Инструкция
При запуске программы автоматически создается чистая книга и активизируется ячейка А1, она обведена рамкой – указателем ячейки. Если вы планируете дать название своей таблице, оставьте свободными пару верхних строк, к ним можно будет вернуться после того, как вы определитесь с количеством столбцов. Если необходимости в этом нет, сразу приступайте к вводу данных.
Укажите названия столбцов и строк своей таблицы. Для передвижения по ячейкам используйте курсор мыши или стрелки на клавиатуре. Чтобы подтвердить окончание ввода данных и переместиться на одну ячейку вниз, используйте клавишу Enter. Если необходимо очистить ячейку, выделите ее указателем и нажмите клавишу Delete.
Если значения в вашей таблице содержат названия дней недели, месяцев года, порядковые номера или другие общепринятые систематизированные данные, обратитесь к функции автозаполнения. Введите в первую ячейку, к примеру, день недели «Понедельник», выделите ячейку указателем.
Когда данные в ячейках перекрывают друг друга, может потребоваться отрегулировать ширину столбцов и высоту строк. Подведите курсор к верхней части рабочей области листа и установите его между буквенными названиями двух смежных столбцов. Курсор изменит свой вид. Удерживая нажатой левую кнопку мыши, перемещайте курсор вправо до тех пор, пока в ячейке не отобразится полный текст.
Также размер всех столбцов можно выровнять по самой широкой ячейке. Для этого достаточно дважды кликнуть левой кнопкой мыши между названиями двух столбцов. Это же принцип применим для выравнивания высоты строк: вместо поля с буквенным названием столбцов работайте в области с порядковыми номерами строк.
Чтобы оформить границы таблицы, выделите нужные столбцы и строки с помощью мыши. На вкладке «Главная» в разделе «Шрифт» нажмите на кнопку «Границы» в виде расчерченного квадрата. В выпадающем меню выберите один из вариантов оформления границ ячеек и самой таблицы.
Для изменения вида ячейки выделите ее и нажмите на кнопку «Стили ячеек» в разделе «Стили». Выберите в контекстном меню подходящий вариант оформления, кликнув по нему левой кнопкой мыши.
В случае, если вам необходимо добавить (удалить) ячейку, строку или столбец, используйте кнопку «Вставить» («Удалить») в разделе «Ячейки» на вкладке «Главная». Чтобы объединить несколько ячеек (например, для того, чтобы оформить название таблицы), выделите нужное количество ячеек и нажмите на кнопку «Объединить и поместить в центр». Данная кнопка находится в разделе «Выравнивание» на вкладке «Главная» и выглядит как квадрат с буквой «а» в центре.
Что такое EXCEL? Это одна из программ популярного софта Microsoft Office. Программа Microsoft Excel считается мощнейшим математическим редактором, функции которого широки и многогранны. Здесь мы рассмотрим самое простое назначение этой программы. С её помощью легко и просто создавать любые таблицы с подсчётом результатов. Статья рассчитана на новичка в использовании программы, но предполагает, что пользователь имеет представление о том, что такое компьютер и как работает мышка.
Итак, мы рассмотрим как создать таблицу в excel, пошаговая инструкция. Работаем в версии Microsoft Excel 2000 . От версии софта зависит внешний вид интерфейса, а принцип и основные функции идентичны, поэтому поняв принцип работы можно легко освоить любой интерфейс.
Создание таблицы в Excel
Открыв программу Excel, мы видим поле, разделённое на ячейки, собственно, как у готовой таблицы. По вертикали пронумерованы цифрами строки, а по горизонтали буквами столбцы. Всё рабочее пространство разделено на ячейки, адрес которой записывается следующим образом A1,В2,С3 и т.д. Две верхние строки представляют собой панели меню и инструментов, третья строка называется строкой формул, последняя строка служит для отображения состояния программы
.
Верхняя строка показывает меню, с которым следует обязательно ознакомиться. В нашем примере нам достаточно будет изучить вкладку ФОРМАТ. Нижняя строка показывает листы, на которых можно работать. По умолчанию представлено 3 листа, тот который выделен, называется текущим. Листы можно удалять и добавлять, копировать и переименовывать. Для этого достаточно мышкой встать на текущее название Лист1 и нажать правую кнопку мыши для открытия контекстного меню.
