Jak zrobić numery seryjne w programie Excel.

Zasady skrótów

W różnych dokumentach stosowane są określone typy skrótów. Wszystkie muszą spełniać wymogi zasad ortografii i interpunkcji. Zasady skracania słów w tekstach dokumentów biznesowych określa norma państwowa. Skróty są uzasadnione, ponieważ skracają czas opracowania tekstu, zmniejszają jego objętość i, co oczywiste, koszty wytworzenia dokumentu.

Skróty to ekonomiczne oznaczenia słów w dokumentach. Ich osobliwością jest to, że są wymawiane Mowa ustna w całości i można je skrócić wyłącznie w formie pisemnej. Po takim zmniejszeniu należy postawić kropkę, jeśli nie jest to kilogram lub miara metryczna: (kg, t, mm, km, dm, g).

Głównym kryterium redukcji jest dostępność.

Istnieją dwa rodzaje skrótów: a) dla percepcja wzrokowa; b) do stosowania w pismo.

Skróty graficzne oznaczające percepcję wzrokową nie mają projekt gramatyczny, oznaczone małymi literami i napisane:

1. poprzez ukośną linię: o/c (skład specjalny), w/h ( jednostka wojskowa), p/n (numer seryjny) itp.
2. z łącznikiem: m-ts (miesiąc), b-ka (biblioteka), rn (dzielnica), f-tion (funkcja) itp.

Zwyczajowo rozróżnia się kilka rodzajów skrótów:

1. Skróty literowe (początkowe) (skróty), które powstają z pierwszych liter każdego słowa: Ministerstwo Spraw Wewnętrznych, Policja Drogowa, Elektrownia Jądrowa w Czarnobylu, SBU, GU MIA itp. Prawie wszystkie początkowe skróty są pisane za pomocą Wielka litera(z wyjątkiem tych, które stały się niezależnymi słowami, na przykład urząd stanu cywilnego, uniwersytet itp.).

2. Złożone skrócone słowa o edukacji mieszanej składają się ze skrótów i słów obciętych. Są pisane na różne sposoby, na przykład VNIIugol, rayono itp.

H. Słowa złożone typ złożony, na przykład kołchoz, państwowy gospodarstwo rolne, statek motorowy, Rostselmash, Glavmorput itp.

4. Poszczególne, częściowo skrócone słowa, składające się z części rdzenia i pełnego wyrazu, różnią się pewnymi cechami w dekodowaniu, w kategorii rodzaju, deklinacji, np.: szef personelu, zastępca dyrektora, poczta główna itp.

5. Zapożyczone z innych języków, na przykład: BBC, APN, napalm, lavsan itp.

6. Konwencjonalne skróty graficzne do oznaczania pozycji, pojęć geograficznych, okresów czasu, definicji ilościowych, nazw miast, wsi, regionów, dzielnic, ulic, alei itp.

Osobliwością skrótów graficznych jest to, że nie są one wymawiane w mowie ustnej. Po takim skrócie musi być kropka, np.: g. (miasto); Z. (wieś); region, powiat itp. Skróty graficzne pisane są zawsze małymi literami.

W DZW nie używa się skrótu „tytułu”, „autora dokumentu”, „podpisu”. Niedozwolone jest skracanie słów za pomocą ukośnej linii, ponieważ tej metody nie ma, np.: n/zavode (w fabryce), m/matka (matka wielu dzieci), z/r (zasłużony innowator). Ogólny akceptowane skróty używane w wykazach i referencjach, z trującymi liczbami, na przykład imionami, nazwiskami itp. (i tak dalej) itp. (i tym podobne) itp. (i tak dalej) itd. (i więcej), 1 milion, 50 km itp.

Spójnik „to jest” (tj.) jest skracany, ale nie należy skracać słów „ponieważ”, „a zatem”, „ponieważ”, „tzw.”.

Nazwy stopni i tytułów naukowych można skracać jedynie bezpośrednio przed nazwiskami, zarówno w tekście, jak i w atrybucie „podpis”, np.: acad. Zacharow, profesor nadzwyczajny Pietrow, dr. technologia Leonow, inżynier Iwanow i inni Tytuł stanowiska można skrócić tylko w tekście, na przykład: „Na spotkaniu przemawiał główny mechanik L.P. Silaev”. Ponadto słowa „zastępca”, „kierownik”, „asystent” są pisane razem (kierownik działu, kierownik magazynu, zastępca dyrektora). Ale jeśli te słowa są oddzielone od rzeczownika przymiotnikiem, po nich umieszcza się kropkę: na przykład zastępca. główny inżynier

Pojęcia geograficzne skraca się jedynie przed słowami, do których się odnoszą, np.: jezioro. Balaton, Donieck.

