Wypełnianie arkusza czasu pracy: ważny dokument do obliczania wynagrodzeń. Funkcje wypełniania karty czasu pracy Instrukcje dotyczące wypełniania karty czasu pracy t 12

Procedura utrzymania czasu pracy na rok 2018

Dokument służy do śledzenie czasu, który faktycznie przepracował lub nie przepracował każdy pracownik firmy. Jest to niezbędne do monitorowania przestrzegania przez pracowników ustalonych godzin pracy w celu uzyskania materiałów o przepracowanych godzinach, dniach i tygodniach.

Dalszym celem wykorzystania tych danych jest wyliczenie kwoty należnego wynagrodzenia oraz sporządzanie sprawozdań statystycznych.

Ten artykuł jest w przygotowaniu w jednym egzemplarzu. Odpowiedzialnym pracownikiem jest osoba upoważniona(na przykład kierownik działu), który podpisuje dokument, przekazuje go kierownikowi jednostki strukturalnej, pracownikowi działu kadr, a następnie do działu księgowości.

W zależności od formy dokumentu, aby scharakteryzować spędzony w nim dzienny czas, a także przepracowane dni w miesiącu, zawiera kilka linii:

• zgodnie z formularzem T-12 ich liczba wynosi 2 (wyświetlanie materiałów w kolumnach 4, 6);
• zgodnie z formularzem T-13– 4 wiersze (po dwie kolumny na każdą połowę miesiąca).

Użycie górnych kresek ma na celu oznaczenie symboli związanych z wydatkowaniem czasu pracy, natomiast dolna linia odnosi się do wpisu związanego z czasem przepracowanym lub nieprzepracowanym, wyrażonym w godzinach, minutach.

W razie potrzeby dopuszczalne jest zwiększenie liczby kolumn w celu dostarczenia dodatkowych danych na temat trybu procesu pracy.

Kto to wypełnia

Zgodnie z odpowiednimi instrukcjami dotyczącymi stosowania formularzy dokumentów pierwotnych, niniejszy dokument jest opracowywany i prowadzony przez osoby upoważnione:

• dokumentacja jest podpisana przez kierownika odpowiedniego działu, a także wydawana za podpisem każdemu pracownikowi serwisu;
• Następnie dokument trafia do działu księgowości.

Jak widać, zasady nie zainstalowany konkretne stanowisko specjalisty odpowiedzialnego za prowadzenie tej karty raportu. Dlatego też kierownictwo ma prawo powołać na to stanowisko dowolną osobę odpowiednią do tego zadania.

Do tych celów istnieje tworzenie zamówienia, które wskazuje stanowisko i nazwisko osoby odpowiedzialnej. Jeżeli z jakiegoś powodu dokument ten nie zostanie wydany, obowiązek pracownika jest określony w umowie o pracę. W przeciwnym razie obowiązkiem pracownika jest prowadzenie odpowiedniej dokumentacji nielegalny.

Potrzeba użycia

Dokument, który przeszedł etap zatwierdzania uchwałą Państwowej Komisji Statystycznej, pomaga usprawnić pracę działu kadr i działu księgowości. Tutaj kilka kluczowych zadań które można rozwiązać za pomocą arkusza czasu:

• rozliczanie okresu przepracowanego lub nieprzepracowanego przez pracowników;
• monitorowanie przestrzegania godzin pracy;
• otrzymywanie oficjalnych materiałów dotyczących czasu przepracowanego przez każdego pracownika na poszczególnych stanowiskach;
• sporządzanie sprawozdań statystycznych;
• lista płac;
• potwierdzenie legalności niektórych opłat;
• śledzenie obecności lub nieobecności;
• ustalenie wysokości kar za naruszenie dyscypliny pracy.

Dokument ten dotyczy formularzy wydawanych pracownikowi w trakcie procesu zwolnienia wraz z książeczką pracy, jeżeli istnieje odpowiedni wniosek.

Normę tę reguluje art. 84 Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej. Od początku 2013 roku ujednolicone formy dokumentów stały się opcjonalne. Każda organizacja ma jednak obowiązek prowadzenia tych rejestrów. W rzeczywistości formularz opracowany przez Państwową Komisję Statystyczną jest dość wygodny i wygodny w użyciu.

Cechy T-12 i T-13

Obydwa zatwierdzone formularze mają siebie nawzajem kilka różnic. Głównym niuansem jest to, że T-13 jest używany w firmach, które mają specjalny system automatyzacji, który pomaga kontrolować obecność pracowników. Jeśli chodzi o rodzaj dokumentacji T-12, jest ona uniwersalna i zawiera dodatkowy drugi dział.