Шаг 1. Определение структуры таблицы
Мы будем создавать простую ведомость по уплате профсоюзных взносов в виртуальной организации. Такой документ состоит из 5 столбцов: № п. п., Ф.И.О., суммы взносов, даты уплаты и подписи сдающего деньги. В конце документа должна быть итоговая сумма собранных денег.
Для начала переименуем текущий лист, назвав его «Ведомость» и удалим остальные. В первой строке рабочего поля введём название документа, встав мышкой в ячейку A1: Ведомость по уплате профсоюзных членских взносов в ООО «Икар» за 2017 год.
В 3 строке будем формировать названия столбцов. Вносим нужные нам названия последовательно:
- в ячейку A3 – №п.п;
- B3 – Ф.И.О.;
- C3 – Сумма взносов в руб.;
- D3 – Дата уплаты;
- E3 – Подпись.
Затем пытаемся растянуть столбцы так, чтобы все надписи было видно. Для этого мышку наводим на границу буквенных обозначений
столбцов до появления курсора мышки в виде + с горизонтальной стрелочкой. Теперь просто раздвигаем столбец на нужное расстояние.
Этот метод необходимо освоить, так как он позволяет вручную настроить нужный нам формат. Но существует более универсальный способ, позволяющий выполнить подбор ширины столбца автоматически. Для этого надо выделить весь текст в строке №3 и перейти в меню ФОРМАТ – СТОЛБЕЦ – Автоподбор ширины. Все столбцы выравниваются по ширине введённого названия. Ниже вводим цифровые обозначения столбцов:1,2,3,4,5. Вручную корректируем ширину полей Ф.И.О. и подпись .
Шаг 2. Оформление таблицы в excel
Теперь приступаем к красивому и правильному оформлению шапки таблицы. Сначала сделаем заголовок таблицы. Для этого выделяем в 1 строке ячейки от столбца A по E , то есть столько столбцов, насколько распространяется ширина нашей таблицы. Далее идём в меню ФОРМАТ – ЯЧЕЙКИ – ВЫРАВНИВАНИЕ. Во вкладке ВЫРАВНИВАНИЕ ставим галочку в окошке ОБЪЕДИНЕНИЕ ЯЧЕЕК и АВТОПОДБОР ШИРИНЫ группы ОТОБРАЖЕНИЕ, а в окнах выравнивания выбираем параметр ПО ЦЕНТРУ. Затем переходим на вкладку Шрифт и выбираем размеры и тип шрифта для красивого заголовка, например, шрифт выбираем Bookman Old Style, начертание – полужирный, размер – 14. Название документа расположилось по центру с подбором по указанной ширине.
Другой вариант: можно во вкладке ВЫРАВНИВАНИЕ поставить галочки в окошке ОБЪЕДИНЕНИЕ ЯЧЕЕК и ПЕРЕНОС ПО СЛОВАМ, но тогда придётся вручную настраивать ширину строки.
Шапку таблицы можно оформить аналогичным образом через меню ФОРМАТ – ЯЧЕЙКИ, добавив работу со вкладкой ГРАНИЦЫ. А можно воспользоваться панелью инструментов, расположенной под панелью меню. Выбор шрифта, центровка текста и обрамление ячеек границами делается из панели форматирования, которая настраивается по пути СЕРВИС – НАСТРОЙКИ – вкладка панели инструментов – Панель форматирования. Здесь можно выбрать тип шрифта, размер надписи, определить стиль и центрирование текста, а также выполнить рамку текста с помощью предопределенных кнопок.
Выделяем диапазон А3:E4 , выбираем тип шрифта Times New Roman CYR, размер устанавливаем 12, нажимаем кнопку Ж — устанавливаем полужирный стиль, затем выравниваем все данные по центру специальной кнопкой По центру. Просмотреть назначение кнопок на панели форматирования можно подведя курсор мышки на нужную кнопку. Последнее действие с шапкой документа – нажать кнопку Границы и выбрать то обрамление ячеек, которое необходимо.