Wpisując adres w polu „adresat” dopuszcza się użycie skrótu: ul. (ulica), aleja (aleja). uliczka (pas), pl. (powierzchnia), dom (dom), budynek. (budynek), mkw. (mieszkanie), region (region), wieś (wieś). Dopuszczalne są skrócenia przedziałów czasowych i określenia ilościowe po liczbach wyrażonych liczbowo: 5 tysięcy wagonów, 12 tysięcy sztuk bydła, 200 gramów.

Słowo „rok” skraca się wyłącznie cyframi, na przykład: 1992.

Wyznaczając okres, pisze się tak: 1990-1995, ale jeśli między latami występuje przyimek „by”, to należy pisać: od 1990 do 1996.

Przy wyznaczaniu rachunkowych lat budżetowych gospodarczo-administracyjnych zapisuje się rok akademicki 1995/96, - w pozostałych przypadkach 1995/96 (jeśli mamy na myśli rok administracyjny, gospodarczy, oświatowy, budżetowy).

Pisząc datę w sposób mieszany (werbalno-numeryczny i alfabetyczny), słowo „rok” zapisuje się literą g, na przykład 22 maja 1996 r. Łącząc nazwę miesiąca i roku, słowo „miesiąc ” nie jest napisane: (w październiku 1995 r.). Nie piszą w tekście „w październiku tego roku”. (w tym roku) należy podać pełny rok: październik 1995 r

Obliczając czas w dokumentach, piszą 20 godzin lub 20-00, 8 godzin 45 minut, nie należy używać słów „rano” i „popołudnie”.

Wyrazy „godzina”, „minuta”, „sekunda” są skracane za pomocą liczb, np.: - 5 godzin 32 minut 20 sekund (na końcu skrótu nie stawia się kropki).

Znaki nr, §, % w tekście umieszcza się wyłącznie cyframi i in mnogi nie podwajają się, np. nr 16, 6, 9, § 7, 10, 12, 50-60%.

Należy stosować wyłącznie oficjalnie przyjęte skróty nazw instytucji i organizacji, np.: Ministerstwo Przemysłu Węglowego, Ministerstwo Oświaty itp.

Skrócone nazwy marek maszyn, mechanizmów, obrabiarek, narzędzi itp., składające się z indeksów indywidualnych alfabetycznych lub mieszanych (alfabetycznych i cyfrowych), należy pisać wielkimi literami bez cudzysłowu. W takich skrótach cyfry, jeśli występują po indeksach literowych, należy oddzielić łącznikiem, na przykład: GAZ-51, VAZ-69.

Jeśli oznaczenia literowe stoją po liczbach, wówczas cały indeks jest zapisywany razem, IL-18D.

Obecnie w pracy biurowej bardzo często stosuje się skróty. Wiele z nich weszło do powszechnego użytku i zostało wprowadzonych leksykon ludzie jako pełnoprawne jednostki leksykalne. Są stale używane różne style przemówienie pisemne, w tym w oficjalnym stylu biznesowym.

Pisanie liczb

W dokumentach biznesowych stale mamy do czynienia ze znaczną liczbą nazw numerycznych. Żądają specjalny wzór. Sporządzając dokumenty należy pamiętać o zasadach zapisywania informacji cyfrowych.

Zatem jednoznaczne liczebniki główne (odpowiadając na pytanie „ile”) nie mają przyrostów wielkości liter, np. w „dodatku” wymagana liczba arkuszy i egzemplarzy jest zapisywana wyłącznie cyfrowo: na 3 l w 2 egzemplarzach. (nie zapisane w 5, w 3). Jeżeli liczba ma wymiar skrócony, zapisuje się ją wyłącznie cyframi: 8 kt, 5 l, 25 km itd., natomiast jeżeli liczby nie mają w tekście dokumentu jednostek miary, zapisuje się je wyłącznie słownie np.: w jednym kierunku, trzema śrubami itp. (z wyjątkiem numerów złożonych: 21, 35, 198 itd.).

