Как защитить документ от копирования. Как защитить электронные документы от копирования и редактирования

Со времен изобретения письменности люди стремились защитить свои тайные знания, изложенные на материальных носителях – камне, папирусе или бумаге. Для того, чтобы секретная информация не была раскрыта врагами или просто «недостойными» представителями общества, человечество придумывало различные способы шифрования текста. Самым древним методом шифрования по праву считается криптограмма (греч. «тайнопись»).

Постепенно разрабатывались новые, более совершенные методы защиты бумажных документов. С появлением компьютеров и цифровых носителей перед человечеством возникла новая задача – как защитить электронные документы от несанкционированного распространения, копирования и изменения?

Когда требуется защита документов?

Чаще всего в защите от постороннего доступа нуждаются рабочие документы в форматах DOC и PDF. Различные научные организации, аналитические центры, фармацевтические компании и иные предприятия, которые занимаются проведением серьезных исследований, должны позаботиться о сохранении правильности и подлинности своей документации. Для малого, среднего и крупного бизнеса также важно обеспечивать защиту документов от копирования или подмены – таким образом можно избежать повреждения или несанкционированного изменения документа, а также предотвратить утечку информации. Защита электронных документов может потребоваться и обычным пользователям, например, при написании авторских статей, оказании консалтинговых услуг, создании обучающих материалов. По сути, любой продукт интеллектуального труда, зафиксированный на электронном носителе, нуждается в строгой защите от внесения правок или копирования.

Методы защиты электронных документов DOC и PDF

Маркировка

Документы с маркировкой о запрете редактирования и копирования обычно находятся в общем доступе среди нескольких пользователей. Иногда документы маркируются незаметно, чтобы легче было вычислить источник утечки. Например, в оригинальном документе проставляются точки или другие знаки в разных местах страницы – зачастую при подмене документа недобросовестные пользователи не обращают внимания на такие детали, и попытка обмана оперативно раскрывается. Специальную маркировку позволяют создать некоторые программно-аппаратные устройства и принтеры, с помощью которых задаются особые интервалы и размер шрифта для каждой страницы документа. Указанный метод защиты носит реактивный характер – то есть маркировка сама по себе не сможет предотвратить попытку копирования или изменения документа, однако поможет быстро найти виновного по факту обнаружения инцидента.

Следующие способы защиты электронных документов имеют проактивный характер.

Пароль

На любой электронный документ или архив можно установить пароль. Для этого используются встроенные возможности приложения, например, в Word или Acrobat. При работе с защищенным документом будет запрашиваться пароль в случае редактирования, копирования или вывода документа на печать – в зависимости от того, какая степень защиты была установлена владельцем и создателем данного документа. Нужно учитывать то, что сам файл или архив можно скопировать и выложить в открытый доступ, и в том случае, если пароль станет известен, то другим пользователям не составит труда его открыть и изменить.

Цифровой ключ (USB или SD-карта)

Смысл этого метода защиты заключается в использовании ключа доступа на материальном носителе (флешке или SD-карте) для работы с документом. Защищенный таким образом файл можно скопировать на компьютер, но открыть его можно только с помощью физического ключа.

Система управления правами доступа

В корпоративных целях для защиты электронных документов часто используются системы для разграничения прав доступа. Одной из таких систем является служба управления каталогами Active Directory. Все документы в Active Directory защищаются шифрованием, а администратор может настроить разный уровень доступа для всех сотрудников компании.

С помощью такой системы можно запретить:

просматривать, редактировать, выводить документ на печать;
работать с документом свыше установленного срока;
пересылать и распечатывать электронные письма.

Виртуальная комната данных (Data Room)

Для защиты документов от копирования и редактирования также применяется виртуальная комната данных – это защищенное пространство для хранения и обмена информацией. Чтобы получить доступ к необходимому документу, администратор выдает доверенному лицу логин и пароль для входа в виртуальное хранилище. Здесь также могут быть настроены ограничения на копирование, редактирование или печать документа. Примером такого защищенного хранилища является виртуальная комната данных JustTrust , которая имеет многоуровневую систему защиты, позволяет загружать большие объемы информации и обеспечивает разграниченный доступ к файлам с любого устройства (с ПК, планшета или смартфона).

Удобство виртуальной комнаты JustTrust в том, что она позволяет:

организовать единое рабочее пространство для защищенного обмена документами;
полностью контролировать доступ к данным компании;
отслеживать все действия пользователей с документами.

