При работе в Экселе некоторые таблицы достигают довольно внушительного размера. Это приводит к тому, что размер документа увеличивается, иногда достигая даже десятка мегабайт и более. Увеличение веса книги Excel приводит не только к увеличению занимаемого им места на жестком диске, но, что ещё более важно, к замедлению скорости выполнения различных действий и процессов в ней. Попросту говоря, при работе с таким документом программа Excel начинает тормозить. Поэтому актуальным становится вопрос оптимизации и сокращения размеров подобных книг. Давайте разберемся, как можно уменьшить размер файла в Экселе.
Вы можете удалить форматирование строк, которые вы не используете, очень простым способом. Когда вы выполняете эту процедуру, курсор должен остановиться в последнем использованном положении на листе. Затем на вкладке «Главная» перейдите к «Редактирование» и откройте флажок рядом с «Ластиком». После этого выберите «Очистить все».
Чтобы удалить неиспользуемые электронные таблицы, щелкните правой кнопкой мыши вкладку этой электронной таблицы и выберите опцию «Удалить». Когда вы храните сводную таблицу, это экономит время, поскольку упрощает организацию и обобщение сложных данных и анализ деталей. Тем не менее, он хранит используемую базу данных, которая занимает много места.
Оптимизировать разросшийся файл следует сразу по нескольким направлениям. Многие пользователи не догадываются, но зачастую книга Excel содержит много ненужной информации. Когда файл небольшой на это никто особого внимания не обращает, но если документ стал громоздким, нужно оптимизировать его по всем возможным параметрам.
Способ 1: уменьшение рабочего диапазона
Рабочий диапазон – это та область, действия в которой запоминает Excel. При пересчете документа программа пересчитывает все ячейки рабочей области. Но она не всегда соответствует тому диапазону, в котором действительно работает пользователь. Например, нечаянно поставленный пробел далеко внизу от таблицы расширит размер рабочего диапазона до того элемента, где этот пробел находится. Получается, что Эксель при пересчете каждый раз будет обрабатывать кучу пустых ячеек. Посмотрим, как можно устранить данную проблему на примере конкретной таблицы.
Вы можете отключить эту функцию в каждой из этих таблиц, щелкнув правой кнопкой мыши и выбрав опцию «Параметры сводной таблицы». Затем перейдите на вкладку «Данные» и снимите флажок «Сохранить исходные данные с файлом». Когда вы копируете данные из Интернета в электронную таблицу, иногда загружается много неиспользуемых объектов, но они взвешиваются в электронной таблице. Затем выберите опцию «Объекты» и подтвердите операцию.
Если объекта нет, программа отобразит экранное уведомление с этой информацией. В качестве другой альтернативы могут быть скрытые электронные таблицы с данными. Чтобы проверить это, нажмите любую вкладку и выберите «Показать». Если существует скрытый лист, примените предыдущие процедуры, чтобы сделать его более чистым.
Если в книге несколько листов, с которыми вы работаете, нужно провести подобную процедуру с каждым из них. Это позволит ещё больше уменьшить размер документа.
Добавляем колонтитулы в Excel
Когда вы откроете дерево каталогов в левой части этого экрана, вы увидите список рабочих листов. Откроется новый экран, и вы должны перейти в свойство «Видимое». Эти процедуры не всегда обеспечивают решение проблемы, но именно эти небольшие конфигурации во многих случаях отвечают за освобождение пространства, которое было чрезмерно занято.
На листе вы можете указать ширину столбца от 0 до Это значение представляет количество символов, которые могут отображаться в ячейке, форматированной шрифтом по умолчанию. Ширина столбца по умолчанию - 8, 43 символа. Если ширина столбца равна 0, столбец скрыт.
Способ 2: устранение избыточного форматирования
Ещё одним важным фактором, который делает документ Excel более тяжелым, является избыточное форматирование. Сюда можно отнести применение различных видов шрифтов, границ, числовых форматов, но в первую очередь это касается заливки ячеек различными цветами. Так что перед тем, как дополнительно отформатировать файл, нужно дважды подумать, а обязательно ли стоит это делать или без данной процедуры можно легко обойтись.
Изменение области печати
Вы можете указать высоту строки 0. Это значение представляет измерение высоты в точках. Если высота линии установлена в 0, линия скрыта. Если вы работаете в представлении макета страницы, вы можете указать ширину столбца или высоту строки в дюймах. В этом представлении единица измерения по умолчанию - дюйм, но вы можете изменить ее на сантиметры или миллиметры. На вкладке «Файл» выберите «Параметры», нажмите «Расширенная категория» и в разделе «Вид» выберите параметр в списке «Единицы линейки».