Liczby zaczynające się od dziesiątek tysięcy zapisywane są w sposób mieszany: 15 milionów. osoba, 20 tysięcy hrywien, 200 tysięcy egzemplarzy, ale jednolicie w jednym tekście.

Liczby porządkowe wyrażone cyframi rzymskimi zakończenia spraw nie ma na przykład: na IV sesji Rady Najwyższej Ukrainy. Liczby porządkowe nie mają rozszerzeń, jeśli występują po rzeczowniku, na przykład: ryż. 2, cholera. 2, na s. 41. Jeżeli w pobliżu znajduje się kilka (więcej niż dwie) liczb porządkowych, przyrosty wielkości liter umieszcza się tylko przy ostatniej, np.: 1, 2, 3 itd.

Wyrazy złożone, których pierwszą częścią jest cyfra, zapisuje się w sposób mieszany, z łącznikiem (bez rozszerzeń wielkości liter), na przykład: 200 ton, 300 rocznica, 40 mm, 12 tomów.

Jednostki miary dla cyfr oznaczających granicę zapisuje się tylko raz: 20-30 szt. lub od 20 do 30 szt.

Kwoty pieniężne zapisuje się w następujący sposób: najpierw kwotę podaje się cyframi, a w nawiasach - słownie, na przykład: w kwocie 256 UAH. (dwieście pięćdziesiąt sześć hrywien).

Jeżeli tekst dokumentu zawiera szereg wartości liczbowych wielkości wyrażonej tą samą jednostką miary, wówczas ta jednostka miary jest wskazywana dopiero po ostatniej cyfrze.

Odstępy między wartościami liczbowymi wielkości zapisuje się w następujący sposób: od 50 do 100, od 100 do 150.

Zaleca się formatowanie materiału cyfrowego zawartego w dokumencie w formie tabel (uwaga 2.1). Zasady projektowania stołów

Tabela to zestawienie informacji o czymś lub danych liczbowych, przedstawione w określonym systemie i ułożone w kolumny. Tabela pozwala przedstawić informacje o najbardziej kompaktowych i w formie wizualnej. Wymagania dotyczące konstrukcji, prezentacji i projektowania tabel określono w sekcji GOST 1.5-85. Chociaż GOST jest dedykowany do tworzenia standardów, wymagania dotyczące tabel w nim określonych mają zastosowanie do wszystkich ujednoliconych systemów dokumentacji, w tym organizacyjnych i administracyjnych . Stwierdza się tutaj, że „tabele służą większej przejrzystości i porównaniu wskaźników”.

GOST wymienia wymagane elementy tabeli i kolejność ich układu graficznego (tabela 3.1)

Tabela 3.1

Nagłówek tematu (może istnieć lub nie)

Wszystkie tabele w tekście, także te w załącznikach, oznaczono kolejną numeracją cyfry arabskie. Jeśli jest tylko jedna tabela, wówczas nie jest zapisywane słowo „Tabela”, w związku z czym nie podaje się numeracji.

Tabela może mieć tytuł, który zwięźle, ale dokładnie odzwierciedla jej zawartość. Jest napisany nad tabelą pośrodku, wielką literą. Na końcu tytułu nie ma kropki. Głowa stołu oddzielona jest grubą linią od reszty stołu. Tabela nie jest zamknięta liniami granicznymi po lewej, prawej i dolnej stronie. Tabela jest umieszczona bezpośrednio pod tekstem, w którym jest wymieniona po raz pierwszy lub na Następna strona. Możesz także podać tabelę w załącznikach do dokumentu głównego. Jeżeli tabela jest duża i jej wiersze i kolumny nie mieszczą się w formacie strony lub jest przenoszona na inną stronę, to można ją podzielić na części mieszczące się jedna pod drugą. Nad każdą kolejną częścią napisz „Ciąg dalszy tabeli…”, powtórz jej nagłówek i, jeśli to konieczne, nagłówki wierszy.

Nagłówki kolumn i wierszy pisane są wielką literą, podtytuły kolumn małą literą, jeśli stanowią kontynuację nagłówka, a wielką literą, jeśli mają niezależne znaczenie (tabele 3.2, 3.3)

Tabela 3.2

Tabela 3.3

Na końcu tytułu lub podtytułu tabeli nie ma kropki. Nagłówki kolumn są zawsze formułowane w formacie pojedynczy i mianownik.

