Standard dla dokumentów tekstowych. Wymagania GOST dotyczące projektowania dokumentów tekstowych. Doprowadzamy marginesy strony do ustalonej normy.

I. Postanowienia ogólne

• Dokumenty stworzone przez policję podatkową są drukowane standardowe arkusze papier używający z reguły tekstu edytor słów Do Wersje Windowsa od wersji 2.0 i nowszych czcionką Times Nowy Roman Sugerowany rozmiar N 13, 14, 15, Times DL rozmiar N 12, 13, 14 do 1 - 2 interwałów. W indywidualne przypadki dokumenty mogą być tworzone za pomocą maszyna do pisania.

  Czcionki innych typów i rozmiarów, pogrubienie, kursywa, zmodyfikowane (zmniejszone) odstępy między wierszami, przesunięcie względem granic tekstu głównego mogą służyć do wyróżnienia części tekstu dokumentu, tytułu, notatki.

  Znaki interpunkcyjne związane ze strukturą składniową mają następujące cele. Klub, w którym byliśmy, miał więcej niż jeden pożar. W klubie, z którym spotykaliśmy się od kilku lat, wybuchł pożar. Jadąc samotną drogą w nocy w nocy. Samochód jeździł po drodze w samotną noc.

  Był krytykowany, gdy walczył w obronie swoich przyjaciół. Był krytykowany, gdy walczył w obronie swoich przyjaciół. Kolejne zdanie może zmienić swoją wartość tylko poprzez umieszczenie klucza. „Gdyby mężczyzna wiedział, jaką wartość ma kobieta, czołgałaby się, by ją znaleźć”.

  Przy drukowaniu tabel można również użyć czcionek o innych rozmiarach.

• Każdy wydrukowany arkusz dokumentu, zarówno na papierze firmowym, jak i na papierze firmowym, musi mieć następujące marginesy:
• lewy - od 2,5 do 3,5 cm;
• po prawej - od 1,25 do 2,5 cm;
• górna - nie mniej niż 2,5 cm;
• niższy - co najmniej 2 cm.
• Podczas drukowania lub kopiowania dwustronnego druga strona Arkusz musi mieć odpowiednio następujące marginesy:
  • lewy - od 1,25 do 2,5 cm;
  • prawy - od 2,5 do 3,5 cm;
  • górna - nie mniej niż 2,5 cm;
  • niższy - co najmniej 2 cm.
• Podczas formatowania tekstu dokumentu na dwóch lub więcej stronach, druga i następujące strony musi być ponumerowany.

  Liczby porządkowe strony są przyklejone cyfry arabskie na środku górnego marginesu dokumentu bez kropki. Pierwsza strona dokumentu lub wniosku nie jest numerowana.

  Na przykład między podmiotem a czasownikiem, między czasownikami lub nazwami a ich uzupełnieniami. Niepoprawnie: Prezydent RP przedstawił swoje stanowisko w tej sprawie. Po prawej: Prezydent RP przedstawił swoje stanowisko w tej sprawie. Niepoprawnie: zastępca był obecny pod adresem Prezydenta w Fortalezie.

  Po prawej: Poseł wziął udział w prezydenckim oświadczeniu w Fortalezie. Semantyka zajmuje się badaniem znaczenia słów, wyrażeń, fraz oraz podstawowych jednostek komunikacji werbalnej, znaczeń jej przypisywanych. Zawsze należy sprawdzać kontekst, w jakim używane są słowa, szukać synonimów lub bardziej precyzyjnych terminów dla powtarzających się słów.

  W razie potrzeby projekt dokumentu można oznaczyć jako „Projekt”. Ten atrybut znajduje się w prawym górnym rogu pierwszej strony dokumentu roboczego i jest ograniczony do jej prawego marginesu.

• Dokumenty są z reguły sporządzane na formularzach o ustalonej formie, które zawierają zestaw obowiązkowych szczegółów i stałą kolejność ich lokalizacji.

  Formularze dokumentów wykonywane są na papierze A4 (210 x 297 mm) i A5 (148 x 210 mm) i stosowane są w zależności od objętości tekstu. Formularze zamówień mają formaty A5 i A6 (105 x 148 mm).

  Formalne pisanie nie może uniknąć przekształceń językowych - produkt dynamika społeczna- i nie włączaj ich bezkrytycznie. Ze słownika nowości należy zawsze korzystać z rozwagą, unikając słowników, które można zastąpić słownikami już używanymi, bez uszczerbku dla nadanego im znaczenia.

