סטנדרטי עבור מסמכי טקסט. דרישות GOST לעיצוב מסמכי טקסט. אנו מביאים את שולי הדפים לנורמה שנקבעה.

I. הוראות כלליות

• מסמכים שנוצרו על ידי משטרת המסים מודפסים על סדינים סטנדרטייםנייר באמצעות, ככלל, טקסט עורך מיליםל גרסאות ווינדוסמ-2.0 ומעלה בגופן Times רומן חדשהצע גודל N 13, 14, 15, פעמים DL מידה N 12, 13, 14 עד 1 - 2 מרווחים. IN מקרים בודדיםניתן ליצור מסמכים באמצעות מְכוֹנַת כְּתִיבָה.

  ניתן להשתמש בגופנים מסוגים וגדלים אחרים, מודגש, נטוי, מרווח שונה (מופחת) בין שורות, היסט ביחס לגבולות הטקסט הראשי כדי להדגיש חלק מהטקסט של מסמך, כותרת, הערה.

  לסימני פיסוק המשויכים למבנה תחבירי יש את המטרות הבאות. במועדון בו פקדנו היו יותר משריפה אחת. הייתה שריפה במועדון שפגשנו כבר כמה שנים. נסיעה בכביש בודד בלילה בלילה. המכונית הסתובבה על הכביש, בלילה בודד.

  הוא ספג ביקורת כאשר נלחם למען חבריו. הוא ספג ביקורת כאשר נלחם למען חבריו. המשפט הבא יכול לשנות את ערכו רק על ידי הצבת מפתח. "אם גבר ידע את הערך שיש לאישה, היא הייתה זוחלת למצוא אותה."

  בעת הדפסת טבלאות, ניתן להשתמש גם בפונטים בגדלים אחרים.

• כל גיליון מודפס של מסמך, הן על נייר מכתבים והן לא על נייר מכתבים, חייב להיות בעל השוליים הבאים:
• שמאל - מ-2.5 עד 3.5 ס"מ;
• מימין - מ-1.25 עד 2.5 ס"מ;
• עליון - לא פחות מ-2.5 ס"מ;
• תחתון - לפחות 2 ס"מ.
• בעת הדפסה דו-צדדית או העתקה להפוך צדהגיליון חייב להיות בעל השוליים הבאים, בהתאמה:
  • שמאל - מ-1.25 עד 2.5 ס"מ;
  • מימין - מ-2.5 עד 3.5 ס"מ;
  • עליון - לא פחות מ-2.5 ס"מ;
  • תחתון - לפחות 2 ס"מ.
• בעת עיצוב טקסט של מסמך על שני עמודים או יותר, השני ו- הדפים הבאיםחייב להיות ממוספר.

  מספרים סידורייםדפים מודבקים ספרות ערביותבאמצע השוליים העליונים של המסמך ללא נקודה. העמוד הראשון של מסמך או בקשה אינו ממוספר.

  למשל בין הנושא לפועל, בין פעלים או שמות והשלמות שלהם. לא נכון: נשיא הרפובליקה ציין את עמדתו בנושא זה. מימין: נשיא הרפובליקה ציין את עמדתו בנושא זה. לא נכון: הסגן נכח בנאום הנשיא בפורטלזה.

  מימין: סגן השתתף בהצהרה נשיאותית בפורטלזה. הסמנטיקה חוקרת את המשמעות של מילים, ביטויים, ביטויים ויחידות היסוד של תקשורת מילולית, המשמעויות המיוחסות לה. תמיד כדאי לבדוק את ההקשר שבו נעשה שימוש במילים, לחפש מילים נרדפות או מונחים מדויקים יותר למילים חוזרות.

  במידת הצורך, ניתן לסמן את טיוטת המסמך "פרויקט". תכונה זו ממוקמת בפינה הימנית העליונה של העמוד הראשון של טיוטת המסמך והיא מוגבלת לשוליים הימניים שלו.

• מסמכים נערכים, ככלל, על טפסים של הטופס שנקבע, שיש להם הרכב של פרטי חובה וסדר יציב של מיקומם.

  טפסים של מסמכים נעשים על נייר A4 (210 x 297 מ"מ) ו-A5 (148 x 210 מ"מ) ומשמשים בהתאם לנפח הטקסט. לטפסי הזמנה יש פורמטים A5 ו-A6 (105 x 148 מ"מ).

  כתיבה פורמלית אינה יכולה להימנע מתמורות שפה - תוצר דינמיקה חברתית- ואל תכלול אותם ללא ביקורת. יש להשתמש במילון החידושים תמיד בשיקול דעת, ולהימנע מאלה שניתן להחליף במילונים שכבר נמצאים בשימוש מבלי לפגוע במשמעות שניתנת להם.

