Правила сокращений
В разнообразных документах применяются определенные типы сокращений. Все они должны отвечать требованиям правил орфографии и пунктуации. Правила сокращений слов в текстах деловых бумаг определены государственным стандартом. Сокращения оправданы, поскольку они укорачивают время на составление текста, уменьшается их объем и, естественно, затраты на изготовление документа.
Настройка параметров рабочего листа и ячеек
Чтобы отменить выбор на нескольких листах, щелкните любой невыбранный рабочий лист. Если вы не видите выбранный рабочий лист, щелкните правой кнопкой мыши вкладку на выбранном листе и выберите «Распаковать листы». Когда вы вводите или редактируете данные, изменения влияют на все выбранные листы и могут непреднамеренно заменять данные, которые вы не собираетесь изменять. Чтобы этого избежать, вы можете просмотреть все листы сразу, чтобы увидеть потенциальные конфликты данных. Перейдите в новое окно и выберите рабочий лист, который хотите просмотреть. Повторите шаги 1 и 2 для каждого рабочего листа, на который вы хотите посмотреть. На вкладке «Вид» в группе «Окно» выберите «Назначить все», а затем щелкните нужную опцию. Чтобы просмотреть только рабочие листы в активной книге, установите флажок «Активные книги рабочей книги». На вкладке «Вид» в группе «Окно» нажмите «Новое окно». . Некоторые изменения влияют на все книги, некоторые влияют на весь рабочий лист, некоторые влияют только на указанные вами ячейки.
Сокращения- это экономное обозначение слов в документах. Особенность их является в том, что произносятся они в устной речи полностью и сокращаются только письменно. После такого сокращения обязательно ставится точка, если это не килограммы или метрическое измерение: (кг, т, мм, км, дм, г).
Основным критерием сокращением является доступность.
Изменение этого параметра влияет на весь рабочий лист, все остальные открытые рабочие листы и все новые книги. Это может произойти, если ячейка содержит число или дату, а ширина столбца не может отображать все символы, необходимые по его форме. Однако для отображения столбца должно быть всего шесть символов.
Текст нескольких строк в ячейке
Чтобы увидеть полное содержимое ячейки с ее текущим форматом, вам нужно увеличить ширину столбца. В качестве альтернативы увеличению ширины столбца вы можете изменить форму этого столбца или даже отдельной ячейки. Вы можете отображать несколько строк текста в ячейке, перетаскивая текст по нескольким строкам. Перевод нескольких строк в ячейку не влияет на другие ячейки.
Выделяют два вида сокращений: а) для зрительного восприятия; б) для использования в письменной речи.
Графические сокращения для зрительного восприятия не имеют грамматического оформления, обозначаются малыми буквами, записываются:
- через косую линию: о/c (особенный состав), в/ч (военная часть), п/н (порядковый номер) и т.п.
- через дефис: м-ц (месяц), б-ка (библиотека), р-н (район), ф-ция (функция) и т.п.
Принято различать сокращения нескольких типов:
Эта разность дисплеев может иметь значительные последствия, когда данные являются числовыми. Например, когда номер, который вы ввели, округляется, отображаемый номер обычно округляется. В расчетах используется фактическое число, которое хранится в ячейке, а не форматированный номер, который отображается.
Форматирование числа в виде текста
Поэтому расчеты могут оказаться неточными из-за округления в одной или нескольких ячейках. После ввода чисел в ячейке вы можете изменить формат отображения. Если у нас длинный список, Клиентов, товаров, друзей, цифровых ценностей или других, но мы не уверены, дублировали ли мы какую-либо запись. Проверка и удаление дубликатов легко и быстро. Список может отсутствовать в алфавитном порядке. Проверка совпадает с повторением независимо от того, записаны ли имена в строчных или прописных буквах. Но если в одном имени есть опечатка, она не появляется как повторение.