Узнать больше о преимуществах системы можно с помощью бесплатной демонстрации.
Свяжитесь с нашим менеджером, чтобы воспользоваться этой услугой.

Небольшая, но крайне полезная подборка известных и часто применяемых способов защиты документов текстового редактора Microsoft Word.

Читая различные русскоязычные конференции, так или иначе затрагивающие "офисную" тематику, я часто натыкаюсь на одни и те же вопросы пользователей о способах защиты созданных ими документов Word. Несмотря на то, что ответ на них не составляет секрета, вопросы задаются вновь и вновь.

В этой статье я опишу известные и часто применяемые способы защиты документов Word.

Самый простой способ защитить свой документ - это задать пароль на открытие файла и/или на его изменение. Зайдите в меню "Сервис" и выберите команду "Параметры". Откроется диалоговое окно, в котором следует перейти на вкладку "Безопасность".

Если задать пароль на открытие документа, то собственно при попытке открыть этот документ будет выведено окошко запроса пароля. Такое же окошко будет выведено и в случае, если вы задали пароль на внесение изменений в файл, правда с одним отличием - вы все-таки сможете открыть документ, но лишь в режиме "только для чтения".

Понятно, что говорить о надёжной защите ваших данных в этих случаях не приходится. Пароль можно подобрать какой-нибудь специализированной программой, а файл, открытый в режиме только для чтения, сохранить под другим именем. Впрочем, все зависит от целей пользователя, планирующего защитить свой документ.

Второй момент, на который следует обратить внимание при защите документа - пароль. Конечно, можно придумать очень длинный и содержащий все известные символы пароль. Можно также воспользоваться специальными программами-генераторами паролей.

Знаете ли вы, какой самый любимый пароль у разработчиков Microsoft? Password! Да, именно это слово. Но пишут они его таким образом, что разгадать или подобрать путем перебора практически невозможно. Сразу оговорюсь, что я рассказываю эту легенду с чужих, поэтому ручаться за ее правдоподобность не могу. Но сам принцип составления подобных паролей заслуживает внимания. Итак, слово password программисты записывают вот так: p@$$w0rd. Вы бы догадались так зашифровать какое-нибудь слово?

Можно еще усложнить задачу потенциальному злоумышленнику, усилив защиту документа шифрованием пароля. По умолчанию используется простой алгоритм шифрования. Но вы можете выбрать более сложный и совершенный тип шифрования, если на той же вкладке "Безопасность" окна параметров документа нажмете на кнопку "Дополнительно".

Другой, очень похожий способ защиты данных документа, состоит в установке запрета на любые изменения в документе, кроме внесения исправлений в документ, вставки примечаний, ввода данных в поля форм. В меню "Сервис" выберите команду "Установить защиту". Откроется диалоговое окно, изображенное на следующем скриншоте (так оно выглядит в Word 2002):

В этом окне вы можете установить запрет на все изменения в документе, кроме вышеперечисленных действий.

В версии Word 2003 возможности защиты документа расширены и улучшены. Вместо диалогового окна "Защита документа" в правой части рабочего окна редактора будет выведена область задач "Защита документа". C помощью доступных опций в области задач вы сможете ограничить пользователей в их попытках изменить форматирование документа, редактировать документ. Для того, чтобы ваши запреты вступили в силу, необходимо в области задач нажать кнопку "Включить защиту". Вам будет предложено ввести пароль. А при всякой попытке пользователя выключить защиту документа, данный пароль будет запрашиваться.

Другая интересная возможность касается ваших личных данных. Не секрет, что при создании документов в них сохраняются имена авторов или редакторов документа, данные о совместной работе, какая-то иная скрытая в документе информация. Стандартными средствами Word можно избавиться лишь от личных сведений, сохраняемых в свойствах файла. Иные данные остаются неизменными в документе.

Для таких случаев корпорацией Microsoft была разработана специальная программа, позиционируемая как "Надстройка Office 2003/XP: средство удаления скрытых данных". Об этой утилите "Компьютерра-Онлайн" рассказывала еще в марте 2005 года. Загрузить эту программу можно с официального сайта Microsoft.

О том, как защитить от нежелательных изменений данные в шаблонных формах, также очень подробно было рассмотрено в материале Надежды Баловсяк.

