Utworzenie stylu zajmie tylko kilka minut, ale przy późniejszym sformatowaniu tekstu dokumentu utworzony styl pozwoli zaoszczędzić mnóstwo czasu i nerwów.
Przez ostatni miesiąc byłem ściśle zaangażowany w opracowywanie szablonów do tworzenia dokumentów programowych wymaganych przez GOST: specyfikacje techniczne programu, instrukcja obsługi, opis aplikacji i inne. Wydawać by się mogło, że w tej czynności nie ma nic skomplikowanego. Wstaw niezbędne sekcje, podziały stron, pola na przyszły tekst. Miałem jednak trudności z projektowaniem dokumentów, a zwłaszcza ze stylami nagłówków i listy wielopoziomowe.
Zgodnie ze standardami państwowymi nagłówki w dokumencie muszą zaczynać się od określonego wcięcia akapitu, być zapisane jednolitą czcionką i nie zawierać kropki po ostatniej cyfrze numeracji. Ponadto istnieją inne wymagania projektowe, które należy wziąć pod uwagę.
Zaawansowany użytkownik Edytor słów, być może, uśmiechnie się i powie: co w tym takiego skomplikowanego? Wprowadziłem tekst tytułu i podałem go żądaną czcionkę i formatowanie lub zastosować do niego styl nagłówka żądanego poziomu i kliknąć przycisk „Numerowanie” na panelu formatowania. To prawda, ale ostatecznie dokument kończy się wieloma różnymi niezorganizowanymi stylami, w których można się pogubić i które w żaden sposób nie przyczyniają się do poprawy wygląd dokument. Ale istnieją również listy wielopoziomowe, które dla wielu wydają się całkowicie zagmatwane i niezrozumiałe w użyciu.
W tym poście podzielę się moją metodą oswajania nagłówków i list wielopoziomowych poprzez odpowiednie ich stylizowanie. Zdecydowanie zalecam używanie stylów podczas tworzenia jakichkolwiek dokumentów. Utworzenie stylu zajmie tylko kilka minut, ale przy późniejszym sformatowaniu tekstu dokumentu utworzony styl pozwoli zaoszczędzić mnóstwo czasu i nerwów.
Stanąłem więc przed zadaniem wykorzystania czterech różnych poziomów numerowanych nagłówków w dokumencie do oznaczenia sekcji dokumentu. Sekcje te powinny również posiadać własne, numerowane podsekcje. Oto przykład prawidłowych wielopoziomowych nagłówków numerowanych:
Pierwszym krokiem jest edycja standardowych stylów nagłówków wbudowanych w globalny szablon Normal.dot lub we własny szablon opracowany dla określonych dokumentów. Aby zobaczyć style użyte w szablonie lub dokumencie, wybierz podpozycję (polecenie) „Style i formatowanie” z pozycji menu „Format”. Obszar zadań o tej samej nazwie pojawi się po prawej stronie obszaru roboczego programu, jak na zrzucie ekranu poniżej:
Standardowo wyświetlane są główne style trzypoziomowych nagłówków oraz styl „Normalny”, czyli styl zwykły tekst dokument. Do wyświetlenia więcej stylów W tym obszarze możesz wybrać opcję Niestandardowe z listy rozwijanej Pokaż u dołu panelu zadań. Otworzy się następujące okno dialogowe:
Jeśli kategoria „ Dostępne style" (Dostępne style), wówczas w obszarze „Wyświetlane style” zostaną wyświetlone tylko te style, które zostały użyte do utworzenia tego dokumentu. Zazwyczaj zaznaczane są trzy poziomy nagłówków. Jeśli chcesz użyć czwartego poziomu nagłówków, zaznacz pole wyboru „Nagłówek 4”. Całkiem możliwe, że w obszarze Style wyświetlania nie masz stylu, w takim przypadku wybierz kategorię Wszystkie style i zaznacz pola tylko dla nagłówków od 1 do 4 oraz stylu Normalny, a także style, które sam utworzyłeś. Zamknij okno Ustawienia formatu, klikając OK.
Naszym drugim krokiem będzie dopracowanie stylów nagłówków. Nagłówkom początkowo przypisuje się czcionki o różnym formatowaniu. Aby utworzyć dokument programowy, zgodnie z GOST, konieczne jest użycie jednej czcionki dla całego dokumentu. Używam czcionki Times Nowy Roman 14 pkt za styl Regular. W nagłówkach również użyję tej czcionki, zmieniając jedynie jej wielkość i odstępy.
