Microsoft Office позволяет шифровать офисные документы и PDF-файлы, не позволяя никому даже просматривать файл без знания пароля. Современные версии Office используют безопасное , так что вы можете положиться на защиту при условии, что задан надежный пароль.
Приведенные ниже инструкции защиты применимы к Microsoft Word, PowerPoint, Excel и Access 2016, в целом, процесс такой же, как и в других последних версиях Office.
Насколько надежна защита паролем в Microsoft Office?
Функция защиты паролем в Microsoft Office имела в прошлом плохую репутацию . С Office 95 до Office 2003 схема шифрования была очень слабой. Если у вас есть документ, защищенный в Office 2003 или более ранней версии, пароль может быть легко и быстро обойден с помощью широко доступного ПО для взлома паролей.
С Office 2007 Microsoft стала более серьезно относиться к безопасности. Office 2007 перешел на Advanced Encryption Standard (AES) с 128-битным ключом. Он считается безопасным, и означает, что Office теперь использует реальное, сильное шифрование для защиты документов, если установлен пароль. PDF в Office 2016 тоже основывается на 128-битном AES шифровании.
Есть два важных момента, о которых нужно помнить. Во-первых, надежно защищены только те документы, которые вообще нельзя открыть без пароля. Office позволяет установить пароль для опции Ограничить редактирование , что позволяет пользователям просматривать файлы, но не редактировать его без пароля. Этот тип пароля может быть легко взломан и удален, что позволит изменить файл.
Во-вторых, шифрование работает хорошо в том случае, если вы сохраняете файл в современных форматах, таких как .docx . При сохранении в более старых форматах, таких как .doc , которые совместимы с Office 2003 и более ранними версиями Office, будет использоваться старая, ненадежная версия шифрования.
Но если вы сохраняете файлы в современных форматах Office и с помощью опции вместо Ограничить редактирование , документы должны быть в безопасности.
Как защитить паролем документ Office?
Чтобы защитить паролем документ Office, необходимо сначала открыть его в Word, Excel, PowerPoint или Access. Выберите меню Файл в верхнем левом углу экрана. На панели Сведения нажмите Защита документа и выберите Зашифровать с использованием пароля .
Кнопка Защита документа называется так в Microsoft Word, в других приложениях это будет Защита книги (Microsoft Excel), Защита презентации (Microsoft PowerPoint) и т.п.
Примечание: Если вы хотите ограничить возможность редактирования документа, выбирайте здесь Ограничить редактирование , но, как сказано, это не очень безопасно и можно легко обойти защиту. Всегда лучше зашифровать весь документ.
Введите желаемый пароль. Выбирайте надежный пароль
. Слабые пароли могут быть легко взломаны с помощью соответствующего программного обеспечения.
Внимание: Вы потеряете доступ к документу, если забудете пароль! Microsoft советует записать название документа и его пароль, и хранить в надежном месте.
Когда документ зашифрован, вы увидите в меню Файл в разделе Сведения сообщение Требуется пароль для открытия данного документа .
В следующий раз при открытии файла выйдет сообщение Введите пароль для открытия файла . Если не ввести правильный пароль, вы вообще не сможете просматривать документ.
Чтобы удалить защиту паролем с документа, нажмите кнопку Защита документа и снова нажмите Зашифровать с использованием пароля . Очистите поля для ввода пароля и нажмите кнопку OK . Пароль из документа удалится.
Как создать защищенный паролем PDF-файл?
Можно также экспортировать документ Office в файл PDF и уже защитить паролем этот файл PDF. Это можно сделать в Microsoft Word, Excel и PowerPoint.
Для этого откройте документ, нажмите кнопку меню Файл и выберите Экспорт . Нажмите кнопку Создать PDF/XPS , чтобы экспортировать документ в PDF.
Нажмите на кнопку Параметры в нижней части открывшегося диалогового окна. В нижней части окна настроек нужно включить Зашифровать документ с помощью пароля и нажать кнопку OK .
Введите нужный пароль, нажмите OK .
Затем введите имя файла PDF и нажмите Опубликовать . Office экспортирует документ в защищенный паролем PDF-файл.