  לא חושבים, בשם הפוריזם כביכול, ששפת התקשורת הרשמית חסינה מפני שאילה משפות אחרות. העיקר הוא להשתמש באופן מודע בגישה זרה, לחפש מקבילה פורטוגזית כאשר היא זמינה, או להכניע מילה זרהרוח השפה הפורטוגזית.

• דרישות להרכבה ומיקומם של פרטים בודדים.
  • נשר (סימן) של הגבלת גישה למסמך.

    חותמת הסודיות או סימן "לשימוש רשמי" המציינים את מספר העותק מודבקים בעמוד הראשון של המסמך, על הכריכה שַׁעַרמהדורה, וכן בעמוד הראשון מכתב כיסוילמסמכים המכילים מידע סודי ושירותי בהפצה מוגבלת. הנשר (סימן) מודפס בפינה הימנית העליונה של המסמך מחוץ לגבולות שדה טקסט. מספר העותק ממוקם מתחת לצוואר (סימון) במרווח שורות של 1.5 וממורכז ביחס אליהם.

    ביטויים שיש להימנע מהם וביטויים. שפה טקסטים רשמייםתמיד צריך להיות מונחה על ידי פולחן רשמי של השפה. לכן זה לא מקובל שטקסטים אלה מכילים דיבורים או ביטויי שימוש מוגבלים קבוצות מסוימותזה יסכן את ההבנה שלהם על ידי הציבור.

    באשר לכמה ביטויים שיש להימנע מהם, יש להזכיר את אלו היוצרים כפות, כלומר "אוסף של הברות שבהן זדון מגלה מונח חדש בעל משמעות מביכה או אבסורדית". להלן רשימה של ביטויים שיש להימנע משימוש או חזרה עליהם, המציינת כיצד יש להשתמש בהם ומציעה חלופות מילון למילים המופיעות בדרך כלל מעבר לרישומים הרשמיים.

  • כותרת לטקסט של המסמך:

    הכותרת נערכת עבור מסמכים, למעט הודעות טלפוניות, מברקים, הודעות. הכותרת צריכה לתאר בקצרה ומדויקת את תוכן המסמך. ניתן לנסח אותו בעזרת שמות עצם מילוליים במילת היחס ("על הביטול...", "על הארגון...", "על המדינה...").

    הכותרת לטקסט מודפסת מהגבול השמאלי של תיבת הטקסט.

    ומבחינתם המחירים ירדו ככל שהביקוש יורד. ככל שהדבר נובע מכך, כי: משמוצו אפשרויות המשא ומתן, הוטל וטו מוחלט על הטיוטה. ממנו יש להשתמש רצוי במובן זמני: גביית המיסים נכנסת לתוקף מתחילת השנה הבאה.

    הימנעו מלחזור על זה בתחושה "מבוססת", העדיפו לשקול, לקחת את זה כבסיס, לבנות עליו, להסתמך עליו. השתמש לאחר הצגת כל מצב או הצעה כדי לקשר אותם לרעיון הבא. לחילופין: כך, כך, אל מול האמור לעיל, על כן, על כן, על כן, על כן, על כן, על כן, לאור זאת, לאור זאת.

    אין לשים נקודה בסוף הכותרת. כותרת המורכבת משתי שורות או יותר מודפסת עם רווח אחד.

  • טקסט מסמך.

    הטקסט של המסמך צריך להיות ברור, תמציתי, סביר, לספק תפיסה מדויקת וחד משמעית של המידע הכלול בו.

    הטקסט מודפס במרחק של 2 - 3 מרווחים מהכותרת ב גבולות שנקבעושדות.

    דרך זה לצד זה, ביניהם: המסע כלל טיולים ברוב היער. הימנע משימוש עם תחושת הסביבה או הכלי; במקרה זה, הוא משמש על ידי, באמצעות, בעזרת, שנית, על ידי שימוש באמצעים. הפרויקט הוגש באמצעות המחלקה.

    יש להסדיר עניין זה בצו. הוועדה הוקמה בהוראת שר המדינה. הימנע מחזרה; לחילופין עם ובאופן דומה, באותו אופן. הימנע משימוש בפולימורפי למחברים מסוימים, לוקליזציה או שווה ערך.

    השורה הראשונה של פסקה מתחילה 1.25 ס"מ מהגבול השמאלי של תיבת הטקסט.

  • חֲתִימָה.

    כותרת המיקום מודפסת מהגבול השמאלי של שדה הטקסט עם רווח אחד וממורכזת ביחס לשורה הארוכה ביותר.