Измените высоту линий мышью
Если вы предпочитаете работать с шириной столбцов и высотой строки в сантиметрах, вы должны работать в режиме просмотра макета страницы. В представлении Макет страницы вы можете указать высоту строки или ширину столбца в сантиметрах.
Определите столбец с определенной шириной
Измените ширину столбца, чтобы автоматически настроить его на контент. Совет Чтобы автоматически настроить все столбцы на листе, нажмите кнопку «Выбрать все», а затем дважды щелкните любую границу между двумя заголовками столбцов.Особенно это касается книг, содержащих большое количество информации, которые сами по себе уже имеют немалый размер. Добавление форматирования в книгу может увеличить её вес даже в несколько раз. Поэтому нужно выбрать «золотую» середину между наглядностью представления информации в документе и размером файла, применять форматирование только там, где оно действительно необходимо.
Сделайте ширину столбца соответствующей ширине столбца другого столбца
Изменение ширины по умолчанию для всех столбцов на листе или рабочей книге
Значение ширины столбца по умолчанию указывает среднее число символов шрифта по умолчанию, который помещается в ячейку. Вы можете указать другое значение ширины столбца по умолчанию для рабочего листа или рабочей книги.Совет Чтобы установить ширину столбца по умолчанию для всех новых книг или рабочих листов, вы можете создать шаблон рабочей книги или рабочего листа и использовать его в качестве основы для новых книг или рабочих листов. Чтобы узнать больше, выберите «Сохранить таблицу» в качестве шаблона.
Ещё одним фактором, связанным с форматированием, утяжеляющим вес, является то, что некоторые пользователи предпочитают отформатировать ячейки «с запасом». То есть, они форматируют не только саму таблицу, но и диапазон, который находится под ней, иногда даже до конца листа, с расчетом на то, что, когда в таблицу будут добавляться новые строки, не нужно будет каждый раз форматировать их снова.
Изменение ширины столбцов с помощью мыши
Определите линию с определенной высотой
Изменение высоты строки для соответствия контенту. Чтобы автоматически отрегулировать все строки на листе, нажмите кнопку «Выбрать все» и дважды щелкните границу ниже одной из заголовков строк. По возможности, устраните эти элементы.Если в отчете есть модель данных, у вас есть несколько других вариантов. Удалите таблицу или таблицы, созданные во время первоначального первоначального импорта. Это гарантирует, что вы сможете восстановить его, если что-то пойдет не так. В этом переименованном файле проверьте его размер, выбрав «Файл», «Свойства». На появившемся экране нажмите «Дополнительные свойства» и отметьте размер файла.
Но неизвестно, когда именно будут добавляться новые строки и как много их добавится, а таким предварительным форматированием вы утяжелите файл уже прямо сейчас, что отрицательно также скажется и на скорости работы с данным документом. Поэтому, если вы и применили форматирование к пустым ячейкам, не входящим в таблицу, то его обязательно следует убрать.
Теперь давайте рассмотрим наиболее общие шаги. Решение. Нажмите вкладку правой кнопкой мыши для электронной таблицы, которую вы хотите удалить, и выберите «Удалить». Программа должна перейти к последней используемой ячейке. Если это выходит за рамки этого, это означает, что есть необходимые формации. Решение: перейдите к последней ячейке, которую вы фактически используете.
Предварительный просмотр перед печатью
Эта процедура должна выполняться для каждого рабочего листа в книге, и в общем случае достаточно уменьшить размер файлов. Перейдите к каждой динамической таблице, щелкните правой кнопкой мыши и перейдите в «Параметры таблицы». Снимите флажок Сохранить данные с помощью параметра «Раскладка таблицы». Перейдите в раздел «Формат», «Лист», «Показать» и выберите рабочий лист, чтобы отобразить его. В некоторых случаях электронная таблица была скрыта посредством планирования.
Вышеописанные действия помогут существенно уменьшить размер книги Excel и ускорить работу в ней. Но лучше изначально использовать форматирование только там, где оно по-настоящему уместно и необходимо, чем потом тратить время на оптимизацию документа.
