Управление товарными запасами. Управление товарными запасами на предприятии

Большое значение в последнее время приобретает местонахождение товарных запасов. В данный момент большинство товарных запасов сконцентрировано в розничной торговле, что нельзя считать положительным фактором.

Товарные запасы должны быть постепенно перераспределены между звеньями торговли таким образом, чтобы большая доля принадлежала оптовой торговле по следующим причинам.

Основная цель образования товарных запасов в оптовой торговле заключается в обслуживании потребителей (в том числе и предприятий розничной торговли), а в предприятиях розничной торговли они необходимы для формирования широкого и устойчивого ассортимента для удовлетворения покупательскою спроса.

Размер товарных запасов в значительной мере определяется объемом и структурой товарооборота торговой организации или предприятия. Поэтому одна из важных задач торговых организаций или предприятий -- поддержание оптимальной пропорции между величиной товарооборота и размерами товарных запасов.

Для поддержания товарных запасов на оптимальном уровне необходима четко налаженная система управления запасами.

Управление товарными запасами означает установление и поддержание такой их величины и структуры, которая отвечала бы поставленным перед торговым предприятием задачам. Управление запасами предполагает:

  • ? их нормирование - т.е. разработку и установление их необходимых размеров для каждого вида товарных запасов;
  • ? их оперативный учет и контроль - ведется на основании действующих форм учета и отчетности (карточки учета, статистические отчеты), в которых отражаются остатки товаров на начало месяца, а также данные о поступлении и продаже;
  • ? их регулирование -- поддержание их на определенном уровне, маневрирование ими.

При недостаточной величине запасов возникают сложности с товарным обеспечением товарооборота организации или предприятия, с устойчивостью ассортимента; излишние запасы вызывают дополнительные убытки, увеличение потребности в кредитах и рост расходов на выплату процентов по ним, увеличение расходов по хранению запасов, что в совокупности ухудшает общее финансовое состояние торговых предприятий.

Следовательно, вопрос количественного измерения величины товарных запасов и определение соответствия этой величины потребностям товарооборота весьма актуален.

Управление товарными запасами - должно быть систематическим. Иными словами, должен быть предусмотрен некий организационный механизм, который сам по себе обеспечивал бы поддержание нужных товарных запасов. Вмешательство руководителя должно требоваться лишь тогда, когда этот механизм почему-либо не срабатывает, а также в исключительных случаях, которые не могли быть заблаговременно предусмотрены системой и программой.

Управление - это творческая деятельность. Она должна активно создавать необходимые для работы предприятия условия, а не пассивно реагировать на изменения, происходящие на рынке. Важнейшая функция управления создать условия, необходимые для решения следующих вопросов: какие товары и в каком объёме закупать, сколько и когда заказать, сколько иметь на складе, сколько отгрузить по магазинам, для этого необходимо знать:

  • ? сети торговли;
  • ? объём продаж;
  • ? факторы, влияющие на формирование заявки.

Цель создания запасов, образование определённого буфера между последовательными поставщиками товаров, и исключение необходимости непрерывных поставок. Таким образом, наблюдается зависимость между тремя переменными:

Спрос - Предложение - Запасы

Изменение одной из них влечёт к изменению двух других.

Более 20 лет назад западные экономисты пытались установить, до какой степени, возможно, сохранять неизменным соотношение уровней запасов и сбыта. Используя уравнение "фиксированного акселератора" (J = k*D, где J -- уровень запасов, ед.,D -- спрос и k -- коэффициент неравномерности спроса), они пришли к выводу, что такая простейшая зависимость не соответствует реальному управлению запасами. Используя больший объем разнообразных данных за весьма длительный период, и применяя модифицированный вариант указанного акселератора ("гибкий акселератор"), зарубежные исследователи предположили, что фирмы осуществляют лишь частичную корректировку своих запасов, приближая их к искомому уровню в течение каждого из периодов производства. За двенадцатимесячный период разницу между желаемым и действительным уровнем запасов удавалось сократить лишь на 50%. Такое изменение объясняют в основном совершенствованием системы управления запасами на основе использования компьютерной техники. Ряд ученых США пришли к заключению, что если бы удалось поставить под контроль 75% колебаний уровня инвестиций в товарно-материальные запасы, экономика этой страны не испытала бы ни одной из послевоенных рецессий, во время которых цены, объем производства и прибыли падали, а безработица росла.

Задачей товарно-материальных запасов является обеспечение предприятия необходимыми материальными ресурсами, с целью обеспечения предприятию нормальной работы. Товарно-материальные запасы всегда считались фактором, обеспечивающим безопасность системы материально-технического снабжения, ее гибкое функционирование, и являлись своего рода "страховкой".

В то же время в большом количестве фирм бытует мнение, что управление запасами является сферой ответственности низшего уровня руководства -- задачей чисто технического порядка. Вместе с тем американские специалисты, проводившие анализ политики по управлению запасами торговых фирм (розничных и оптовых), действующих в 17 различных отраслях экономики, пришли к выводу, что если бы типичная не преуспевающая фирма делала то же самое, что и преуспевающая, то ей бы удалось добиться ускорения оборачиваемости товарных запасов в два раза, т. е. при одном и том же товарообороте она смогла бы сократить запасы на 50%.

Анализируя структуру запасов, можно выделить запасы с зависимым и независимым спросом.

Зависимый спрос непосредственно связан с использованием в торговле других товаров.

Если спрос не обусловлен планом заказов других товаров, такой запас имеет независимый спрос. Прогнозировать независимый спрос сложно, поэтому существует два варианта управления запасами: система с фиксированным размером (объёмом) заказа и система с фиксированным интервалом времени между заказами.

Остальные системы управления запасами получаются путем различных сочетаний элементов этих двух базовых систем.

В системе с фиксированным размером заказа нормируемыми величинами являются величина запаса в момент размещения заказа (пороговый уровень запаса), величина гарантийного и максимально желательного запаса.

Порядок работы системы. На предприятии производится непрерывный (ежедневный) учет остатков по данному виду ресурсов (контроль текущего уровня запаса). Заказ производится в тот момент, когда запас достигает порогового уровня. После подачи заказа предприятие продолжает расходовать данный вид ресурсов, т.е. запас продолжает уменьшаться. Пороговый уровень запаса должен быть рассчитан таким образом, чтобы при стабильном потреблении за время поставки запас "сработался" до гарантийного. Размер заказа является величиной постоянной и рассчитывается, исходя из имеющихся на предприятии условий хранения и стоимости заказа данного вида ресурсов у конкретных поставщиков.

На логистические издержки предприятия существенное влияние оказывает величина и количество заказываемых партий, то есть параметры поставки. Важнейшими параметрами поставки являются размер заказа и интервал времени между заказами. Задачей закупочной логистики в этой связи является определение размера заказа, обеспечивающего предприятию минимум общих затрат на создание и поддержание запаса по данному виду материальных ресурсов.

В общем случае, когда закупочная цена единицы материальных ресурсов не зависит от размера партии, То есть, когда поставщик не предоставляет количественных скидок, на размер заказа оказывают влияние следующие категории логистических затрат:

  • ? расходы, связанные с доставкой заказанной партии;
  • ? расходы по управлению логистической системой (связанные с размещением заказа, приемкой поступивших материалов, оформлением документов и т.д.);
  • ? расходы, связанные с хранением среднего остатка материальных ресурсов на складе.

Первые две группы затрат по отношению к размеру партии являются условно-постоянными (не находятся в прямой зависимости от величины заказа). Это позволяет в дальнейшем объединить их в одну группу и называть расходами, связанными с заказом.

