Standard për dokumentet tekstuale. Kërkesat GOST për përgatitjen e dokumenteve të tekstit. Ne i sjellim kufijtë e faqes në normën e vendosur.

I. Dispozitat e përgjithshme

• Shtypen dokumentet e krijuara nga policia tatimore fletë standarde letër duke përdorur, si rregull, tekst Redaktori i fjalës për versionet e Windows nga 2.0 e lart me fontin Times Roma e re Madhësia e sugjerimit N 13, 14, 15, madhësia Times DL N 12, 13, 14 në intervale 1 - 2. NË në disa raste dokumentet mund të krijohen duke përdorur makinë shkrimi.

  Për të theksuar një pjesë të tekstit të një dokumenti, titull ose shënim, mund të përdoren shkronja të llojeve dhe madhësive të tjera, shkronja të theksuara, të pjerrëta, hapësira e modifikuar (reduktuar) midis rreshtave dhe zhvendosje në lidhje me kufijtë e tekstit kryesor.

  Shenjat e pikësimit që lidhen me strukturën sintaksore kanë këto qëllime. Klubi që frekuentonim kishte më shumë se një dritë. Kishte një zjarr në klubin që kishim takuar prej disa vitesh. Unë po vozisja përgjatë një rruge të vetmuar natën. Makina ecte rreth rrugës, e vetmuar natën.

  Ai u kritikua kur luftoi për miqtë e tij. Ai u kritikua kur luftoi për miqtë e tij. Klauzola e mëposhtme mund të ndryshojë kuptimin e saj vetëm duke vendosur një çelës. "Nëse një burrë do ta dinte vlerën që kishte një grua, ajo do të zvarritej për ta gjetur atë."

  Ju gjithashtu mund të përdorni madhësi të tjera të shkronjave kur printoni tabela.

• Çdo fletë e printuar e një dokumenti, qoftë me kokë ose jo, duhet të ketë madhësitë e mëposhtme të marzhit:
• majtas - nga 2,5 në 3,5 cm;
• djathtas - nga 1,25 në 2,5 cm;
• sipër - të paktën 2,5 cm;
• më e ulët - të paktën 2 cm.
• Kur printoni ose kopjoni në të dyja anët ana e kundërt Fleta duhet të ketë madhësitë e mëposhtme të marzhit:
  • majtas - nga 1,25 në 2,5 cm;
  • djathtas - nga 2,5 në 3,5 cm;
  • sipër - të paktën 2,5 cm;
  • më e ulët - të paktën 2 cm.
• Kur teksti i dokumentit hartohet në dy ose më shumë faqe, e dyta dhe e dyta faqet e ardhshme duhet të numërohen.

  Numrat serialë faqet janë të shënuara Numrat arabë në mes të kufirit të sipërm të dokumentit pa shenjë pikë. Faqja e parë e një dokumenti ose aplikacioni nuk është e numëruar.

  Për shembull, midis temës dhe foljes, midis foljeve ose emrave dhe objekteve të tyre. E pasaktë: Presidenti i Republikës tregoi qëndrimin e tij për këtë çështje. Djathtas: Presidenti i Republikës tregoi qëndrimin e tij për këtë çështje. E pasaktë: Deputeti ka qenë i pranishëm në adresën e presidentit në Fortaleza.

  Djathtas: Deputeti mori pjesë në deklaratën presidenciale në Fortaleza. Semantika studion kuptimin e fjalëve, shprehjeve, frazave dhe njësive bazë të komunikimit verbal, kuptimet që i atribuohen. Gjithmonë duhet të kontrolloni kontekstin në të cilin përdoren fjalët, duke kërkuar sinonime ose terma më të saktë për fjalët e përsëritura.

  Nëse është e nevojshme, draft dokumenti mund të shënohet "Draft". Ky detaj ndodhet në këndin e sipërm djathtas të faqes së parë të draft dokumentit dhe kufizohet nga diferenca e djathtë e tij.

• Dokumentet hartohen, si rregull, në formularë standardë, të cilët kanë një listë të detajeve të detyrueshme dhe një renditje të qëndrueshme të rregullimit të tyre.

  Format e dokumenteve prodhohen në letër në formatet A4 (210 x 297 mm) dhe A5 (148 x 210 mm) dhe përdoren në varësi të vëllimit të tekstit. Formularët e porosisë janë në format A5 dhe A6 (105 x 148 mm).

  Shkrimi formal nuk mund të shmangë transformimet gjuhësore - produkt dinamika sociale- dhe të mos përfshihen në mënyrë jokritike. Fjalorët e ri duhet të përdoren gjithmonë me maturi, duke shmangur ata që mund të zëvendësohen nga fjalorë tashmë në përdorim pa kompromentuar kuptimin që u jepet.