Może odzwierciedlać transakcje takie jak rozliczenia z pracownikami dotyczące wynagrodzenia za pracę. Jeśli jednak firma prowadzi tę działalność jako odrębna grupa, sekcja ta pozostaje pusty.

Procedura przechowywania tego dokumentu została szczegółowo opisana w tym filmie.

Format projektu

Każdy pracownik obecny lub nieobecny w miejscu pracy jest rejestrowany metoda pełnej rejestracji. Podejście to ma zastosowanie, jeśli liczba przepracowanych godzin różni się w poszczególnych dniach.

Jeśli ich liczba pozostanie niezmieniona, najbardziej wskazane jest użycie inna metoda. Takie podejście zakłada możliwość rejestrowania odchyleń w postaci nadgodzin, nieobecności i opóźnień.

Korzystając z formularza T-13, niektóre informacje można wypełnić w trybie automatycznym. Jeżeli mówimy o symbolach przepracowanego czasu, prezentowanych na stronie tytułowej formularza T-12, to stosuje się je także przy wypełnianiu karty czasu pracy T-13. Kody standardowe służą jako symbole.

Prawidłowy przykład redagowania

Dokumentacja ta sporządzona jest w jednym egzemplarzu, który może być wykorzystywany do prowadzenia działalności gospodarczej przez przedsiębiorców indywidualnych i duże przedsiębiorstwa. Po upływie miesiąca sprawozdawczego dokumentację podpisują kierownicy wszystkich szczebli i sektorów, a także upoważniony urzędnik ds. kadr.

I tu kilka podstawowych wykresów, pod warunkiem obowiązkowego uzupełnienia w karcie zgłoszenia według standardowego formularza:

• informacja o nazwie przedsiębiorstwa i jego administracji wyświetlana jest w lewym górnym rogu;
• w prawym górnym rogu znajduje się informacja o nazwie dokumentu, OKPO, OKUD;
• w kolejnych wierszach po lewej stronie zaznaczono nazwę dokumentu zapisaną pogrubioną czcionką - „karta czasu pracy…”;
• obok poprzedniego akapitu, tylko po prawej stronie, znajduje się numer dokumentacji, okres sprawozdawczy i data jej powstania;
• w części środkowej zestawiana jest tabela, w której w wierszach wyświetlane są dane konkretnego pracownika, a w kolumnach zapisywane są godziny pracy; w ostatniej kolumnie wyliczane są wartości końcowe;
• Na podstawie tych danych dokonuje się pewnych wniosków i obliczeń, które wprowadza się do tabeli i wykorzystuje do obliczenia wynagrodzeń i dodatków;
• w dolnych wierszach znajdują się podpisy i nazwiska, a także inicjały wszystkich odpowiedzialnych osób.

Dokument ten można wypełnić za pomocą specjalistycznego programu Microsoftu Biuro PRZEWYŻSZAĆ. Baza systemu informacyjnego przedsiębiorstwa może również obejmować kilka zintegrowanych rozwiązań.

Ta forma dokumentacji grafiku jest wygodna, ponieważ podlega prostszemu procesowi dostosowywania.

Aby dokument został sporządzony prawidłowo, ważne jest uwzględnienie wszystkich dni odpoczynku pracownika, w tym biuletynu i urlopu. Może być użyte specjalne kody, które składają się z liter lub cyfr.

W przypadku zwolnienia lekarskiego istnieje kilka wspólnych zapisów:

• „B”, „19”- w przypadku czasowej niepełnosprawności;
• „T”, „20”- jeżeli pracownik jest nieobecny na budowie ze względu na zaświadczenie wydane z powodu urazu lub choroby członka rodziny;
• „NN”, „30”- jeżeli pracownik nie poinformował działu o przyczynie swojej nieobecności, ale istnieje możliwość, że poszedł na zwolnienie lekarskie.

Jeśli chodzi o wakacje, są one rejestrowane w następne zamówienie:

• „P”, „14”- jeśli mówimy o urlopie w związku z ciążą i porodem;
• „Dz.U.”, „15”- w sytuacji, gdy kobieta korzysta z urlopu w związku z opieką nad dzieckiem;
• „PRZED”, „16”- takiej kombinacji cyfrowej lub liter używa się, gdy mówimy o urlopie, który nie oznacza zachowania wynagrodzenia, udzielonego za zgodą pracodawcy;
• „OZ”, „17”— gdy pracownik wyjeżdża legalnie na urlop;
• „OT”, „09”- podczas wyjazdu na urlop, który jest płatny i ma charakter roczny;
• „UD”, ​​„13”- urlop, który zapewniany jest dodatkowo w związku ze szkoleniem.