Расходы, связанные с хранением, возрастают прямо пропорционально увеличению размера заказа (и, соответственно, среднего запаса ресурсов); они являются условно-переменными по отношению к размеру заказа.

Общие затраты на создание и содержание запасов (Собщ) могут быть выражены формулой:

где С1 - издержки, связанные с заказом (условно-постоянные в расчете на одну поставляемую партию);

С2 - издержки, связанные с хранением единицы запаса на предприятии в течение периода (условно-переменные);

Q - потребность на период в данном виде материальных ресурсов;

q/2 - средний размер запаса.

На рисунке 2 показана зависимость общих затрат на создание и содержание запасов от размера заказа. Издержки, связанные с заказом, показаны на графике в расчете на единицу материальных ресурсов.

Рисунок 2 - Зависимость общих затрат на создание и содержание запасов от размера заказа

Так как эти затраты условно-постоянны, то с увеличением размера партии они будут распределяться на большее количество изделий и, следовательно, снижаться в расчете на единицу изделия.

Из графика видно, что оптимальный размер заказа обеспечивает минимальный уровень общих затрат.

Для определения значения qопт, при котором достигается минимум функции Собщ(q), необходимо дифференцировать уравнение (1) относительно q и приравнять производную к нулю:

Данный метод определения оптимального размера заказываемой партии имеет ряд ограничений в применении. В частности, его использование требует соблюдения условий неизменности величины потребности за период, а также одинаковой цены для всех единиц закупаемого изделия. В реальных условиях хозяйствования размер заказа, как правило, определяют с учетом вместимости тары, грузоподъемности транспортного средства, а также, с учетом величины партии установленной поставщиком при отгрузке. Однако чем ближе реальный размер заказываемой партии к расчетной величине qопт, тем меньше будет величина общих затрат на функционирование логистической системы.

Интервал времени между заказами определяется, исходя из величины потребности и установленного размера заказа:

где Тр - количество рабочих дней в периоде.

В некоторых случаях предприятию выгодно заменить оптимальный размер заказа каким-либо другим, который в определенных конкретных условиях будет более экономичным. Например, иногда поставщик материальных ресурсов предлагает скидку с оптовой цены при условии, что партия закупки (размер заказа) будет увеличена.

В этих случаях фирма-покупатель заменяет оптимальный размер заказа на экономичный, который обеспечивает минимальную величину суммарных затрат, включающих расходы на оформление заказов, расходы на поддержание запасов, средние капиталовложения в запасы.

Гарантийный (страховой) запас позволяет обеспечивать потребность на время предполагаемой задержки поставки. При этом под возможной задержкой поставки подразумевается максимально возможная задержка. Восполнение гарантийного запаса производится в ходе последующих поставок через использование второго расчетного параметра данной системы - порогового уровня запаса. Пороговый уровень запаса определяет уровень запаса, при достижении которого производится очередной заказ. Величина порогового уровня рассчитывается таким образом, что поступление заказа на склад происходит в момент снижения текущего запаса до гарантийного уровня. При расчете порогового уровня задержка поставки не учитывается. Максимальный желательный запас, в отличие от предыдущих двух параметров, не оказывает непосредственного воздействия на функционирование системы в целом. Этот уровень запаса определяется для отслеживания целесообразной загрузки площадей с точки зрения критерия минимизации совокупных затрат.

Графическая иллюстрация функционирования системы с фиксированным размером заказа приведена на рисунке 3.

В системе с фиксированным интервалом времени между заказами заказы делаются в строго определенные моменты времени, которые отстоят друг друга на равные интервалы, например 1 раз в месяц, 1 раз в неделю, 1 раз в 14 дней и т. п.


Условные обозначения:

Момент заказа;

Время поставки;

Время задержки поставки

Рисунок 3 ? График движения запасов в системе управления запасами с фиксированным размером заказа

Графическая иллюстрация функционирования системы управления запасами с фиксированным интервалом времени между заказами представлена на рисунке 4.

Условные обозначения:

Момент заказа; ? время поставки; ? время задержки поставки

Рисунок 4 ? График движения запасов в системе управления запасами с фиксированным интервалом времени

Так как в рассматриваемой системе момент заказа заранее определен и не меняется ни при каких обстоятельствах, постоянно пересчитываемым параметром является именно размер заказа. Его вычисление основывается на прогнозируемом уровне потребления до момента поступления заказа на склад организации. Размер заказа в системе с фиксированным интервалом времени между заказами рассчитывается по формуле:

РЗ = МЖЗ - ТЗ + ОП (5)

МЖЗ- максимальный желательный запас, физ.ед.;

ТЗ- текущий запас, физ.ед.;

ОП- ожидаемое потребление за время поставки, физ.ед.

Размер заказа рассчитывается таким образом, что при условии точного соответствия фактического потребления за время поставки ожидаемому потреблению поставка пополняет запас на складе до максимального желательного уровня. Действительно, разница между максимальным желательным и текущим запасом определяет величину заказа, необходимую для восполнения запаса до максимального желательного уровня на момент расчета, а ожидаемое потребление за время поставки обеспечивает это восполнение в момент осуществления поставки.

Представленные выше основные системы управления запасами базируются на фиксации одного из двух возможных параметров - размера заказа или интервала времени между заказами. В условиях отсутствия отклонений от запланированных показателей и равномерного потребления запасов, для которых разработаны основные системы, такой подход является вполне достаточным.

Однако на практике чаще встречаются иные, более сложные ситуации. В частности, при значительных колебаниях спроса основные системы управление запасами не в состоянии обеспечить бесперебойное снабжение потребителей без значительного повышения объема запасов. При наличии систематических сбоев в поставке и потреблении основные системы управления запасами становятся неэффективными.

В системе с установленной периодичностью пополнения запасов до постоянного уровня входным параметром является период времени заказами. В отличие от основной системы, она ориентирована на работу значительных колебаниях потребления. Чтобы предотвратить завышения объемов запасов, содержащихся на складе, или их дефицит, заказы производятся не только в установленные моменты времени, но и при достижении запасом порогового уровня. Таким образом, рассматриваемая система включает в себя элемент системы с фиксированным интервалом времени между заказами (установленную периодичность оформления заказа) и элемент системы фиксированным размером заказа (отслеживание порогового уровня запасов) (рисунок 5).

Условные обозначения:

Момент заказа;

Время поставки;

Время задержки поставки

Рисунок 5 ? График движения запасов в системе управления запасами с установленной периодичностью пополнения запасов до постоянного уровня

Из системы управления запасами с фиксированным размером заказа рассматриваемая система заимствовала параметр порогового уровня запаса. Пороговый уровень запаса определяет уровень запаса, при достижении которого производится очередной заказ. Величина порогового уровня рассчитывается исходя из значения ожидаемого дневного потребления таким образом, что поступление заказа происходит в момент снижения текущего запаса до гарантийного уровня.

Таким образом, отличительной особенностью системы является то, что заказы делятся на две категории. Плановые заказы производятся через заданные интервалы времени.

Возможны дополнительные заказы, если наличие запасов на складе доходит до порогового уровня. Очевидно, что необходимость дополнительных заказов может появиться только при отклонении темпов потребления от запланированных.

Максимальный желательный запас представляет собой тот постоянный уровень, пополнение до которого считается целесообразным.

Этот уровень запаса косвенно (через интервал времени между заказами) связан с наиболее рациональной загрузкой площадей склада при учете возможных сбоев поставки и необходимости бесперебойного снабжения потребления.