  Nuk konsiderohet, në emër të purizmit të supozuar, se gjuha e komunikimit zyrtar është imune ndaj huazimeve nga gjuhë të tjera. Gjëja kryesore është të përdorni me vetëdije një qasje të huaj, të kërkoni një ekuivalent portugez kur është i disponueshëm, ose vartës fjalë e huaj fryma e gjuhës portugeze.

• Kërkesat për përpilimin dhe rregullimin e detajeve individuale.
  • Një vulë (shenjë) që kufizon aksesin në një dokument.

    Vula e sigurisë ose shenja “Për përdorim zyrtar” që tregon numrin e kopjes është vendosur në faqen e parë të dokumentit, në kopertinë dhe Titulli i faqes botim, si dhe në faqen e parë letër motivuese për dokumentet që përmbajnë informacion të klasifikuar dhe të pronarit të shpërndarjes së kufizuar. Vula (shenja) shtypet në këndin e sipërm të djathtë të dokumentit jashtë kufijve fushë teksti. Numri i kopjes vendoset poshtë vulës (shënjës) në hapësirë ​​1.5 rreshtash dhe është në qendër në lidhje me to.

    Shprehje për të shmangur dhe shprehje. Gjuhe tekstet zyrtare duhet gjithmonë të udhëhiqet nga adhurimi formal i gjuhës. Prandaj është e papranueshme që këto tekste të përmbajnë biseda ose shprehje përdorimi të kufizuar grupe të caktuara, gjë që do të rrezikonte mirëkuptimin e tyre publik.

    Për sa u përket disa shprehjeve që duhen shmangur, duhet përmendur ato që formojnë kafofata, domethënë "një përmbledhje rrokjesh në të cilat keqdashja zbulon një term të ri me një kuptim të ngathët ose absurd". Më poshtë është një listë e shprehjeve përdorimi ose përsëritja e të cilave duhet të shmanget, duke treguar se si duhet të përdoren dhe duke sugjeruar alternativa fjalori ndaj fjalëve që zakonisht shfaqen më tepër se të dhënat zyrtare.

  • Titulli i tekstit të dokumentit:

    Titulli hartohet për dokumentet, me përjashtim të mesazheve telefonike, telegrameve, njoftimeve. Titulli duhet të përshkruajë shkurt dhe saktë përmbajtjen e dokumentit. Mund të formulohet duke përdorur emra foljorë në rasën parafjalore ("Rreth anulimit...", "Rreth organizatës...", "Rreth shtetit...").

    Titulli i tekstit shtypet nga kufiri i majtë i fushës së tekstit.

    Dhe për sa i përket tyre, çmimet do të ulen me rënien e kërkesës. Për aq sa kjo për faktin se: duke qenë se ishin shterur mundësitë për negociata, projektit iu vu plotësisht veto. Duhet të përdoret mundësisht në një kuptim të përkohshëm: mbledhja e taksave hyn në fuqi nga fillimi i vitit të ardhshëm.

    Shmangni përsëritjen e tij me një ndjenjë "të bazuar në", duke preferuar ta konsideroni atë, duke e marrë atë si bazë, bazuar në, duke u mbështetur. Përdoreni pasi të keni paraqitur ndonjë situatë ose fjali për ta lidhur atë me idenë tjetër. Përndryshe: kështu, kështu, përballë sa më sipër, prandaj, prandaj prandaj, prandaj, rrjedhimisht, pra, në funksion të kësaj, në funksion të kësaj.

    Nuk ka pikë në fund të titullit. Një titull i përbërë nga dy ose më shumë rreshta shtypet në 1 hapësirë.

  • Teksti i dokumentit.

    Teksti i dokumentit duhet të jetë i qartë, konciz, i justifikuar, duke siguruar një perceptim të saktë dhe të paqartë të informacionit të përmbajtur në të.

    Teksti shtypet në një distancë prej 2 - 3 intervale nga titulli në kufijtë e vendosur fusha.

    Krah për krah, në mes: udhëtimi përfshinte udhëtimin nëpër pjesën më të madhe të pyllit. Shmangni përdorimin me çdo kuptim të mjetit ose mjetit; në këtë rast përdoret nga, përmes, me ndihmën e, së dyti, duke përdorur nga. Projekti u prezantua përmes Departamentit.

    Kjo çështje duhet të rregullohet me dekret. Komisioni u krijua me urdhër të ministrit të shtetit. Shmangni përsëritjen; Përndryshe me dhe, në mënyrë të ngjashme, në të njëjtën mënyrë. Shmangni përdorimin e autorëve të caktuar polimorfikë, si lokalizimi ashtu edhe ekuivalenti.

    Rreshti i parë i një paragrafi fillon 1,25 cm nga skaji i majtë i fushës së tekstit.

  • Nënshkrimi.

    Titulli i punës shtypet nga skaji i majtë i fushës së tekstit, me një distancë prej 1 dhe në qendër në raport me rreshtin më të gjatë.