  Nie uważa się, w imię rzekomego puryzmu, że język oficjalnych komunikatów jest odporny na zapożyczenia z innych języków. Najważniejsze to świadomie korzystać z zagranicznego podejścia, szukać portugalskiego odpowiednika, jeśli jest dostępny, lub ujarzmić obce słowo ducha języka portugalskiego.

• Wymagania dotyczące zestawienia i lokalizacji poszczególnych danych.
  • Sęp (znak) ograniczenia dostępu do dokumentu.

    Pieczęć lub znak tajności „Do użytku służbowego” wskazujący numer egzemplarza umieszcza się na pierwszej stronie dokumentu, na okładce i Strona tytułowa wydaniu, jak również na pierwszej stronie list motywacyjny do dokumentów zawierających informacje tajne i służbowe o ograniczonym rozpowszechnianiu. Sęp (znak) jest drukowany w prawym górnym rogu dokumentu poza granicami pole tekstowe. Numer egzemplarza znajduje się pod szyjką (znakiem) w odstępie 1,5 wiersza i jest względem nich wyśrodkowany.

    Wyrażenia, których należy unikać i wyrażenia. Język oficjalne teksty powinien zawsze kierować się formalnym kultem języka. Niedopuszczalne jest zatem, aby teksty te zawierały kolokwializmy lub wyrażenia o ograniczonym użyciu pewne grupy które zagroziłoby ich własnemu zrozumieniu przez opinię publiczną.

    Jeśli chodzi o niektóre wyrażenia, których należy unikać, należy wspomnieć o tych, które tworzą kafofat, czyli „zbiór sylab, w których złośliwość ujawnia nowy termin o niezręcznym lub absurdalnym znaczeniu”. Poniżej znajduje się lista wyrażeń, których używania lub powtórzeń należy unikać, ze wskazaniem, w jaki sposób należy ich używać i zaproponowaniem słownikowych alternatyw dla słów, które zwykle pojawiają się w nadmiarze oficjalnych zapisów.

  • Nagłówek do tekstu dokumentu:

    Nagłówek jest zestawiany dla dokumentów, z wyjątkiem wiadomości telefonicznych, telegramów, zawiadomień. Tytuł powinien zwięźle i dokładnie opisywać zawartość dokumentu. Można go sformułować za pomocą rzeczowników odsłownych w przypadku przyimkowym („O zniesieniu…”, „O organizacji…”, „O państwie…”).

    Nagłówek tekstu jest drukowany od lewej krawędzi pola tekstowego.

    A jeśli chodzi o nich, ceny będą spadać wraz ze spadkiem popytu. O ile wynika to z faktu, że ponieważ: wyczerpały się możliwości negocjacji, projekt został całkowicie zawetowany. Z tego należy korzystać najlepiej w sensie tymczasowym: pobór podatków wchodzi w życie od początku przyszłego roku.

    Unikaj powtarzania tego z uczuciem „opartym na”, preferując rozważenie, przyjęcie tego jako podstawy, budowanie na nim, poleganie na nim. Użyj po przedstawieniu dowolnej sytuacji lub sugestii, aby połączyć ją z następnym pomysłem. Alternatywnie: tak, więc, w obliczu powyższego, więc, więc, dlatego, więc, dlatego, więc, w związku z tym, w związku z tym.

    Nie stawiaj kropki na końcu tytułu. Nagłówek składający się z dwóch lub więcej wierszy jest drukowany z 1 odstępem.

  • Tekst dokumentu.

    Tekst dokumentu powinien być jasny, zwięzły, rozsądny, zapewniający dokładne i jednoznaczne postrzeganie zawartych w nim informacji.

    Tekst drukowany jest w odległości 2 - 3 odstępów od nagłówka ustalone granice pola.

    Ramię w ramię, między nimi: podróż obejmowała wycieczki przez większą część lasu. Unikaj używania z wyczuciem środowiska lub narzędzia; w tym przypadku jest używany przez, za pomocą, z pomocą, po drugie, przez użycie za pomocą środków. Projekt został złożony za pośrednictwem Wydziału.

    Kwestię tę należy uregulować dekretem. Komisja została powołana zarządzeniem Ministra Stanu. Unikaj powtórzeń; Alternatywnie z i podobnie, w ten sam sposób. Unikaj używania polimorfii do niektórych autorów, zarówno lokalizacji, jak i odpowiedników.

    Pierwszy wiersz akapitu zaczyna się 1,25 cm od lewej krawędzi pola tekstowego.