Говоря о защите документов Word и данных, следует рассказать также и о существующих способах получения доступа к ним. И не всегда эти способы являются незаконными. Бывали ситуации, когда создатель документа так увлекался его защитой, что уже и сам не помнил установленного им на документ пароля. В таких случаях на помощь приходят специализированные программы.

Наиболее известной в этой области считается программа Advanced Office Password Recovery (AOPR), разработанная известной компанией "Элкомсофт". Эта программа служит для восстановления потерянных паролей к документам Microsoft Office 95/97/2000/XP/2003.

Другая подобная программа - Advanced Office Password Breaker - позиционируется этими же разработчиками как программа, которая обеспечивает "гарантированное вскрытие документа независимо от сложности пароля и его длины". Смелое заявление, особенно учитывая стоимость названных программ - от 700 рублей.

В любом случае, нахождение забытого пароля может занять достаточно долгий срок: от часа до нескольких недель. А если у вас еще и компьютер "не первой свежести", то нужно иметь такую вескую причину открыть запароленный документ, что время не будет играть для вас никакой роли. В чем я очень сильно сомневаюсь.

Вывод: если уж вы устанавливаете парольную защиту на свои документы, то запишите ваш пароль или сохраните его в специализированной программе, чтобы потом в случае провала памяти вам не пришлось бы горевать об утрате ваших данных.

Если вы активно работаете с текстовыми документами, у вас может возникать вопрос, как защитить документ Word. Разработчики офисного пакета Microsoft Office 2010 предусмотрели ряд функций, для решения данной задачи.

Используем стандартные возможности MS Office

Для того чтобы воспользоваться возможностями для защиты документа Word запустите меню файл в верхнем левом углу окна программы. В открывшемся окне выберите пункт «Сведения» и нажмите на кнопку «Защитить документ».

Перед вами откроется выпадающее меню с такими пунктами:

Пометить как окончательный. Пометка документа как окончательного и не редактируемого.
Зашифровать паролем. Требует пароль при открытии документа.
Ограничить редактирование. Управление типами изменений, которые разрешено вносить пользователям в этот документ.
Добавить цифровую подпись. Обеспечение целостности документа путем добавления невидимой цифровой подписи.

Рассмотрим все эти типы защиты документа по порядку.

Пометить как окончательный. При использовании данной функции документ станет заблокированным для редактирования. При его открытии в верхней части окна будет появляться сообщение о запрете редактирования. Однако запрет на редактирование такого документа можно снять в любой момент без необходимости ввода пароля.

Зашифровать паролем. При использовании данного способа защиты документа Word пользователю предлагается ввести пароль, с помощью которого будет . При попытке открыть зашифрованный документ программа будет требовать ввод .

Ограничить редактирование. Данный режим защиты документа позволяет установить ограничение на форматирование или редактирование документа.

Добавить цифровую подпись. Данная функция позволяет пользователю защитить свой документ с помощью цифровой подписи. Такой метод защиты позволяет удостовериться в подлинности и целостности документа.

Используем другие программы

Документ Word, как и любой другой файл, можно зашифровать с помощью сторонних программ. Лучшим вариантом будет . Такие архивы поддерживаются операционной системой Windows. А это значит, что их можно будет открыть даже без установки программы архиватора.

Наверное, . Поэтому рассмотрим процесс создания зашифрованного архива на ее примере.

Откройте контекстное меню для документа, который вы хотите зашифровать и выберите пункт 7-Zip – Добавить в архив.

В открывшемся окне нужно . После чего программа создаст зашифрованный архив и сохранит его в той же папке, где находится исходный документ.

Как защитить документ Ворд от редактирования

В этой статье разберемся как защитить документ Microsoft Word паролем . Для этого нам не нужно никаких дополнительных программ. Защита документа обеспечивается функциями самого документа. Можно (и это самый надежный способ) защитить документ полностью паролем. То есть при открытии будет требоваться пароль и если он будет введен не правильно или не введен, то документ не откроется. Можно защитить документ от редактирования, то есть без ввода пароля пользователь не сможет добавить или изменить информацию в документе. Есть еще одни вариант защиты о котором расскажу в конце, а так же расскажу как можно обойти эту защиту.

