כיצד ליצור מספרים עוקבים באקסל.

כללי קיצור

מגוון מסמכים משתמשים בסוגים מסוימים של קיצורים. על כולם לעמוד בדרישות כללי הכתיב והפיסוק. הכללים לקיצורים בטקסטים של עיתונים עסקיים נקבעים על פי תקן המדינה. קיצורים מוצדקים כי הם מקצרים את זמן ההרכבה של הטקסט, מפחיתים את נפחם וכמובן את עלות הפקת המסמך.

קיצורים הם ייעוד חסכוני של מילים במסמכים. המוזרות שלהם היא שהם מבוטאים ב דיבור בעל פהבמלואו ובקיצור בכתב בלבד. אחרי קיצור כזה, יש לשים נקודה בהכרח אם זה לא קילוגרמים או מדידה מטרית: (ק"ג, t, מ"מ, ק"מ, דמ, גרם).

קריטריון ההפחתה העיקרי הוא זמינות.

ישנם שני סוגים של קיצורים: א) עבור תפיסה ויזואלית; ב) לשימוש ב כְּתִיבָה.

קיצורים גרפיים לתפיסה חזותית אין דקדוק, מסומנים באותיות קטנות, כתובים:

1. דרך קו אלכסוני: o / c (הרכב מיוחד), v / h ( יחידה צבאית), p / n (מספר סידורי) וכו'.
2. באמצעות מקף: m-ts (חודש), ספרייה (ספרייה), מחוז (מחוז), פונקציה (פונקציה) וכו'.

נהוג להבחין בין מספר סוגי קיצורים:

1. קיצורי אותיות (ראשוניים) (ראשי תיבות), שנוצרים מהאותיות הראשוניות של כל מילה: משרד הפנים, GAI, Chernobyl, SBU, המנהלת הראשית של משרד הפנים וכו'. כמעט כל הקיצורים הראשוניים נכתבים עם אות גדולה(למעט אלו שהפכו למילים עצמאיות, למשל משרד רישום, אוניברסיטה וכו').

2. מילים מקוצרות מורכבות של חינוך מעורב מורכבות מקיצורים ומילים קטומות. הם כתובים בדרכים שונות, למשל, VNIIugol, מחוז וכו '.

ז. מילים מורכבות סוג מורכב, למשל, חווה קיבוצית, חווה ממלכתית, ספינה, רוסטסלמש, גלבמורפוט וכו'.

4. מילים נפרדות, מקוצרות חלקית, המורכבות מחלק מהגבעול ומהמילה המלאה, נבדלות במאפיינים מסוימים בפענוח, בקטגוריה של מגדר, גזרה, למשל: ראש מטה, סגן מנהל, סניף דואר ראשי וכו'. .

5. בהשאלה משפות אחרות, למשל: BBC, APN, napalm, lavsan וכו'.

6. קיצורים גרפיים מותנים לייעוד עמדות, מושגים גיאוגרפיים, פרקי זמן, הגדרות כמותיות, שמות ערים, כפרים, כפרים, אזורים, מחוזות, רחובות, שדרות וכו'.

המוזרות של קיצורים גרפיים היא שהם אינם מבוטאים בדיבור בעל פה. אחרי קיצור כזה, יש לשים נקודה בהכרח, למשל: עיר (עיר); עם. (כְּפָר); אזור, מחוז וכו'. קיצורים גרפיים כתובים תמיד באותיות קטנות.

הדרישות "כותרת", "מחבר המסמך", "חתימה" אינם מופחתים ב-ORD. אסור לקצר מילים דרך קו אלכסוני, כי שיטה זו אינה מסופקת, למשל: n / מפעל (במפעל), מ / אמא (אם לילדים רבים), s / r (ממציא כבוד). כללי קיצורים מקובליםמשמש בספירות והפניות, עם מספרים רעילים, שמות, שמות משפחה, למשל וכו'. (וכן הלאה) וכו'. (וכדומה) וכו' (וכן הלאה) וכו' (ואחרים), 1 מיליון, 50 ק"מ וכו'.

האיחוד "כלומר" (כלומר), מקוצר, ואין לקצר את המילים "בגלל", "כך", "כי", "מה שנקרא".