    אורך השורה הארוכה ביותר של תפקיד התפקיד לא יעלה על 8 ס"מ.

    פענוח החתימה בתכונת "חתימה" ממוקם ברמת השורה האחרונה של כותרת המשרה בגבול הימני של שדה הטקסט. ראשי התיבות של השם הפרטי ממוקם לפני שם המשפחה. אין רווח בין ההתחלה לשם המשפחה. מכתב אחרוןבפענוח החתימה מוגבל לשוליים הימניים.

    השתמש גם כדי ליצור, להניע, לעורר, לייצר, ליצור, להוביל, ליצור. חלופה עם אישור, בירור, ביסוס, הסמכה, הוכחה, ראיות, תצפית, תצפית, תפיסה, הקלטה, אימות.

    לנתונים ולשיתופים שנצפו יש ערך פסיבי והם תואמים למספר ולסוג שם העצם שהם מתייחסים אליהם. לאור העניין והמאמץ שהוצגו, השרת נבחר לתפקידו. נוכח הראיות שהובאו, לא היה עוד ספק באשר לכיוון החקירה.

  • תאריך של.

    על מסמכים שנכתבו על ניירות מכתבים, מודבק התאריך בהתאם למיקום דרישה זו.

    על מסמכים שנערכו על דפי נייר סטנדרטיים מודבק התאריך תחת כותרת תפקידו של מי שחתם על המסמך.

    התאריך מודפס מהגבול השמאלי של שדה הטקסט במרחק של 2 - 3 מרווחים מהתכונה הקודמת.

    אפילו הביטוי גלוי, בהתחשב בכך שברגע שהוא נחשב, בוא נראה, הוא אינו משתנה. לשרת יש איכויות בהתחשב בעניין והמאמץ הכרוכים בכך. אז בתפילות מתקדמות הוא נתן מספיק הסבר כדי שהכל יהיה ברור.

    לגבי משפטי אינפיניטי מקוצרים: הוא נתן מספיק הסבר כדי להבהיר הכל. הימנע מחזרה; לסירוגין עם פירוט, פירוט, מתאר, הנמכה. הימנע מחזרה; השתמש גם מסיבה, עבור, עבור, תודה, התקשר.

    בשימוש עם תחושה של העברה לסירוגין עם שידור, שליחה, העברה, העברה, שליחה, כתובת. בכל פעם שהבעה עומדת מול היותו שווה ערך קודם לכן, מועדפת ריג'נסי עם מילת יחס; הימנע, לכן, נגד.

  • אינדקס (מספר) של המסמך.

    על מסמכים שנכתבו על ניירות מכתבים, המספר מודבק בהתאם למיקום הדרישה הזו.

    על מסמכים שנערכו על גיליונות נייר סטנדרטיים, המספר מודבק מתחת לתאריך.

    המספר מודפס מהגבול השמאלי של שדה הטקסט באותו מרווח שבו הודפס המסמך.

  • חותמת אישור, חותמת אישור, סימן נוכחות הבקשה.

    פרטים מרובי שורות "חותמת אישור", "חותמת הסכם", המילה "נספח" בהתייחס למספר ותאריך המעשה המשפטי הנורמטיבי נמצאים בפינה הימנית העליונה של הגיליון הראשון של המסמך ונדפסים מתוך גבול השדה העליון ללא מרכאות באותיות גדולות.

    הימנע מבניית שיחה. השתמש גם בעיקר, במיוחד, במיוחד, מעל הכל, במיוחד בפרט, בפרט. אינדיקציה מוקדמת של הכללה; בחר בלעדי. להחליף תקשורת, ייעוץ, דיווח, השתתפות, הסברה, הוראה, הדרכה, אימות, רכישת ידע, שיתוף ידע; או לשאול, לשאול, לשאול, לשאול.

    השתמש גם עם מטרה כדי, עם מטרה, עם מטרה, מכוון או מכוון, לכוון. ככינוי יחסי, זה אומר שבה: העיר שבה נולדת. הימנעו אפוא ממבנים כמו "החוק שבו נקבע הקנס" או "הישיבה שבה נשקל הנושא".

    כותרת הדרישה - המילים "אושר", "אני מאשר", "מוסכם", "בקשה", "אושרה" - מופרדת מהשורות הבאות של הדרישה ב-1.5 מרווחים.

    שאר השורות של תכונת ריבוי השורות מודפסות במרווח אחד.

    כל רכיבי התכונות ממורכזים ביחס לקו הארוך ביותר. אורך השורה לא יעלה על 9 - 10 ס"מ והוא מוגבל לגבול הימני של שדה הטקסט.