Как зашифровать документ Microsoft Word паролем

Самая надежная защита это требование пароля на открытие документа. Делается это следующим образом. Переходите на вкладку Файл, выбираете раздел Сведения в поле Разрешения нажимаете Защитить документ. Из выпадающего списка выбираете Зашифровать паролем

Появится окошко для ввода пароля. Задаете пароль, желательно хороший (латинские буквы в нижнем и верхнем регистре + цифры + специальные знаки, если добавите еще и буквы в русской раскладке будет еще лучше), не меньше 8 знаков. Нажимаете ОК

Появляется такое же окошко с требованием повторить ввод пароля. Повторяем и жмем ОК

Поле Разрешение принимаем следующий вид

Теперь без пароля этот документ не открыть.

Пароль рекомендуют куда-то записать иначе если его забудешь, то придется прибегнуть к платным программам для восстановления. Так же это займет очень много времени. (Зависит от сложности пароля и от мощности процессора и вашей видеокарты).

2. Защита документа от редактирования

Например вам нужно что бы документ могли открыть, но не могли изменить. На изменение документа можно также поставить пароль, без которого ничего не получиться. Идем на вкладку Файл > Сведения >

В правой части открывается поле Ограничить форматирование и редактирование документа. Нас интересует раздел 2. Ограничения на редактирование. Из выпадающего списка выбираем только чтение

Затем спускаемся в вниз и жмем кнопку Да, включить защиту

Вводим пароль два раза и нажимаем ОК.

Поле справа принимаем следующий вид

Теперь для внесения изменений в этот документ требуется отключить защиту введя правильный пароль

Если с паролем ошиблись увидите предупреждение

Таким образом можно ограничить редактирование этого документа.

Из этого положения можно найти выход скопировав содержимое в другой документ и внеся требуемые поправки. Но, это уже будет другой документ. Что бы пресечь копирование таким образом, можно прибегнуть к третьему варианту.

Как защитить документ от копирования

Идем по уже знакомому пути Вкладка Файл > Сведения > Разрешения. Нажимаем кнопку Защитить документ и выбираем Ограничить редактирование

В появившимся поле справа в разделе 2. Ограничения на редактирования из выпадающего списка выбираете Ввод данных в поля форм

Нажимаете на кнопку внизу Да, включить защиту

Появляется уже знакомое вам окошко с требованием ввести пароль и подтверждение. После этого документ будет защищен от копирования. Невозможно будет выделить и скопировать какой-либо кусок текста.

Выше рассмотрели три способа защиты документа Microsoft Word: защита на открытие и просмотр документа, защита от редактирования документа и защита от копирования. Выбирайте что вам необходимо и защищайте свою информацию.

Способы обхода защиты документа

С защитой разобрались самое время рассмотреть способы ее обхода.

Сразу скажем, что если документ требует при открытии пароль, то обойти такую защиту не получиться. Только подбор пароля с помощью специализированных программ. Это займет время в зависимости от сложности пароля.

Рассмотрим способ обхода защиты от изменения документа и от копирования. Есть одна поправка. Это сработает с документами сделанным в Microsoft Word 2007 и старше. То есть для документов с расширением docx

Сделать нужно следующее:

Меняете расширение документа на zip
Открываете полученный архив и вытаскиваете из него файл settings.xml
Открываете на редактирование settings.xml и убираете из него информацию
Запаковываете файл settings.xml в то же место
Меняете расширение архива на docx

Защиты документа от изменения и от копирования нет.

Что делать если вам все таки попался документ более старой ревизии с расширением doc? Можно попробовать открыть этот документ с помощью OpenOffice. Этот вариант не пробовал, но говорят иногда помогает. Кто попробует отпишитесь пожалуйста в комментариях, так ли это.

Заключение

В статье рассмотрели различные варианты защиты документа: на открытие, на редактирование и на копирование. Самая серьезная защита это шифрование документа паролем на открытие. Тут уже ничем не откроешь, только вспоминать или использовать специальные программы. По поводу других защит, есть вариант с переименованием в архив. Он отлично работает для документов Microsoft Word 2007 и выше. Для более стареньких версий это не вариант. Попробовал эти документы открыть для редактирования в OpenOffice. Ничего не получается. Единственное что можно это скопировать содержимое документа защищенного от копирования и вставить в другой документ для редактирования.

Друзья, на этом все. Не забывайте делиться статьей со своими друзьями в социальных сетях. Всего вам доброго!