Rozliczanie wakacji

Kiedy mówimy o urlopie tygodniowym, czyli warunkowo o weekendach, a także o świętach, wartość wpisuje się do arkusza czasu pracy „B” lub „26”.

Istnieje również kombinacja „RP” lub „03”, który wskazuje godziny pracy w weekendy i święta wolne od pracy.

Inne oznaczenia

W ramach praktyki jest stosowany kilka innych kodów numerycznych i alfabetycznych wskazujących różne sytuacje. Rozważmy najczęstsze przypadki i cechy ich projektu w ramach tej dokumentacji:

1. „Ja”, „01” i „N”, „02”— oznaczenia te są istotne dla wskazania czasu pracy odpowiednio w dzień i w nocy.
2. „S”, „VM”, „K” „04”, „05”, „06”– jest to praca w godzinach nadliczbowych, praca zmianowa i wyjazdy służbowe.
3. Jeśli mówimy o zaawansowanym szkoleniu poza miejscem pracy, stosuje się wartości „PK” 07 i „PM” 08.

Arkusz czasu pracy T-12 - formularz zatwierdzony przez Państwową Komisję Statystyczną i stanowiący jedną z opcji rejestru do rejestrowania godzin pracy. W artykule podpowiemy Ci, skąd pobrać formularz arkusza czasu pracy i jaka jest specyfika jego praktycznego zastosowania.

Co to jest formularz T-12 (karta czasu pracy)

Na podstawie formularza T-12, wprowadzonego do praktyki zarządzania dokumentami przez Państwową Komisję Statystyczną uchwałą nr 1 z dnia 5 stycznia 2004 r., generowana jest karta czasu pracy, która przeznaczona jest do celów:

• prowadzenie ewidencji wizyt pracowników w miejscu pracy zgodnie z ustalonym harmonogramem;
• ustalanie wskaźników do naliczania wynagrodzeń pracowników;
• generowanie niektórych danych statystycznych dotyczących personelu (na przykład przesyłanych do Rosstatu lub agencji badawczych).

Należy zaznaczyć, że przedmiotowy formularz należy wypełnić ręcznie (na komputerze PC za pomocą programu Word lub podobnego programu lub wydrukować długopisem). A arkusz czasu pracy, który ma być wypełniany automatycznie po aktywacji systemów kontroli dostępu, jest opracowywany na podstawie innego formularza Goskomstat - T-13. Wybrana forma karty czasu pracy 2017 musi być wskazana w polityce rachunkowości.

Przeczytaj artykuł o tym, czym jest forma T-13. „Ujednolicony formularz nr T-13 - formularz i próbka” .

Kiedy należy spodziewać się wykorzystania formularza czasu pracy 0504421 według OKUD

Formularz karty czasu pracy odpowiadający numerowi OKUD 0504421 (T-12 ma bardzo podobną nazwę, dlatego czasami przy stosowaniu konkretnego dokumentu może dojść do zamieszania) został wprowadzony do obiegu gospodarczego przez Ministerstwo Finansów Federacji Rosyjskiej, które wydało zarządzenie nr 52n z dnia 30 marca 2015 r. Niniejszy dokument służy do tych samych celów co T-12, ale może być stosowany w agencjach rządowych.

Arkusz czasu pracy odpowiadający formularzowi 0504421 ma również dość podobną strukturę do formularza T-12. Dlatego dla pracownika działu HR z reguły nie ma problemu z przystosowaniem się do dokumentu zatwierdzonego przez Ministerstwo Finansów, jeśli jest przyzwyczajony do korzystania z formularza z Goskomstatu i odwrotnie.

Czy w firmach prywatnych dozwolone jest korzystanie z kart czasu pracy? 0504421

Korzystanie z kart czasu pracy w formularzu 0504421 nie jest zabronione w przypadku firm prywatnych. Faktem jest, że od 01.01.2013 firmy, które nie są bezpośrednio zobowiązane przez prawo do korzystania z określonych, ujednoliconych form źródeł pierwotnych, mogą korzystać z dowolnych innych. Tym samym firma prywatna ma prawo posługiwać się w celu monitorowania czasu pracy zatrudnionych pracowników kartą czasu pracy na formularzu T-12, formularzu 0504421 lub innym opracowanym samodzielnie. Tak czy inaczej firma musi posiadać taki dokument – ​​z uwagi na to, że zgodnie z przepisami art. 91 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej każdy pracodawca ma obowiązek monitorować czas spędzony w pracy przez zatrudnionych pracowników.