    Gjatësia e rreshtit më të gjatë të titullit të punës nuk duhet të kalojë 8 cm.

    Transkripti i nënshkrimit në atributin "Signature" ndodhet në nivelin e rreshtit të fundit të titullit të pozicionit në kufirin e djathtë të fushës së tekstit. Iniciali i emrit vendoset para mbiemrit. Nuk ka hapësirë ​​midis emrit dhe mbiemrit. Letra e fundit në transkript, nënshkrimi kufizohet në margjinën e djathtë.

    Përdorni gjithashtu për të krijuar, motivuar, provokuar, prodhuar, gjeneruar, udhëhequr, krijuar. Alternohet me vërtetim, konstatim, konstatim, vërtetim, dëshmi, provë, vëzhgim, vëzhgim, perceptim, regjistrim, verifikim.

    Të dhënat dhe aksionet e shikuara kanë një vlerë pasive dhe janë në përputhje me numrin dhe llojin e emrit të cilit i referohen. Duke pasur parasysh interesin dhe përpjekjen e treguar, serveri u zgjodh për funksionin e tij. Në bazë të provave të paraqitura, nuk kishte më asnjë dyshim për drejtimin e hetimit.

  • Data e.

    Në dokumentet e përpiluara në kokë, data vuloset në përputhje me vendndodhjen e këtij detaji.

    Në dokumentet e hartuara në fletë standarde letre, data tregohet nën titullin e pozicionit të personit që ka nënshkruar dokumentin.

    Data shtypet nga kufiri i majtë i fushës së tekstit në një distancë prej 2 - 3 intervale nga atributi i mëparshëm.

    Edhe shprehja është e dukshme, duke qenë se pasi të merret në konsideratë, ta shohim, është e pandryshueshme. Serveri ka cilësitë duke pasur parasysh interesin dhe përpjekjen e treguar. Pra, në lutjet e zhvilluara: ai dha shpjegime të mjaftueshme në mënyrë që gjithçka të ishte e qartë.

    Përsa i përket fjalive të shkurtuara të paskajshme: ai dha shpjegime të mjaftueshme për të bërë gjithçka të qartë. Shmangni përsëritjen; alternuar me detajimin, detajimin, përvijimin, reduktimin. Shmangni përsëritjen; Përdorni edhe për shkak, për shkak, për shkak të, faleminderit, shkaktuar.

    Kur përdoret me ndjenjën e përcjelljes, alternoni me transmetimin, dërgimin, përcjelljen, përcjelljen, dërgimin, adresimin. Sa herë që një shprehje përballë të qenit ekuivalente më herët, preferohet regjenca me parafjalë; Shmangni, pra, kundër.

  • Indeksi (numri) i dokumentit.

    Në dokumentet e hartuara në formularë, numri tregohet në përputhje me vendndodhjen e këtij detaji.

    Në dokumentet e hartuara në fletë standarde letre, numri vendoset nën datën.

    Numri shtypet nga skaji i majtë i fushës së tekstit në të njëjtin interval me printimin e dokumentit.

  • Vula e miratimit, vula e miratimit, vula e pranisë së aplikacionit.

    Detajet me shumë rreshta "Vula e miratimit", "Vula e miratimit", fjala "Shtojca" në lidhje me numrin dhe datën e aktit ligjor rregullator ndodhen në këndin e sipërm djathtas të fletës së parë të dokumentit dhe janë të printuara nga kufiri i kufirit të sipërm pa thonjëza me shkronja të mëdha.

    Shmangni ndërtimin bisedor. Përdorni gjithashtu kryesisht, veçanërisht, veçanërisht, mbi të gjitha, veçanërisht në veçanti, në veçanti. Tregimi paraprak i përfshirjes; Zgjidhni ekskluzive. Zëvendësoni komunikimin, konsultimin, raportimin, pjesëmarrjen, informimin, mësimdhënien, udhëzimin, konfirmimin, tërheqjen e njohurive, ofrimin e njohurive; Ose pyesni, pyesni, pyesni, pyesni.

    Përdorni gjithashtu me synimin për të, me qëllim, me qëllim, duke synuar ose duke synuar, duke synuar. Si përemër lidhor do të thotë në cilin: qyteti në të cilin keni lindur. Prandaj, shmangni ndërtime të tilla si "një ligj që përcakton një gjobë" ose "një takim në të cilin u diskutua për këtë temë".

    Titulli i atributit - fjalët "Miratuar", "Unë miratoj", "Dakord", "Shtojcë", "Aprovuar" - ndahet nga rreshtat pasues të atributit me 1.5 intervale.

    Linjat e mbetura të detajeve me shumë rreshta shtypen me 1 interval.