Częstym błędem przy projektowaniu tabel jest ukośny podział rzędów. Specjalny zapis GOST wskazuje, że nie wolno oddzielać nagłówków paska bocznego od wykresu ukośnymi liniami, nie można także uwzględnić w tabeli kolumny „Numer zamówienia”. Jeżeli zachodzi potrzeba numerowania wskaźników, to ich numer seryjny umieszcza się z boku tablicy bezpośrednio przed nazwą (tabela 3.4).

Tabela 3.4

Należy zaznaczyć, że przy oznaczaniu marek, rodzajów produktów, a także przed liczbowymi wartościami ilości, nigdy nie umieszcza się numeru seryjnego.

GOST szczegółowo opisuje procedurę wyznaczania wielkości fizyczne i ich wartość liczbową, dlatego powinna być pod ręką każdego, kto przygotowuje takie tabele.

Wartości liczbowe wskaźnika należy wpisać na poziomie ostatniej linijki nazwy wskaźnika. W przypadku, gdy wartości wskaźników podawane są w formie tekstowej, wpis należy rozpocząć na poziomie pierwszej linijki nazwy wskaźnika. Jeżeli w tabeli nie ma danych, umieszczana jest myślnik (kreska) (tabela 3.5)

Tabela 3.5

Zasady wypełniania wskaźników przedstawia tabela. 3.6.

Tabela 3.6

Jeżeli w jednej kolumnie powtórzy się tekst składający się z jednego słowa, a w tabeli nie ma poziomych kresek, to słowo to zastępuje się cudzysłowem (tabela 3.6)

Tabela 3.6

Niedopuszczalne jest zastępowanie powtarzających się liczb i oznaczeń matematycznych do oznaczania klas materiałów cudzysłowami.

Jeżeli powtarzany tekst składa się z dwóch lub więcej słów, przy pierwszym powtórzeniu wpisz słowo „Same” i następnie umieść cudzysłów. To samo robi się przy powtarzaniu części słowa, dodając dodatkowe indywidualne informacje (tabela 3.8)

Tabela 3.8

Jeśli wiersze w tabeli są oddzielone linie poziome, tekst powtarza się w całości (tabela 3.9)

W tym artykule powiem Ci, na co w tabeli nie zwracasz uwagi. Wiele tabel ma kolumnę z kolejnymi numerami. Ta kolumna informuje, pod jakim numerem znajduje się dana linia. Wiele osób nie wie, że można ustawić ustawienia tej kolumny tak, aby automatycznie numerowała wszystkie wiersze. Niektórzy powiedzą: „No cóż, sam świetnie sobie radzę z tym zadaniem”. Ale prawda jest taka, że ​​to podejście jest niepraktyczne. Takie oświadczenie może złożyć tylko osoba, która nigdy nie musiała dodawać nowego wiersza ani usuwać istniejącego z tabeli.

Naprawdę, to zadanie staje się trudne, jeśli zmieniłeś liczbę linii Duży stół. Numerację należy natychmiast przepisać. Sugeruję, abyś nauczył się, jak zmusić program Word do samodzielnego numerowania wierszy w tabeli.

Powiedzmy, że mamy pusty stół, jego pierwsza kolumna to numer kolejny.

Teraz, gdy dodamy nowy wiersz, pierwsza kolumna tego wiersza zostanie wypełniona odpowiednim numerem wiersza.

Cóż, teraz uwaga! Po co musisz to zrobić numeracja automatyczna pierwsza kolumna. Usuńmy drugą linię z danymi o gruszkach.

Jak łatwo zauważyć, numer seryjny linii z danymi o odpływach zmienił się automatycznie.

Przypominam, że to podejście jest bardzo przydatne, gdy musisz pracować z dużymi listami. Na przykład lista pracowników lub studentów. Na takich zestawieniach ważne jest, aby zaznaczyć nie tylko, ale i prawidłowy numer seryjny. W końcu te listy mogą się zmieniać.

A teraz chcę Ci powiedzieć, jak utworzyć numerację całej kolumny w istniejącej tabeli. Wybierz komórki kolumny, w których chcesz wprowadzić numery wierszy. Jak można się domyślić, kliknij przycisk listy numerowanej.