ניתן לקצר שמות של תארים אקדמיים, כותרות מיד לפני שמות המשפחה הן בטקסט והן ב"חתימה" הנדרשת, למשל: acad. זכרוב, א.ש. פטרוב, Ph.D. טכנולוגיה. מדעים לאונוב, מהנדס. איבנוב ואחרים. ניתן לקצר את כותרת התפקיד רק בטקסט, למשל: "המכונאי הראשי ל.פ. סילאיב דיבר בפגישה". זאת ועוד, המילים "סגן", "ראש", "עוזר" כתובות יחד (ראש מחלקה, ראש מחסן, עוזר מנהל). אבל אם מילים אלו מופרדות משם העצם בשם תואר, אזי מוצבת אחריהן נקודה: למשל סגן. מהנדס ראשי.

מושגים גיאוגרפיים מקוצרים רק לפני המילים שאליהן הם מתייחסים, למשל: אגם. בלטון, דונייצק.

כשכותבים את הכתובת ב"נמען" הנדרש מותר לקצר: st. (רחוב), שדרה (שדרה). לְכָל. (נתיב), pl. (אזור), ד' (בית), משכן. (גוף), מ"ר (דירה), reg. (אזור), pos. (כְּפָר). הקטנת מרווחי זמן והגדרות כמותיות מותרת לאחר מספרים המבוטאים במספרים: 5 אלף קרונות, 12 אלף ראשי בקר, 200 גר'.

המילה "שנה" מקוצרת רק במספרים, למשל: 1992.

כשמציינים פרק זמן כותבים כך: 1990-1995, אבל אם יש מילת יחס "לפי" בין שנים, אז צריך לכתוב: מ-1990 עד 1996.

בקביעת התקציב הכלכלי והמינהלי החשבונאי של השנים רושמים שנת לימודים תשע"ה, - במקרים אחרים תשע"ה (אם השנה היא מנהלית, כלכלית, חינוכית, תקציבית).

כשכותבים תאריך בצורה מעורבת (מילולית-מספרית ואלפביתית), המילה "שנה" נכתבת באות y, למשל, 22 במאי 1996. כאשר משולבים שם החודש והשנה, המילה " חודש" לא כתוב: (באוקטובר 1995). אין לכתוב בטקסט "באוקטובר השנה". (השנה), עליך לציין את השנה במלואה: באוקטובר 1995.

כאשר מחשבים זמן במסמכים, הם כותבים 20 שעות או 20-00, 8 שעות 45 דקות, אין להשתמש במילה "בוקר" ו"יום".

המילים "שעה", "דקה", "שנייה" מקוצרות במספרים, לדוגמה: - 5 שעות 32 דקות 20 שניות (ללא נקודה בסוף הקיצורים).

סימנים №, §, % בטקסט מוכנסים רק עם מספרים, ו-in רַבִּיםהם אינם מוכפלים, למשל, מס' 16, 6, 9, § 7, 10, 12, 50-60%.

יש להשתמש רק בקיצורים המקובלים רשמית לשמות של מוסדות וארגונים, למשל: משרד תעשיית הפחם, משרד החינוך וכו'.

יש לכתוב שמות מקוצרים של מותגי מכונות, מנגנונים, כלי מכונות, כלי עבודה וכו', המורכבים ממדדים אלפביתיים נפרדים או מעורבים (אלפביתי ודיגיטלי), ללא מרכאות באותיות גדולות. בקיצורים כאלה, המספרים, אם הם אחרי מדדי האותיות, חייבים להיות מופרדים במקף, למשל: GAZ-51, VAZ-69.

אם ייעודי אותיותלעמוד אחרי המספרים, אז כל האינדקס נכתב ביחד, IL-18D.

כיום, קיצורים משמשים לעתים קרובות מאוד בתחום העבודה המשרדית. רבים מהם הפכו להיות נפוצים ונכנסו לֵקסִיקוֹןאנשים כיחידות מילוניות מן המניין. הם נמצאים בשימוש כל הזמן ב סגנונות שוניםנאום כתוב, כולל בסגנון העסקי הרשמי.

כתיבת מספרים

בעיתונים עסקיים, אתה כל הזמן צריך להתמודד עם מספר לא מבוטל של שמות מספריים. הם דורשים עיצוב מיוחד. בעת עריכת מסמכים, כדאי לזכור את הכללים לרישום מידע דיגיטלי.

אז, למספרים כמותיים חד משמעיים (לענות על השאלה "כמה") אין צבירת מקרה, למשל, בתכונה "יישום" מספר הגיליונות והעותקים נכתב רק במספרים: עבור 3 ליטר ב-2 עותקים. (לא נכתב ב-5, ב-3). אם למספר יש מימד מקוצר, הוא כתוב רק במספרים: 8 קט, 5 ל', 25 ק"מ וכו', אבל אם למספרים אין יחידות מידה בטקסט של המסמך, הם כתובים רק במילים , למשל: בכיוון אחד, עם שלושה ברגים וכו' (למעט מספרים מורכבים: 21, 35, 198 וכו').