Więcej o wypełnianiu formularza T-12 przeczytasz w materiale „Ujednolicony formularz nr T-12 - formularz i próbka” .

Gdzie można pobrać formularz T-12?

Arkusz czasu pracy – prosty formularz T-12 – możesz pobrać na naszym portalu.

Karta czasu pracy, formularz 0504421 (formularz do pobrania)

Formularz arkusza czasu pracy 0504421 jest również dostępny do pobrania na naszej stronie internetowej.

W jaki sposób urlopy są wskazywane na karcie czasu pracy?

Ujednolicone formularze ewidencji wizyt pracowników w rosyjskich przedsiębiorstwach T-12 i T-13 obejmują odzwierciedlenie informacji o urlopach za pomocą kodów podanych na stronie tytułowej formularza T-12.

Kody te prezentowane są w dwóch odmianach: alfabetycznej i cyfrowej. Użycie obu jest równoważne. Co więcej, lokalne przepisy organizacji mogą również przewidywać pewną opcję mieszanego zastosowania lub wymagać stosowania zupełnie innych kodów. Pracodawca ma także prawo samodzielnie opracować i stosować wzór karty zgłoszenia zawierający symbole.

Zobaczmy, jakie oznaczenia dotyczą wakacji.

Urlop podstawowy i dodatkowy

W przypadku gdy pracownik idzie na płatny urlop wypoczynkowy, a firma korzysta z formularza T-12 lub T-13, w tabeli rozliczeniowej podanej w karcie zgłoszenia za każdy dzień pracy odnotowuje się kod literowy OT lub kod cyfrowy 09. urlop pracownika.

Jeśli reszta jest dodatkowa, wprowadza się inny kod: OD (10).

Urlop naukowy i bezpłatny (urlop administracyjny)

W przepisach art. 128 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej urlop na koszt pracownika dzieli się na 2 rodzaje:

• podawane przez pracodawcę dobrowolnie na wniosek pracownika - w tym przypadku kod DO (16) jest odzwierciedlony w karcie czasu pracy;
• obowiązkowe, udostępniane przez pracodawcę na wniosek pracownika – stosuje się kod OZ (17).

Urlop naukowy ma również 2 rodzaje zgodnie z prawem pracy (art. 173 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej):

• urlop na studia z zachowaniem zarobków – odzwierciedlony kodem U (11);
• urlop bezpłatny na zaliczenie egzaminów wstępnych, sesji, egzaminów państwowych – odnotowuje się w karcie zgłoszenia kodem UD (13).

Więcej na temat legislacyjnych regulacji udzielania urlopów naukowych można dowiedzieć się z artykułu „Urlop naukowy na podstawie art. 173 Kodeksu pracy (niuanse)”.

Urlop macierzyński i wychowawczy

Urlop macierzyński udzielany zgodnie z art. 255 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej, znajduje odzwierciedlenie w karcie raportu za pomocą kodu P (14). Urlop wychowawczy przewidziany w art. 256 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej ustala się za pomocą kodu chłodziwa (15).

Możliwy jest scenariusz, w którym pracownica przebywająca na urlopie macierzyńskim będzie pracować w niepełnym wymiarze czasu pracy. Jeżeli tak jest, to przy zapisywaniu jej wizyt w karcie meldunkowej stosowany będzie „podwójny” kod I (01) i OZH (15). Kody te można podać w jednej komórce grafiku za pomocą symbolu „/” (na przykład Я/Ож lub 01/15) lub można dodać dodatkową linię do formularza grafiku.

Teoretycznie w jednej komórce mogą znajdować się trzy kody. Na przykład, jeśli pracownik zgodził się wyjechać w podróż służbową i przepracował tam dzień wolny. W takim przypadku w tabeli zostanie wpisany: K/RV/Coolant (03.06.15).

Co umieścić w karcie zgłoszenia, jeśli urlop wypada w święto

Zgodnie z art. 120 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej dni wolne od pracy przypadające w okresie corocznego urlopu głównego lub corocznego dodatkowego płatnego urlopu nie są wliczane do liczby dni kalendarzowych urlopu i nie są uwzględniane.

Z urlopu wyłączone są również święta ustanowione na mocy ustawodawstwa regionalnego (patrz Uchwała Prezydium Sądu Najwyższego Federacji Rosyjskiej z dnia 21 grudnia 2011 r. Nr 20-ПВ11).

Wynika z tego, że święta przypadające na urlop w karcie zgłoszenia muszą być oznaczone kodem „B” lub 26.

A jeśli chcesz, możesz ustawić do tego własny kod. Wskazało na to Ministerstwo Pracy w piśmie nr 14-2/B-370 z dnia 27 kwietnia 2017 r.