- Буквенные (инициальные) сокращения (аббревиатур), которые образованы из первоначальных букв каждого слова: МВД, ГАИ, ЧАЭС, СБУ, ГУ МВД.и т.д. Почти все инициальные сокращения пишутся с прописной буквы (за исключением тех, которые превратились в самостоятельные слова, например, загс, вуз и т.п.).
2. Сложносокращенные слова смешанного образования состоят из аббревиатур и усеченных слов. Пишутся они по-разному, например ВНИИуголь, районо и др.
Однако крайне важно, чтобы список имел преимущество. Проверка будет выполнена с примером списка имен и числовых значений. Здесь Петар Петров и Стоян Стоянов намеренно написаны по-разному, чтобы доказать правильность поиска дубликатов записей. В этот пример добавляются две пустые строки для добавления имен. Во второй части формулы мы можем поместить разные тексты для наличия или отсутствия повторений или чисел.
Там, где написаны тексты, они всегда должны быть указаны и цифры не прилагаются. В результате получаем следующее. Если в 14-м порядке мы снова напишем, Петар Петров на строке 13 появится «Повторить». Точно так же мы используем столбец числового значения.
З. Сложносокращенные слова сложного типа, например, колхоз, совхоз, теплоход, Ростсельмаш, Главморпуть и т.д.
4. Отдельные, частично сокращенные слова, состоящие из части основы и полного слова, отличаются какими-либо особенностями в расшифровке, в категории рода, склонении, например: завкадрами, замдиректора, главпочта и т.д.
Мы нашли повторы, теперь мы удалим их. Таким образом, вам не нужно смотреть на последнюю строку в длинном списке. Даже с формулой, которая находится в тексте, прямо покрывается всей таблицей. Таким образом, обе формулы могут использовать. Как только дублированные записи дублируются, как они удаляются, так что один из них остается активным, потому что все записи удалены?
Все значения, которые являются уникальными, принимают 1, повторы. Вы можете оставить ячейку пустой с вместо 0 вместо 1, чтобы написать конкретный текст. Формула определяет первое метрическое значение и дает ему 1, и каждая последующая итерация дает ему. Он извлекает уникальные значения из каждой области.
5. Заимствованные из других языков, например: Би-Би-Си, АПН, напалм, лавсан и т.п.
6. Условные графические сокращения для обозначения должностей, географических понятий, промежутков времени, количественных определений, названий городов, сел, деревень, областей, районов, улиц, проспектов и т.п.
Особенность графических сокращений в том, что они не произносятся в устной речи. После такого сокращения обязательно ставится точка, например: г. (город); с. (село); обл., р-н и т.п. Графические сокращения всегда пишутся строчными буквами.
Вы можете вставить пустые ячейки выше или слева от активной ячейки на листе. Это приведет к перемещению оставшихся ячеек в том же столбце вниз или в одной строке справа. Аналогично, вы можете вставлять строки выше существующей строки и столбца слева от существующего столбца. Вы также можете удалить ячейки, строки и столбцы.
В разделе «Вставка или удаление рабочего листа». Вставка пустых ячеек в лист. Чтобы вставить ячейки, содержащие данные и формулы, скопируйте или вырежьте их, щелкните правой кнопкой мыши местоположение, в которое вы хотите вставить, а затем в контекстном меню выберите «Вставить скопированные ячейки» или «Вставить подсчитанные ячейки». Вы можете использовать кнопку быстрого просмотра, чтобы установить форматирование вставленных ячеек. Вставка ячеек в лист приведет к соответствующему совпадению. Это верно независимо от того, являются ли они относительными или абсолютными.
В ОРД не сокращаются реквизиты "заголовок", "автор документа", "подпись". Не допускается сокращение слов через косую линию, т.к. такой способ не предусмотрен, например: н/заводе (на заводе), м/мать (многодетная мать), з/р (заслуженный рационализатор). Общепринятые сокращения употребляются при перечислениях и ссылках, при ядом стоящих цифрах, названиях, фамилиях, например и т.д. (и так далее), и т.п. (и тому подобное), и пр. (и прочее), и др. (и другое), 1 млн., 50 км и т.д.