Проверьте, нет ли перечисленных и что не отображается. Чтобы подтвердить это, удалите один рабочий лист за раз, сохраните файл под другим именем и посмотрите размер файла. Если при стирании одного из листов файл резко сокращается, поэтому он должен быть поврежден.
Перейдите на поврежденный рабочий лист, скопируйте все данные из него, вставьте новый лист и вставьте его. Если эта рабочая таблица предшествует другим, используйте команду «Изменить», «Заменить», чтобы изменить имя старого листа на новое имя в формулах и удалить поврежденный лист. Наличие тяжелой или медленной таблицы очень раздражает по нескольким причинам. Во-первых, это слишком большая проблема с вашим файлом. После выполнения любой функции видно, что задержка в несколько секунд кажется бесконечной.
Способ 3: удаление ссылок
В некоторых документах очень большое количество ссылок, откуда подтягиваются значения. Это тоже может серьезно тормозить скорость работы в них. Особенно сильно на этот показать влияют внешние ссылки на другие книги, хотя и внутренние ссылки тоже негативно отражаются на быстродействии. Если источник, откуда ссылка берет информацию, не является постоянно обновляемым, то есть, смысл заменить ссылочные адреса в ячейках на обычные значения. Это способно увеличить скорость работы с документом. Посмотреть, ссылка или значение находится в конкретной ячейке, можно в строке формул после выделения элемента.
А во-вторых, потому что вес заканчивается тем, что он вредит использованию электронной таблицы в целом, поскольку для открытия и сохранения файла потребуется больше времени. Кроме того, тяжелая электронная таблица потребует больше свободного места на вашем компьютере.
Остерегайтесь использования формул и функций
Если вы не знаете интерфейс, у него есть вкладка файла, темно-зеленая в правом верхнем углу. Проблема заключается в том, когда вы используете целые ссылки при создании формулы. Это означает, что одна функция будет анализировать все около 1 миллиона ячеек, которые вы отправили ему в поисках ответа. Случайность этих функций делает ваш рабочий лист медленным, а сбой довольно велик. Поэтому вы можете использовать локализацию и замену в этих случаях более или менее таким образом.
Но нужно помнить, что этот вариант оптимизации книги Excel не всегда приемлем. Его можно применять только тогда, когда данные из первоисточника не являются динамическими, то есть, не изменятся со временем.
Отключить автоматический расчет
Когда вы меняете ссылку по всей строке и определяете диапазон, вы можете сделать вашу таблицу легче. Чтобы получить доступ к параметрам расчета, просто перейдите на вкладку «Формулы» и выберите соответствующую кнопку в правом углу вкладки. Проблема в том, что это может сделать вашу таблицу более крупной и тяжелой. Поэтому удалите строки, столбцы, листы или даже изображения, которые не являются существенными.
Если вам действительно нужно использовать изображения в своей электронной таблице, всегда имейте в виду, что размер этого изображения повлияет на размер вашей электронной таблицы. Поэтому всегда старайтесь уменьшить размер изображения, прежде чем вставлять его в свою книгу.
Способ 4: изменения формата
Ещё одним способом существенно сократить размер файла является изменение его формата. Этот способ, наверное, больше всех остальных помогает сжать книгу, хотя и выше представленными вариантами тоже нужно пользоваться в комплексе.
В Экселе существуют несколько «родных» форматов файлов – xls, xlsx, xlsm, xlsb. Формат xls являлся базовым расширением для программы версии Excel 2003 и ранее. Он является уже устаревшим, но, тем не мене, многими пользователями продолжает до сих пор применяться. К тому же, бывают случаи, когда приходится возвращаться к работе со старыми файлами, которые были созданы много лет назад ещё во времена отсутствия современных форматов. Не говоря уже о том, что с книгами с данным расширением работают многие сторонние программы, которые не умеют обрабатывать более поздние варианты документов Excel.
Изменение ориентации страницы
Если вы уже разместили, есть способ уменьшить эти изображения. Чтобы сжать вставленные изображения, перейдите в «Сохранить как», в открывшемся окне нажмите кнопку «Инструменты» и выберите вариант сжатия изображений. Теперь откроется окно, в котором вы можете выбрать параметры, чтобы свести к минимуму размер изображений, находящихся в вашей таблице, и сделать его более легким. Таким образом, шанс аварии намного ниже.
Не делитесь своей таблицей
Особенно, когда вы возитесь с электронной таблицей, которую вы не создали, вы можете поделиться с другими пользователями. Обратите внимание, что на вкладке «Обзор» в группе «Изменения» вы можете ввести опцию «Совместное использование». После этого откроется новое окно.