Внимание: Вы не сможете просмотреть файл PDF, если вы забыли пароль.
Соответственно, при открытии данного PDF-файла в любой программе для просмотра PDF потребуется ввести пароль.
Вообще, функция шифрования документов поможет защитить особо важные документы, особенно если они хранятся на диске USB или в сервисе.
Microsoft Word является текстовым редактором, который наиболее популярный в мире. Такой успех объясняется огромной функциональностью этого редактора и удобность его реализации. Также этот редактор имеет свою систему безопасности, о которой мы поговорим в этой статье.
Защита документов Microsoft Word
Редактор разрешает поставить ЭЦП и парольную защиту на два вида документа:
- Пароль для модификации документа
- Пароль для открытия документа
Рисунок — 1
Microsoft Word разрешает вводить пароли длиной до 15 символов. Оба пароля запрашиваются при открытии документа. При отказе ввода пароля для модификации документа, документ открывает в режиме чтения. Пароль для открытия документа есть основой для создания ключа шифрования, который шифруется по алгоритму RC4. Также можно установить дополнительные степени защиты над документом:
- Фиксирование исправлений и записей. Все исправления фиксируются и отмечаются, впоследствии чего они могут быть приняты или отвергнуты автором или редактором документа.
- Запрещение изменений, кроме комментариев. При просмотре документа можно добавлять только комментарии.
- Изменение документа запрещено, но разрешено вводить данные в выбранные формы.
Защита VBA-модулей
Встроенный язык программирования VMA добавляет возможности к и так огромному выбору функций в форматах документов Microsoft. VBA-макросы являются практически не ограниченными, так как из макроса можно вызвать функции динамических библиотек, что дает доступ к компьютера в пределах прав конкретного пользователя. Защита содержимого VBA-программ необходима к примеру:
- для сохранения интеллектуальной собственности, которой есть VBA-программа
- для сохранения целостности этой программы от модификаций
Защита VBA-модулей
Язык VBA разрешает создавать различные действия при наступлении определенных событий с помощью макросов. Для Microsoft Word это:
- AutoOpen — вызывается при открытии документа
- AutoClose – вызывается при закрытии документа
- AutoExec – вызывается при запуске Microsoft Word
- AutoExit – вызывается при закрытии Microsoft Word
- AutoNew – вызывается при создании нового документа
К примеру, если в документе есть макровирус AutoOpen, то при открытии данного документа автоматически выполнится код макроса AutoOpen. Такой макрос может находится в шаблоне. Такие макросы выполняют свой код без ведома пользователя. Такой принцип используется макровирусами для распространения и активизации. Для примера рассмотрим классический макровирус:
- Макровирус содержится в макросе AutoOpen некоего документа Doc.xdoc
- Когда пользователь открывает документ, макровирус выполняет функции, а также копирует себя в макросы AutoOpen, AutoNew шаблона Doc.xdoc
- При открытии незараженого документа макрос копирует себя в новый документ
Microsoft Word предлагаю цифровые сертификаты в виде защиты от макровирусов. Реализация цифровых сертификатов основана на том, что при открытии документа который содержит VBA-модули, реализуется проверка электронной подписи VBA-модуля. Макросы блокируются, так как их подпись будет неверная.
Проблемы защиты документов Microsoft Word
Подсистема безопасности Microsoft Word имеет ряд недостатков. Начиная с паролей, то любая парольная защита в сравнении и генерированого пароля на основе крипрографического ключа имеет ряд недостатков:
- Пользователи могут небрежно относится к паролям, и вводить употребляемые фразы.
- Часто используют краткие пароли, что разрешает быстрее проводить атаку грубой силы.
Также проблемы безопасности усугубляется следующими аспектами:
- Шифрование RC4 который используется для шифрование документов, имеет ключ длинной до 128 бит. Microsoft Word ограничивает пароль до 15 символов, что означает длину пароля 9 байт. Тем самым эффективная длина ключа в 2 раза меньше чем предусмотрено алгоритмом RC4.
- Можно использовать односимвольные пароли
- Существуют утилиты автоматического подбора пароля для Microsoft Word.