Подобное соответствие происходит при удалении ячеек, за исключением ситуаций, когда существует формула, которая ссылается непосредственно на удаленную ячейку. Если ссылка должна быть сопоставлена автоматически, рекомендуется использовать области действия, а не отдельные ячейки. Вы можете использовать кнопку быстрого анализа для форматирования вставленных строк. Вы можете использовать кнопку быстрого анализа для форматирования вставленных столбцов. Удаление ячеек, строк или столбцов.
На вкладке «Главная» в группе «Ячейки» щелкните стрелку рядом с «Удалить», а затем выполните одно из следующих действий. Чтобы удалить выбранные ячейки, нажмите «Удалить ячейки». Чтобы удалить выбранные строки, нажмите «Удалить строки списка». Чтобы удалить выбранные столбцы, нажмите «Удалить столбцы листа». Вы можете щелкнуть правой кнопкой мыши диапазон ячеек, нажать «Удалить» в контекстном меню и выбрать нужный вариант. Вы также можете щелкнуть правой кнопкой мыши диапазон строк или столбцов, а затем нажмите «Удалить» в контекстном меню.
- Выберите ячейки, строки или столбцы, которые вы хотите удалить.
- Чтобы отменить выбор ячеек, щелкните любую ячейку на листе.
- Ниже в этом разделе.
Сокращается союз "то есть" (т.е.), а слова "так как", "таким образом", "потому что", "так называемый" не должны сокращаться.
Названия ученых степеней, званий могут сокращаться непосредственно только перед фамилиями как в тексте, так и в реквизите "подпись", например: акад. Захаров, доц. Петров, канд. техн. наук Леонов, инж. Иванов и др. Наименование должности допускается сокращать только в тексте, например: "на собрании выступил гл. механик Силаев Л.П." Причем слова "зам.", "зав.", "пом.", пишутся слитно (завотделом, завскладом, помдиректора). Но если эти слова отделяются от существительного прилагательным, то после них ставится точка: например зам. главного инженера.
После удаления строк или столбцов остальные строки или столбцы будут автоматически перемещены вверх или влево. Нажатие клавиши «Удалить» удаляет только содержимое выбранных ячеек, а не самих ячеек. При необходимости вы можете восстановить данные сразу после удаления. . Выбрать ячейки, диапазоны, строки или столбцы.
У вас есть вопрос о конкретной функции?
Если вы хотите отправлять персонализированные электронные письма нескольким получателям, используйте слияние. Вы можете создать пакет персонализированных, одинаково отформатированных электронных писем, которые используют один и тот же текст и графику. Только отдельные разделы электронной почты будут персонализированы и будут отличаться. Слияние почты - в отличие от отправки сообщений группе людей - делает каждого получателя сообщения единственным получателем.
Географические понятия сокращают только перед словами, к которым они относится, например: оз. Балатон, г. Донецк.
При написании адреса в реквизите "адресат" допускается сокращать: ул. (улица), пр. (проспект). пер. (переулок), пл. (площадь), д. (дом), корп. (корпус), кв. (квартира), обл. (область), пос. (поселок). Сокращения промежутков времени и количественных определений допускаются после числительных, выраженных цифрами: 5 тыс. вагонов, 12 тыс. голов скота, 200 гр.