    במקרים כאלה, החלף איפה, איפה, באיזה, באיזה, באיזה, באיזה. לפיכך, הזכות היא הדין בו נקבעת ההצעה, הישיבה בה נשקל הנושא. ניאולוגיזם מילולי שנעשה בו שימוש לרעה. הוא מעדיף לבצע, לעשות, לבצע, לבצע או ליישם, לתרגל, לבצע, לבצע, לייצר, לבצע, לבנות, להלחין, להקים.

    ניתן לשנות את המיקום עם מיקום, נקודת מבט, גישה, מצב, מצב. מיקום פירושו "מיקום, מיקום" ואין לבלבל אותו עם מיקום. השתמש גם ביחס, בהתייחסות, בהתייחסות, בהתייחסות, בכבוד.

    אם ישנן מספר חותמות אישור או אישור, הן ממוקמות באותה רמה.

הרעיון של החומר הזה נולד בשיעורים שערך מחבר שורות אלה עבור משתמשי Word בארגון קרוב למדינה. עובדים הועברו ל גרסה חדשהתוכניות - אז ב-2007. רושם חזקנדהמתי מהעובדה שחצי טוב מהשאלות נוגעות לשינוי ברירות המחדל של הגרסה החדשה (שם וגודל גופן, מרווח בין שורות, הזחה של קו אדום, גדלי שוליים, עימוד וכו'). התברר כי במשרד זה ישנה הוראה דרקונית על ניהול רישום, שההגדרות הראשוניות של התוכנית כלל לא התאימו לה.

כדי לאמת את השכיחות של בעיה זו, פשוט הקלד בשורת החיפוש מסגרת משפטיתיועץ פלוס הוא שמו של הפונט הידוע - Times New Roman. בתגובה, תקבלו רשימת תקנות של רשויות רוסיות שונות - ממשרד התובע הכללי ועד למינהלות אזוריות. כל המסמכים הללו קובעים בקפדנות: לעבודה משרדית מחלקתית, השתמש ב-Times New Roman ולא בשום דבר אחר. אני תוהה אם משווקים של מיקרוסופט, מי בשניים הגרסאות האחרונותנטש את הגופן האהוב ביותר ברוסיה כהגדרה סטנדרטית עבור Word Russian?

אם המעסיק שלך מתעקש לעמוד בדרישות ניירת מסוימות, אנו מקווים שחומר זה יעזור לך בעת המעבר לגרסה חדשה של התוכנית - מייקרוסופט וורד 2010. בעזרת הנחיות אלו, תוכל למצוא במהירות את ההגדרות המבוקשות ביותר ולהתאים אותן להנחיות הארגון שלך.

בעת שימוש בעצות אלה, זכור שני דברים חשובים:

• ניתן לפתור בעיות רבות ב-Word עם כמה דרכים שונות. ייתכן שמחברים אחרים יציעו מתכונים שונים לחלוטין לפתרון אותן בעיות. זה לא אמור להיות מביך.
• עדיף לבצע את השינויים המתוארים כאן לפי סדר סידורם במאמר זה.

1. הגדר את Times New Roman כגופן ברירת המחדל

הדרישה להקליד את כל המסמכים באופן בלעדי ב-Times New Roman נמצאת כמעט בכולם ידוע למחברהוראות רוסיות לעבודה משרדית. עובדים ותיקים של עבודה משרדית אינם שוללים שנורמה זו נולדה בימי קדם מכיוון ש-Microsoft Word של גרסאות קודמות הציעה גופן זה כסטנדרטי. עם זאת, מאז 2007, התנהגות התוכנית השתנתה: בשתי הגרסאות האחרונות של Word, כברירת מחדל, היא משתמשת בגופן Calibri עבור טקסט רגיל.

הדרך הטובה ביותר לתקן את החסר הזה היא ליצור ולהגדיר ערכת נושא של גופן חדש כברירת מחדל. לזה:

1. או על ידי בחירת הפקודה.
2. בחר פקודת סרט דף הבית - עריכת סגנונות - גופנים - יצירת גופני ערכת נושא חדשים.
3. בתיבת הדו-שיח שמופיעה, הגדר את Times New Roman כגופן עבור כותרות וטקסט רגיל, תן לתוכנית שם (באיור 1, למשל, קראנו לה בשם רוּסִי) ולחיצה על הכפתור להציללבצע את השינויים.
4. היכנסו מחדש לתפריט דף הבית - שנה סגנונות - גופנים, ודא שסכימת הגופנים החדשה מופיעה ברשימה ובחר אותה. זה יתקן את הסכמה הזו במסמך הנוכחי.
5. זכור את התפריט בית - שנה סגנונותובחר פקודה בְּרִירַת מֶחדָל. בשלב זה, תחייב את Word להשתמש בסכימה שיצרת ותיקנת עבור המסמך הנוכחי בשלבים הקודמים עבור כל המסמכים הבאים.