Нужно отметить, что книга с расширением xls имеет гораздо больший размер, чем современный её аналог формата xlsx, который в нынешнее время Эксель использует, как главный. В первую очередь, это связано с тем, что файлы xlsx, по сути, являются сжатыми архивами. Поэтому, если вы используете расширение xls, но желаете уменьшить вес книги, то это можно сделать просто пересохранив её в формате xlsx.
Обратите внимание, что окно имеет флажок, который должен быть снят, так как он позволяет другим пользователям перемещать рабочий лист одновременно. Вы должны сохранить этот параметр только в том случае, если вам действительно нужно поделиться своей таблицей, потому что каждый раз, когда вы сохраняете этот параметр, вы выбираете каждый раз, когда вы нажимаете сохранить журнал изменений, чтобы отслеживать изменения. Таким образом, таблица может расти в размерах, даже если вы ее даже не осознаете.
Внимание к условному форматированию
Поэтому используйте этот инструмент с осторожностью и только с наиболее важными данными и информацией, которые необходимо выделить.
Ищите скрытые вычисления и функции
Еще один ценный совет - это забота, которую вы должны предпринять, создавая «скрытые» функции в своей электронной таблице.
Кроме того, в Экселе существует ещё один современный формат xlsb или двоичная книга. В нем документ сохраняется в бинарной кодировке. Эти файлы весят ещё меньше, чем книги в формате xlsx. К тому же, язык, на котором они записаны, ближе всего для программы Excel. Поэтому она работает с такими книгами быстрее, чем с любым другим расширением. При этом книга указанного формата по функциональности и возможностям применения различных инструментов (форматирование, функции, графики и т.д.) ни в чем не уступает формату xlsx и превосходит формат xls.
Основная причина, почему xlsb не стал форматом по умолчанию в Excel, заключается в том, что с ним практически не умеют работать сторонние программы. Например, если вам нужно будет экспортировать информацию из Excel в программу 1C, то это можно будет сделать с документами xlsx или xls, но не с xlsb. Но, если вы не планируете перенос данных ни в какую-то стороннюю программу, то смело можете сохранять документ в формате xlsb. Это позволит вам уменьшить размер документа и увеличит скорость работы в нем.
Процедура сохранения файла в расширении xlsb аналогична той, какую мы проделывали для расширения xlsx. Во вкладке «Файл» кликаем по пункту «Сохранить как…» . В открывшемся окне сохранения в поле «Тип файла» нужно выбрать вариант «Двоичная книга Excel (*.xlsb)» . Затем щелкаем по кнопке «Сохранить» .
Смотрим на вес документа в разделе «Сведения» . Как видим, он уменьшился ещё больше и теперь составляет всего 11,6 Кбайт.
Подводя общие итоги, можно сказать, что если вы работает с файлом в формате xls, то наиболее эффективным способом уменьшить его размер является пересохранение в современных форматах xlsx или xlsb. Если же вы уже используете данные расширения файлов, то для уменьшения их веса следует правильно настроить рабочую область, убрать избыточное форматирование и ненужные ссылки. Наибольшую отдачу вы получите, если произведете все эти действия в комплексе, а не ограничитесь только одним вариантом.
Excel является чрезвычайно полезной программой для создания электронных таблиц, с множеством функций для различных расчетов и ведения отчетности... Но, иногда после долгих и тяжелых трудов выходит идеальная таблица листов так на 10, а нужно все вместить на один лист.
К счастью в программе предусмотрена возможность настроить вашу электронную таблицу, чтобы получить все на одной страничке и сделать так, чтобы она выглядела идеально настолько, насколько это возможно. Если ваша электронная таблица слишком большая для одной страницы - вы можете использовать эти настройки чтобы аккуратно распределить её на несколько страниц.
ПРЕДВАРИТЕЛЬНЫЙ ПРОСМОТР ПЕРЕД ПЕЧАТЬЮ
Это важная функция, без которой бы пришлось печатать всё, просто для того чтобы проверить как выглядит таблица на листе, потратив при этом много времени и бумаги. С помощью предварительного просмотра можно посмотреть как будет выглядеть распечатанный документ, и на данном этапе вы еще можете внести различные изменения, чтобы всё выглядело более аккуратно...