Подготовка основного документа
Подготовка электронной почты с использованием процесса слияния включает в себя три документа. Основной документ Этот документ представляет собой сообщение электронной почты, которое содержит текст и графику, идентичные каждой версии объединенного документа. Список адресов В этом документе содержатся данные, используемые для заполнения информации в сообщении. Список адресов включает, например, имена людей, которым адресовано электронное сообщение, содержащееся в основном документе. Интегрированный документ Этот документ представляет собой комбинацию основного документа и списка адресов. Слияние почты извлекает информацию из списка рассылки и помещает ее в главный документ, что приводит к персонализированному документу слияния слияния для каждого человека в списке рассылки. Например, если вы хотите сообщить своей аудитории о предстоящем событии, укажите имя, дату, время и местоположение события в сообщении.
Слово "год" сокращается только при цифрах, например: 1992 г.
При обозначении периода времени пишут так: 1990-1995 гг., если же между годами есть предлог "по", тогда следует писать: с 1990 г. по 1996г.
При обозначении учетного хозяйственно-административного бюджета годов пишут 1995/96 уч.г., - в остальных случаях 1995/96 г. (если имеется в виду год административный, хозяйственный, учебный, бюджетный).
Настройка списка рассылки
Такие сведения о событии должны быть известны всем получателям. 
Список адресов - это источник данных.
Соедините список адресов с сообщением электронной почты
Пришло время выбирать получателей из источника данных. Убедитесь, что источник данных содержит столбец с адресами электронной почты получателей, и каждому человеку, которому вы хотите отправить сообщение, присваивается адрес электронной почты.На вкладке «Соответствие» в группе «Слияние слиянием» выберите «Выбрать получателей» и выберите соответствующую опцию. Выполните одно из следующих действий: Если у вас нет списка адресов, выберите «Ввести новый список» и создайте его. Затем перейдите в свой список и выберите «Открыть». . В поле «Имя файла» введите имя файла и нажмите «Сохранить».
При написании даты смешанным способом (словесно-цифровым и буквенным) слово "год" пишется буквой г., например, 22 мая 1996 г. При сочетании названия месяца и года слово "месяц" не пишется: (в октябре 1995 г.). Не пишут в тексте "в октябре с.г." (сего года), нужно указать год полностью: в октябре 1995 г.
При исчислении времени в документах пишут 20 ч или 20-00, 8 ч 45мин., слово "утро" и "день" не должны употребляться.
Если вы отправляете электронное письмо всем в списке, перейдите на Шаг Добавить персонализированный контент в электронное письмо. Если вы хотите отправить электронное письмо только выбранным людям в списке, вы можете сузить список, выполнив действия в Редактирование списка адресов.
Просмотреть предварительный просмотр и выйти
Форматировать почтовые ящики. Чтобы изменить шрифт, размер или интервал объединенного содержимого, выберите имя поля слияния и внесите соответствующие изменения. 
После добавления полей слияния в основной документ вы можете просмотреть результаты слияния. Если предварительный просмотр соответствует вашим ожиданиям, вы можете завершить слияние.
Слова "час", "минута", "секунда" при цифрах сокращаются, например: - 5 ч 32 мин 20 с (точка в конце сокращений не ставится).
Знаки №, §, % в тексте ставят только при цифрах, причем во множественном числе они не удваиваются, например № 16, 6, 9, § 7, 10, 12, 50-60 %.
Следует применять только официально принятые сокращения названий учреждений, организаций, например: Минуглепром, Минобразования и др.
Сокращенные названия марок машин, механизмов, станков, инструментов и др., состоящие из отдельных буквенных или смешанных (буквенных и цифровых) индексов, должны писаться без кавычек прописными буквами. В таких сокращениях цифры, если они стоят после буквенных индексов, должны отделяться дефисом, например: ГАЗ-51, ВАЗ-69.
Если же буквенные обозначения стоят после цифр, то весь индекс пишется слитно, ИЛ-18Д.
В наше время сокращения очень часто используются в сфере делопроизводства. Многие из них стали общеиспользуемыми и вошли в словарный запас людей как полноправные лексические единицы. Они постоянно используются в различных стилях письменной речи, в том числе и в официально-деловом стиле.