Постоянно рассчитываемым параметром системы управления запасами с установленной периодичностью пополнения запасов до постоянного уровня является размер заказа. Его вычисление основывается на прогнозируемом уровне потребления до момента поступления заказа на склад организации.

Размер заказа в рассматриваемой системе рассчитывается по формулам в зафиксированные моменты заказов:

где РЗ - размер заказа, физ.ед.;

МЖЗ - максимальный желательный запас, физ.ед.;

ПУ - пороговый уровень запаса, физ.ед.;

ОП - ожидаемое потребление до момента поставки, физ.ед.

Как видно из последней формулы, размер заказа рассчитывается таким образом, что при условии точного соответствия фактического потребления (до момента поставки) прогнозируемому поставка пополняет запас на складе до максимального желательного уровня.

Графическая иллюстрация функционирования системы управления запасами с установленной периодичностью пополнения запасов до постоянного уровня приведена на рисунке 6.

Условные обозначения:

Момент заказа;

Время поставки;

Время задержки поставки

Рисунок 6 ? График движения запасов в системе управления запасами "Минимум-максимум"

Система "Минимум-максимум" ориентирована на ситуацию, когда затраты на учет запасов и издержки на оформление заказа настолько значительны, что становятся соизмеримы с потерями от дефицита запасов.

Как и в системе с фиксированным интервалом времени между заказами, здесь используется постоянный интервал времени между заказами. Но в системе "Минимум-максимум" заказы производятся не через каждый заданный интервал времени, а только при условии, что запасы на складе в этот момент оказались равными или меньше установленного минимального уровня. В случае выдачи заказа его размер рассчитывается так, чтобы поставка пополнила запасы до максимального желательного уровня. Таким образом, данная система работает лишь с двумя уровнями запасов - минимальным и максимальным, чему она и обязана своим названием.

Пороговый уровень запаса в системе "Минимум-максимум" играет роль минимального уровня. Если в установленный момент времени этот уровень пройден, т. е. наличный запас равен пороговому уровню, или не достигает его, то заказ оформляется, Максимальный желательный запас в системе "Минимум - максимум" играет роль максимального уровня. Его размер учитывается при определении размера заказа. Он косвенно (через интервал времени между заказами) связан с наиболее рациональной загрузкой площадей склада при учете возможных сбоев поставки и необходимости бесперебойного снабжения потребления.

Контроль за состоянием запасов это изучение и регулирование уровня запасов продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления с целью выявления отклонений от норм запасов и принятия оперативных мер к ликвидации отклонений.

Необходимость контроля за состоянием запасов обусловлена повышением издержек в случае выхода фактического размера запаса за рамки, предусмотренные нормами запаса. Контроль за состоянием запаса может проводиться на основе данных учета запасов, переписей материальных ресурсов, инвентаризаций или по мере необходимости.

Широкое распространение в развитых странах получил классификационный подход к управлению запасами (ABC system).

Сущность этого анализа заключается в том, что производится классификация всех номенклатурных позиций, данные о запасах которых поддерживаются по признаку относительной важности этих позиций, и для каждой выделенной категории формируются свои методики управления запасами. Обычно прибегают к трехступенчатому ранжированию номенклатурных позиций: на классы A, B и C. Можно сказать также, что для различных категорий номенклатурных позиций устанавливаются различные уровни контроля за их запасами.

ABC-анализ базируется на принципе Парето, сформулировавшего правило, суть которого сводится к следующему: контроль относительно небольшого количества элементов позволяет контролировать ситуацию в целом. Часто еще сформулированное Парето правило именуют правилом 80/20, что можно истолковать следующим образом: надежный контроль 20% номенклатурных позиций позволяет на 80% контролировать систему (т.е. запасы в нашем случае).

Среди основных факторов, которые могут влиять на присвоение запасам номенклатурной позиции той или иной категории контроля, выделяют следующие.

  • - годовой объем использования (потребления) номенклатурных позиций в стоимостном выражении;
  • - цена единицы номенклатурной позиции;
  • - дефицитность номенклатурной позиции;
  • - доступность ресурсов для производства номенклатурной позиции;
  • - длительность цикла для номенклатурной позиции;
  • - требования к хранению номенклатурной позиции (специальные требования к температурному режиму, влажности и т.п.);
  • - риск воровства;
  • - срок хранения;
  • - издержки вследствие отсутствия номенклатурной позиции на складе в требуемый момент времени;
  • - степень стабильности конструкций изделий, в которых применяется номенклатурная позиция.

Если компания решила применять несколько признаков классификации одновременно, то номенклатурной позиции присваивается наивысшая из категорий.

После присвоения каждой номенклатурной позиции определенного класса к каждому из классов применяются свои правила контроля запасов.

  • 1) Частая оценка прогноза и метода прогнозирования. Любой построенный прогноз несет некоторую ошибку. Чем дороже и дефицитнее номенклатурная позиция, тем дороже обходятся эти ошибки. Как следствие, данное правило означает внимательное отношение к методам построения прогнозов потребности в номенклатурных позициях, мониторинг точности реализации уже построенных прогнозов.
  • 2) Частый циклический подсчет запасов с жесткими допусками. Недопустимо сколько-нибудь существенное отклонение данных о запасах, зафиксированных в информационной системе, от данных согласно проведенному подсчету (который можно назвать еще текущей инвентаризацией). Каждое отклонение, превышающее установленный жесткий допуск, должно расследоваться на предмет выяснения его причин. При этом необходимо отметить, что имеет смысл проводить и традиционную полную инвентаризацию раз в год или раз в полгода.
  • 3) Ежедневное обновление информации в базе данных. То есть для таких номенклатурных позиций необходимо использование системы с непрерывным обновлением данных о запасах.
  • 4) Частое рассмотрение требований спроса, размеров партий, страхового запаса, обычно имеющее результатом относительно небольшие размеры заказов (партий). Необходимо тщательное отслеживание всех параметров планирования, выявление реальных потребностей в номенклатурных позициях. Стремление к небольшим размерам партий может быть продиктовано возможностью снижения как прямых, так и скрытых издержек, связанных с хранением изделий в запасах.
  • 5) Тщательное отслеживание и сокращение длительности цикла. Чем короче длительность цикла, тем ниже потребность в оборотных средствах. И так как основную долю потребности формируют запасы номенклатурных позиций класса A (по крайней мере в части оборотных средств в запасах сырья, незавершенного производства и готовой продукции), то управление длительностью цикла для них существенно окупается.

Для номенклатурных позиций класса B применяются те же меры, что и для номенклатурных позиций класса A, но реже и с большими приемлемыми допусками.

Для номенклатурных позиций класса C сформулированы следующие правила:

  • 1) Основное правило: изделия должны быть в наличии. Будет обидно получить срыв исполнения плана сбыта или, что еще неприятнее, производственного плана из-за нехватки дешевых номенклатурных позиций, хранение запасов которых, пусть даже превышающих объем обычных потребностей предприятия, не влечет за собой сколько-нибудь существенный рост издержек хранения и потребности в оборотных средствах. Можно еще высказаться так: запасов изделий класса C может быть больше, чем нужно, но не должно быть меньше, чем необходимо.
  • 2) Простая фиксация данных или вообще отсутствие фиксации данных в базе данных; возможно использование для контроля объема запасов процедуры периодического осмотра (обзора). Может применяться система с периодическим обновлением данных в системе, либо данные номенклатурные позиции выводятся за границы MRP-системы вообще.
  • 3) Большие размеры партий (заказов) и большой страховой запас. Крупные партии не влекут за собой существенных затрат, связанных с хранением запасов номенклатурных позиций класса C, поэтому имеет смысл экономить преимущественно на подготовительных издержках, заказывая помногу.
  • 4) Хранение на территориях, немедленно доступных для персонала, использующего эти номенклатурные позиции в производственном процессе. Это упрощает процедуру отпуска запасов в производство и устраняет лишнюю бюрократическую бумажную работу, также влекущую за собой определенные затраты.
  • 5) Нечастый (редкий) подсчет запасов (раз в год или в полгода) с большими приемлемыми допусками (вплоть до, например, взвешивания вместо подсчета).