Wyniki

Rosyjski ustawodawca wprowadził formularze monitorowania obecności pracowników w pracy, dostosowane do potrzeb pracodawców dowolnej formy (w tym przedsiębiorstw, zarówno prywatnych, jak i publicznych). Pracodawcy niebędący agencjami rządowymi mają prawo posługiwać się dowolną formą odpowiednich dokumentów księgowych. Jednak mundur T-12 w dalszym ciągu jest jednym z najwygodniejszych.

Arkusz czasu pracy służy do wprowadzania informacji o czasie faktycznie przepracowanym przez pracowników organizacji. Trzeba powiedzieć, że formularz karty czasu pracy nie jest ściśle obowiązkowy – w zasadzie może być dowolny, to znaczy każde przedsiębiorstwo może swobodnie stosować swój własny formularz karty czasu pracy, jeśli zajdzie taka potrzeba. Jednakże formularz został opracowany i zalecany do stosowania przez Państwowy Komitet Statystyczny Federacji Rosyjskiej i jest preferowany.

AKTA

Kto wypełnia arkusz czasu pracy?

Formularz wypełnia albo pracownik działu HR, albo kierownik jednostki strukturalnej, albo specjalnie wynajęty do tej funkcji chronometrażysta. Na podstawie wprowadzonych informacji specjaliści działu księgowości obliczają wynagrodzenia i inne płatności na rzecz pracowników organizacji. Tak naprawdę karta czasu pracy jest jednym z najważniejszych dokumentów księgowych. I choć małe firmy mogą się bez tego obejść, duże przedsiębiorstwa mają obowiązek prowadzenia takich kart czasu pracy.

W zależności od przyjętego w przedsiębiorstwie systemu ewidencji personelu, kartę czasu pracy można wygenerować albo dla wszystkich pracowników organizacji, albo prowadzić osobno w każdym dziale.

Karta czasu pracy jest dokumentem zwykłym, tzn. co miesiąc należy sporządzać nowy egzemplarz, tak aby numer seryjny karty czasu pracy był równy numerowi seryjnemu miesiąca, w którym została utworzona. Okres sporządzania grafiku obejmuje wszystkie dni miesiąca.

Możesz wypełnić kartę czasu pracy w formie elektronicznej lub pisemnej. Jednak po wprowadzeniu wszystkich niezbędnych informacji nadal będzie trzeba je wydrukować w celu uzyskania podpisów osób odpowiedzialnych.

Formularz T-13. Funkcje kształtu

Zacznijmy od formularza T-13, który obecnie jest znacznie częściej używany do prowadzenia kart czasu pracy.

Ujednolicony formularz T-13, czyli elektroniczna karta czasu pracy, jest dobrze znana pracownikom działów HR. Nie jest to jedyny sposób, ale zdecydowanie najbardziej standardowy sposób rozliczania przepracowanych godzin. Jeśli prowadzisz dokumentację ręcznie, powinieneś skorzystać z formularza T-12.

Karty czasu pracy są powszechnym narzędziem do śledzenia obecności pracowników. Formularz T-13 umożliwia szczegółowe odnotowanie przyczyn nieobecności w pracy, w tym urlopów studenckich w trakcie sesji, szkoleń zaawansowanych i kilku rodzajów urlopów inwalidzkich. Okres, za który dokument jest wypełniony, może być krótszy niż 31 dni.

Wypełniony T-13 stanowi podstawę naliczania wynagrodzeń.

Format wypełniania karty czasu pracy w formacie T-13

W przeciwieństwie do dowolnych tabel o podobnej treści, T-13 zawiera dane o przedsiębiorstwie, w tym o formie własności i OKPO. Numer dokumentu wprowadza się zgodnie z wewnętrznymi wymogami prowadzenia kart czasu pracy.

Nazwa działu jest również wyświetlana u góry. Należy pamiętać, że kierownik tego działu (nawet jeśli wypełnianie karty czasu pracy nie należy do jego obowiązków) musi podpisać wypełniony formularz.

Kolejność pracowników ustalana jest decyzją osoby odpowiedzialnej. Najczęściej spotykane jest sortowanie alfabetyczne, jak w naszym przykładzie, ale istnieje możliwość uporządkowania według liczby pracowników (kolumna 3).

W kolumnie 4 umieszczamy oznaczenia według dnia:

I— (obecność) dnia roboczego,
W- dzień wolny,
Z- wakacje,
RP— obecność w dniu wolnym od pracy,
DO- podróż służbowa,
komputer- szkolenie,
U- urlop naukowy z wezwaniem instytucji edukacyjnej,
B- zwolnienie lekarskie ze zwolnieniem lekarskim,
T- bezpłatne zwolnienie lekarskie bez zwolnienia lekarskiego.