    Të gjitha pjesët përbërëse të detajeve janë të përqendruara në lidhje me vijën më të gjatë. Gjatësia e rreshtit nuk duhet të kalojë 9 - 10 cm dhe kufizohet në kufirin e djathtë të fushës së tekstit.

    Në raste të tilla, zëvendësoni ku, ku, në cilën, në cilën, në cilën, në cilën. Prandaj, ligji i saktë është ai në të cilin është regjistruar propozimi, mbledhja në të cilën është shqyrtuar lënda. Një neologjizëm verbal që i është nënshtruar dhunës. Ai preferon të kryejë, të bëjë, të kryejë, të kryejë ose të zbatojë, praktikojë, kryejë, kryejë, prodhojë, kryejë, ndërtojë, kompozojë, instalojë.

    Pozicionimi mund të ndryshohet me pozicionin, këndvështrimin, qëndrimin, mënyrën, mënyrën. Pozicionimi do të thotë "pozicion, rregullim" dhe nuk duhet të ngatërrohet me pozicionin. Përdoret gjithashtu në lidhje me, në lidhje me, në lidhje me, në lidhje me, që ka të bëjë me, respekt.

    Nëse ka disa shenja miratimi ose miratimi, ato vendosen në të njëjtin nivel.

Ideja për këtë material lindi në klasat që autori i këtyre rreshtave zhvilloi për përdoruesit e Word-it në një organizatë të qeverisjes vendore. Punonjësit u transferuan në version i ri programet - atëherë ende 2007. Përshtypje e fortë Më bëri përshtypje fakti se gjysma e mirë e pyetjeve kishin të bënin me ndryshimin e standardeve të versionit të ri (emri dhe madhësia e shkronjave, ndarja e rreshtave, dhëmbëzimi i vijës së kuqe, madhësia e margjinës, numërimi i faqeve, etj.). Doli se kjo zyrë kishte udhëzime drakoniane për mbajtjen e të dhënave, të cilat ishin plotësisht në kundërshtim me cilësimet fillestare të programit.

Për të verifikuar përhapjen e këtij problemi, thjesht shkruani në shiritin e kërkimit kuadri ligjor Consultant Plus emri i fontit të njohur – Times New Roman. Si përgjigje, do të merrni një listë të rregulloreve të autoriteteve të ndryshme ruse - nga Prokuroria e Përgjithshme deri te administratat rajonale. Të gjitha këto dokumente diktojnë rreptësisht: për punën e zyrës në departament, përdorni Times New Roman dhe asgjë tjetër. Pyes veten nëse tregtarët e Microsoft, të cilët janë në dy versionet e fundit e braktisët fontin më të dashur të Rusisë si një cilësim standard për Fjalën Ruse?

Nëse punëdhënësi juaj këmbëngul të plotësojë disa kërkesa të dokumenteve, shpresojmë që ky material t'ju ndihmojë kur kaloni në një version të ri të programit - Microsoft Word 2010. Me këto udhëzime, ju mund të gjeni shpejt cilësimet që ju nevojiten më shumë dhe t'i përafroni ato me rregulloret e organizatës suaj.

Kur përdorni këto këshilla, mbani në mend dy gjëra të rëndësishme:

• Shumë probleme në Word mund të zgjidhen me disa menyra te ndryshme. Ka shumë mundësi që autorë të tjerë të ofrojnë receta krejtësisht të ndryshme për zgjidhjen e të njëjtave probleme. Kjo nuk duhet të jetë konfuze.
• Është e preferueshme që ndryshimet e përshkruara këtu të bëhen sipas renditjes së tyre në këtë artikull.

1. Cakto Times New Roman si fontin e paracaktuar

Kërkesa për të shtypur të gjitha dokumentet ekskluzivisht me fontin Times New Roman gjendet pothuajse në të gjitha të njohura për autorin Udhëzime ruse për punën në zyrë. Të vjetrit në punën e zyrës nuk përjashtojnë që kjo normë ka lindur në kohët e lashta, sepse Microsoft Word i versioneve të mëparshme e ofronte këtë font si standard. Megjithatë, që nga viti 2007, sjellja e programit ka ndryshuar: në dy versionet e fundit, Word përdor fontin Calibri për tekst të rregullt si parazgjedhje.

Mënyra më e mirë për ta rregulluar këtë është krijimi dhe vendosja e një teme të re fonti si të paracaktuar. Për këtë:

1. ose duke zgjedhur komandën.
2. Zgjidhni një komandë fjongo Faqja kryesore – Ndryshoni stilet – Fontet – Krijoni fonte të reja temash.
3. Në dialogun që shfaqet, vendosni Times New Roman si fontin e titullit dhe fontin e tekstit të thjeshtë, vendosni emrin e skemës (në Fig. 1, për shembull, ne e quajtëm atë rusisht) dhe shtypni butonin Ruaj kryeni ndryshimet.
4. Hyni sërish në meny Faqja kryesore – Ndryshoni stilet – Fontet, sigurohuni që skema e re e shkronjave të shfaqet në listë dhe zgjidhni atë. Kjo do ta rregullojë këtë diagram në dokumentin aktual.
5. Thirrni përsëri menunë Faqja kryesore – Ndryshoni stilet dhe zgjidhni një ekip E paracaktuar. Me këtë hap, ju do ta detyroni Word-in të përdorë për të gjitha dokumentet pasuese skemën që keni krijuar dhe regjistruar për dokumentin aktual në hapat e mëparshëm.