Если ведомость будет очень длинная, то для удобства работы шапку можно закрепить, при движении вниз она будет оставаться на экране. Для этого достаточно встать мышкой в ячейку F4 и выбрать пункт Закрепление областей из меню ОКНО.
Шаг 3. Заполнение таблицы данными
Можно начинать заносить данные, но для исключения ошибок и идентичности ввода лучше определить нужный формат в тех столбцах, которые этого требуют. У нас есть денежный столбец и столбец даты. Выделяем один из них. Выбор нужного формата осуществляется по пути ФОРМАТ – ЯЧЕЙКИ – вкладка ЧИСЛО. Для столбца Дата уплаты выбираем формат Даты в удобном для нас виде, например, 14.03.99, а для суммы взносов можно указать числовой формат с 2 десятичными знаками
.
Поле ФИО состоит из текста, чтобы его не потерять настраиваем этот столбец на вкладке ВЫРАВНИВАНИЕ галочкой на ПЕРЕНОС ПО СЛОВАМ. После этого просто заполняем таблицу данными. По окончании данных воспользуемся кнопкой Границы, предварительно выделив весь введённый текст.
Шаг 4. Подстановка формул в таблицу excel
В таблице осталось не заполнено поле №п.п. Это сделано преднамеренно, чтобы показать, как автоматически расставлять нумерацию в программе. Если список велик, то удобнее воспользоваться формулой. Для начала отсчёта заполняем только первую ячейку – в А5 ставим 1. Затем в А6 вставляем формулу: = A 5+1 и распространяем эту ячейку вниз до конца нашего списка. Для этого встаём мышкой на ячейку A 6 и подведя курсор мышки до нижнего правого угла ячейки, добиваемся, чтобы он принял форму чёрного знака +, за который просто тянем вниз на столько, сколько есть текста в таблице. Столбец №п.п. заполнен автоматически .
В конце списка вставляем последней строкой слово ИТОГО, а в поле 3 вставляем значок суммы из панели инструментов, выделяя нужные ячейки: от С5 до конца списка.
Более универсальный способ работы с формулами: нажать на знак = в верней панели (строке формул) и в ниспадающем меню выбрать нужную функцию, в нашем случае СУММ (Начальная ячейка, последняя ячейка).
Таким образом, таблица готова. Её легко редактировать, удалять и добавлять строки и столбцы. При добавлении строк внутри выделенного диапазона суммарная формула будет автоматически пересчитывать итог.
Форматирование таблицы excel для печати
Обработка и редактирование списков и таблиц обычно заканчивается их печатью. Для этого необходимо поработать с меню ФАЙЛ – Параметры страницы.
Здесь можно выбрать ориентацию документа, настроить ширину полей и выставить масштаб таким образом, чтобы документ, например, размещался на одной странице. С помощью этих настроек можно уменьшать или увеличивать размер печатного документа. Сделав настройки, сначала необходимо предварительно просмотреть, как выглядит документ на экране монитора. В случае необходимости можно ещё поправить его расположение и только после предварительной оценки отправлять на печать.
Важно! При работе с программой Microsoft Excel нужно усвоить:
- все действия выполняются с текущей или выделенной ячейкой;
- выделять можно строку, столбец и диапазон ячеек;
- команды меню можно применять как к текущей ячейке, так и к выделенной области.
В этой статье мы на примере рассмотрели одну тысячную долю возможностей программы EXCEL , освоение эксель – увлекательнейший процесс, а польза от его применения – колоссальна.
Мы уже знаем, что программа Excel создана для того, чтобы упрощать пользователю жизнь при работе с таблицами и сложными вычислениями. В следующем уроке мы научим правильно составлять и оформлять таблицы в Excel.
Прежде всего, откройте Microsoft Excel. Для этого можно зайти в меню «Пуск», в разделе «Программы» отыскать пакет Microsoft Office и в нем открыть нужную программу.
Основные элементы окна Excel
Панель инструментов
Вверху программы расположены кнопки для редактирования и форматирования создаваемой таблицы.
Рабочая область
Ниже этих кнопок находится основная или рабочая часть программы Excel. Она выглядит как расчерченная таблица. В этой таблице каждая клеточка называется «ячейка». Сразу же стоит обратить внимание на ячейки таблицы, которые находятся в самом верху. Они выделяются иным цветом и имеют свое название, условно A, B, C, D и так далее. По сути это даже не ячейки, а названия столбцов в таблице. Иными словами, в таблице уже есть столбик с ячейками под названием А, столбик В, столбик С и прочие.