Microsoft Word является текстовым редактором, который наиболее популярный в мире. Такой успех объясняется огромной функциональностью этого редактора и удобность его реализации. Также этот редактор имеет свою систему безопасности, о которой мы поговорим в этой статье.

Защита документов Microsoft Word

Редактор разрешает поставить ЭЦП и парольную защиту на два вида документа:

Пароль для модификации документа
Пароль для открытия документа

Рисунок — 1

Microsoft Word разрешает вводить пароли длиной до 15 символов. Оба пароля запрашиваются при открытии документа. При отказе ввода пароля для модификации документа, документ открывает в режиме чтения. Пароль для открытия документа есть основой для создания ключа шифрования, который шифруется по алгоритму RC4. Также можно установить дополнительные степени защиты над документом:

Фиксирование исправлений и записей. Все исправления фиксируются и отмечаются, впоследствии чего они могут быть приняты или отвергнуты автором или редактором документа.
Запрещение изменений, кроме комментариев. При просмотре документа можно добавлять только комментарии.
Изменение документа запрещено, но разрешено вводить данные в выбранные формы.

Защита VBA-модулей

Встроенный язык программирования VMA добавляет возможности к и так огромному выбору функций в форматах документов Microsoft. VBA-макросы являются практически не ограниченными, так как из макроса можно вызвать функции динамических библиотек, что дает доступ к компьютера в пределах прав конкретного пользователя. Защита содержимого VBA-программ необходима к примеру:

для сохранения интеллектуальной собственности, которой есть VBA-программа
для сохранения целостности этой программы от модификаций

Защита VBA-модулей

Язык VBA разрешает создавать различные действия при наступлении определенных событий с помощью макросов. Для Microsoft Word это:

AutoOpen — вызывается при открытии документа
AutoClose – вызывается при закрытии документа
AutoExec – вызывается при запуске Microsoft Word
AutoExit – вызывается при закрытии Microsoft Word
AutoNew – вызывается при создании нового документа

К примеру, если в документе есть макровирус AutoOpen, то при открытии данного документа автоматически выполнится код макроса AutoOpen. Такой макрос может находится в шаблоне. Такие макросы выполняют свой код без ведома пользователя. Такой принцип используется макровирусами для распространения и активизации. Для примера рассмотрим классический макровирус:

Макровирус содержится в макросе AutoOpen некоего документа Doc.xdoc
Когда пользователь открывает документ, макровирус выполняет функции, а также копирует себя в макросы AutoOpen, AutoNew шаблона Doc.xdoc
При открытии незараженого документа макрос копирует себя в новый документ

Microsoft Word предлагаю цифровые сертификаты в виде защиты от макровирусов. Реализация цифровых сертификатов основана на том, что при открытии документа который содержит VBA-модули, реализуется проверка электронной подписи VBA-модуля. Макросы блокируются, так как их подпись будет неверная.

Проблемы защиты документов Microsoft Word

Подсистема безопасности Microsoft Word имеет ряд недостатков. Начиная с паролей, то любая парольная защита в сравнении и генерированого пароля на основе крипрографического ключа имеет ряд недостатков:

Пользователи могут небрежно относится к паролям, и вводить употребляемые фразы.
Часто используют краткие пароли, что разрешает быстрее проводить атаку грубой силы.

Также проблемы безопасности усугубляется следующими аспектами:

Шифрование RC4 который используется для шифрование документов, имеет ключ длинной до 128 бит. Microsoft Word ограничивает пароль до 15 символов, что означает длину пароля 9 байт. Тем самым эффективная длина ключа в 2 раза меньше чем предусмотрено алгоритмом RC4.
Можно использовать односимвольные пароли
Существуют утилиты автоматического подбора пароля для Microsoft Word.

Отсутствие реальной защиты VBA-модулей

Для анализа защиты VBA-модулей была реализована возможность создать макрос в документе, который ставит русский язык для выделенного фрагмента:

Sub Macro()
Selection.LanguageID = wdRussian
Selection.NoProofing = False
Application.CheckLanguage = True
End Sub

Затем было поставлен пароль на этот документ от просмотра содержимого. Затем было просмотрен этот документ в редакторе DOS, и была видна следующая картина:

Видно, что отсутствует реальная защита VBA-макроса от просмотра. Совет таков, что VBA-макросы выносит максимально во внешние DLL.