Oriz. 1. Dialog Krijo fontet e reja teme

Në dokumentet që keni arritur të krijoni në Word 2010 përpara se të bëni këto ndryshime, skema e shkronjave duhet të ndryshohet manualisht siç bëmë në hapin 4.

2. Korrigjoni madhësinë e shkronjave dhe distancën midis rreshtave të tekstit

Zakonisht, përveç emrit të fontit, madhësia e tij specifikohet edhe në udhëzime. Më shpesh, dokumentet duhet të shtypen në madhësinë 14, më rrallë në madhësinë 13 ose 12, por kurrë në madhësinë 11, të cilën Word 2010 ofron si parazgjedhje.

Situata është e ngjashme me distancat midis rreshtave të tekstit. Standardet e punës së zyrës zakonisht përfshijnë ndarje të vetme ose një rresht e gjysmë. Dhe në versionet më të fundit të Word, ky parametër është vendosur në 1.15. Për më tepër, Word 2007-2010 ndan paragrafët standardë me intervale prej 10 pikësh - standardet ruse nuk duket se e refuzojnë këtë, por as nuk e mirëpresin.

Për ta bërë më të lehtë ndryshimin e këtyre parazgjedhjeve, shtuan autorët e Word 2010 ekip i ri te skeda në shtëpi në meny Ndryshoni stilet. Dialogu në të cilin do të na çojë kjo komandë ka ekzistuar më parë, por arritja tek ai tani është më e përshtatshme. Le të përdorim këtë:

1. Krijo një dokument të ri bosh me cilësime standarde. Kjo mund të bëhet, për shembull, duke klikuar në dritare Fjala e nxehtë Celës ose duke zgjedhur komandën Skedar – I ri – Dokument i ri.
2. Zgjidhni një komandë fjongo Faqja kryesore – Redakto stilet – Hapësira e paragrafëve – Hapësira e personalizuar e paragrafëve. Do të hapet një skedë E paracaktuar dialogu Menaxhimi i stilit(Fig. 2).
3. Në skedën që hapet, rregulloni madhësinë e shkronjave, distancat para dhe pas paragrafëve dhe hapësirën e rreshtave sipas standardeve të organizatës suaj. Në Fig. 2 parametrat përkatës janë theksuar me korniza.
4. Sigurohuni që të vendosni çelësin.
5. Aplikoni ndryshimet me klikimin e një butoni Ne rregull.

Oriz. 2. Skeda e parazgjedhur e dialogut Style Management. Kornizat theksojnë kontrollet përgjegjëse për madhësinë e shkronjave, ndarjen midis paragrafëve dhe midis rreshtave në një paragraf.

Nëse jeni përdorues niveli i hyrjes dhe plotësoni dokumentet ekskluzivisht "me dorë" (d.m.th., kufizoni veten në ekipe që janë të përqendruara në grupe Fonti Dhe Paragraf skedat në shtëpi), me këtë mund të kaloni te këshilla tjetër. Por nëse përdorni stilet Word gjatë hartimit të dokumenteve, atëherë pas ndryshimeve të përshkruara do të duhet të kontrolloni edhe stilet e përdorura për korrektësinë e shkronjave dhe ndarjen e rreshtave.

Nëse keni hyrë në strukturën e stileve të Word-it, me siguri imagjinoni se ato mund të jenë mjaft komplekse në komunikimin me njëri-tjetrin. Ndonjëherë bërja e ndryshimeve në një stil (prindi) çon në përshtatje të stileve të fëmijës, në raste të tjera kjo nuk ndodh. Ka edhe stile që nuk kanë fare "prindër". Pasi t'i keni studiuar këto lidhje, do ta kuptoni lehtësisht pse, pas ndryshimeve të përshkruara më sipër, në disa nga stilet tuaja fonti dhe hapësira u përmirësuan "vetë", ndërsa në të tjera jo. Aty ku nuk janë rikuperuar, kjo duhet të bëhet me dorë. Për shembull, "përfundimi" manual do të kërkojë tituj të integruar të Word-it (stilet Kreu 1, Kreu 2, Kreu 3 dhe kështu me radhë.). Kjo bëhet si kjo:

1. Në çdo mënyrë të përshtatshme për ju, krijoni përsëri një dokument të ri bosh me cilësime standarde.
2. Në skedën në shtëpi Në galerinë e stileve, gjeni butonin për stilin që dëshironi të korrigjoni. Klikoni me të djathtën mbi të dhe zgjidhni artikullin në menunë e kontekstit që shfaqet Ndryshimi. Do të hapet një dialog Ndryshimi i stilit(Fig. 3).
3. Në dialog Ndryshimi i stilit(Fig. 3) rregulloni madhësinë e shkronjave. Kur rregulloni titujt e integruar, ia vlen gjithashtu të ndryshoni ngjyrën (bëni tekstin me ngjyrë të zezë) dhe shtrirjen (në Rusi, titujt shpesh përqendrohen në qendër dhe jo në të majtë, siç bën fillimisht Word).
4. Klikoni butonin Formati në këndin e poshtëm të majtë të dialogut dhe në menynë që hapet, zgjidhni komandën Paragraf. Do të hapet një dialog në të cilin kaloni në skedën Indencat dhe hapësirat.
5. Në skedën Indencat dhe hapësirat sillni kontrollet e grupit Intervali në përputhje me kërkesat e punëdhënësit tuaj dhe mbyllni dialogun me butonin Ne rregull.
6. Duke iu rikthyer dialogut Ndryshimi i stilit(Fig. 3), sigurohuni që të instaloni një çelës në të Në dokumente të reja duke përdorur këtë shabllon dhe shtypni butonin Ne rregull.

Oriz. 3. Ndrysho stilin e dialogut.

Mund të duket se një "ngatërrim" i tillë me stilet është probleme të panevojshme. Megjithatë, nëse krijoni shumë dokumente me formatim të standardizuar, përpjekjet për të përshtatur stilet me udhëzimet e organizatës suaj do të shpërblehen shpejt.

shënim. Adhuruesit e kujdesshëm të programeve ndoshta do të vënë në dukje se Word 2010 ka një komandë që ju lejon të rivendosni shpejt stilet në stilin e paracaktuar të përdorur në Word 2003. Autori i këtyre rreshtave di për një komandë të tillë, por nuk rekomandon të mbështeteni në të. Stilet e fjalëve 2003 ishin më afër normave tipike Puna në zyrë ruse, por gjithashtu nuk korrespondonte plotësisht me to. Prandaj, ato ende do të duhet të kontrollohen dhe modifikohen.

3. Ne i sjellim margjinat e faqeve në normën e vendosur

Si parazgjedhje, Word 2010 krijon dokumente në të cilat margjina e majtë është 3 cm, diferenca e djathtë është 1,5 cm, kufiri i poshtëm dhe i sipërm janë 2 cm secila. Megjithatë, udhëzimet e punës në zyrë shpesh përshkruajnë madhësi të tjera. Për shembull, mund të ketë shifra të huazuara nga GOST R 6.30-2003, ku kufijtë majtas, sipër, poshtë dhe djathtas janë caktuar përkatësisht 2, 2, 2 dhe 1 cm. Në skedën Pamja e faqes në meny Fushat Ka disa opsione fushash të paracaktuara, por këto janë vlerat që nuk janë aty.

Për të shmangur nevojën për të ndryshuar fushat në çdo dokument të ri, bëni sa më poshtë:

1. Krijo një dokument të ri bosh me cilësime standarde. Kjo mund të bëhet, për shembull, duke shtypur butonin OK dhe Word ose duke zgjedhur komandën Skedar – I ri – Dokument i ri.
2. Shkoni te skeda e shiritit Pamja e faqes dhe në grup Cilësimet e faqes zgjidhni ekipin Fushat – Fushat e personalizuara. Do të hapet një skedë Fushat dialogu Cilësimet e faqes(Fig. 4).
3. Në dialogun që hapet, vendosni madhësinë e kërkuar të marzhit.
4. Kur të vendosen fushat, sigurohuni që të klikoni butonin E paracaktuar në fund të dialogut. Nëse nuk e bëni këtë, fushat do të ndryshojnë vetëm në dokumentin aktual dhe jo në shabllonin nga i cili do të krijohen dokumente të reja pasuese.
5. Mbyllni dialogun me një klikim të butonit Ne rregull.

Oriz. 4. Skeda Fields e dialogut Page Setup.

Nëse krijoni dokumente bazuar në shabllone të tjerë, duhet të kryeni hapa të ngjashëm me ta.

4. Krijo një stil për një paragraf standard me një vijë të kuqe

NË Organizatat ruse dhe institucionet, është zakon që teksti i rregullt i dokumenteve të përafrohet me gjerësinë e faqes dhe të fillohet rreshti i parë i çdo paragrafi me një indent ("vija e kuqe"). Shumë udhëzime specifikojnë sasinë e kësaj dhëmbëzimi - zakonisht 1.25 cm.