  • Podpis.

    Tytuł pozycji jest drukowany od lewej krawędzi pola tekstowego z odstępem 1 i jest wyśrodkowany względem najdłuższej linii.

    Długość najdłuższego wiersza nazwy stanowiska nie powinna przekraczać 8 cm.

    Dekodowanie podpisu w atrybucie „Podpis” znajduje się na poziomie ostatniego wiersza tytułu stanowiska przy prawej krawędzi pola tekstowego. Inicjał imienia umieszcza się przed nazwiskiem. Między inicjałem a nazwiskiem nie ma spacji. ostatni list w odszyfrowaniu podpisu ogranicza się do prawego marginesu.

    Używaj także do tworzenia, motywowania, prowokowania, produkowania, generowania, prowadzenia, tworzenia. Alternatywa z zaświadczeniem, ustaleniem, ustanowieniem, poświadczeniem, dowodem, dowodem, obserwacją, obserwacją, postrzeganiem, zapisem, weryfikacją.

    Przeglądane dane i udostępnienia mają wartość bierną i są zgodne z liczbą i rodzajem rzeczownika, którego dotyczą. Biorąc pod uwagę zainteresowanie i wysiłek, serwer został wybrany ze względu na swoją funkcję. W świetle przedstawionych dowodów nie było już wątpliwości co do kierunku śledztwa.

  • Data.

    Na dokumentach sporządzonych na papierze firmowym data jest umieszczana zgodnie z lokalizacją tego wymogu.

    Na dokumentach sporządzonych na standardowych arkuszach papieru data jest umieszczana pod tytułem stanowiska osoby, która podpisała dokument.

    Data drukowana jest od lewej krawędzi pola tekstowego w odległości 2 - 3 odstępów od poprzedniego atrybutu.

    Nawet wyrażenie jest widoczne, biorąc pod uwagę, że po rozważeniu, zobaczmy, jest niezmienne. Serwer ma cechy, biorąc pod uwagę zainteresowanie i wysiłek. Tak więc w zaawansowanych modlitwach dał wystarczająco dużo wyjaśnień, aby wszystko było jasne.

    Jeśli chodzi o skrócone zdania bezokolicznikowe: wyjaśnił wystarczająco dużo, aby wszystko było jasne. Unikaj powtórzeń; naprzemiennie z detalowaniem, detalowaniem, obrysowywaniem, opuszczaniem. Unikaj powtórzeń; Używaj również z powodu, za, za, dziękuję, zwany.

    Gdy jest używany z poczuciem przekazywania, naprzemiennie z nadawaniem, wysyłaniem, przekazywaniem, przekazywaniem, wysyłaniem, adresowaniem. Ilekroć wyrażenie ma być wcześniej równoważne, preferowana jest regencja z przyimkami; Unikaj zatem przeciw.

  • Indeks (numer) dokumentu.

    Na dokumentach sporządzonych na papierze firmowym numer jest umieszczany zgodnie z lokalizacją tego wymogu.

    Na dokumentach sporządzonych na standardowych kartkach numer umieszcza się pod datą.

    Numer jest drukowany od lewej krawędzi pola tekstowego w takiej samej odległości, w jakiej wydrukowano dokument.

  • Pieczęć zatwierdzenia, pieczęć zatwierdzenia, znak obecności wniosku.

    Wielowierszowe detale „Pieczęć zatwierdzająca”, „Pieczęć umowy”, słowo „Załącznik” z powołaniem się na numer i datę normatywnego aktu prawnego znajdują się w prawym górnym rogu pierwszej strony dokumentu i są drukowane z obramowanie górnego pola bez cudzysłowów drukowanymi literami.

    Unikaj konwersacyjnej konstrukcji. Użyj także głównie, szczególnie, szczególnie, przede wszystkim, szczególnie w szczególności, w szczególności. Wcześniejsze wskazanie włączenia; Wybierz ekskluzywne. Zastąp komunikację, doradztwo, raportowanie, uczestnictwo, informowanie, nauczanie, instrukcje, walidację, zdobywanie wiedzy, dzielenie się wiedzą; Lub pytaj, pytaj, pytaj, pytaj.

    Używaj również z celem do, z celem, z celem, celowaniem lub celowaniem, celem. Jako zaimek względny oznacza w którym: miasto, w którym się urodziłeś. Unikaj zatem takich konstrukcji jak „prawo, w którym ustalana jest grzywna” czy „spotkanie, na którym omawiano temat”.