Анализ запасов не ограничивается одним методом. За ABC-анализом следует применять анализ XYZ. Именно после его проведения составляется итоговая матрица, оценка которой позволяет оптимальным образом сформировать запас на складе

Управление товарными ресурсами в любой компании предполагает осуществление ежедневного анализа большого количества информации по истории продаж, товарных запасов, поставок, возвратов и т.д. Если внимательно анализировать информацию по каждому товару, то на это просто не хватит рабочего времени. Поэтому всегда стоит вопрос, по каким товарам проводить анализ ежедневно, а какие достаточно проверять раз в неделю или даже месяц. XYZ-анализ позволяет получить ответ на этот и многие другие вопросы.

Основная идея XYZ-анализа состоит в группировании объектов по однородности анализируемых параметров, другими словами - по коэффициенту вариации.

В качестве объектов анализа можно выбрать товар, товарную группу, поставщика и т.п. Затем необходимо определить параметр, по которому будет проводиться анализ. Как правило, анализ проводится по продажам товара или по отгрузке комплектующих со склада. Выбор единиц измерения при проведении данного анализа не имеет принципиального значения.

Следующий шаг - это группирование товаров по величине коэффициента

В группу X попадают товары с коэффициентом вариации менее 10%.

В группу Y - товары с коэффициентом вариации от 10% до 25%.

В группу Z - товары с коэффициентом вариации более 25%.

Данные границы групп являются рекомендуемыми. На практике часто встречаются ситуации, когда все товары компании попадают в группу Z. Этому может быть несколько причин. Самая распространенная из них - сезонность продаж. Сезоны, когда происходят изменения продаж, известны и заранее учитываются при планировании работы компании.

Таким образом, применение XYZ-анализа позволяет разделить весь ассортимент на группы в зависимости от стабильности продаж. По полученным результатам целесообразно провести работу по выявлению и устранению основных причин, влияющих на стабильность и прогнозируемость продаж. При комплексном анализе состояния системы управления товарными ресурсами наиболее продуктивно совмещение результатов АВС - и XYZ-анализов.

Совмещение АВС - и XYZ-анализов происходит по следующей схеме:

Сначала проводится ABC-анализ товаров по сумме полученного дохода или по сумме отгруженного товара за весь учетный период (например за год). Затем осуществляется XYZ-анализ этих товаров за весь этот же период (например по ежемесячным продажам за год). После этого результаты совмещаются.

При совмещении определяется девять групп товаров (таблица 1):

Таблица 1 - Совмещение АВС - и XYZ-анализов

Товары групп А и В обеспечивают основной товарооборот компании. Поэтому необходимо обеспечивать постоянное их наличие. Общепринятой является практика, когда по товарам группы А создается избыточный страховой запас, а по товарам группы В - достаточный. Использование XYZ-анализа позволяет точнее настроить систему управления товарными ресурсами и за счет этого снизить суммарный товарный запас.

Товары группы АХ и ВХ отличает высокий товарооборот и стабильность. Необходимо обеспечить постоянное наличие товара, но для этого не нужно создавать избыточный страховой запас. Расход товаров этой группы стабилен и хорошо прогнозируется.

Товары группы AY и BY при высоком товарообороте имеют недостаточную стабильность расхода, и, как следствие, для того чтобы обеспечить постоянное наличие, нужно увеличить страховой запас.

Товары группы AZ и BZ при высоком товарообороте отличаются низкой прогнозируемостью расхода. Попытка обеспечить гарантированное наличие по всем товарам данной группы только за счет избыточного страхового товарного запаса приведет к тому, что средний товарный запас компании значительно увеличиться. По товарам данной группы следует пересмотреть систему заказов. Часть товаров нужно перевести на систему заказов с постоянной суммой (объемом) заказа, по части товаров необходимо обеспечить более частые поставки, выбрать поставщиков, расположенных близко к вашему складу (и снизить тем самым сумму страхового товарного запаса), повысить периодичность контроля, поручить работу с данной группой товаров самому опытному менеджеру компании и т.п.

Товары группы С составляют до 80% ассортимента компании. Применение XYZ-анализа позволяет сильно сократить время, которое менеджер тратит на управление и контроль над товарами данной группы

По товарам группы СХ можно использовать систему заказов с постоянной периодичностью и снизить страховой товарный запас.

По товарам группы CY можно перейти на систему с постоянной суммой (объемом) заказа, но при этом формировать страховой запас, исходя из имеющихся у компании финансовых возможностей.

В группу товаров CZ попадают все новые товары, товары спонтанного спроса, поставляемые под заказ и т.п. Часть этих товаров можно безболезненно выводить из ассортимента, а другую часть нужно регулярно контролировать, так как именно из товаров этой группы возникают неликвидные или труднореализуемые товарные запасы, от которых компания несет потери. Выводить из ассортимента необходимо остатки товаров, взятых под заказ или уже не выпускающихся, то есть товаров, обычно относящихся к категории стоков. Итак, использование совмещенного АВС и XYZ - анализов позволит: повысить эффективность системы управления товарными ресурсами;

  • - повысить долю высокоприбыльных товаров без нарушения принципов ассортиментной политики;
  • - выявить ключевые товары и причины, влияющие на количество товаров хранящихся на складе;
  • - перераспределить усилия персонала в зависимости от квалификации и имеющегося опыта.

Актуальность работы обусловлена тем, что товарные запасы играют большую роль в системе организации деятельности предприятия. Значительная часть денежных средств организации аккумулирована в товарных запасах, поэтому эффективное управление товарными запасами является приоритетной задачей в организации управления предприятием.

Целью нашей работы являлось проведение анализа и разработка рекомендаций по повышению эффективности управления товарными запасами на предприятии.

Исходя из цели, в работе были поставлены и решены следующие задачи:

Изучить теоретические основы управления товарными запасами,

Рассмотреть основные модели управления товарными запасами и принципы расчета оптимальных размеров запасов,

Провести анализ деятельности предприятия, выявить динамику его развития,

Провести более подробный анализ состояния товарных запасов предприятия,

Выявить основные проблемы или недостатки,

Оценить экономический эффект от предлагаемых усовершенствований.

Объектомисследования в нашей работе являлась фирма ХХХ, основным видом деятельности которой является производство и продажа деревянной и пластмассовой тары, поддонов и другой продукции для осуществления транспортных перевозок и хранения.

Предприятие работает третий год. За это время был наработан большой опыт работы в данной сфере, появились постоянные клиенты. Фирма приобрела известность и завоевала репутацию надежного партнера.

Руководят фирмой ее собственники, которые являются Коммерческим и Техническим директорами. Коммерческий директор занимается экономическими вопросами и организацией продаж. Отвечает за отношения с клиентами, решает маркетинговые вопросы, определяет стратегию, тактику и развития фирмы.

Технический директор занимается техническими производственными вопросами. Ему подчиняется оператор пилорамы. От эго работы зависит основное производство. Остальная работа не требует особых навыков, потому что производство достаточно простое: пилорама, торцовка и сборка поддонов.