Përdoruesit fillestarë zakonisht e bëjnë këtë formatim manualisht. Për shtrirjen e gjerësisë, përdorni një buton në një grup Paragraf skedat në shtëpi ose hotkey . Indentacioni zakonisht krijohet duke lëvizur vizore horizontale trekëndëshi i sipërm është ai që drejton poshtë. Dembelat ia dalin mbanë duke shtypur një tast në fillim të një paragrafi – me cilësimet standarde, ai e zhvendos tekstin majtas me vetëm 1,25 cm. Megjithatë, nëse dëshironi që dokumentet tuaja të jenë të rregullta dhe të parashikueshme, është më e saktë ta zbatoni këtë dizajn si stil.

Ka disa metoda në dispozicion për këtë. Në veçanti, mund të aktivizoni dhe modifikoni një shabllon ekzistues të stilit Vija e kuqe, e cila fshihet thellë në thellësi të programit. Por ndoshta është më e lehtë dhe më e shpejtë për të krijuar një të re stilin e vet. Ja si bëhet:

Oriz. 6. Stili i ruajtur duhet të shfaqet në galerinë e stileve në skedën Home.

Tani mund të rreshtojmë gjerësinë e paragrafit dhe t'i japim një vijë të kuqe me një klikim mbi butonin në galerinë e stileve.

Algoritmi për krijimin e stileve përshkruhet këtu duke përdorur shembullin e një paragrafi me një vijë të kuqe, por në fakt është universal. Në të njëjtën mënyrë, ju mund të krijoni çdo stil, për shembull, për të dizajnuar shpejt marrësin e një dokumenti.

5. Jepni shabllonin me numërimin e saktë të faqeve

Rregullat e zyrës ruse zakonisht kërkojnë që kur prodhoni dokumente me dy ose më shumë faqe, faqja e dytë dhe e mëpasshme duhet të numërohen. Numri duhet të përbëhet vetëm nga numra, të vendoset në mes të margjinës së sipërme të fletës dhe të jetë në të njëjtin font si teksti kryesor i dokumentit.

Në Word 2007-2010, gjëja më e afërt me këto kërkesa është shablloni Numri i thjeshtë 2, e cila është e disponueshme në skedën Fut në meny Numri i faqes - në krye të faqes. Sidoqoftë, ky bosh kërkon "rregullim të imët": numri fillimisht do të futet në të gjitha faqet e dokumentit, duke përfshirë të parën, dhe dizajni i tij mund të ndryshojë nga teksti kryesor.

Një herë e përgjithmonë, le të formulojmë rregullat për numërimin në shabllonin mbi bazën e të cilit krijoni dokumente. Më pas, në të ardhmen, herë pas here, versioni i kërkuar i titujve dhe fundeve do të gjenerohet "vetë". Bëni sa vijon:

Ne ju rekomandojmë që të krijoni menjëherë dokument i ri dhe testoni funksionimin e kokave dhe fundeve në të. Ndërsa skedari ka një faqe, nuk ka asnjë titull ose fund në të. Por sapo faqet e mëposhtme të shtohen në dokument, një numër duhet të shfaqet automatikisht në to.

6. Tame autocorrect dhe autoformat

Cilësimet për të cilat do të flasim në këtë seksion nuk janë të përshkruara në dokumentet rregullatore. Megjithatë, rrënja e problemit është e njëjtë: standardet e Word-it nuk përputhen plotësisht Traditat ruse shkresat.

Le të kujtojmë shkurtimisht thelbin e funksioneve AutoCorrect dhe AutoFormat në shqyrtim. Redaktori monitoron vazhdimisht veprimet tuaja. Dhe nuk mban vetëm gjurmë: teksti që futni mund të rregullohet "në vetvete", pa komanda të qarta nga ana juaj. Në disa raste, një automatizim i tillë e bën jetën më të lehtë, për shembull, programi mund të korrigjohet rrethi i gjerë gabime shtypi. Shkruani "odanko" në dokumentin tuaj dhe sigurohuni që Word ta kthejë automatikisht fjalën e shkruar gabim në "megjithatë". Mjerisht, "arbitrariteti" i programit nuk është gjithmonë aq i dobishëm. Një përqindje e drejtë e përdoruesve të Word-it shpenzojnë energjinë e tyre duke rregulluar të njëjtat gabime të Formatit automatik dhe korrigjimit automatik ditë pas dite, në vend që të rregullojnë cilësimet e tyre një herë e përgjithmonë me disa klikime.

Për të shkuar te cilësimet e AutoCorrect dhe AutoFormat, bëni sa më poshtë:

1. Thirrni komandën Skedari - Opsionet dhe në dialogun që hapet Opsionet e fjalëve shkoni në seksion Drejtshkrimi.
2. Në kapitull Drejtshkrimi klikoni butonin Korrigjimi automatik. Do të hapet një dialog Korrigjimi automatik, në të cilat dy skeda janë me interes më të madh - Korrigjimi automatik Dhe Autoformatoni ndërsa shkruani.