Aby zmienić styl nagłówka, umieść kursor myszy nad „Nagłówkiem 1” w panelu zadań. Napis pojawi się w ramce, a po jego prawej stronie pojawi się przycisk z trójkątem. Kliknij ten trójkąt i menu kontekstowe tego stylu. Wybierz w nim polecenie „Modyfikuj”, a pojawi się okno dialogowe „Zmień styl”.
W polu Styl oparty na wybierz z listy rozwijanej opcję Brak stylu. Pole „Styl następnego akapitu” pozostaw niezmienione. Następnie kliknij przycisk Format znajdujący się na dole okna i wybierz polecenia potrzebne do zmiany ustawień. Aby zmienić czcionkę, użyj polecenia „Czcionka”, aby zmienić wcięcie i odstępy akapitów, użyj polecenia „Akapit”. Wprowadź wymagane zmiany. Przykładowo dla „Nagłówka 1” ustawiam następujące parametry: czcionka – Times New Roman pogrubiona 18 pkt, akapit – wyrównanie do lewej, wcięcie pierwszego wiersza 1,5 cm, odstęp przed 0 pkt, po 3 pkt, odstęp między wierszami podwójny, tabulator – ustawić 3,5 cm od lewej krawędzi bez wyściółki.
Jeśli chcesz zastosować zmiany wprowadzone do szablonu, na podstawie którego będziesz później tworzyć swoje dokumenty, zaznacz pole „Dodaj do szablonu”, w przeciwnym razie wszystkie te zmiany zostaną zastosowane tylko do aktywnego w ten moment dokument.
Podobnie zmieniłem styl pozostałych nagłówków, odpowiednio zmniejszając wielkość czcionki dla każdego z nich: „Nagłówek 2” - pogrubienie 16 pkt, „Nagłówek 3” - pogrubienie 15 pkt, „Nagłówek 4” - pogrubienie 14 pkt.
W ten sposób skonfigurowałem style nagłówków, których potrzebowałem w szablonie. Teraz konieczne było stworzenie stylu dla list wielopoziomowych.
Z pozycji menu „Format” wybierz polecenie „Punktory i numeracja”. Otworzy się okno dialogowe o tej samej nazwie. Przejdź do zakładki Style listy w oknie i kliknij przycisk Dodaj. Otworzy się przed tobą okno „Nowy styl” ze znajomym interfejsem i przyciskami:
W polu „Nazwa” wpisz nazwę swojego stylu (niech będzie to „Numer_nagłówka”). Następnie kliknij przycisk Format znajdujący się na dole okna i wybierz polecenia potrzebne do zmiany ustawień. Dostępne będą tylko trzy polecenia: „Czcionka”, „Numerowanie” i „Skrót klawiaturowy”.
Zwróć uwagę na pole „Zastosuj formatowanie do”. Domyślnie będzie ustawiony na „Nagłówek 1”. Określając formatowanie numeracji, stosujesz je wyłącznie do tego nagłówka. Odpowiednio wybierając w tym polu następna wartość- „Nagłówek 2” - musisz także ustawić dla niego formatowanie, które było wcześniej ustawione dla „Nagłówka 2”.
Wybierz polecenie „Numerowanie”, a okno dialogowe „Lista” otworzy się przed tobą. Kliknij dowolną listę próbek, a przycisk „Dostosuj” u dołu okna stanie się aktywny. Kliknij to. Otworzy się nowe okno, jak pokazano na zrzucie ekranu poniżej.
W tym oknie będziemy musieli skonfigurować style numeracji dla każdego z nagłówków. Wybierz żądany poziom, np. 1. W oknie zostaną wyświetlone opcje, których dotyczą ten poziom. Tutaj możesz dostosować czcionkę numeracji, wcięcie akapitu. Jeśli to okno otworzyło się w w skrócie, kliknij przycisk „Więcej”, a dostępne będą dodatkowe opcje do konfiguracji.
Wybierz polecenie Czcionka. Pojawi się przed tobą znane okno dialogowe, w którym ustaw te same parametry, które ustawiłeś dla „Nagłówka 1”. Pamiętaj, aby odznaczyć wszystkie pola wyboru w grupie „Efekty” – tak się stanie blady kolor, ustaw kolor tekstu, brak podkreślenia i sprawdź wszystkie pozostałe ustawienia w pozostałych zakładkach okna.