Анализ экономического положения предприятия показал, что за исследуемый период фирма увеличила свои активы на 5%. Предприятие имеет собственные основные средства, которые представлены производственными помещениями и оборудованием для производства деревянных поддонов. Наблюдается рост денежных средств, который говорит о повышении ликвидности и платежеспособности фирмы. Предприятие располагает необходимой суммой денежных средств, которые направляются на оплату поставщикам, выплату ЗП и различные производственно-хозяйственные нужды.

Для финансирования совей деятельности предприятие использует как собственный так и заемный капитал. Стартовый капитал в начале работы в 2012 году составлял 40000 руб. Доля собственного капитала в 2013 году составляла 42%, в 2014 году она увеличилась до 52%. Собственный капитал увеличивается за счет реинвестирования прибыли в деятельность фирмы.

Анализ финансовых результатов деятельности фирмы показал, что за последний год рост выручки составил 21%, а прибыль выросла на 35%. При этом расходы на сырье и услуги увеличилась на 20%. Это объясняется увеличением объемов производства и реализации продукции, а также использованием продажной цены минимальной по сравнению с конкурентами.

В целом темпы роста доходов выше, чем темпы роста расходов. Это положительно отражается на прибыльности и рентабельности деятельности фирмы. Фирма в тяжелых кризисных условиях сумела не только сохранить уровень продаж, но и повысить его, что положительно характеризует организацию деятельности предприятия.

Расчет основных коэффициентов, характеризующих финансовое состояние фирмы, показал, что показатели рентабельности деятельности и рентабельности продаж повысились.

Возросли коэффициенты ликвидности, которые свидетельствуют о повышении платежеспособности фирмы. Кроме того все коэффициенты ликвидности выше нормы, что положительно характеризует управление фирмой, она ликвидна и может погасить все свои обязательства перед кредиторами

Расчет коэффициентов деловой активности показал некоторое снижение деловой активности. Это обусловлено более быстрым ростом активов фирмы, увеличением дебиторской и кредиторской задолженности.

Финансовая устойчивость фирмы высокая, т.к. доля собственного капитала составляет более 50%. Все коэффициенты финансовой устойчивости в норме. Банкротство в связи с использованием заемных ресурсов фирме не грозит.

Анализ системы управления товарными запасами на предприятии показал, что фирма не складирует продукцию собственного производства, а делает товарные запасы в основном по 4 позициям наиболее ходовой продукции.

Анализ движения товарных запасов показал, что фирма периодически закупает продукцию небольшими партиями под определенный заказ.

Пластиковые паллеты- наиболее ходовой товар. На складе практически всегда поддерживается определенный остаток товара. По остальным позициям наблюдается продажа со склада полностью, после чего закупается или производится новая партия товаров.

Закупка товаров идет очень часто, и их доставку осуществляют небольшими партиями. Это с одной стороны позволяет предприятию минимизировать риски, связанные с неполной и не достаточно быстрой продажей товаров, а с другой стороны увеличивает расходы на доставку товаров. Т.к. расходы на доставку товаров заключаются в транспортных расходах и являются величиной постоянной - чем меньше привозимая партия товаров, тем больше величина транспортных расходов на единицу привозимой продукции.

Такая стратегия формирования товарных запасов оправдана на этапе становления предприятия, когда ощущается недостаток финансовых ресурсов и нет стабильного спроса на продукцию. Недостаток данной стратегии заключается в том, что между заказом товаров покупателем и доставкой продукции проходит какое-то время, которое требуется на доставку партии товара от производителя. Наличие же товаров на складе повысит скорость доставки необходимой продукции потребителю и повысит конкурентоспособность предприятия.

Исследуемое предприятие уже доказало свою жизнеспособность, появились постоянные клиенты, спрос на продукцию предприятия выравнивается и становится относительно стабильным.

В данных условиях на базе анализа динамики продаж нами было предложено закупать оптимальный объем товарных запасов по основным товарным позициям и увеличить объемы разовой закупки и доставки продукции на склад. В пользу данного решения говорит и то обстоятельство, что фирма купила складские помещения и располагает необходимыми площадями для хранения запасов. Затраты на содержание складских помещений также являются величиной постоянной, поэтому при наличии стабильного спроса на продукцию фирма вполне может себе позволить увеличить закупки и нарастить некоторые оптимальные объемы товарных запасов.

В управлении товарными запасами действуют следующие принципы. Для продав-цов товары, находящиеся в запасах, являются источником поступления выручки, величина которой должна покрыть все понесенные затраты и обеспечить при-быль. Размер товарного запаса должен устанавливаться из расчета того, чтобы любая заявка покупателя будет полностью удовлетворяться. Невыполнение это-го требования для продавца имеет ряд негативных последствий: теряется часть выручки; наносится ущерб конкурентоспособности фирмы-продавца; усилива-ются позиции конкурентов.

Для определения размера необходимого товарного запаса мы использовали рет-роспективные данные о реализации товаров с учетом ассортиментной специали-зации.

Расчеты показали, что оптимальная величина товарного запаса составляет:

Для позиции Пластмассовых поддонов - 182 шт.

Для позиции П2 - 2341 шт.

Для позиции П3 - 869 шт.

Для позиции П4 - 50 шт.

Именно такой запас товаров должен быть у исследуемого предприятия по данной позиции товаров на начало каждого месяца. При таком объеме товарных запасов предприятие практически не будет иметь дефицита товаров для осуществления торговой деятельности. Данный уровень можно считать оптимальным, а периодичность поставки составит раз в месяц.

Мы видим, что сумма запаса выросла относительно величины запасов в прошлом периоде, что в большинстве случаев говорит о снижении эффективности управления запасами. Но в данном случае мы имеем несколько иную ситуацию. Предприятие достаточно молодое и активно растущее. Первоначально в условиях нехватки средств и небольшого количества клиентов предприятие применяло достаточно эффективную, но затратную систему поставки под заказ. Основной недостаток данной системы - это то, что покупатель не может сразу же забрать купленный товар, т.к. его нет в наличии и его необходимо доставить. Но наше исследуемое предприятие является торгово-производственным предприятием. И для торгового предприятия - если оно старается быть конкурентоспособным очень важно оперативно удовлетворять запросы клиентов. С этой целью мы и предложили формировать оптимальный запас товаров для перепродажи.

Помимо этого недостатка наиболее существенным является то, что закупая товар мелкими партиями предприятие несет значительные расходы по доставке товара. Величина расходов по доставке является величиной постоянной, т.к. не зависит от количества привозимой продукции, а зависит от расходов на ГСМ и заработной платы водителей-экспедиторов.

В настоящее время товары на предприятие доставляются в среднем по 4 раза в месяц небольшими партиями. Закупая 1 раз в месяц большую партию продукции предприятие сможет экономить на транспортных расходах. Также закупая большую партию продукции у предприятия производителя можно обговорить скидку в размере 3-5%.

Оценка экономической эффективности предложенных мероприятий показала, что снижение количества рейсов позволит снизить затраты на доставку продукции. Экономия в данном случае составит 85814 руб.

Кроме того, предприятие недавно приобрело в собственность склад. И затраты на содержание склада также являются величиной постоянной. Поэтому для предприятия не представляется проблемой, где хранить данный объем товарного запаса. Возможности предприятия по хранению продукции на складе, реальная экономия расходов на доставку и возможность наиболее быстро удовлетворять потребности потребителей в наиболее ходовых товарах позволят улучшить финансовые результаты деятельности предприятия и повысить его эффективность и конкурентоспособность.

Помимо этого для управления товарными запасами мы рекомендуем использовать систему ABC. Согласно ей, все товары, находящиеся в запасе, подразделяются на три группы:

Группа А — наиболее подвижная часть запаса;

Группа В — запасы средней подвижности;

Группа С — наименее подвижная часть запаса.