מספרים שמתחילים מעשרות אלפים נכתבים בצורה מעורבת: 15 מיליון. אנשים, 20 אלף Hryvnias, 200 אלף עותקים, אבל באופן אחיד בתוך טקסט אחד.

מספרים סידוריים המבוטאים בספרות רומיות סיום תיקיםאין להם, למשל: במושב הרביעי של המועצה העליונה של אוקראינה. למספרים סידוריים אין הרחבות אם הם באים אחרי שם עצם, למשל: איור. 2, לעזאזל. 2, בעמוד. 41. אם מספרים סידוריים (יותר משני) עומדים זה לצד זה, הצטברות המקרים ממוקמת רק עם האחרון, למשל: 1, 2, 3 וכו'.

מילים מורכבות, שחלקן הראשון הוא ספרה, נכתבות בצורה מעורבת, עם מקף (ללא הרחבות רישיות), למשל: 200 טון, 300 שנה, 40 מ"מ, 12 כרכים.

יחידות מדידה למספרים המציינים את הגבול נכתבות פעם אחת בלבד: 20-30 חתיכות, או מ-20 עד 30 חתיכות.

סכומים כספיים נכתבים כך: ראשית, הסכום מצוין במספרים, ובסוגריים - במילים, למשל: בסכום של 256 UAH. (מאתיים וחמישים ושש Hryvnias).

אם הטקסט של המסמך מכיל מספר ערכים מספריים של כמות המבוטאת באותה יחידת מידה, אזי יחידת מידה זו מצוינת רק לאחר הספרה האחרונה.

המרווחים בין הערך המספרי של הכמויות נכתבים כך: מ-50 עד 100, מ-100 עד 150.

את החומר הדיגיטלי המוצב במסמך מומלץ להציג בצורה של טבלאות (הערה 2.1). כללי עיצוב שולחן

טבלה היא רשימה של מידע על משהו או על נתונים מספריים הניתנים במערכת מסוימת ומסודרים בעמודות. הטבלה מאפשרת לך לספק מידע על הקומפקטי ו צורה ויזואלית. הדרישות לבנייה, הצגת ועיצוב של טבלאות מפורטות בסעיף GOST 1.5-85. למרות ש-GOST מוקדש לבניית תקנים, הדרישות לטבלאות המפורטות בו חלות על כל מערכות התיעוד המאוחדות, לרבות ארגוניות וניהוליות. . הוא קובע כי "טבלאות משמשות לנראות טובה יותר ולהשוואה של אינדיקטורים".

GOST נותן שמות למרכיבי החובה של הטבלה וסדר הסידור הגרפי שלהם (טבלה 3.1)

טבלה 3.1

כותרת נושאית (ייתכן שלא)

כל הטבלאות בטקסט, כולל אלו שבנספחים, ממוספרות ברצף. ספרות ערביות. אם יש רק טבלה אחת, אז המילה "טבלה" לא כתובה, ולכן, המספור לא מוריד.

לטבלה עשויה להיות כותרת המשקפת בקצרה אך במדויק את תוכנה. זה כתוב מעל הטבלה באמצע באות גדולה. אין נקודה בסוף הכותרת. ראש השולחן מופרד בקו מודגש משאר השולחן. הקווים התוחמים משמאל, ימין ותחתון אינם סוגרים את הטבלה. הטבלה ממוקמת מיד מתחת לטקסט במקום בו היא מוזכרת לראשונה, או בהמשכה עמוד הבא. ניתן לתת טבלה בנספחים למסמך הראשי. אם הטבלה גדולה והשורות והעמודות שלה לא מתאימות לפורמט העמוד או שהיא מועברת לעמוד אחר, אזי ניתן לחלק אותה לחלקים המתאימים אחד מתחת לשני. מעל כל חלק הבא הם כותבים "המשך הטבלה ...", חוזרים על ראשו, ואם יש צורך, את כותרות השורות.

כותרות העמודות והשורות נכתבות באות גדולה, כותרות המשנה של העמודות הן באותיות קטנות אם הן משמשות כהמשך לכותרת, ובאות גדולה אם יש להן ערכים עצמאיים (טבלאות 3.2, 3.3)

טבלה 3.2

טבלה 3.3

אין לשים נקודה בסוף הכותרת וכותרת המשנה של הטבלה. כותרות העמודות מנוסחות תמיד ב יָחִידוהמקרה הנומינטיבי.