W grupie „Pozycja numeru” ustaw lewą pozycję na 1,5 cm. W grupie „Położenie tekstu” ustaw tabulator po 3,5 cm, wcięcie 0 cm. Wybierz z listy rozwijanej w „Poziom łącza do stylu to ustawić na „Nie”. Pozostaw wartość w polu „Podążaj za numerem” bez zmian – znak tabulacji.
Powtórz te kroki dla wszystkich poziomów nagłówków w szablonie. Po zakończeniu kliknij OK i nie zapomnij zaznaczyć pola „Dodaj do szablonu”. Zostanie wyświetlone okienko zadań Style i formatowanie nowy element(styl) swoim imieniem i nazwiskiem „Numer_nagłówka”.
Ostatnią rzeczą, którą musimy zrobić, to przetestować, jak style sprawdzają się w praktyce. Aby to zrobić, wprowadź do dokumentu kilka linijek tekstu. Wprowadź co najmniej siedem linii do sprawdzenia różne poziomy nagłówki. Umieść kursor myszy na pierwszym wierszu tekstu i zastosuj do niego styl Nagłówek 1. Następnie zastosuj utworzony styl Heading_Numbering do tego samego tekstu. Powtórz te kroki w podanej kolejności (Nagłówek -> Numeracja_nagłówka) dla pozostałych linii, za każdym razem stosując do nich inny poziom. Lista hierarchiczna powinna wyglądać mniej więcej tak:
Jak widać, na dole okna wyświetliłem poziom „Nagłówek 2”, ale z uszkodzoną numeracją - 1.1. Zdarza się. I bardzo łatwo to naprawić. Po prostu kliknij ten numer prawym przyciskiem myszy, aby wyświetlić menu kontekstowe. Wybierz z tego menu polecenie „Kontynuuj poprzednią listę”, a nagłówek otrzyma prawidłowy numer, w w tym przypadku - 2.2.
Mam nadzieję, że rozumiesz, w jaki sposób tworzone są style i jak są modyfikowane. Mam również szczerą nadzieję, że ta notatka pomoże Ci stworzyć prawidłowe style nagłówków i pięknie, a co najważniejsze, jednolicie sformatować Twoje dokumenty.
1. Zastosuj styl dosłownie oznacza: umieść kursor na linii, której styl chcesz zmienić. W okienku zadań Style i formatowanie kliknij pożądany styl. Styl zostanie zastosowany do linii. [
W trybie widoku struktury możesz numerować nagłówki lub wybrane akapity tekstu. Program Word numeruje automatycznie.
Aby ponumerować nagłówki, przejdź do trybu widoku struktury i określ poziom, do którego chcesz numerować. Następnie wybierz część dokumentu, którą chcesz ponumerować i wywołaj polecenie Lista wielopoziomowa na karcie dom i ustaw sposób numerowania wybierając jedną z ikon w dolnym wierszu. Po naciśnięciu przycisku OK wynik będzie widoczny na ekranie.
Przypisy
Przypisy używane do wyjaśnienia głównego tekstu
zwykłe przypisy umieszczane są na dole strony i przypisy końcowe
na końcu sekcji lub dokumentu. Jeden dokument może zawierać zwykłe,
i przypisy końcowe: zwykłe - dla wyjaśnienia wprowadzonych terminów na dole
strony, a końcowe – ze wskazaniem źródeł literackich.
Każdy przypis składa się z dwóch części: znacznika przypisu tekstowego. Przez
domyślnie wszystkie przypisy w dokumencie są automatycznie numerowane i rozdzielane
z tekstu linia pozioma. Dostępne są dwie opcje separatora
linie - krótkie i długie. Krótka linia podziału ma długość
5 cm i dokonuje się pomiędzy tekstem dokumentu a przypisem. Długa linia podziału jest rysowana od lewej krawędzi strony do prawej i
używany, gdy przypisy prowadzą do następnej strony.
Wstawianie przypisu
Aby wstawić przypis do tekstu dokumentu, wykonaj następujące czynności:
sekwencjonowanie:
− Umieść kursor wstawiania w miejscu wstawiania znacznika przypisu.