Pod znakiem I wpisujemy liczbę godzin przepracowanych danego dnia. W kolumnie 5 podsumowujemy liczbę I w wierszu oraz liczbę godzin. Otrzymujemy 4 wartości na 2 połowy miesiąca. W kolumnie 6 podsumowujemy wartości i otrzymujemy ostateczną kwotę za pracę za miesiąc.

W czwartej kolumnie nie jest podana liczba godzin dla przypadków B, OT, K, B i innych. Do tego służą kolumny 10-13.

Rozliczanie zwolnień lekarskich, urlopów lub nieobecności z innych powodów

Kody oznaczenia mogą być różne (na przykład numeryczne). Prawo nie wymaga określonego formatu.

Zapis X wskazuje, że nie bierzemy tego dnia pod uwagę: dla wygody miesiąc podzielono na dwie linie o nierównych wartościach. W przypadku miesięcy mających 30 dni (na przykład listopad kolumna będzie wyglądać następująco (dla wygody „nieistniejąca” 31. liczba jest podświetlona na czerwono):

T-13 na listopad

Analogicznie T-13 jest wypełniany na wizyty w lutym.

Kolumny 7-9 wskazują kod płatności, liczbę dni i rodzaj opłat. W naszym przykładzie wykorzystano następujące kody:

• 2000 - Wspólny dzień pracy,
• 2300 – zwolnienie lekarskie (renta inwalidzka),
• 2012 - wakacje.

Alternatywne rozwiązanie

Niektóre przedsiębiorstwa zatwierdzają nieco uproszczoną wersję karty czasu pracy, bez wyszczególniania przyczyn pominięć. Kolumna 4 wskazuje tylko 2 kody:

• I- dzień roboczy,
• N- dzień niepracowany.

Ta metoda może być niewygodna, ponieważ nie rejestruje zwolnień lekarskich.

Specjalne przypadki

1. Jak wypełnić T-13 dla pracowników uczestniczących w konferencjach i innych wydarzeniach szkoleniowych?

Zależy od pozycji przedsiębiorstwa. Dni te można liczyć jako dni robocze (I) lub jako dni szkolenia zaawansowanego (PC). Stawki wynagrodzeń mogą się również różnić.

2. Czy kod może mieć wartość większą niż 8 godzin?

Tak. Może gdyby było specjalne zarządzenie o wydłużonych godzinach pracy. Godziny nadliczbowe można oznaczyć symbolem C.

3. Jaka jest różnica pomiędzy kartami raportów T-12 i T-13?

Pierwszym z nich jest ręczny formularz obecności. Drugi jest elektroniczny. Wiele działów księgowych przeszło dziś na T-13, ponieważ można je automatycznie zbierać za pomocą specjalnego programu.

Formularz T-12

Przede wszystkim, jak w każdym innym dokumencie akt osobowych, należy najpierw wprowadzić do karty czasu pracy dane organizacji: jej pełną nazwę ze wskazaniem kodu OKPO (należy pobrać z dokumentów rejestracyjnych), status organizacyjno-prawny (IP, LLC, CJSC, JSC), a także jednostka strukturalna (dział), dla której prowadzony jest ten grafik (jeśli to konieczne).

Następnie należy w odpowiedniej kolumnie wpisać numer dokumentu wewnętrznego obiegu dokumentów, a także wskazać okres sprawozdawczy, który uwzględnia ten grafik.

Kody numeryczne i alfabetyczne w karcie czasu pracy

Ta część karty czasu pracy zawiera kody alfabetyczne i numeryczne służące do wypełniania niezbędnych informacji pracownikom, a także ich dekodowanie. Należy je wpisać w głównej części karty czasu pracy, aby krótko i wyraźnie odzwierciedlić ilość czasu faktycznie spędzonego przez tego lub innego pracownika w miejscu pracy, a także przyczyny jego nieobecności w pracy. Jeśli specjaliści z działu HR muszą wprowadzić dodatkowe kody do tego formularza grafiku, można je opracować niezależnie i wprowadzić do tej tabeli.

Rejestracja czasu pracy w T-12

Ta sekcja grafiku jest najważniejsza – to w niej rejestrowany jest czas pracy. Najpierw musisz wpisać numer seryjny pracownika w pierwszej kolumnie tej sekcji, a następnie w drugiej - jego pełne imię i nazwisko (najlepiej jego pełne imię i nazwisko oraz patronimikę, aby uniknąć nieporozumień i błędów). W trzeciej kolumnie należy wpisać numer personalny pracownika nadawany mu w trakcie zatrudnienia (jest on indywidualny i nigdy się nie powtarza).