    Tytuł wymagania – słowa „Zatwierdzono”, „Wyrażam zgodę”, „Zgadzam się”, „Wniosek”, „Zatwierdzono” – jest oddzielony od kolejnych wierszy wymagania 1,5 odstępem.

    Pozostałe linie atrybutu multiline są drukowane z 1 interwałem.

    Wszystkie składowe atrybutów są wyśrodkowane względem najdłuższej linii. Długość linii nie powinna przekraczać 9 - 10 cm i jest ograniczona do prawej krawędzi pola tekstowego.

    W takich przypadkach zamień gdzie, gdzie, w którym, w którym, w którym, w którym. Dlatego prawem jest prawo, w którym wniosek jest ustalany, posiedzenie, na którym temat był rozpatrywany. Słowny neologizm, który był nadużywany. Woli wykonywać, robić, wykonywać, wykonywać lub wdrażać, ćwiczyć, wykonywać, wykonywać, produkować, wykonywać, budować, komponować, ustanawiać.

    Pozycjonowanie można zmienić za pomocą pozycji, punktu widzenia, postawy, trybu, trybu. Pozycjonowanie oznacza „lokalizację, lokalizację” i nie należy jej mylić z pozycją. Użyj także w odniesieniu do, odnoszący się do, odnoszący się do, odnoszący się do, szacunek.

    Jeśli jest kilka stempli aprobaty lub aprobaty, umieszcza się je na tym samym poziomie.

Pomysł tego materiału zrodził się na zajęciach, które autor tych wierszy prowadził dla użytkowników Worda w organizacji bliskiej państwu. Pracownicy zostali przeniesieni do Nowa wersja programów – potem w 2007 r. Mocne wrażenie Uderzyło mnie to, że dobra połowa pytań dotyczyła zmiany domyślnych ustawień nowej wersji (nazwa i rozmiar czcionki, odstępy między wierszami, wcięcie czerwonej linii, rozmiary marginesów, paginacja itp.). Okazało się, że w tym urzędzie obowiązuje drakońska instrukcja prowadzenia dokumentacji, do której początkowe ustawienia programu zupełnie nie pasowały.

Aby zweryfikować częstość występowania tego problemu, po prostu wpisz w pasku wyszukiwania ramy prawne Consultant Plus to nazwa dobrze znanej czcionki - Times New Roman. W odpowiedzi otrzymasz listę rozporządzeń różnych władz rosyjskich - od Prokuratury Generalnej po administrację regionalną. Wszystkie te dokumenty ściśle nakazują: do prac biurowych wydziałów używaj Times New Roman i nic więcej. Zastanawiam się, czy marketerzy Microsoftu, którzy we dwoje najnowsze wersje porzuciłeś najbardziej ukochaną czcionkę w Rosji jako standardowe ustawienie rosyjskiego Worda?

Jeśli Twój pracodawca nalega na spełnienie pewnych wymogów formalnych, mamy nadzieję, że ten materiał pomoże Ci w przejściu na nową wersję programu - Microsoft Word 2010. Dzięki tym wskazówkom możesz szybko znaleźć najbardziej pożądane ustawienia i dostosować je do wytycznych Twojej organizacji.

Korzystając z tych wskazówek, pamiętaj o dwóch ważnych rzeczach:

• Wiele problemów w programie Word można rozwiązać za pomocą kilku różne sposoby. Możliwe, że inni autorzy zaproponują zupełnie inne przepisy na rozwiązanie tych samych problemów. To nie powinno być krępujące.
• Preferowane jest wprowadzanie opisanych tutaj zmian w kolejności, w jakiej zostały ułożone w tym artykule.

1. Ustaw Times New Roman jako domyślną czcionkę

Wymóg wpisywania wszystkich dokumentów wyłącznie w Times New Roman występuje w prawie wszystkich znany autorowi Rosyjskie instrukcje pracy biurowej. Starzy wyjadacze pracy biurowej nie wykluczają, że norma ta narodziła się w starożytności, ponieważ Microsoft Word w poprzednich wersjach oferował tę czcionkę jako standardową. Jednak od 2007 roku zachowanie programu uległo zmianie: w ostatnich dwóch wersjach Worda domyślnie używa czcionki Calibri dla zwykłego tekstu.