Проведя распределение продукции по системе АВС мы получили что

к группе А можно отнести пластиковый контейнер П1.

К группе В - Пластиковые паллеты П2

К группе С можно отнести паллеты на легком деревянном основании П3.

Группа А включает 50 единиц, или 1,5% от всей номенк-латуры, при этом по стоимости эта группа составляет 9% всего товарного запа-са.

Группа С — самая представительная по числу единиц запаса (93%), но стоимость товаров этой группы составляет 76,44%. Промежуточное положение занима-ют товары группы В.

В логистике запасов действует правило 90 - 10 (или 80 - 20), согласно которо-му на 10% номенклатуры приходится 90% стоимости запаса. Это правило носит условный характер, поскольку соотношение 90-10 (или 80 - 20) на практике строго не выдерживаются. Однако оно вполне отражает тот факт, что относитель-но незначительная часть наименований продукции определяет основную часть стоимости запаса.

На нашем исследуемом предприятии продукция распределяется относительно равномерно, т.к. стоимость продукции отличается незначительно, но все же, определяется более дорогая продукция, средняя по цене и минимальная.

Также можно распределять товары в запасе по системе ABC основываясь на оценке скорости их расходования.

Товары группы А харак-теризуются высокой интенсивностью расходования при минимальном периоде их пролеживания в запасах. К данным товарам как раз можно отнести товары которые мы первоначально отнесли к группе С. Данные товары пользуются хорошим спросом в результате экономичной цены.

Скорость движения товаров группы С самая низкая, поэтому для них характерен длительный период нахождения в запасах. К ним как раз можно отнести товары первоначально учтенные в группе А. Это наиболее дорогие пластиковые контейнеры. Проме-жуточное положение занимают товары группы В. Данная группа товаров осталась на своем месте.

В соответствии с распределением товаров группам А, В и С следует установить периодичность изучения спроса покупателей для управления товарным за-пасом:

Для товаров группы А — ежедневно;

Для товаров группы В — еженедельно (подекадно);

Для товаров группы С — ежемесячно.

Систему ABC в практике исследуемого предприятия можно также применять при организации размещения продук-ции на складе.

Для зоны А отводится наименьшая часть складской площади, поскольку това-ры группы А имеют относительно небольшое количество товарных позиций. В этой зоне выпол-няются основные оперативные работы по комплектованию и отгрузке партий поставок. Несколько большая часть складской площади предоставляется для хранения то-варов группы В. Наибольшая часть складской площади предназначается для хранения товаров многономенклатурной группы С.

В целом управление запасами на предприятии должно быть направлено на обеспечение непре-рывности и надежности функционирования логистической цепи — от поставщи-ков товаров до потребителя готовой продукции при соблюдении минимума издержек и полного удовлетворения потребности в материальных ре-сурсах и товарах всех звеньев цепи.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Подобные документы

    Характеристика существующей системы управления товарными запасами дистрибьюторской компании на примере ООО "Санг". Логистическая деятельность компании, методы управление товарными запасами. Пути повышения эффективности управления товарными запасами.

    дипломная работа , добавлен 08.07.2012

    Понятие об ассортименте и товарной номенклатуре. Этапы, принципы и методы формирования ассортимента товаров в магазине, характеристика его показателей. Анализ финансового состояния и управления товарными запасами в розничном торговом предприятии.

    дипломная работа , добавлен 05.12.2010

    Понятие, функции и классификация товарных запасов. Характеристика основных факторов эффективности товарооборота и управления товарными запасами. Анализ и оценка эффективности управления розничным товарооборотом и товарными запасами в ООО "Торгленд".

    курсовая работа , добавлен 30.06.2010

    Структура товарных запасов, методы их учета на предприятии. Системы управления товарными запасами коммерческого предприятия на примере ООО "Скай парк", их планирование и нормирование как способ оптимизации. Соблюдение документального оформления.

    дипломная работа , добавлен 30.09.2012

    Характеристика и виды товарного запаса. Их элементы и особенности формирование. Управление товарными потоками. Повышение мобильности компании и создание дополнительных ресурсов для стратегического развития. Эффективное управление товарными запасами.

    курсовая работа , добавлен 03.03.2010

    Понятие сущности товарных запасов и основные методы управления ими. Влияние управления товарными запасами на эффективность управления фирмы. Анализ движения товара, объема закупок, складских помещений, оборудования, оптимального режима хранения.

    дипломная работа , добавлен 03.09.2013

    Теоретические основы формирования товарных запасов на торговом предприятии. Структура товарных запасов, факторы, влияющие на их величину. Виды систем управления запасами. Формирование ассортимента и управление товарными запасами на предприятиях торговли.

    курсовая работа , добавлен 26.07.2010

2 февраля 2015

Такой бизнес-процесс, как управление товарными запасами, является важнейшей составляющей деятельности любого предприятия торговой сферы. Связано это в первую очередь с тем, что избыточный, чрезмерный товарный запас требует как повышенных расходов на складское обслуживание, так и, что намного более важно, значительного его финансирования.

Денежные средства, замороженные в товарных остатках, могут и должны приносить прибыль – так считает абсолютное большинство финансовых директоров и владельцев предприятий товарного бизнеса. Однако их оптимизация – грамотное управление товарными запасами – непростая задача, требующая и достаточной квалификации сотрудников финансового департамента, и слаженной продуманной работы всего персонала складского комплекса.

Зачастую менеджеры компании успешного высокомаржинального бизнеса далеко не сразу замечают это «слабое место» в работе подконтрольного им предприятия. Несовершенство ли учетной системы становится тому причиной, или простое нежелание топ-менеджмента и владельцев увидеть и признать очевидное – в итоге не имеет принципиального значения. Важно то, что на определенном этапе развития бизнеса управление товарными запасами становится той задачей, без решения которой успешное достижение поставленных перед торговым предприятием целей может оказаться под угрозой.

Особенно заметной ситуация с избыточными товарными запасами становится в тех компаниях, которые получают товар по заключенным контрактам со значительным временным лагом. Например, на предприятиях, продающих товары импортного производства. Длительное время, которое в российских условиях занимает процедура таможенной очистки (т.н. «растаможивания), заметно увеличивает срок поставки товаров для перепродажи. Кроме того, еще более значительный вклад в увеличение этого параметра вносит срок доставки груза морским транспортом из стран дальнего зарубежья (например, из Китая).

Какие могут быть пути решения означенной задачи (оптимизация товарных запасов торгового предприятия)?

Представляется, что работу в этой области можно разделить на два уровня. На одном из них (назовем его «микро-уровень») можно говорить о вопросах, связанных с оптимизацией процедур обработки заказа всеми задействованными сотрудниками предприятия– от его оптовых «сэйлов» до персонала складского комплекса. В данной публикации мы не будем касаться задач микро-уровня – варианты их решения представляются вполне очевидными. Мы подробно рассмотрим то, каким образом можно оптимизировать товарные остатки предприятия сферы торговли на макро-уровне – с использованием механизмов системы бюджетного управления.

При решении задач этой области нам предстоит организовать управление товарными запасами так, чтобы в заказах поставщикам учитывались запланированные отгрузки клиентам. Иными словами, план закупок должен формироваться на основе бюджета продаж и товарных остатков. Кроме того, при его создании должен учитываться ряд дополнительных факторов, в числе которых, например, необходимый предприятию страховой запас по стратегически важным товарным позициям.