אורז. 1. דיאלוג צור גופני ערכת נושא חדשים

עבור מסמכים שיצרת ב-Word 2010 לפני ביצוע שינויים אלה, עליך לשנות באופן ידני את ערכת הגופנים כפי שעשינו בשלב 4.

2. תיקון גודל הגופן והמרווח בין שורות הטקסט

בדרך כלל, בנוסף לשם הגופן, גם גודלו כתוב בהוראות. לרוב, יש להקליד מסמכים בגודל 14, לעתים רחוקות יותר בגודל 13 או 12, אך לעולם לא בגודל 11, ש-Word 2010 מציע כברירת מחדל.

המצב דומה למרחקים בין שורות טקסט. בנורמות של עבודה משרדית מופיע בדרך כלל מרווח שורה בודד או אחד וחצי. ובגירסאות האחרונות של Word, פרמטר זה מוגדר ל-1.15. בנוסף, Word 2007-2010 מפריד בין פסקאות סטנדרטיות במרווחים של 10 נקודות - נראה שהנורמות הרוסיות אינן נדחות, אך גם הן אינן מתקבלות בברכה.

כדי להקל על שינוי ברירות המחדל הללו, הוסיפו מחברי Word 2010 קבוצה חדשהלכרטיסייה ביתבתפריט שנה סגנונות. הדיאלוג שהפקודה הזו תוביל אותנו אליו היה קיים בעבר, אבל עכשיו יותר נוח להגיע אליו. בואו נשתמש בזה:

1. צור מסמך ריק חדש עם הגדרות ברירת מחדל. ניתן לעשות זאת, למשל, על ידי לחיצה בחלון מילה חמהמַפְתֵחַ או על ידי בחירת הפקודה קובץ - חדש - מסמך חדש.
2. בחר פקודת סרט בית - עריכת סגנונות - מרווח בין פסקאות - מרווח בין פסקאות מותאם אישית. תיפתח כרטיסייה בְּרִירַת מֶחדָלדו שיח ניהול סגנון(איור 2).
3. בלשונית שנפתחת, התאם את גודל הגופן, המרווח לפני ואחרי הפסקה ומרווח שורות בהתאם לסטנדרטים של הארגון שלך. על איור. 2, הפרמטרים המתאימים ממוסגרים.
4. הקפד להגדיר את המתג.
5. החל שינויים בלחיצת כפתור בסדר.

אורז. 2. לשונית ברירת מחדל של תיבת הדו-שיח ניהול סגנונות. מסגרות מדגישות את הפקדים שאחראים על גודל הגופן, המרווח בין פסקאות ובין שורות בפסקה.

אם אתה משתמש רמת כניסהולערוך מסמכים באופן בלעדי "ידנית" (כלומר, להגביל את עצמך לצוותים מרוכזים בקבוצות גוֹפָןו פסקהכרטיסיות בית), ואז תוכל לעבור לטיפ הבא. אבל אם אתה משתמש בסגנונות Word בעת עיצוב מסמכים, אז לאחר השינויים המתוארים, תצטרך לבדוק גם את הסגנונות המשמשים לנכונות הגופנים והמרווח בין השורות.

אם התעמקת בסגנונות Word, אתה בטח מבין שיכול להיות די מסובך לקשר ביניהם. לפעמים ביצוע שינויים בסגנון אחד (ההורה) מביא לשינויים בסגנונות הילד, בפעמים אחרות לא. יש גם סגנונות שאין להם "הורים" בכלל. לאחר לימוד הקשרים אלה, אתה יכול בקלות להבין מדוע לאחר השינויים לעיל בחלק מהסגנונות שלך, הגופן והמרווח "תוקנו" מעצמם, באחרים - לא. אם הם לא התאוששו, יש לעשות זאת באופן ידני. לדוגמה, "גימור" ידני ידרוש כותרות מובנות של Word (סגנונות מכוון ל 1, כותרת 2, כותרת 3וכולי.). זה נעשה כך:

1. בכל דרך נוחה לך, צור מחדש מסמך ריק חדש עם הגדרות סטנדרטיות.
2. בכרטיסייה ביתבגלריית הסגנונות, מצא את הכפתור עבור הסגנון שברצונך לתקן. לחץ לחיצה ימנית עליו ובתפריט ההקשר שמופיע בחר שינוי. תיפתח תיבת דו-שיח שינוי סגנון(איור 3).
3. בדיאלוג שינוי סגנון(איור 3) התאם את גודל הגופן. בעת התאמת כותרות מובנות, כדאי גם לשנות את הצבע (להפוך את הטקסט הצבעוני לשחור) ואת היישור (ברוסיה, הכותרות לרוב ממורכזות, ולא מיושרות לשמאל, כפי שעושה Word במקור).
4. לחץ על הכפתור פוּרמָטבפינה השמאלית התחתונה של תיבת הדו-שיח ובתפריט שנפתח, בחר את הפקודה פסקה. תיפתח תיבת דו-שיח שבה תוכל לעבור ללשונית שקעים ומרווחים.
5. בכרטיסייה שקעים ומרווחיםבקרות קבוצת שחקנים הַפסָקָהבהתאם לדרישות המעסיק שלך וסגור את הדיאלוג עם הכפתור בסדר.
6. חוזרים לדיאלוג שינוי סגנון(איור 3), הקפידו להתקין בו מתג במסמכים חדשים באמצעות תבנית זוולחץ על הכפתור בסדר.

אורז. 3. דיאלוג שנה סגנון.

זה אולי נראה כי כזה "מהומה" עם סגנונות הוא בעיות מיותרות. עם זאת, אם אתה יוצר הרבה מסמכים עם פריסה סטנדרטית, המאמץ להתאים את הסגנונות להנחיות הארגון שלך ישתלם במהירות.

הערה. מומחים קפדניים בתוכנית עשויים לומר כי ל-Word 2010 יש פקודה המאפשרת להביא במהירות סגנונות למראה ברירת המחדל המשמש ב-Word 2003. מחבר שורות אלו יודע על פקודה כזו, אך אינו ממליץ להסתמך עליה. סגנונות מילים 2003 היו קרובים יותר לנורמות טיפוסיות עבודה משרדית רוסית, אך גם לא התאימה להם במלואה. לכן, עדיין יש לבדוק ולערוך אותם.

3. אנו מביאים את שולי העמוד לנורמה שנקבעה

כברירת מחדל, Word 2010 יוצר מסמכים עם שוליים שמאליים של 3 ס"מ, שוליים ימניים של 1.5 ס"מ ושוליים תחתונים ועליונים של 2 ס"מ. עם זאת, גדלים אחרים נקבעים לרוב בהוראות הניירת. לדוגמה, ייתכנו מספרים שהושאלו מ-GOST R 6.30-2003, כאשר 2, 2, 2 ו-1 ס"מ מוקצים לשוליים השמאלי, העליון, התחתון והימני, בהתאמה. בכרטיסייה פריסת דףבתפריט שדותישנן מספר אפשרויות מוגדרות מראש לשדות, אך ערכים אלו אינם שם.

כדי למנוע צורך לשנות שדות בכל מסמך חדש, בצע את הפעולות הבאות:

1. צור מסמך ריק חדש עם הגדרות ברירת מחדל. ניתן לעשות זאת, למשל, על ידי לחיצה על מקש החם ב-OK ב-Word או על ידי בחירת הפקודה קובץ - חדש - מסמך חדש.
2. עבור ללשונית הסרט פריסת דףובקבוצה הגדרות עמודלבחור צוות שדות - שדות מותאמים אישית. תיפתח כרטיסייה שדותדו שיח הגדרות עמוד(איור 4).
3. בתיבת הדו-שיח שנפתחת, הגדר את גודל השוליים הנדרש.
4. כאשר השדות מוגדרים, הקפד ללחוץ על הכפתור בְּרִירַת מֶחדָלבתחתית תיבת הדו-שיח. אם זה לא נעשה, השוליים ישתנו רק במסמך הנוכחי, ולא בתבנית, שעל בסיסה ייווצרו מסמכים חדשים הבאים.
5. סגור את תיבת הדו-שיח בלחיצת כפתור בסדר.

אורז. 4. הכרטיסייה שוליים בתיבת הדו-שיח הגדרת עמוד.

אם אתה יוצר מסמכים המבוססים על תבניות אחרות, עליך לבצע את אותם השלבים איתם.

4. סגננו את פסקת הקו האדום הסטנדרטית

IN ארגונים רוסייםומוסדות, נהוג ליישר את הטקסט הפשוט של מסמכים לרוחב העמוד, ולהתחיל את השורה הראשונה של כל פסקה בכניסה ("קו אדום"). הוראות רבות מציינות את כמות שקע כזה - בדרך כלל 1.25 ס"מ.