Dla każdego pracownika karta czasu pracy składa się z dwóch linii - zawierają one zaszyfrowane informacje o obecności lub nieobecności w miejscu pracy w każdym dniu kalendarzowym miesiąca. Ponadto należy niezwłocznie wskazać przyczynę nieobecności w pracy, jeżeli została stwierdzona.

Powód jest wskazany w górnym wierszu obok pełnego imienia i nazwiska pracownika, a w dolnym wierszu faktycznie przepracowanych godzin, a jeśli pracownik nie pojawił się na stanowisku pracy, dolną komórkę można pozostawić pustą.

Kolejnym krokiem jest obliczenie łącznej liczby godzin i dni faktycznie przepracowanych w okresach dwutygodniowych, a na końcu tabeli – wynik obliczeń za miesiąc.

W takim przypadku należy uważnie monitorować, czy łączna liczba dni kalendarzowych w miesiącu pokrywa się z liczbą dni roboczych, weekendów i świąt wskazanych dla każdego pracownika.

Trzeba powiedzieć, że czasami osoby odpowiedzialne za wypełnienie karty czasu pracy wprowadzają jedynie informacje, które dotyczą dni, w których pracownik był nieobecny w miejscu pracy. Opcja ta może jednak prowadzić do błędów kadrowych i księgowych, dlatego nie zaleca się jej stosowania.

Data i podpisy osób odpowiedzialnych

Po wypełnieniu arkusza czasu pracy odpowiedzialny za niego pracownik musi wskazać swoje stanowisko, a także umieścić podpis w odpowiednich komórkach, które należy rozszyfrować. Karta zgłoszenia musi być także zatwierdzona przez kierownika jednostki strukturalnej lub dyrektora przedsiębiorstwa – także ze wskazaniem stanowiska i podpisem wraz z transkrypcją. Ostatnią rzeczą, którą musisz wpisać, jest data wypełnienia karty czasu pracy.

Ujednolicony formularz T-12 „Arkusz czasu pracy i naliczanie wynagrodzeń” to jeden z formularzy zatwierdzonych przez Rosstat (), za pomocą którego pracodawcy mogą śledzić czas faktycznie przepracowany przez pracowników. Rejestry takie muszą prowadzić zarówno organizacje pracodawców, jak i pracodawcy-przedsiębiorcy (art. 91 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej).

Zgodnie z informacjami określonymi w karcie czasu pracy naliczane są wynagrodzenia pracownikom i generowane są określone rodzaje sprawozdawczości statystycznej. Ponadto karta zgłoszenia może być potrzebna, jeśli pracownik narusza dyscyplinę pracy.

Procedura wypełniania formularza T-12

Arkusz czasu pracy do rejestrowania godzin pracy i obliczania wynagrodzeń jest wypełniany zgodnie z instrukcjami Rosstatu (zatwierdzonymi uchwałą Państwowego Komitetu Statystycznego Federacji Rosyjskiej z dnia 5 stycznia 2004 r. N 1). Jest on opracowany w jednym egzemplarzu.

Czas pracy każdego pracownika może zostać odzwierciedlony w karcie czasu pracy na jeden z dwóch sposobów. W tym celu możesz albo codziennie rejestrować obecności i nieobecności pracownika, łącznie z ilością czasu, jaki przepracował (w godzinach, minutach), albo odzwierciedlić w karcie czasu pracy jedynie odstępstwa od pracy pracownika. Na przykład podróże służbowe, praca w godzinach nadliczbowych itp.

Obecność i nieobecność pracowników wykazywana jest w karcie czasu pracy kodami – cyfrowymi i alfabetycznymi. Na przykład do pracy w ciągu dnia podawane są kody „I” i „01”, w nocy - kody „N” i „02”, do pracy w weekendy i święta wolne od pracy - kody „RV” i „03”. Kody numeryczne i alfabetyczne są sobie równoważne, zatem pracodawca ma prawo zastosować jeden lub drugi wybrany przez siebie kod. Są one wymienione bezpośrednio na stronie tytułowej formularza T-12.

Dla każdego dnia miesiąca w tabeli rozdziału 1 „Rozliczanie czasu pracy” w kolumnach 4 i 6 znajdują się dwie linie: górna wskazuje kod oznaczający obecność pracownika, dolna wskazuje czas jego pracy nad tym dzień. Jeżeli pracownik był nieobecny w pracy, w górnym wierszu wskazany jest kod wskazujący nieobecność (z tego powodu przyczyna nieobecności jest z reguły jasna), a dolny wiersz nie jest wypełniany.

