и относительные ссылки. По умолчанию, ссылки на ячейки в формулах рассматриваются как относительные. Это означает, что при копировании формулы адреса в ссылках автоматически изменяются в соответствии с относительным расположением исходной ячейки и создаваемой копии.
Пусть, например, в ячейке В2 имеется ссылка на ячейку АЗ. В относительном представлении можно сказать, что ссылка указывает на ячейку, которая располагается на один столбец левее и на одну строку ниже данной. Если формула будет скопирована в другую ячейку, то такое относительное указание ссылки сохранится. Например, при копировании формулы в ячейку ЕА27 ссылка будет продолжать указывать на ячейку, располагающуюся левее и ниже, в данном случае на ячейку DZ28.
При абсолютной адресации адреса ссылок при копировании не изменяются, так что ячейка, на которую указывает ссылка, рассматривается как нетабличная. Для изменения способа адресации при редактировании формулы надо выделить ссылку на ячейку и нажать клавишу F4. Элементы номера ячейки, использующие абсолютную адресацию, предваряются символом $. Например, при последовательных нажатиях клавиши F4 номер ячейки А1 будет записываться как А1,$А$1,А$1 и $А1.В двух последних случаях один из компонентов номера ячейки рассматривается как абсолютный, а другой – как относительный.
Копирование содержимого ячеек
Копирование и перемещение ячеек в программе Excel можно осуществлять методом перетаскивания или через буфер обмена. При работе с небольшим числом ячеек удобно использовать первый метод, при работе с большими диапазонами – второй.
Метод перетаскивания. Чтобы методом перетаскивания скопировать или переместить текущую ячейку (выделенный диапазон) вместе с содержимым, следует навести указатель мыши на рамку текущей ячейки (он примет вид стрелки). Теперь ячейку можно перетащить в любое место рабочего листа (точка вставки помечается всплывающей подсказкой).
Для выбора способа выполнения этой операции, а также для более надежного контроля над ней рекомендуется использовать специальное перетаскивание с помощью правой кнопки мыши. В этом случае при отпускании кнопки мыши появляется специальное меню, в котором можно выбрать конкретную выполняемую операцию.
Применение буфера обмена. Передача информации через буфер обмена имеет в программе Excel определенные особенности, связанные со сложностью контроля над этой операцией. Вначале необходимо выделить копируемый (вырезаемый) диапазон и дать команду на его помещение в буфер обмена: Правка > Копировать или Правка > Вырезать. Вставка данных в рабочий лист возможна лишь немедленно после их помещения в буфер обмена. Попытка выполнить любую другую операцию приводит к отмене начатого процесса копирования или перемещения. Однако утраты данных не происходит, поскольку “вырезанные” данные удаляются из места их исходного размещения только в момент выполнения вставки.
Поиск решения. Эта надстройка используется для решения задач оптимизации. Ячейки, для которых подбираются оптимальные значения и задаются ограничения, выбираются в диалоговом окне Поиск решения, которое открывают при помощи команды Сервис > Поиск решения.
Мастер шаблонов для сбора данных. Данная надстройка предназначена для создания шаблонов, которые служат как формы для ввода записей в базу данных. Когда на основе шаблона создается рабочая книга, данные, введенные в нее, автоматически копируются в связанную с шаблоном базу данных. Запуск мастера производится командой Данные > Мастер шаблонов.
Мастер Web-форм. Надстройка Предназначена для создания формы, размещаемой на Web-узле. Форма организуется таким образом, что данные, введенные посетителями, автоматически добавляются в базу данных, связанную с формой. Форму Excel для сбора данных надо создать на рабочем листе заранее. Настройка системы сбора данных организуется с использованием мастера, который запускают командой Сервис > Мастер > Форма Web.
Построение диаграмм и графиков
В программе Excel термин диаграмма используется для обозначения всех видов графического представления числовых данных. Построение графического изображения производится на основе ряда данных. Так называют группу ячеек с данными в пределах отдельной строки или столбца. На одной диаграмме можно отображать несколько рядов данных.