Помимо этого, найдите небольшие пронумерованные прямоугольнички в левой части таблицы. Они также не являются ячейками, это строки ячеек с названиями. Таким образом, таблицу делим еще и на строки (1,2,3, 4 и так далее).
Основные элементы экрана Вы можете увидеть на рисунке
Элементы окна
Адрес ячейки
Из всего этого делаем вывод, что каждая ячейка имеет свое название. Например, если нажать на самую верхнюю ячейку слева, то она будет называться А1, так как расположена в столбике А и в первой строке. Нажимая на ту или иную ячейку, вы заметите, что и строка, и столбец, содержащие данную ячейку, изменят цвет.
Ввод данных в ячейки
Чтобы напечатать цифры в ячейке, на нее нужно нажать и набрать на клавиатуре нужные символы. Закрепить число и перейти к другой ячейке можно нажатием клавиши Enter. Заполнять таблицу таким образом можно до бесконечности – ячеек, строк и столбцов в программе неограниченное число.
Рассмотрим самые основные и популярные кнопки в верхней части Excel. Они идентичны с кнопками Word. Речь идет о кнопках «Шрифт», «Размер букв», «Начертание», кнопки выравнивания текста, отмены действия, «Цвет текста», «Заливка ячейки».
Кнопки форматирования таблицы
Как в экселе сделать таблицу? Основные этапы
Шапка таблицы
По мнению новичков, самое сложное в создании таблиц в excel, это создать шапку таблицы. Необходимо все предусмотреть и продумать много пунктов. После шапки идет содержание таблицы. Как правило, шапка – это верхняя строка таблицы.
Например, в ячейке А1 напишите «Наименование», следующим пунктом в ячейке В1 будет, к примеру, «Количество» и так далее. Если некоторые названия пунктов не вместились полностью в ячейку, то нужно расширить столбцы. Для этого следует навести курсор на линию, которая разделяет столбцы. Курсор, при этом, видоизменится и станет в виде стрелки. Далее зажмите левую кнопку мыши и растяните столбец до необходимой ширины. К слову, такую же манипуляцию можно проводить со строчками. Либо Вы можете дважды клацнуть по границе между названиями столбцов, и ширина столбца будет выравниваться автоматически по ширине самой широкой ячейки в столбце.
Переходить из ячейки в ячейку можно клавишей Tab или клавишами со стрелочками на клавиатуре.
Шапка таблицы обычно отличается от содержимого. Принято, что ее пункты выделены жирным шрифтом. Сделать это можно посредством кнопок на панели инструментов. В первую очередь кликните по ячейке А1. Так вы ее сделали «активной». Далее нажмите на кнопку изменения начертания вверху программы. Теперь текст в рабочей ячейке стал жирным. Аналогично выделяются все пункты в шапке. Однако можно ускорить процесс. Для этого выделите часть таблицы (шапку), которую намерены изменить. Воспользуйтесь такими способами:
- Выделение всей таблицы. Кликните по маленькой прямоугольной кнопке в левом верхнем углу Excel над первой строчкой (под номером 1).
- Выделение части таблицы. Нажмите на ячейку левой кнопкой мыши и обведите нуждающиеся в выделении ячейки.
- Выделение строки или столбца. Нажмите по названию нужной строки или столбца.
С шапкой покончено, далее заполняйте таблицу. Если понадобится изменить шрифт или размер букв, то нужно выделить часть таблицы, которая подлежит изменению и выбрать нужный шрифт в соответствующей кнопке. Таким же путем измените размер букв в таблице.
Создание границ таблицы
Обратите внимание, что после печати таблица будет выглядеть без перегородок. Если вам такой вариант не подходит, то вновь выделите таблицу и нажмите на кнопку, которая отвечает за разграничение. У вас откроется список. В нем выберите пункт «Все границы». Ваша таблица на печати будет расчерчена.
После этого сохраните свою таблицу, чтобы Вы могли ее использовать в дальнейшем.