Отсутствие реальной защиты VBA-модулей
Для анализа защиты VBA-модулей была реализована возможность создать макрос в документе, который ставит русский язык для выделенного фрагмента:
- Sub Macro()
- Selection.LanguageID = wdRussian
- Selection.NoProofing = False
- Application.CheckLanguage = True
- End Sub
Затем было поставлен пароль на этот документ от просмотра содержимого. Затем было просмотрен этот документ в редакторе DOS, и была видна следующая картина:
- SelectionZo0 A ©Ä LanguageIDис0 A ©Ä wdRussian=W0 A ©Ä NoProofing^]0 ÆA ©Ä Applicatione*0 A ©Ä CheckLanguageщ¯0 ¨
Видно, что отсутствует реальная защита VBA-макроса от просмотра. Совет таков, что VBA-макросы выносит максимально во внешние DLL.
Если вы активно работаете с текстовыми документами, у вас может возникать вопрос, как защитить документ Word. Разработчики офисного пакета Microsoft Office 2010 предусмотрели ряд функций, для решения данной задачи.
Используем стандартные возможности MS Office
Для того чтобы воспользоваться возможностями для защиты документа Word запустите меню файл в верхнем левом углу окна программы. В открывшемся окне выберите пункт «Сведения» и нажмите на кнопку «Защитить документ».
Перед вами откроется выпадающее меню с такими пунктами:
- Пометить как окончательный. Пометка документа как окончательного и не редактируемого.
- Зашифровать паролем. Требует пароль при открытии документа.
- Ограничить редактирование. Управление типами изменений, которые разрешено вносить пользователям в этот документ.
- Добавить цифровую подпись. Обеспечение целостности документа путем добавления невидимой цифровой подписи.
Рассмотрим все эти типы защиты документа по порядку.
Пометить как окончательный. При использовании данной функции документ станет заблокированным для редактирования. При его открытии в верхней части окна будет появляться сообщение о запрете редактирования. Однако запрет на редактирование такого документа можно снять в любой момент без необходимости ввода пароля.
Зашифровать паролем. При использовании данного способа защиты документа Word пользователю предлагается ввести пароль, с помощью которого будет . При попытке открыть зашифрованный документ программа будет требовать ввод .
Ограничить редактирование. Данный режим защиты документа позволяет установить ограничение на форматирование или редактирование документа.
Добавить цифровую подпись. Данная функция позволяет пользователю защитить свой документ с помощью цифровой подписи. Такой метод защиты позволяет удостовериться в подлинности и целостности документа.
Используем другие программы
Документ Word, как и любой другой файл, можно зашифровать с помощью сторонних программ. Лучшим вариантом будет . Такие архивы поддерживаются операционной системой Windows. А это значит, что их можно будет открыть даже без установки программы архиватора.
Наверное, . Поэтому рассмотрим процесс создания зашифрованного архива на ее примере.
Откройте контекстное меню для документа, который вы хотите зашифровать и выберите пункт 7-Zip – Добавить в архив.
В открывшемся окне нужно . После чего программа создаст зашифрованный архив и сохранит его в той же папке, где находится исходный документ.
В формате Word хранятся миллиарды файлов, среди которых есть и документы с конфиденциальным содержанием. Поэтому нет ничего удивительного в том, что среди встроенных инструментов офисного приложения есть несколько удобных функций, позволяющих запретить доступ к тексту третьим лицам.
Защита строится следующим образом: пользователь, являющийся владельцем файла, ставит пароль. При открытии документа приложение (Word, LibreOffice, Google Docs и другие) потребует ввода пароля. Пока пользователь не укажет ключ доступа, файл не будет открыт, а текст, содержащийся в нем, никто не прочитает.
Установка пароля
Если у вас версия Word 2007 года, то вам нужно нажать на кнопку «Office», что находится в левом верхнем углу.
Код доступа чувствителен к регистру, поэтому убедитесь, что не была нажата клавиша Caps Lock или Shift.
Восстановление утерянного пароля невозможно, поэтому позаботьтесь о том, чтобы ключ безопасности не был утерян (забыт).