Написание чисел
В деловых бумагах постоянно приходится иметь дело со значительным количеством числовых названий. Они требуют специального оформления. При составлении документов следует помнить правила записи цифровой информации.
Так, однозначные количественные числительные (отвечают на вопрос "сколько") падежных наращений не имеют, например, в реквизите "приложение" количество листов и экземпляров пишется только цифрами: на 3 л в 2 экз. (не пишется на 5-ти, в 3-х). Если число имеет при себе сокращенную размерность, оно пишется только цифрами: 8 кт, 5 л, 25 км и т.д., если же числа не имеют единиц измерения в тексте документа, они пишутся только словами, например: в одном направлении, с тремя болтами и т.д.(кроме составных числительных: 21, 35, 198 и т.п.).
Числа, начиная с десятков тысяч, пишутся смешанным способом: 15млн. человек, 20 тысяч грн., 200 тыс. экз., но единообразно в пределах одного текста.
Порядковые числительные, выраженные римскими цифрами, падежных окончаний не имеют, например: на IV сессии Верховного Совета Украины. Порядковые числительные не имеют наращений, если они стоят после существительного, например: рис. 2, в черт. 2, на с. 41. Если несколько (больше двух) порядковых числительных стоят рядом, падежные наращения ставятся только при последнем, например: 1, 2, 3-й и т.д.
Сложные слова, первой частью которых является числительное, пишутся смешанным способом, через дефис (без падежных наращений), например: 200-тонный, 300-летия, 40-миллиметровый, 12-томный.
Единицы измерения при числительных, обозначающих предел, пишутся только раз: 20-30 шт., или от 20 до 30 шт.
Денежные суммы пишутся так: вначале сумма указывается цифрами, а в скобках - словами, например: в размере 256 грн. (двести пятьдесят шесть гривен).
Если в тексте документа приводится ряд числовых значений величины, выраженной одной и той же единицей измерения, то эта единица измерения указывается только за последней цифрой.
Интервалы между числовым значением величин записывают так: от 50 до 100, от 100 до 150.
Цифровой материал, помещенный в документе, рекомендуется оформлять в виде таблиц (прим. 2.1). Правила оформления таблиц
Таблица-это перечень сведений о чем-либо или о числовых данных, приведенных в определенную систему и расположенным по графам. Таблица позволяет представить информацию о наиболее компактном и наглядном виде. Требования к построению, изложению и оформлению таблиц изложены в разделе ГОСТ 1.5-85.Хотя ГОСТ посвящен построению стандартов, изложенных в нем требования к таблицам распространяются на все унифицированные систему документации, в том числе на организационно-распорядительную. Здесь указывается, что “таблицы применяются для лучшей наглядности и сравнения показателей”.
ГОСТ называет обязательные элементы таблицы и порядок их графического расположения (табл. 3.1)
Таблица 3.1
Тематический заголовок (может и не быть)
Заголовки граф | |||||||||
Подзаголовки граф | |||||||||
Строки (гори-зонталь- ные ряды) |
|||||||||
Боковик (заголовки строк) | Графы (колонки) | ||||||||
Все таблицы в тексте, в том числе и в приложениях, нумеруют сквозной нумерацией арабскими цифрами. Если таблица одна, то слово “Таблица” не пишется и, следовательно, нумерация не проставляется.
Таблица может иметь заголовок, который кратко, но точно отражает ее содержание. Он пишется над таблицей посередине с прописной буквы. В конце заголовка точка не ставится. Головка таблицы отделяется жирной линией от остальной части таблицы. Ограничительными линиями слева, справа и снизу таблица не закрывается. Помещается таблица сразу под текстом, где она впервые упоминается, или на следующей странице. Можно дать таблицу и в приложениях к основному документу. Если таблица большая и ее строки и графы не помещаются на формате страницы или она переносится на другую страницу, то ее можно разделить на части, которые помещаются одна под другой. Над каждой следующей частью пишут “Продолжение таблицы…”, повторяют ее головку, а при необходимости и заголовки строк.