Najlepszym sposobem na naprawienie tego niedociągnięcia jest utworzenie i ustawienie nowego motywu czcionki jako domyślnego. Dla tego:

1. lub wybierając polecenie.
2. Wybierz polecenie wstążki Strona główna — Edytuj style — Czcionki — Utwórz nowe czcionki motywu.
3. W wyświetlonym oknie dialogowym ustaw Times New Roman jako czcionkę dla nagłówków i zwykłego tekstu, nadaj schematowi nazwę (na przykład na ryc. 1 nazwaliśmy go Rosyjski) i naciskając przycisk Ratować zatwierdzić zmiany.
4. Wejdź ponownie do menu Strona główna — Zmień style — Czcionki, upewnij się, że nowy schemat czcionek pojawił się na liście i wybierz go. To naprawi ten schemat w bieżącym dokumencie.
5. Przywołaj menu Strona główna — Zmień style i wybierz polecenie Domyślny. W tym kroku zobowiążesz program Word do używania schematu, który utworzyłeś i naprawiłeś dla bieżącego dokumentu w poprzednich krokach dla wszystkich kolejnych dokumentów.

Ryż. 1. Okno dialogowe Utwórz nowe czcionki motywu

W przypadku dokumentów utworzonych w programie Word 2010 przed wprowadzeniem tych zmian należy ręcznie zmienić schemat czcionek, tak jak zrobiliśmy to w kroku 4.

2. Poprawienie rozmiaru czcionki i odstępów między wierszami tekstu

Zwykle oprócz nazwy czcionki w instrukcji jest również zapisany jej rozmiar. Najczęściej dokumenty należy pisać w rozmiarze 14, rzadziej w rozmiarze 13 lub 12, ale nigdy w rozmiarze 11, który Word 2010 oferuje domyślnie.

Podobnie jest z odległościami między wierszami tekstu. W normach pracy biurowej zwykle występuje interlinia pojedyncza lub półtora wiersza. W najnowszych wersjach programu Word ten parametr jest ustawiony na 1,15. Ponadto Word 2007-2010 oddziela standardowe akapity w odstępach co 10 punktów - wydaje się, że rosyjskie normy nie są odrzucane, ale też nie są mile widziane.

Aby ułatwić zmianę tych ustawień domyślnych, autorzy programu Word 2010 dodali Nowa drużyna do zakładki dom w menu Zmień style. Dialog, do którego zaprowadzi nas to polecenie, istniał już wcześniej, ale teraz wygodniej jest się do niego dostać. Użyjmy tego:

1. Utwórz nowy pusty dokument z ustawieniami domyślnymi. Można to zrobić na przykład klikając w oknie słowo gorące klucz lub wybierając polecenie Plik — Nowy — Nowy dokument.
2. Wybierz polecenie wstążki Strona główna - Edycja stylów - Odstępy między akapitami - Niestandardowe odstępy między akapitami. Otworzy się zakładka Domyślny dialog Zarządzanie stylem(Rys. 2).
3. Na otwartej karcie dostosuj rozmiar czcionki, odstępy przed i po akapicie oraz odstępy między wierszami zgodnie ze standardami Twojej organizacji. na ryc. 2, odpowiednie parametry są w ramce.
4. Pamiętaj o ustawieniu przełącznika.
5. Zastosuj zmiany jednym kliknięciem OK.

Ryż. 2. Zakładka Domyślne w oknie dialogowym Zarządzaj stylami. Ramki podkreślają elementy sterujące odpowiadające za rozmiar czcionki, odstępy między akapitami i między wierszami w akapicie.

Jeśli jesteś użytkownikiem poziom wejścia i sporządzaj dokumenty wyłącznie „ręcznie” (tj. ogranicz się do zespołów skupionych w grupach Czcionka I Ustęp zakładki dom), możesz przejść do następnej wskazówki. Ale jeśli przy projektowaniu dokumentów używasz stylów Worda, to po opisanych zmianach będziesz musiał również sprawdzić zastosowane style pod kątem poprawności czcionek i odstępów między wierszami.