В версии Word 2003 года та же операция проделывается через меню «Сервис», где есть раздел «Параметры» с подразделом «Безопасность». В Word 2010 сохранена кнопка «Office», однако раздел «Подготовить» заменен на вкладку «Защитить», в которой есть пункт «Зашифровать паролем».
Удаление пароля
Если вам больше не нужно защищать содержимое документа, можете также легко и быстро снять с него пароль:
В версии Word 2003 года те же действия производятся через меню «Сервис» в разделе «Параметры». Удалите ключ из пункта «Безопасность» – и документ будет открываться без проверки пароля.
Запрет редактирования
Если вам нужно, чтобы документ могли открывать другие пользователи, но возможность внесения изменений была только у вас, то поставьте ограничение на редактирование. В Word 2007:
- Откройте вкладку «Рецензирование».
- Нажмите «Защитить документ».
- Выберите в появившейся справа панели режим ограничения.
Есть два вида ограничений – на форматирование и редактирование. В первом вы можете ограничить набор разрешенных стилей, во втором – полностью запретить какое-либо редактирование документа.
Пользователь, открывший файл, может лишь ознакомиться с его содержимым, но удалить что-то или заменить у него не получится.
- Выберите режим редактирования.
- Нажмите кнопку «Да, включить защиту».
- Введите и подтвердите пароль.
Отключается защита таким же образом: вы переходите на вкладку «Рецензирование», запускаете опцию «Защитить документ» и нажимаете «Снять защиту». После ввода пароля ограничение на форматирование и редактирование будет снято.
В Word 2010 путь к настройке ограничений немного отличается: нужно нажать кнопку «Office», перейти в раздел «Сведения» и здесь уже нажать кнопку «Ограничить редактирование».
В версии 2003 года функция располагается в меню «Сервис», где есть пункт «Защитить документ».
Если вы собираетесь открыть к текстовому файлу общий доступ и беспокоитесь, что кто-то случайно внесет в него изменения, то можно пометить документ как окончательный. Эта функция не является средством обеспечения безопасности, так как поменять статус документа может любой пользователь, открывший файл.
Команда «Пометить как окончательный» позволяет защитить текст от случайных изменений.
Кроме того, пользователям будет сообщено, что рассматриваемый документ является окончательной версией.
Внизу появится небольшой значок, уведомляющий, что документ помечен как окончательный. Все инструменты редактирования станут неактивными; файл же будет доступен только для чтения.
Обход защиты
Если есть методы установки пароля, то должен быть и способ его снять. С «правильным» отключением ограничений мы разобрались; но если вы забыли код доступа, то придется прибегнуть к нечестным методам:
- Поменяйте расширение файла с «docx» на «zip».
- Вытащите из полученного архива файл settings.xml (в папке «word»).
- Откройте файл и удалите из него сведения
- Запакуйте settings.xml обратно в архив с документом.
- Поменяйте обратно расширение с «zip» на «docx».
Этот способ работает только в документах, созданных в Word 2007 и 2010. Если вам попался файл с расширением *.doc, то попробуйте открыть его через приложение OpenOffice.
Использование других методов защиты
Если встроенные средства защиты документа Word кажется вам недостаточно надежными, можете дополнительно запаролить файл с помощью сторонних программ. Рассказывая, как установить пароль на папку , мы уже описывали несколько проверенных способов:
- Ограничение доступа средствами Windows.
- WinRar.
- Anvide Lock Folder.
Зашифровать файл можно с помощью любого архиватора – например, отлично справляется с задачей программа 7-Zip. После создания архива с паролем вы можете не беспокоиться о конфиденциальности документа: на его взлом понадобится много времени и средств.
Со времен изобретения письменности люди стремились защитить свои тайные знания, изложенные на материальных носителях – камне, папирусе или бумаге. Для того, чтобы секретная информация не была раскрыта врагами или просто «недостойными» представителями общества, человечество придумывало различные способы шифрования текста. Самым древним методом шифрования по праву считается криптограмма (греч. «тайнопись»).