К сожалению Excel менял структуру и в различных его версиях в предварительный просмотр нужно заходить по разному: файл => печать => предварительный просмотр; или файл => печать, и вы увидите как будет выглядеть ваша таблица. Если вас все устраивает, то идете дальше и печатаете документ. Если же нет - попробуйте одну из стратегий, перечисленных ниже.
ИЗМЕНЕНИЕ ОРИЕНТАЦИИ СТРАНИЦЫ
Если ваша таблица очень широкая - лучше выбрать горизонтальную ориентацию страницы. Если же она очень высокая - вертикальную. Чтобы выбрать ориентацию: откройте параметры страницы => выберите книжная или альбомная; также ориентация может находиться в «разметка страницы» => ориентация.
УДАЛИТЬ ИЛИ СКРЫТЬ СТРОКИ(СТОЛБЦЫ)
В крупных таблицах часто присутствуют стоки или столбцы, которые содержат старую информацию, или информацию которую печатать не обязательно. Эти ненужные строки и столбцы занимают ценное место на странице, и возможно являются причиной того, что вся информация не помещается на один лист. Если у вас есть строки или столбцы, которые вы можете удалить - выделяете их => нажимаете правой кнопкой мыши => выберите «удалить».
Если вы считаете, что они содержат информацию, которая когда-нибудь понадобится снова - вы можете скрыть их, нажав на заголовке столбца или строки правой кнопкой мыши и выбрав «скрыть». Чтобы снова отобразить данные - выделите столбцы или строки с обеих сторон от скрытых, и нажмите правой кнопкой мыши => «показать».
ИСПОЛЬЗУЙТЕ РАЗРЫВ СТРАНИЦЫ
Также как и в текстовом редакторе, в Excel можно сделать разрыв страницы, при этом сами выбираете где это лучше сделать. Для этого выделяем нужное место и используем «разметка страницы», далее выбираем разрывы. Разрывы страниц вставляются над выделенным фрагментом и слева от него.
ИЗМЕНЕНИЕ ОБЛАСТИ ПЕЧАТИ
Если в вашей таблице огромное количество информации, а вам нужно напечатать только её часть, тогда выделяем нужный фрагмент, нажимаем «Печать», а далее в настройках выбираем «напечатать выделенный фрагмент».
Также вы можете указать номера страниц которые вы хотите распечатать, или выбрать другие параметры печати.
ИЗМЕНЕНИЕ ПОЛЕЙ СТРАНИЦЫ
Если вам не хватает совсем немного места для того чтобы поместилась таблица на лист бумаги - тогда вы можете добавить дополнительное место с помощью полей. Для этого заходим в меню «параметры страницы» и выбираем графу «Поля»
Но помните, что текст, который напечатан до края страницы не только выглядит некрасиво, а и трудно читается.
ИЗМЕНИТЬ РАЗМЕР СТОЛБЦОВ
Как правило, Exel чаще используется для числовых данных, но куда же числа без сопроводительного текста? Которого иногда бывает много, что в свою очередь зачастую затрудняет задачу поместить таблицу на одной странице, или хотя бы на нескольких.
некоторый текст вылазит далеко вправо и соответственно увеличивает документ на несколько страниц. Еще один способ уменьшить размеры документа - уменьшить ширину колонок, но при этом нужно убедиться, что вы не потеряете данные, которые хотите распечатать. Для этого заходим в меню выравнивание и включаем перенос текста. (в некоторых Excel нужно нажать на ячейку правой клавишей мыши => формат ячеек => вкладка выравнивание => переносить по словам)
теперь когда текст не вылазит за пределы столбца - можно расширять размеры колонки просто перетаскивая край заголовка.
МАСШТАБИРОВАТЬ ТАБЛИЦЫ
Вы можете масштабировать таблицу так, чтобы она подходила по размеру страницы или определенного количества страниц. В параметрах страницы выберите количество страниц, котрое нужно для печати. Выбор меньшого числа страниц в ширину будет масштабировать страницы по горизонтали, выбрав меньшее число страниц в высоту - по вертикали. Также можно уменьшить или увеличить масштаб в процентном отношении
Использования варианта с масштабированием может помочь вам вместить нужную табличку на лист бумаги, но перед тем как печатать не забывайте про предварительный просмотр, ведь можно всё уменьшить до трудно читаемого.
Есть еще много полезных функций в Excel, но о них мы поговорим в следующий раз. Если есть дополнения - пишите комментарии! Удачи Вам 🙂