Jeśli zagłębiłeś się w style Worda, prawdopodobnie zdajesz sobie sprawę, że ich połączenie może być dość trudne. Czasami wprowadzanie zmian w jednym stylu (rodzicu) powoduje dostosowanie stylów potomnych, innym razem nie. Istnieją również style, które w ogóle nie mają „rodziców”. Po przestudiowaniu tych powiązań możesz łatwo zrozumieć, dlaczego po zmianach opisanych powyżej, w niektórych Twoich stylach czcionka i odstępy „poprawiły się” same, w innych – nie. Jeśli nie wyzdrowiały, należy to zrobić ręcznie. Na przykład ręczne „wykańczanie” będzie wymagało wbudowanych nagłówków programu Word (styles Nagłówek 1, Nagłówek 2, Nagłówek 3 i tak dalej.). Robi się to tak:

1. W dowolny dogodny dla Ciebie sposób odtwórz nowy pusty dokument ze standardowymi ustawieniami.
2. Na karcie dom w galerii stylów znajdź przycisk odpowiadający stylowi, który chcesz poprawić. Kliknij go prawym przyciskiem myszy iw wyświetlonym menu kontekstowym wybierz Zmiana. Otworzy się okno dialogowe Zmiana stylu(Rys. 3).
3. w dialogu Zmiana stylu(rys. 3) dostosuj rozmiar czcionki. Podczas dostosowywania wbudowanych nagłówków warto również zmienić kolor (uczynić kolorowy tekst czarnym) i wyrównanie (w Rosji nagłówki są często wyśrodkowane, a nie wyrównane do lewej, jak pierwotnie robił Word).
4. Kliknij przycisk Format w lewym dolnym rogu okna dialogowego iw menu, które zostanie otwarte, wybierz polecenie Ustęp. Otworzy się okno dialogowe, w którym możesz przejść do zakładki Wcięcia i odstępy.
5. Na karcie Wcięcia i odstępy kontrolki grup rzutowych Interwał zgodnie z wymaganiami Twojego pracodawcy i zamknij okno dialogowe przyciskiem OK.
6. Wracając do dialogu Zmiana stylu(Rys. 3), należy zainstalować w nim przełącznik W nowych dokumentach korzystających z tego szablonu i naciśnij przycisk OK.

Ryż. 3. Dialog Zmień styl.

Mogłoby się wydawać, że takie „zamieszanie” ze stylami jest niepotrzebne problemy. Jeśli jednak tworzysz wiele dokumentów o ustandaryzowanym układzie, wysiłek związany z dostosowaniem stylów do wytycznych Twojej organizacji szybko się opłaci.

Notatka. Skrupulatni znawcy programu mogą powiedzieć, że Word 2010 ma polecenie, które pozwala szybko przywrócić style do domyślnego wyglądu używanego w Word 2003. Autor tych wierszy zna takie polecenie, ale nie zaleca na nim polegać. Style słów 2003 były bliższe typowym normom Praca biurowa po rosyjsku, ale też nie do końca im odpowiadały. Dlatego wciąż trzeba je sprawdzać i edytować.

3. Doprowadzamy marginesy strony do ustalonej normy

Domyślnie program Word 2010 tworzy dokumenty z lewym marginesem 3 cm, prawym marginesem 1,5 cm oraz dolnym i górnym marginesem 2 cm. Jednak instrukcje dotyczące dokumentacji często określają inne rozmiary. Na przykład mogą istnieć liczby zapożyczone z GOST R 6.30-2003, gdzie 2, 2, 2 i 1 cm są przypisane odpowiednio do lewego, górnego, dolnego i prawego marginesu. Układ strony w menu pola istnieje kilka gotowych opcji dla pól, ale tych wartości tam nie ma.

Aby uniknąć konieczności zmiany pól w każdym nowym dokumencie, wykonaj następujące czynności:

1. Utwórz nowy pusty dokument z ustawieniami domyślnymi. Można to zrobić na przykład, naciskając klawisz skrótu w OK w programie Word lub wybierając polecenie Plik — Nowy — Nowy dokument.
2. Przejdź do karty wstążki Układ strony iw grupie Ustawienia strony wybierz drużynę Pola — pola niestandardowe. Otworzy się zakładka pola dialog Ustawienia strony(Rys. 4).
3. W otwartym oknie dialogowym ustaw wymagany rozmiar marginesu.
4. Po ustawieniu pól należy kliknąć przycisk Domyślny na dole okna dialogowego. Jeśli tego nie zrobimy, marginesy zmienią się tylko w bieżącym dokumencie, a nie w szablonie, na podstawie którego będą tworzone kolejne nowe dokumenty.
5. Zamknij okno dialogowe, klikając przycisk OK.

Ryż. 4. Zakładka Marginesy w oknie dialogowym Ustawienia strony.

Jeśli tworzysz dokumenty na podstawie innych szablonów, musisz wykonać z nimi te same kroki.

4. Wystylizuj standardowy akapit z czerwoną linią

W organizacje rosyjskie i instytucji zwyczajowo przyjmuje się wyrównanie zwykłego tekstu dokumentów do szerokości strony i rozpoczęcie pierwszego wiersza każdego akapitu wcięciem („czerwona linia”). Wiele instrukcji określa wielkość takiego wcięcia - zwykle 1,25 cm.