− Aktywuj polecenie Wstaw przypis z zakładki Spinki do mankietów(ryc. 13).
Rysunek 13 – Wstawianie przypisu
Program Word wstawi znacznik przypisu do tekstu podstawowego i, jeśli jest ustawiony,
normalny tryb przeglądania, otwiera panel do wprowadzania tekstu przypisu. Aby powrócić do dokumentu, należy kliknąć tekst dokumentu.
W ten sam sposób możesz przejść z okna dokumentu do panelu przypisów.
Zmiana przypisu
Przypisy w dokumencie można przeglądać i edytować w widoku normalnym lub w widoku układu strony. W trybie normalnym tekst przypisu dolnego pojawia się w osobnym panelu.Jeśli panel Przypisy nie jest widoczny na ekranie, możesz dwukrotnie kliknąć znacznik przypisu w tekście głównym, aby wyświetlić jego zawartość. Word otworzy panel z tekstem odpowiedniego przypisu. Następnie możesz wprowadzić zmiany w tekście przypisu, tak jak w każdym innym tekście.
W trybie widoku układu strony wprowadzaj, edytuj i
Formatowanie przypisów odbywa się bezpośrednio na stronie dokumentu.
Aby usunąć przypis, zaznacz jego symbol w tekście. Powiązany z nim tekst i sam znak usuwa się za pomocą klawisza . Jeżeli przypisy są numerowane automatycznie, po usunięciu następuje ich ponowna numeracja.
Formatowanie przypisu
Aby sformatować przypisy, kliknij strzałkę w prawym dolnym rogu grupy Przypisy. Otworzy się okno dialogowe Przypisy(Rys. 14), w którym można wybrać niezbędne parametry, takie jak: pozycja, format.
Rysunek 14 – Okno dialogowe Przypisy
Opublikowano: 4 marca 2013 rW poprzednim artykule mówiłem o kilku prostych technikach pracy w programie Word, które mogą przydać się każdemu, nawet najmniejszemu, początkującemu użytkownikowi. Jednak objętość artykułu jest ograniczona i nie starczyło miejsca na jeszcze kilka przykładów, co myślę, że będzie bardzo przydatne - może nie dla wszystkich, ale dla tych, którzy pracują z Wordem na bardziej profesjonalnym poziomie.
Co ważne, nie są to przykłady kuliste w próżni; z których pochodzą opisane sytuacje prawdziwe życie, i regularnie muszę tłumaczyć innym, jak poprawnie dodać spis treści, numerację stron lub rysunki (to są przykłady z tego artykułu). Dosłownie pojawiło się pytanie, jak zmienić orientację kilku stron na poziomą, aby reszta była normalna, pionowa. Zapytaliśmy - odpowiadamy!
Porównanie dwóch wersji dokumentu
Zacznijmy od ostatnio ogłoszonej metody porównywania dwóch wersji jednego dokumentu. Załóżmy, że Twój kolega, z którym współpracujesz nad jakimś dokumentem, nie przeczytał mojego poprzedniego artykułu (oczywiście trudno to sobie wyobrazić, ale spróbujemy!) i nie wie, jak włączyć rejestrację poprawek. Otrzymałeś więc od niego list ze zredagowaną wersją dokumentu i notatką: „No cóż, trochę to poprawiłem, spójrz, wszystko jest w porządku?” A ty, przeklinając jego głupotę, już wyobrażasz sobie kolejne dwie, trzy godziny, które będziesz musiał spędzić na czytaniu 40-stronicowego dokumentu.
Ale nie wszystko jest takie ponure. W głębi Worda ukryta jest tajna funkcja porównywania dokumentów, która pozwala natychmiast zobaczyć wszystkie różnice między dwiema wersjami dokumentów. Oto jak to działa.
Strony pionowe i poziome w jednym dokumencie
Czasami trzeba obrócić kilka stron dokumentu o 90 stopni (cale). orientacja krajobrazu). Na przykład w naszych standardowych specyfikacjach technicznych znajduje się sekcja „Miniatury stron”, która zawiera schematyczne obrazy stron witryny. Wygodniej jest je umieścić strony krajobrazowe. Ale przed i po części ze szkicami znajduje się zwykły tekst, w orientacji pionowej. Teraz wyjaśnię, jak to zrobić.
- Na końcu poprzedniej strony, przed miniaturami, należy wstawić koniec sekcji (w panelu „Układ strony” wybierz „Przerwy - Podziały sekcji - Następna strona”).