Очевидно, что процедура формирования рассматриваемого бюджета закупок не может быть обособленной – она должна быть встроена в действующую на предприятии систему бюджетного управления. Он должен стать одним из операционных бюджетов компании, который будет формироваться на основе бюджета продаж. Здесь и далее под бюджетом продаж мы будем понимать доходную часть бюджета доходов и расходов предприятия , т.е. запланированные отгрузки товаров конечным покупателям. Допустим, компания для автоматизации своей деятельности использует прикладное программное решение «АстроСофт: бюджетирование». В этом случае создание схемы, в которой «Бюджет закупок» будет формироваться означенным выше способом, становится возможным.

Для иллюстрации описываемого подхода к управлению товарными запасами торгового предприятия рассмотрим ситуацию на примере компании «Мебель», структура которой была описана ранее (см публикацию «Формирование финансовой структуры предприятия»):

Рис.1 Управление товарными запасами торгового предприятия. Финансовая структура компании «Мебель»

Предположим, что за некоторое время до начала нового финансового года все продающие подразделения (Центры Прибыли холдинговой структуры из нашего примера – ДП Мск, ДП Южный регион и ДП СПб) разработали бюджеты доходов и расходов (БДР) своего департамента на первый квартал нового года. Мы говорили выше, что в данном случае нас будет интересовать только доходная часть БДР, т.е. планируемые товарные отгрузки. Для того, чтобы рассчитать требуемое к поставке в течение первого квартала количество товара (Бюджет закупок на 1кв), необходимо учесть ряд параметров. Для каждой позиции формула будет выглядеть следующим образом:

Пкв = Окв – Ост.н – Тп + Сз , где

Пкв – к-во, которое необходимо поставить в течение 1кв;

Окв – к-во, запланированное в БДР к отгрузке в 1кв;

Ост.н – складской остаток на начало 1кв;

Тп – товары в пути на момент формирования бюджета закупок;

Сз – страховой товарный запас по ключевым номенклатурным позициям.

Очевидно, что формула справедлива для любого периода планирования (не только для 1кв, как в нашем примере). Если предприятие для автоматизации бюджетного управления применяет программу «АстроСофт: бюджетирование», то большую часть настройки данного расчетного бюджета можно выполнить, используя встроенный функционал системы. В терминах рассматриваемой программы бюджет доходов и расходов из нашего примера будет влияющим бюджетом, а бюджет закупок – зависимым.

Начать следует с формирования расчетной статьи, соответствующей поставленной задаче. Данная статья может называться, например, «Товары для перепродажи». Она будет использоваться при создании расчетного бюджета «Бюджет закупок». Все расчетные статьи системы хранятся в одноименном справочнике:


Рис.1 Управление товарными запасами торгового предприятия; прикладное программное решение «АстроСофт: бюджетирование». Справочник «Расчетные статьи»

Ввод и редактирование новой расчетной статьи производится в специальном диалоговом окне:


Рис.2 Управление товарными запасами торгового предприятия; прикладное программное решение «АстроСофт: бюджетирование». Ввод и настройка новой расчетной статьи

Кроме этого, в систему необходимо ввести новый элемент «Бюджет закупок», статья которого («Товары для перепродажи») будет формироваться по означенной выше формуле. Для добавления нового бюджета используется соответствующее диалоговое окно:


Рис.3 Управление товарными запасами торгового предприятия; прикладное программное решение «АстроСофт: бюджетирование». Карточка бюджета

В поле «Наименование» вводится название бюджета. В нашем примере – «Бюджет закупок». На вкладке «Статьи бюджета» указываются статьи, которые входят в данный бюджет. Выбираются из справочника «Бюджетные статьи»; для нашего примера – статья «Товары для перепродажи». На вкладке «ЦФО и ответственные» назначаются ЦФО и ответственные в организациях для данного бюджета:


Рис.4 Управление товарными запасами торгового предприятия; прикладное программное решение «АстроСофт: бюджетирование». Карточка бюджета, вкладка «ЦФО и ответственные»

В разделе «Бюджеты ЦФО» указываются организации, в бюджетной структуре которых есть данный бюджет (например, Центры Прибыли холдинговой структуры из нашего примера – ДП Мск, ДП Южный регион и ДП СПб), а также ЦФО, ответственный за данный бюджет (например, Отделы поставок бюджетируемых организаций). В столбце «Ответственный» указывается пользователь, ответственный за бюджет в данном ЦФО. Это могут быть, например, продукт-менеджеры соответствующих товарных направлений («Спальные гарнитуры» и «Гостиные комнаты» из нашего примера).

В разделе «Доступные статьи» для текущей организации и ЦФО устанавливаются бюджетные статьи, которые войдут в данный бюджет, а также указывается характер связи между ними. Статьи, которые связаны с данным бюджетом, могут влиять на него или, наоборот, зависеть от него, т.е быть влияющими или зависимыми. В нашем примере влияющая статья «Отгрузка товаров» из «Бюджета доходов и расходов» будет участвовать в формировании зависимой статьи «Товары для перепродажи» из «Бюджета закупок». Характер связи обозначается соответствующими знаками:

Рис.5 Управление товарными запасами торгового предприятия; прикладное программное решение «АстроСофт: бюджетирование». Карточка бюджета, обозначение зависимых и влияющих статей

На этом установку связи между зависимой статьей «Бюджета закупок» и влияющей «Бюджета доходов и расходов» можно считать завершенной. Для того, чтобы при расчете бюджета из нашего примера были учтены остальные элементы формулы (складской остаток на начало квартала, страховой запас и товары в пути), необходимо провести более глубокую настройку системы – потребуется учесть специфику логистической схемы. В результате менеджеры получат возможность заметно упростить управление товарными запасами подконтрольного им предприятия, – в «Бюджете закупок» будут учтены все необходимые факторы.

После того, как «Бюджет закупок» будет сформирован, наступает этап его разбиения на транспортные партии. Здесь также все зависит от специфики используемой компанией логистической схемы. Например, при анализе может выясниться, что для предприятия выгодней организовать доставку морским путем, а не автомобильным транспортом, который намного дороже. В этом случае необходимо учесть, что значительная часть денежных средств окажется замороженной в слагаемом «Товары в пути», поскольку время доставки морем намного больше, чем наземным транспортом. После внимательного и всестороннего анализа схемы транспортировки компания сможет определить вариант, наиболее приемлемый для бизнеса.

Управление товарными запасами торгового предприятия – весьма сложный процесс, который без использования специализированного программного обеспечения становится более трудоемким. В том же случае, если при подготовке бюджета закупок применяется АИС компании, его формирование становится несложной автоматизированной процедурой. А поскольку подготовка данного операционного бюджета будет встроена в общую систему бюджетного управления предприятием, данная система станет более гибкой, более адаптированной под меняющиеся внешние условия. Это позволит компании успешно развиваться вне зависимости от того, на каком именно рынке она осуществляет свою деятельность.

Материал подготовил

Калинченко Павел

Бизнес-аналитик Департамента АСУ Компании АстроСофт

Составной частью товарообеспечения является образование товарных запасов на предприятиях оптовой и розничной торговли. Без товарных запасов нельзя обойтись, потому что циклы изготовления и потребления товаров, как правило, не совпадают, а в ряде случаев между ними имеется значительный разрыв во времени. Сельскохозяйственная продукция отличается сезонным производством, а запросы на нее поступают в течение всего года. Зачастую сроки движения товаров бывают продолжительными, не исключаются перебои и в их поставках. Поэтому торговые предприятия вынуждены создавать запасы продукции путем размещения и хранения на складе. Склады выполняют следующие конкретные функции:

  • размещение и содержание запасов товаров для бесперебойного и ритмичного ведения торгового процесса;
  • обеспечение режима хранения с учетом особенностей и свойств товаров;
  • подбор и комплектование номенклатуры товаров, входящих в торговый ассортимент;
  • выполнение разнообразных операций, связанных с подготовкой и отпуском товаров со склада.