Ne këshillojmë përdoruesit e zgjedhur që të studiojnë me kujdes të gjitha (dhe kjo është e gjitha) cilësimet e këtyre skedave në kohën e lirë. Këtu do të kufizohemi në një shembull, në të cilin kufizimet e Rusifikimit të Fjalës janë veçanërisht të dukshme. Kjo është një kuti kontrolli në skedën Korrigjimi automatik(oriz.).

Oriz. 9. Skeda AutoCorrect e dialogut AutoCorrect. Theksohet kutia përgjegjëse për konvertimin e shkronjave në shkronja të mëdha pas një shenje pikësimi.

Kur kjo kuti e kontrollit është e aktivizuar, Word monitoron pamjen e shenjave të pikësimit në tekstin tuaj. Ju futni një pikë, programi kontrollon nëse fjala që i paraprin kësaj periudhe është përfshirë në listën e përjashtimeve dhe nëse jo, ai përkthen automatikisht shkronjën e parë fjalën tjetër në shkronja të mëdha. Nga njëra anë, një automatizim i tillë është i përshtatshëm, veçanërisht për përdoruesit që kanë aftësi të kufizuara në tastierë. Nga ana tjetër, e papërshtatshme shkronjat e mëdha pas shkurtesave është një nga gabimet më të shpeshta që has çdo lexues i dokumenteve elektronike.

Problemi është se lista e përjashtimeve e përpiluar nga specialistët e Microsoft është e paplotë. Shumica shembull i ndritshëm: Është zakon në Rusi që të shkurtohet fjala "rubla" me tre shkronja (rub.) dhe një (r.). Për përdorim biznesi dhe profesional, opsioni i dytë konsiderohet më i preferueshëm; është ai i specifikuar në cilësimet e lokalizimit të Microsoft Windows OS. Mjerisht, Fjala Ruse fillimisht beson se shkronja p me një pikë duhet të pasohet nga fillimi i një fjalie të re.

Korrigjimi i keqkuptimeve të tilla është i thjeshtë: shtoni një shkurtim në numrin e përjashtimeve. Kur Word gabimisht shkruan shkronjën e parë të një fjale, bëni sa më poshtë:

1. Mbajeni miun mbi shkronjën e shkruar gabimisht. Një ikonë kontekstuale që dridhet do të shfaqet poshtë shkronjës Opsionet e korrigjimit automatik.
2. Klikoni në këtë ikonë kontekstuale. Do të hapet menyja kërcyese për menaxhimin e korrigjimit automatik (Fig. 10).
3. Zgjidhni opsionin e duhur nga menyja që shfaqet. Në shembullin tonë, është më mirë të krijoni një përjashtim për shkronjën "p" me një pikë (komandimi përkatës është shënuar me një shigjetë në Fig. 10).

Oriz. 10. Një shembull i një gabimi AutoCorrect dhe korrigjimi i tij duke përdorur menynë e kontekstit të Opsioneve AutoCorrect. Theksohet një komandë që do të krijojë një përjashtim të ri.

Pamje listën e plotë përjashtimet e krijuara mund të gjenden në dialogun e përmendur tashmë Korrigjimi automatik. Për ta bërë këtë, në skedën Korrigjimi automatik butoni duhet të shtypet Përjashtimet.

Sidoqoftë, autori i këtyre rreshtave preferon të mos vuajë me përjashtime, por e çaktivizon cilësimin fare Shkruani shkronjat e para të fjalive me shkronja të mëdha. Ka mbaruar, atëherë duhet të shtypni në fillim të çdo fjalie, por, për mendimin tim, kjo është më e lehtë sesa gjurmimi i "krijimtarisë" së tepërt të programit.

konkluzioni

Siç mund ta shihni, cilësimet fillestare të Microsoft Word nuk përputhen plotësisht me rregullat mbizotëruese të punës së zyrës ruse. Por falë fleksibilitetit të programit, ai mund të përshtatet me pothuajse çdo opsion formatimi.

Nëse mes lexuesve të këtij artikulli ka drejtues organizatash dhe institucionesh me rregullore të qarta për përgatitjen e dokumenteve, rrezikojmë t'u japim këshilla. Udhëzoni specialistët tuaj të TI-së që të punojnë në çështjen e centralizimit të cilësimeve të përdoruesit Microsoft Office në përputhje me rregulloret e departamenteve ose lokale. Ju mund dhe duhet të krijoni një shabllon të brendshëm me një grup cilësimesh të verifikuara me kujdes, t'i jepni udhëzime dhe më pas ta "shpërndani" nëpër vendet e punës. Kjo do t'ju lejojë të krijoni dokumente me cilësi më të lartë dhe më të qëndrueshme në më pak kohë.