Постепенно разрабатывались новые, более совершенные методы защиты бумажных документов. С появлением компьютеров и цифровых носителей перед человечеством возникла новая задача – как защитить электронные документы от несанкционированного распространения, копирования и изменения?
Когда требуется защита документов?
Чаще всего в защите от постороннего доступа нуждаются рабочие документы в форматах DOC и PDF. Различные научные организации, аналитические центры, фармацевтические компании и иные предприятия, которые занимаются проведением серьезных исследований, должны позаботиться о сохранении правильности и подлинности своей документации. Для малого, среднего и крупного бизнеса также важно обеспечивать защиту документов от копирования или подмены – таким образом можно избежать повреждения или несанкционированного изменения документа, а также предотвратить утечку информации. Защита электронных документов может потребоваться и обычным пользователям, например, при написании авторских статей, оказании консалтинговых услуг, создании обучающих материалов. По сути, любой продукт интеллектуального труда, зафиксированный на электронном носителе, нуждается в строгой защите от внесения правок или копирования.
Методы защиты электронных документов DOC и PDF
Маркировка
Документы с маркировкой о запрете редактирования и копирования обычно находятся в общем доступе среди нескольких пользователей. Иногда документы маркируются незаметно, чтобы легче было вычислить источник утечки. Например, в оригинальном документе проставляются точки или другие знаки в разных местах страницы – зачастую при подмене документа недобросовестные пользователи не обращают внимания на такие детали, и попытка обмана оперативно раскрывается. Специальную маркировку позволяют создать некоторые программно-аппаратные устройства и принтеры, с помощью которых задаются особые интервалы и размер шрифта для каждой страницы документа. Указанный метод защиты носит реактивный характер – то есть маркировка сама по себе не сможет предотвратить попытку копирования или изменения документа, однако поможет быстро найти виновного по факту обнаружения инцидента.
Следующие способы защиты электронных документов имеют проактивный характер.
Пароль
На любой электронный документ или архив можно установить пароль. Для этого используются встроенные возможности приложения, например, в Word или Acrobat. При работе с защищенным документом будет запрашиваться пароль в случае редактирования, копирования или вывода документа на печать – в зависимости от того, какая степень защиты была установлена владельцем и создателем данного документа. Нужно учитывать то, что сам файл или архив можно скопировать и выложить в открытый доступ, и в том случае, если пароль станет известен, то другим пользователям не составит труда его открыть и изменить.
Цифровой ключ (USB или SD-карта)
Смысл этого метода защиты заключается в использовании ключа доступа на материальном носителе (флешке или SD-карте) для работы с документом. Защищенный таким образом файл можно скопировать на компьютер, но открыть его можно только с помощью физического ключа.
Система управления правами доступа
В корпоративных целях для защиты электронных документов часто используются системы для разграничения прав доступа. Одной из таких систем является служба управления каталогами Active Directory. Все документы в Active Directory защищаются шифрованием, а администратор может настроить разный уровень доступа для всех сотрудников компании.
С помощью такой системы можно запретить:
- просматривать, редактировать, выводить документ на печать;
- работать с документом свыше установленного срока;
- пересылать и распечатывать электронные письма.
Виртуальная комната данных (Data Room)
Для защиты документов от копирования и редактирования также применяется виртуальная комната данных – это защищенное пространство для хранения и обмена информацией. Чтобы получить доступ к необходимому документу, администратор выдает доверенному лицу логин и пароль для входа в виртуальное хранилище. Здесь также могут быть настроены ограничения на копирование, редактирование или печать документа. Примером такого защищенного хранилища является виртуальная комната данных JustTrust , которая имеет многоуровневую систему защиты, позволяет загружать большие объемы информации и обеспечивает разграниченный доступ к файлам с любого устройства (с ПК, планшета или смартфона).
Удобство виртуальной комнаты JustTrust в том, что она позволяет:
- организовать единое рабочее пространство для защищенного обмена документами;
- полностью контролировать доступ к данным компании;
- отслеживать все действия пользователей с документами.
Узнать больше о преимуществах системы можно с помощью бесплатной демонстрации.
Свяжитесь с нашим менеджером, чтобы воспользоваться этой услугой.