טעות נפוצה בעיצוב הטבלאות היא חלוקה אלכסונית של שורות. פסקה מיוחדת של GOST מציינת כי אסור להפריד את הכותרות של סרגל הצד והגרף בקווים אלכסוניים, ואי אפשר גם לכלול את העמודה "מספר הזמנה" בטבלה. אם יש צורך למספר את המחוונים, אז המספר הסידורי שלהם ממוקם בסרגל הצד של הטבלה מיד לפני שמם (טבלה 3.4).

טבלה 3.4

יש לציין כי בעת ייעוד מותגים, סוגי מוצרים, כמו גם מול הערכים המספריים של הכמות, המספר הסידורי לעולם אינו מודבק.

GOST מתאר בפירוט את הליך הייעוד כמויות פיזיותוהערך המספרי שלהם, אז זה צריך להיות בהישג יד לכל מי שעורך טבלאות כאלה.

יש להזין את הערכים המספריים של המחוון ברמת השורה האחרונה של שם המחוון. במקרה שבו ערכי מחוון נחשפים בצורה של טקסט, הערך צריך להתחיל ברמת השורה הראשונה של שם המחוון. בהיעדר נתונים בטבלה, שמים מקף (סימן מקף) (טבלה 3.5)

טבלה 3.5

הכללים למילוי האינדיקטורים מוצגים בטבלה. 3.6.

טבלה 3.6

אם בתוך עמודה אחת חוזר הטקסט המורכב ממילה אחת, ואין בטבלה קווים אופקיים, אז מילה זו מוחלפת במרכאות (טבלה 3.6)

טבלה 3.6

אסור להחליף דמויות שחוזרות על עצמן, רשומות מתמטיות של ייעוד דרגות חומר במרכאות.

אם הטקסט החוזר מורכב משתי מילים או יותר, בחזרה הראשונה הם כותבים את המילה "אותו הדבר" ואז מכניסים מרכאות. הם עושים את אותו הדבר כאשר חוזרים על חלק מהמילה, משלימים מידע אינדיבידואלי נוסף (טבלה 3.8)

טבלה 3.8

אם השורות בטבלה מופרדות קווים אופקיים, הטקסט חוזר על עצמו לחלוטין (טבלה 3.9)

במאמר זה אספר לכם למה אתם לא שמים לב בטבלה. לטבלאות רבות יש עמודת מספר סידורי. עמודה זו מציינת לאיזה מספר שורה זו או אחרת נמצאת. רבים אינם יודעים שניתן להגדיר עמודה זו כך שהיא תמספר אוטומטית את כל השורות. יש שיגידו "למה, אני עצמי עושה עבודה מצוינת עם המשימה הזו." אבל האמת היא שגישה זו אינה מעשית. הצהרה כזו יכולה להיעשות רק על ידי אדם שלא נאלץ להוסיף שורה חדשה או למחוק שורה קיימת מהטבלה.

בֶּאֱמֶת, משימה שניתנההופך להיות קשה אם אתה משנה את מספר השורות פנימה שולחן גדול. עליך לשכתב את המספר מיד. אני מציע לך ללמוד כיצד להפוך את Word באופן עצמאי למספר את השורות בטבלה.

נניח שיש לנו שולחן ריק, העמודה הראשונה שלו היא המספר לפי הסדר.

כעת, כאשר נוסיף שורה חדשה, העמודה הראשונה של אותה שורה תתמלא במספר השורה המתאים.

ובכן, עכשיו תשומת לב! מה שצריך להיעשות מספור אוטומטיעמודה ראשונה. בוא נסיר את השורה השנייה, עם נתונים על אגסים.

כפי שניתן לראות בקלות, מספר הרצף של הקו עם נתונים על ניקוז השתנה אוטומטית.

אני רוצה להזכיר לך שגישה זו רלוונטית מאוד כאשר אתה צריך לעבוד עם רשימות גדולות. לדוגמה, רשימה של עובדים או סטודנטים. ברשימות כאלה, חשוב לציין לא רק, אלא גם את המספר הסידורי הנכון. אחרי הכל, רשימות אלו עשויות להשתנות.

ועכשיו, אני רוצה לספר לכם איך למספר את כל העמודה בטבלה קיימת. בחר את התאים של העמודה שבה ברצונך לרשום את מספרי השורות. וכפי שאולי ניחשתם, לחצו על כפתור הרשימה הממוספרת.