Прохождение товаров через склад предопределяет затраты живого и овеществленного труда. Склады принимают на себя значительные расходы в результате использования капитала на приобретение и содержание товарных запасов. Структура издержек по содержанию продовольственных товаров на складе предприятия розничной торговли приведена в табл. 8.2. Состав затрат по складскому хозяйству дан в приложении 4.

Таблица 8.2

Структура затрат по содержанию продовольственных товаров на складе

Существует прямая зависимость между сроком хранения продукции и риском. Чем дольше товары находятся на складе, тем больше риск и затраты. Особенно повышается риск при содержании скоропортящихся продовольственных товаров. Частота оборачиваемости товаров является показателем снижения складских издержек.

Персонал, работающий на складе, выполняет комплекс операций по переработке товаров:

  • прием и контроль поставленных товаров. При принятии товаров на склад проверяется их состояние, количество и качество;
  • размещение товаров. Поступившие товары на склад располагаются в соответствии с установленной технологической схемой. Она предусматривает закрепление за группами и подгруппами товаров однородного признака постоянных мест нахождения, которым присваивается индекс (код). Способ укладки определяется видом, формой, массой и другими параметрами товаров;
  • обеспечение технологического процесса по содержанию и хранению товаров. Под технологическим процессом понимается создание необходимых условий для содержания товаров и сохранения их потребительских свойств. Особенно это касается продуктов, подверженных воздействию окружающей среды, скоропортящихся и с ограниченным сроком хранения. В зависимости от свойств и особенностей товаров устанавливается и регулируется температурно-влажностный режим. Входные, выходные и внутрискладские операции, связанные с това- ропрохождением, выполняются с использованием средств механизации. При этом немаловажное значение имеет взаимосвязь технических средств и технологических процессов;
  • проведение операций, связанных с отпуском товаров со склада. Здесь предусматриваются отпуск и подача товаров к местам продажи (розничная торговля) или отправка укомплектованных партий товаров (оптовая торговля). В зависимости от поставленной цели в одном случае мелкие партии товаров, получаемые от поставщиков, объединяют в крупные партии, в другом - крупные партии товаров преобразуют в мелкие. К наиболее распространенным видам работ и связанным с ними операциям можно отнести и такие, как формирование грузовых единиц, подбор нужного ассортимента, создание резервных партий, подсортировка, фасовка, упаковка и др. Это всего лишь общий перечень выполняемых работ, который на этом не заканчивается. Операции по подготовке и отпуску товаров подвержены изменениям как по характеру действия, так и по интенсивности протекания;
  • учет движения товарно-материальных средств. Сведения о поступивших, имеющихся в наличии и выданных товарах со склада постоянно обрабатываются с помощью компьютерных средств и заносятся в специальную картотеку.

Особое значение приобретает управление размерами товарных запасов, под которым понимается комплекс мер, обеспечивающих поддержание товарных запасов в нормативных размерах, регулирование поступления и отпуска их со склада, учет и контроль за состоянием запасов. Опыт показывает, если этим вопросам не уделяется должного внимания, то неизбежно возникает затоваривание по одним товарам и дефицит по другим. Отсутствие необходимой номенклатуры товаров приводит к неудовлетворению запросов потребителей и снижению товарооборота, а превышение размеров товарных запасов - к скоплению товаров, перегрузке складских емкостей и лишним затратам.

Товарные запасы создаются и поддерживаются в таких размерах, которые соответствуют прогнозной потребности и обеспечивают непрерывную продажу товаров. Они формируются в соответствии с идентичной структурой и ассортиментным перечнем товаров, реализуемых торговым предприятием. В ходе продажи товарные запасы расходуются и взамен выбывающих завозятся новые, соразмерные по своей структуре и ассортименту.

Рассмотрим процесс образования и регламентации постоянно действующих товарных запасов (рис. 8.2).

Целевое предназначение создаваемых товарных запасов. Товарные запасы создаются для обеспечения устойчивости ассортиментной номенклатуры и стабильности торгового процесса; для накопления товаров, имеющих большой разрыв во времени между изготовлением и потреблением; для целевого назначения - стимулирования закупок у населения сельскохозяйственного сырья, выдачи товаров по выигрышам лотереи и т.д.

Рис. 8.2. Процесс образования постоянно действующих товарных запасов торгового предприятия

Анализ и оценка уровня, оборачиваемости и размера товарных запасов. Величина товарных запасов зависит от объема и структуры реализации товаров. Для оценки эти показатели анализируются в динамике по товарным группам и по торговому предприятию в целом. Следует иметь в виду, что между объемом продаж товаров и товарными запасами существует обратно пропорциональная зависимость. При увеличении объема продаж уменьшаются товарные запасы в днях.

Необходимый товарный запас является нормируемой величиной. Для решения этой задачи необходимо использовать два взаимосвязанных параметра: уровень и оборачиваемость товарных запасов.

Расчет уровня товарных запасов (в днях товарооборота) производится по формуле:

где ТЗ - товарный запас на конец рассматриваемого периода, руб.; ОТ - объем товарооборота за рассматриваемый период, руб.; Д - количество дней в рассматриваемом периоде.

Товарный запас рассчитывается по формуле средней хронологической моментного ряда:

где ТЗ ср - средний товарный запас за определенный период, руб.; ТЗ р Т3 2 , Т3 3 ... ТЗ и - величина товарных запасов на соответствующий период; п - количество периодов.

Товарооборачиваемость в днях товарооборота определяется по следующей формуле:

Товарооборачиваемость в числе оборотов можно выразить формулой

Обеспечение комплексности и адаптивности товарных запасов.

Товарные запасы торгового предприятия следует рассматривать в совокупности: рабочий запас, заказ текущего пополнения, страховой запас и запас в пути. Рабочий запас включает ассортиментный набор, размещаемый в торговом зале и равный однодневной продаже, и запас товаров, проходящих подготовку к реализации. Запас текущего пополнения состоит из объема поставки товара, выраженного в днях оборота. Страховой запас устанавливается с учетом колебаний спроса на товары. Запас в пути определяется при иногородних поставках товаров. Для расчета размера товарных запасов по составляющим элементам можно использовать метод технико-экономических расчетов.

С переходом к рынку потребительский спрос неустойчив и подвержен изменениям, поэтому запасы товаров необходимо приспосабливать к изменяющимся условиям рынка.

Установление необходимых средств для создания товарных запасов. Товарные запасы оцениваются как в натуральных единицах, так и в стоимостном (денежном) выражении. Потребная сумма средств на содержание товарных запасов определяется из расчета однодневного объема реализации товаров. Суммарный расчет осуществляется по отдельным группам товаров и в целом по товарным запасам.

Учет и контроль за состоянием товарных запасов. Контроль и учет направлены на обеспечение в составе товарных запасов всей предусмотренной номенклатуры товаров, исключение снижения размера запасов ниже установленного минимума, соблюдение нормативных сроков хранения товаров.

Эффективность от задействованных товарных запасов. При такой оценке фактические показатели эффективности использованных товарных запасов сравниваются с аналогичными показателями в плановом периоде. Сопоставление показателей показывает, насколько обеспечена устойчивость товарных запасов. В систему сравнительных показателей предполагается ввести и показатель, определяющий отношение суммы прибыли от продаваемых товаров к сумме товарных запасов, выраженное в процентах.