Kolumny 5 i 7 wskazują informacje o pracy pracownika odpowiednio za pierwszą i drugą połowę miesiąca. W nich górna komórka odzwierciedla całkowitą liczbę przepracowanych przez pracownika dni roboczych, a dolna komórka odzwierciedla liczbę przepracowanych godzin.

Do rejestrowania i rejestrowania czasu przepracowanego przez personel oraz obliczania jego wynagrodzeń wymagana jest karta czasu pracy do rejestrowania godzin pracy i obliczania wynagrodzeń zgodnie z ujednoliconym formularzem T-12. Musisz sporządzić kartę czasu pracy zgodnie z instrukcjami zatwierdzonymi uchwałą nr 1 Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji z dnia 5 stycznia 2004 r. Nie musisz używać ujednoliconego formularza T-12, masz prawo opracować a formularz do samodzielnego śledzenia czasu, ale łatwiej jest skorzystać z gotowego.

Próbka wypełnienia ujednoliconego formularza T-12

Ujednolicony formularz T-12 zawiera dwie sekcje:

• Śledzenie czasu pracy;
• Wypłata wynagrodzeń pracownikom.

W karcie czasu pracy rejestrowane są wszystkie przepracowane i nieprzepracowane godziny pracownika w godzinach/minutach. Możesz wypełnić kartę czasu pracy, korzystając z jednej z następujących metod:

1. Wypełnianie list obecności i nieobecności. W takim przypadku w kolumnie 4 w dniu, w którym pracownik np. pracował w godzinach nadliczbowych (w dzień wolny), należy wskazać normalny czas pracy i czas pracy w godzinach nadliczbowych w jednej komórce oddzielonej ukośnikiem lub w nawiasach. W tym celu w górnej komórce wpisujesz „I/S”, a w dolnej – „8/3”, gdzie „8” to normalna długość dnia pracy, która jest ustalana dla pracownika i przepracowana przez niego niego, a „3” oznacza pracę w godzinach nadliczbowych.

   Dodatkowo możesz dodać dodatkowe wiersze w kolumnie 4 obok nazwiska i inicjałów pracownika, aby wyświetlić tam godziny nadliczbowe. Pamiętaj, że aby dodać do wierszy, nie musisz wydawać polecenia zmiany szczegółów formularzy.

2. Rejestrowanie w karcie czasu pracy jedynie odstępstw od normalnego czasu trwania, czyli nieobecności, godzin przepracowanych w godzinach nadliczbowych itp. W takim przypadku w dniu, w którym pracownik pracował w godzinach nadliczbowych, w górnym wierszu kolumny 4 należy wpisać kod literowy „C”. Pod tym kodem w dolnych wierszach należy wskazać czas pracy w godzinach nadliczbowych.

W kolumnach 5 i 7 należy podać liczbę godzin przepracowanych w połowie miesiąca (pierwszego i drugiego). Na koniec miesiąca musisz wypełnić w swoim grafiku następujące dane:

• kolumna 8, wskazując w niej całkowitą liczbę dni przepracowanych przez pracownika w miesiącu; kolumna 9, w której należy podać łączną liczbę godzin przepracowanych przez pracownika w miesiącu, z uwzględnieniem godzin nadliczbowych;
• kolumny 10, 11 i 12. Odrębnie wskazano liczbę przepracowanych godzin nadliczbowych w miesiącu;
• kolumna 14 - dotyczy łącznej liczby wszystkich nieobecności pracowników w danym miesiącu (godziny (dni));
• w kolumnach 15 i 16 należy wpisać kod przyczyny nieobecności oraz liczbę dni/godzin nieobecności pracownika;
• kolumna 17, w której sumowane są wszystkie weekendy i święta danego miesiąca.

Jeżeli firma osobno ewidencjonuje przepracowane godziny i nalicza wynagrodzenie, wówczas nie ma konieczności wypełniania sekcji 2 karty czasu pracy. W takim przypadku sekcja 1 karty raportu będzie traktowana jako odrębny, niezależny dokument (patrz przykładowe wypełnienie).

Karta zgłoszenia w formie T-12 wydawana jest w jednym egzemplarzu miesięcznie dla wszystkich pracowników firmy. Za jego przygotowanie odpowiedzialna jest osoba odpowiedzialna – np. pracownik działu kadr. Ostateczny dokument podpisują kierownik działu lub firmy oraz pracownik działu HR, po czym wypełniony grafik przesyłany jest do działu księgowości.

Próbka wypełnienia ujednoliconego formularza T-12.