Początkujący użytkownicy zazwyczaj wykonują to formatowanie ręcznie. Aby wyrównać do szerokości, użyj przycisku w grupie Ustęp zakładki dom Lub Klawisz skrótu . Wcięcie jest zwykle tworzone przez przesuwanie linijka pozioma górny trójkąt to ten, który jest skierowany w dół. Leniwi ludzie radzą sobie, naciskając klawisz na początku akapitu - przy standardowych ustawieniach przesuwa tekst w lewo dokładnie o 1,25 cm.Jeśli jednak chcesz, aby Twoje dokumenty były schludne i przewidywalne, bardziej poprawne jest wdrożenie takiego projektu jako stylu.

Dostępnych jest do tego kilka metod. W szczególności można aktywować i poprawiać istniejące ustawienie wstępne stylu. czerwona linia, który jest głęboko ukryty w trzewiach programu. Ale być może łatwiej i szybciej jest utworzyć nowy. własny styl. Oto jak to się robi:

Ryż. 6. Zapisany styl powinien pojawić się w galerii stylów na karcie Strona główna.

Teraz możemy wyjustować akapit i nadać mu czerwoną linię jednym kliknięciem przycisku w galerii stylów.

Algorytm tworzenia stylu jest opisany tutaj na przykładzie akapitu z czerwoną linią, ale w rzeczywistości jest uniwersalny. W przybliżeniu w ten sam sposób możesz stworzyć dowolny styl, na przykład, aby szybko zaprojektować adresata dokumentu.

5. Dostarcz szablonowi poprawną paginację

Rosyjskie reguły biznesowe zazwyczaj wymagają, aby w przypadku dokumentów składających się z dwóch lub więcej stron druga i kolejne strony były ponumerowane. Numer powinien składać się tylko z numeru, być umieszczony na środku górnego marginesu arkusza i mieć taką samą czcionkę jak tekst główny dokumentu.

W programie Word 2007-2010 puste miejsce jest najbliższe tym wymaganiom. Prosty numer 2, który jest dostępny na zakładce Wstawić w menu Numer strony — początek strony. Jednak to puste miejsce wymaga „wykończenia”: numer zostanie najpierw wstawiony na wszystkich stronach dokumentu, w tym na pierwszej, a jego wygląd może różnić się od tekstu głównego.

Raz na zawsze ustalimy zasady numeracji w szablonie, na podstawie którego tworzysz dokumenty. Wtedy w przyszłości od czasu do czasu wymagana wersja nagłówków i stopek będzie generowana „sama”. Wykonaj następujące czynności:

Zalecamy utworzenie nowy dokument i przetestować na nim działanie nagłówków i stopek. Dopóki plik zawiera jedną stronę, nie ma na niej nagłówka ani stopki. Ale gdy tylko kolejne strony zostaną dodane do dokumentu, powinny automatycznie wyświetlać numer.

6. Oswoj autokorektę i autoformat

Ustawienia, o których będziemy mówić w tej sekcji, nie są określone w dokumentach regulacyjnych. Jednak źródło problemu jest takie samo: ustawienia domyślne programu Word nie do końca pasują. rosyjskie tradycje Papierkowa robota.

Przypomnijmy pokrótce, jaka jest istota rozważanych funkcji autokorekty i autoformatowania. Redaktor stale monitoruje Twoje działania. I nie tylko śledzi: wprowadzony tekst może zostać poprawiony „samoczynnie”, bez wyraźnych poleceń z Twojej strony. W niektórych przypadkach taki automatyzm ułatwia życie, np. program jest w stanie poprawić szerokie koło literówki. Wpisz „jednak” w dokumencie i upewnij się, że sam program Word zmieni błędnie napisane słowo na „jednak”. Niestety, „dowolność” programu nie zawsze jest tak przydatna. Spory odsetek użytkowników programu Word poświęca energię na naprawianie tych samych błędów autoformatowania i autokorekty dzień po dniu, zamiast poprawiać ustawienia raz na zawsze za pomocą kilku kliknięć myszką.

Aby przejść do ustawień autokorekty i autoformatowania, wykonaj następujące czynności:

1. wywołać komendę Plik — Opcje oraz w otwartym oknie dialogowym Opcje słów przejdź do sekcji Pisownia.
2. w rozdziale Pisownia naciśnij przycisk Autokorekta. Otworzy się okno dialogowe Autokorekta, w którym najbardziej interesujące są dwie zakładki - Autokorekta I Automatyczne formatowanie podczas pisania.