- Na końcu strony ze szkicami - to samo.
- Dokument jest obecnie podzielony na 3 sekcje. Teraz wszyscy mają orientacja książkowa strony, ale druga (środkowa) musi być pozioma. Aby to zrobić, musisz umieścić kursor na dowolnej stronie z drugiej sekcji i zmienić jej orientację (w tym samym panelu „Układ strony” wybierz „Orientacja - Pozioma”).
Numery stron, logo, tytuł dokumentu i tak dalej – nagłówki i stopki
W oficjalnych dokumentach naszego studia zawsze na każdej stronie zamieszczamy tytuł dokumentu oraz nazwę naszego studia (a także nasze logo). Jest to całkiem wygodne: możesz od razu zobaczyć, co czytasz.
Umieściliśmy wszystkie te informacje nagłówki i stopki. Nagłówek i stopka to obszar dokumentu zawierający dane pomocnicze, powtarzający się na każdej stronie. Nagłówki i stopki często zawierają tytuł rozdziału (zwykle spotykany w książkach), numery stron, datę powstania dokumentu lub np. Pełna ścieżka do pliku (bardzo wygodna rzecz!).
Nagłówki i stopki są obecne w każdym Dokument Worda domyślnie tylko jeśli nie ma w nich żadnych danych, nie widzisz ich.
Istnieją tylko dwa nagłówki i stopki: nagłówek i stopka. Można do nich wstawić zwykły tekst (np. nasz - nazwa pracowni), zdjęcia, tabele, hiperłącza, a także autotekst (numery stron, data utworzenia lub wydruku dokumentu, nazwa pliku itp.).
Aby dodać coś do nagłówka i stopki należy otworzyć panel edycji nagłówka i stopki (w zakładce „Wstaw” kliknąć „ Nagłówek" lub "Stopka"). Word 2010 ma zestaw wbudowanych szablonów nagłówków i stopek; możesz wybrać gotowy lub wziąć jeden z nich jako próbkę i edytować go według własnych upodobań.
Należy pamiętać, że nagłówki i stopki są zawsze takie same dla całej sekcji (lub, jeśli nie podzieliłeś dokumentu na sekcje, to dla całego tekstu). Więc jeśli potrzebujesz różne nagłówki i stopki NA różne strony, wówczas dokument należy podzielić na sekcje (jak to zrobić opisano w poprzednim przykładzie, z orientacją strony) i wyłączyć domyślnie włączoną funkcję „tak samo jak poprzednio”. Wydaje się to trudne, ale w rzeczywistości nie jest takie straszne. Jeszcze raz: aby uzyskać różne nagłówki i stopki na różnych stronach, musisz to zrobić:
Numeracja nagłówków
W dokumentach technicznych, a zwłaszcza prawnych bezwzględnie konieczne jest numerowanie wszystkich sekcji i podrozdziałów, aby zawsze można było odnieść się do żądanego punktu w tekście, np.: „Parametry hostingu muszą spełniać wymagania określone w paragrafach. 4.3.3. i 4.3.4 niniejszego SIWZ.” Jeśli numerujesz ręcznie, to przy każdej zmianie, dodaniu lub usunięciu sekcji numeracja będzie musiała zostać ponownie poprawiona ręcznie. Wyobraź sobie, jak fajnie byłoby redagować naszą standardową umowę, która ma 9 sekcji, każda z około 5 podsekcjami, a niektóre z nich mają także podsekcje trzeciego poziomu. Następnie ręcznie wyszukaj i popraw linki.
Bardzo łatwo jest uniknąć tej rozrywki, jeśli wiesz, że program Word może automatycznie numerować nagłówki. Aby to zrobić, należy nieco zmienić standardowe style i zbudować wielopoziomową numerację nagłówków (dla zagnieżdżonych w nich sekcji i podsekcji). Oto jak to się robi.
Uwaga dla gospodyni: według GOST na końcu numeru sekcji i podsekcji nie ma kropki (tj. 2.5.1 Ogólne wymagania- poprawnie, 2.5.1. Ogólne wymagania są błędne).
Teraz pozostaje już tylko przypisać każdemu nagłówkowi odpowiedni styl. A wtedy, gdy zmieni się kolejność sekcji, numeracja zmieni się automatycznie.