Заголовки граф и строк пишутся с прописной буквы, подзаголовки граф строчными, если они служат продолжением заголовка, и с прописной буквы, если они имеют самостоятельные значения (табл. 3.2, 3.3)
Таблица 3.2
Таблица 3.3
В конце заголовка и подзаголовка таблицы точка не ставится. Заголовки граф всегда формулируются в единственном числе и именительном падеже.
Часто встречающейся ошибкой при оформлении таблиц является диагональное деление строк. Специальный пункт ГОСТа указывает, что разделять заголовки боковика и граф диагональными линиями не допускается, нельзя также включать в таблицу графу “Номер по порядку”. Если есть необходимость пронумеровать показатели, то их порядковый номер ставится в боковике таблицы непосредственно перед их наименованием (табл. 3.4).
Таблица 3.4
Следует при этом отметить, что при обозначении марок, типов продукции, а также перед числовыми значениями величины порядковый номер никогда не проставляется.
ГОСТ подробно описывает порядок обозначения физических величин и их числового значения, поэтому его следует иметь под рукой каждому оформляющему такие таблицы.
Числовые значения показателя должны проставляться на уровне последней строки наименования показателя. В том случае, когда значения показателя раскрываются в виде текста, запись должна начинаться на уровне первой строки наименования показателя. При отсутствии данных в таблице ставится прочерк (знак тире) (табл. 3.5)
Таблица 3.5
Правила заполнения показателей представлены в табл. 3.6.
Таблица 3.6
Если в пределах одной графы текст, состоящий из одного слова, повторяется, а в таблице нет горизонтальных линий, то это слово заменяется кавычками (табл. 3.6)
Таблица 3.6
Повторяющиеся цифры, математические записи обозначения марок материалов заменять кавычками не разрешается.
Если повторяющийся текст из двух и более слов, при первом повторении пишут слово “То же” и далее ставя кавычки. Так же поступают при повторении части слова, дополняя дополнительные индивидуальные сведения (табл. 3.8)
Таблица 3.8
Если в таблице строки разделены горизонтальными линиями, текст повторяется полностью (табл. 3.9)
В данной статье я расскажу вам то, на что вы не обращаете внимание в таблице. Во многих таблицах имеется колонка номера по порядку. Эта колонка говорит о том, под каким номером находится та или иная строка. Многие не знают о том, что для этой колонки можно установить настройки так, что она будет автоматически нумеровать все строки. Некоторые скажут «зачем, я и сам прекрасно справляюсь с данной задачей». Но правда в том, что подобный подход не практичен. Такое заявление может сделать только человек, которому не приходилось добавлять новую строку или удалять имеющуюся из таблицы.
Действительно, данная задача становится затруднительной, если вы изменили количество строк в большой таблице. Нужно сразу переписывать нумерацию. Я же вам предлагаю научиться заставлять Word самостоятельно вести нумерацию строк в таблице.
Допустим, у нас есть пустая таблица, первая ее колонка это номер по порядку.
Теперь, когда мы добавим новую строку, то первая колонка этой строки будет заполнена соответствующим номером строки.
Ну а теперь внимание! То ради чего нужно делать автоматическую нумерацию первой колонки. Давайте удалим вторую строку, с данными о грушах.
Как вы смогли легко убедится, порядковый номер для строки с данными о сливах изменился автоматически.
Хочу напомнить, что данный подход очень актуальный, когда приходится работать с большими списками. Например, список сотрудников или учащихся. В таких списках важно отмечать не только , но и правильный порядковый номер. Ведь эти списки могут меняться.
А сейчас, я хочу рассказать как сделать нумерацию для всей колонки в уже имеющейся таблице. Выделяем ячейки столбца, в котором нужно проставить номера строк. И как вы уже догадались, жмем на кнопку нумерованного списка.