Wybrednym użytkownikom zaleca się uważne przestudiowanie wszystkich (dokładnie wszystkich) ustawień tych kart w czasie wolnym. Tutaj ograniczymy się do jednego przykładu, w którym szczególnie wyraźnie widać ograniczenia rusyfikacji słowa. To pole wyboru na karcie Autokorekta(Ryż.).

Ryż. 9. Zakładka Autokorekta okna dialogowego Autokorekta. Pole wyboru odpowiedzialne za zamianę liter na duże po podświetleniu znaku interpunkcyjnego.

Jeśli to pole wyboru jest zaznaczone, program Word śledzi występowanie znaków interpunkcyjnych w tekście. Wpisujesz kropkę, program sprawdza czy słowo poprzedzające tę kropkę jest na liście wyjątków, a jeśli nie to automatycznie tłumaczy pierwszą literę następne słowo na wielkie litery. Z jednej strony taki automatyzm jest wygodny, zwłaszcza dla użytkowników o słabych umiejętnościach obsługi klawiatury. Z drugiej strony niestosowne wielkie litery po skrótach to jeden z najczęstszych błędów, z jakimi spotyka się każdy czytelnik dokumentów elektronicznych.

Problem w tym, że lista wyjątków sporządzona przez ekspertów Microsoftu jest niekompletna. Bardzo pierwszorzędny przykład: w Rosji zwyczajem jest skracanie słowa „rubel” trzema literami (ruble) i jedną (r.). W przypadku zastosowań biznesowych i profesjonalnych druga opcja jest uważana za bardziej preferowaną, ponieważ jest określona w ustawieniach lokalizacji systemu operacyjnego Microsoft Windows. Niestety, słowo rosyjskie początkowo uważa, że ​​po literze p z kropką z pewnością musi nastąpić początek nowego zdania.

Poprawienie takich nieporozumień jest proste: dodaj skrót do liczby wyjątków. Gdy program Word przez pomyłkę zamienia pierwszą literę wyrazu na wielką, wykonaj następujące czynności:

1. Najedź kursorem myszy na literę, która jest błędnie pisana wielką literą. Pod literą pojawi się migająca ikona kontekstowa Opcje autokorekty.
2. Kliknij tę ikonę kontekstową. Otworzy się wyskakujące menu autokorekty (Rysunek 10).
3. Wybierz odpowiednią opcję z wyświetlonego menu. W naszym przykładzie najlepiej utworzyć wyjątek dla litery „p” z kropką (odpowiednie polecenie zaznaczono na ryc. 10 strzałką).

Ryż. 10. Przykład błędu autokorekty i jego korekty za pomocą menu kontekstowego Opcje autokorekty. Podświetlono polecenie, które spowoduje zgłoszenie nowego wyjątku.

Pogląd pełna lista utworzone wyjątki mogą znajdować się we wspomnianym już oknie dialogowym Autokorekta. Aby to zrobić, na karcie Autokorekta musisz nacisnąć przycisk Wyjątki.

Jednak autor tych linii woli nie cierpieć z powodu wyjątków, ale generalnie wyłącza ustawienie Pierwsze litery zdań pisz wielką literą. To koniec, więc musisz nacisnąć na początku każdego zdania, ale moim zdaniem jest to łatwiejsze niż śledzenie nadmiernej „kreatywności” programu.

Wniosek

Jak widać, początkowe ustawienia programu Microsoft Word nie do końca odpowiadają panującym zasadom rosyjskiej pracy biurowej. Ale dzięki elastyczności programu można go naprawdę dostosować do prawie dowolnych opcji formatowania.

Jeśli wśród czytelników tego artykułu byli szefowie organizacji i instytucji z jasnymi przepisami dotyczącymi formalności, odważymy się udzielić im rady. Poinstruuj swoich „specjalistów IT”, aby opracowali kwestię scentralizowanego przenoszenia ustawień użytkownika Biuro Microsoftu zgodnie z przepisami departamentalnymi lub lokalnymi. Możliwe i konieczne jest stworzenie własnego szablonu ze starannie dobranym zestawem ustawień, opatrzenie go instrukcją, a następnie „rozrzucenie” go po stanowiskach pracy. Pozwoli to na tworzenie lepszych i bardziej spójnych dokumentów w krótszym czasie.