משתמשים מתחילים בדרך כלל מבצעים את העיצוב הזה באופן ידני. כדי להצדיק ברוחב, השתמש בכפתור בקבוצה פסקהכרטיסיות ביתאוֹ מקש חם . הזחה נוצרת בדרך כלל על ידי הזזה סרגל אופקיהמשולש העליון הוא זה שמצביע כלפי מטה. עצלנים מסתדרים על ידי לחיצה על מקש בתחילת פסקה - בהגדרות סטנדרטיות, הוא מעביר את הטקסט שמאלה ב-1.25 ס"מ בדיוק. עם זאת, אם אתה רוצה שהמסמכים שלך יהיו מסודרים וצפויים, נכון יותר ליישם עיצוב כזה כסגנון.

קיימות מספר שיטות לכך. בפרט, אתה יכול להפעיל ולתקן קביעת סגנון קיימת מראש. קו אדום, אשר חבוי עמוק במעיים של התוכנית. אבל אולי קל ומהיר יותר ליצור אחד חדש. סגנון משלה. הנה איך זה נעשה:

אורז. 6. הסגנון השמור אמור להופיע בגלריית הסגנונות בלשונית הבית.

כעת נוכל להצדיק פסקה ולתת לה קו אדום בלחיצה אחת על הכפתור בגלריית הסגנונות.

אלגוריתם יצירת הסגנון מתואר כאן באמצעות דוגמה של פסקה עם קו אדום, אך למעשה הוא אוניברסלי. בערך באותו אופן, אתה יכול ליצור כל סגנון, למשל, כדי לעצב במהירות את הנמען של מסמך.

5. ספק לתבנית את העימוד הנכון

הכללים העסקיים הרוסיים דורשים בדרך כלל שכאשר מסמכים מופקים על שני עמודים או יותר, יש למספר את העמודים השניים והאחרים. המספר צריך להיות מורכב ממספר בלבד, להיות ממוקם באמצע השדה העליון של הגיליון ולהיות מעוצב באותו גופן כמו הטקסט הראשי של המסמך.

ב-Word 2007-2010, הריק הוא הקרוב ביותר לדרישות אלה. מספר 2 פשוט, אשר זמין בכרטיסייה לְהַכנִיסבתפריט מספר עמוד - ראש העמוד. עם זאת, ריק זה דורש "גימור": המספר יוכנס תחילה בכל עמודי המסמך, כולל הראשון, ועיצובו עשוי להיות שונה מהטקסט הראשי.

אחת ולתמיד נגבש את כללי המספור בתבנית שעל בסיסם תיצור מסמכים. ואז בעתיד, מעת לעת, הגרסה הנדרשת של הכותרות העליונות והתחתונות תיווצר "מעצמה". תעשה את הדברים הבאים:

אנו ממליצים לך ליצור מסמך חדשולבדוק את פעולת הכותרות העליונות והתחתונות עליו. כל עוד יש עמוד אחד בקובץ, אין בו כותרת עליונה או תחתונה. אבל ברגע שהעמודים הבאים מתווספים למסמך, הם אמורים להציג את המספר באופן אוטומטי.

6. תיקון אוטומטי ופורמט אוטומטי

ההגדרות שעליהן נדבר בסעיף זה אינן נקבעות במסמכים רגולטוריים. עם זאת, שורש הבעיה זהה: ברירות המחדל של Word לא ממש תואמות. מסורות רוסיותניירת.

הבה נזכור בקצרה מהי המהות של פונקציות התיקון האוטומטי והפורמט האוטומטי הנחשבות. העורך עוקב ברציפות אחר הפעולות שלך. וזה לא רק עוקב: את הטקסט שאתה מזין ניתן לתקן "מעצמו", ללא פקודות מפורשות ממך. במקרים מסוימים, אוטומטיזם כזה מקל על החיים, למשל, התוכנית מסוגלת לתקן עיגול רחבשגיאות הקלדה. הקלד "עם זאת" במסמך וודא ש-Word עצמו הופך את המילה שגויה ל"עם זאת". אבוי, ה"שרירותיות" של התוכנית לא תמיד כל כך שימושית. אחוז נאה ממשתמשי וורד משקיעים את האנרגיה שלהם בתיקון אותן שגיאות AutoFormat ו-AutoCorrect מדי יום ביומו, במקום לשנות את ההגדרות שלהם אחת ולתמיד בכמה לחיצות עכבר.

כדי להגיע להגדרות התיקון האוטומטי והפורמט האוטומטי, בצע את הפעולות הבאות:

1. לקרוא לפקודה קובץ - אפשרויותובתיבת הדו-שיח שנפתחה אפשרויות מילים עבור לסעיף אִיוּת.
2. בפרק אִיוּתלחץ על הכפתור תיקון אוטומטי. תיפתח תיבת דו-שיח תיקון אוטומטי, שבהן שתי לשוניות הכי מעניינים - תיקון אוטומטיו פורמט אוטומטי תוך כדי הקלדה.