Диаграмма представляет собой вставной объект, внедренный на один из листов рабочей книги. Она может располагаться на том же листе, на котором находятся данные, или на любом другом листе (часто для отображения диаграммы отводят отдельный лист). Диаграмма сохраняет связь с данными, на основе которых она построена, и при обновлении этих данных немедленно изменяет свой вид.
Для построения диаграммы обычно используют Мастер диаграмм, запускаемый щелчком на кнопке Мастер диаграмм на стандартной панели инструментов. Часто удобно заранее выделить область, содержащую данные, которые будут отображаться на диаграмме, но задать эту информацию можно и в ходе работы мастера.
Тип диаграммы. На первом этапе работы мастера выбирают форму диаграммы. Доступные формы перечислены в списке Тип на вкладке Стандартные. Для выбранного типа диаграммы справа указывается несколько вариантов представления данных (палитра Вид), из которых следует выбрать наиболее подходящий. На вкладке Нестандартные отображается набор полностью сформированных типов диаграмм с готовым форматированием. После задания формы диаграммы следует щелкнуть на кнопке Далее.
Выбор данных. Второй этап работы мастера служит для выбора данных, по которым будет строиться диаграмма. Если диапазон данных был выбран заранее, то в области предварительного просмотра в верхней части окна мастера появится приблизительное отображение будущей диаграммы. Если данные образуют единый прямоугольный диапазон, то их удобно выбирать при помощи вкладки
Диапазон данных. Если данные не образуют единой группы, то информацию для отрисовки отдельных рядов данных задают на вкладке Ряд. Предварительное представление диаграммы автоматически обновляется при изменении набора отображаемых данных.
Оформление диаграммы. Третий этап работы мастера (после щелчка на кнопке Далее) состоит в выборе оформления диаграммы. На вкладках окна мастера задаются:
· название диаграммы, подписи осей (вкладка Заголовки);
· отображение и маркировка осей координат (вкладка Оси);
· отображение сетки линий, параллельных осям координат (вкладка Линии сетки);
· описание построенных графиков (вкладка Легенда);
· отображение надписей, соответствующих отдельным элементам данных на графике (вкладка Подписи данных);
· представление данных, использованных при построении графика, в виде таблицы (вкладка Таблица данных).
В зависимости от типа диаграммы некоторые из перечисленных вкладок могут отсутствовать.
Размещение диаграммы. На последнем этапе работы мастера (после щелчка на кнопке Далее) указывается, следует ли использовать для размещения диаграммы новый рабочий лист или один из имеющихся. Обычно этот выбор важен только для последующей печати документа, содержащего диаграмму. После щелчка на кнопке Готово диаграмма строится автоматически и вставляется на указанный рабочий лист.
Редактирование диаграммы. Готовую диаграмму можно изменить. Она состоит из набора отдельных элементов, таких, как сами графики (ряды данных), оси координат, заголовок диаграммы, область построения и прочее. При щелчке на элементе диаграммы он выделяется маркерами, а при наведении на него указателя мыши – описывается всплывающей подсказкой. Открыть диалоговое окно для форматирования элемента диаграммы можно через меню Формат (для выделенного элемента) или через контекстное меню (команда Формат). Различные вкладки открывшегося диалогового окна позволяют изменять параметры отображения выбранного элемента данных.
Если требуется внести в диаграмму существенные изменения, следует вновь воспользоваться мастером диаграмм. Для этого следует открыть рабочий лист с диаграммой или выбрать диаграмму, внедренную в рабочий лист с данными. Запустив мастер диаграмм, можно изменить текущие параметры, которые рассматриваются в окнах мастера, как заданные по умолчанию.
Чтобы удалить диаграмму, можно удалить рабочий лист, на котором она расположена (Правка > Удалить лист), или выбрать диаграмму, внедренную в рабочий лист с данными, и нажать клавишу Delete.