למשתמשים בררנים מומלץ ללמוד בקפידה את כל (בדיוק את כל) ההגדרות של הכרטיסיות הללו בשעות הפנאי שלהם. כאן נסתפק בדוגמה אחת, שבה מגבלות הרוסיפיקציה של Word גלויות במיוחד. זו תיבת סימון בכרטיסייה תיקון אוטומטי(אורז.).

אורז. 9. הכרטיסייה תיקון אוטומטי של תיבת הדו-שיח תיקון אוטומטי. תיבת הסימון האחראית להמרת אותיות לאותיות רישיות לאחר סימן פיסוק מסומנת.

אם תיבת סימון זו מופעלת, Word עוקב אחר התרחשותם של סימני פיסוק בטקסט. אתה מזין נקודה, התוכנה בודקת אם המילה שלפני נקודה זו נכללת ברשימת החריגים, ואם לא, היא מתרגמת אוטומטית את האות הראשונה המילה הבאהלאותיות רישיות. מצד אחד, אוטומטיזם כזה נוח, במיוחד למשתמשים עם כישורי מקלדת גרועים. מצד שני, לא מתאים אותיות גדולותאחרי קיצורים היא אחת הטעויות הנפוצות ביותר שעומדות בפני כל קורא של מסמכים אלקטרוניים.

הבעיה היא שרשימת החריגים שנערכה על ידי מומחי מיקרוסופט אינה שלמה. רוב דוגמה מובהקת: מקובל ברוסיה לקצר את המילה "רובל" בשלוש אותיות (רובל) ואחת (ר.). לשימוש עסקי ומקצועי, האפשרות השנייה נחשבת עדיפה יותר, שכן היא מצוינת בהגדרות הלוקליזציה של מערכת ההפעלה Microsoft Windows. אבוי, המילה הרוסית מאמינה בתחילה שאחרי האות p עם נקודה, תחילתו של משפט חדש בהחלט חייבת להופיע.

תיקון אי הבנות כאלה הוא פשוט: הוסף קיצור למספר החריגים. כאשר Word באות רישיות באות הראשונה של מילה בטעות, בצע את הפעולות הבאות:

1. העבר את העכבר מעל האות שכתובה בטעות באותיות גדולות. סמל הקשר מהבהב יופיע מתחת לאות אפשרויות תיקון אוטומטי.
2. לחץ על סמל הקשר זה. התפריט הקופץ של הבקרה האוטומטית ייפתח (איור 10).
3. בחר את האפשרות המתאימה מהתפריט שמופיע. בדוגמה שלנו, עדיף ליצור חריג עבור האות "p" עם נקודה (הפקודה המתאימה מסומנת באיור 10 עם חץ).

אורז. 10. דוגמה לשגיאה אוטומטית ותיקונה באמצעות תפריט ההקשר AutoCorrect Options. הודגשה פקודה שתשליך חריג חדש.

נוף רשימה מלאהחריגים שנוצרו יכולים להיות בתיבת הדו-שיח שכבר הוזכרה תיקון אוטומטי. כדי לעשות זאת, בכרטיסייה תיקון אוטומטיאתה צריך ללחוץ על הכפתור חריגים.

עם זאת, מחבר שורות אלה מעדיף לא לסבול עם חריגים, אבל בדרך כלל מכבה את ההגדרה השתמש באותיות ראשונות של משפטים באותיות רישיות. זה נגמר, אז אתה צריך ללחוץ בתחילת כל משפט, אבל לדעתי זה קל יותר מאשר לעקוב אחר ה"יצירתיות" המוגזמת של התוכנית.

סיכום

כפי שאתה יכול לראות, ההגדרות הראשוניות של Microsoft Word אינן תואמות במלואן את הכללים הרווחים של עבודה משרדית רוסית. אבל בשל הגמישות של התוכנית, ניתן באמת להתאים אותה כמעט לכל אפשרויות עיצוב.

אם בין קוראי מאמר זה היו ראשי ארגונים ומוסדות בעלי תקנון ברור לניירת, אנו מעזים לייעץ להם. הנחה את "מומחי ה-IT" שלך לפתור את הנושא של הבאת הגדרות משתמש מרוכזת מיקרוסופט אופיסבהתאם לתקנות המחלקות או המקומיות. אפשר וצריך ליצור תבנית ביתית עם סט הגדרות מותאם בקפידה, לספק לה הנחיות ואז "לפזר" אותה בין מקומות העבודה. זה יאפשר לך ליצור מסמכים טובים ועקביים יותר בפחות זמן.