Письмо-просьба – один из наиболее распространенных вариантов деловой корреспонденции. В среде предпринимателей такие письма используются тогда, когда представители одной организации обращаются к другой с просьбой о какой-либо услуге. Такие послания могут применяться в совершенно разных ситуациях, например, при потребности получить сведения о продукции, увидеть образцы товара, встретить командировочного, согласовать какие-то действия и т.п.
Правила составления письма-просьбы
Предлагаем вашему вниманию для скачивания общий шаблон такого документа:
ФАЙЛЫ
Письмо-просьба по понятным причинам не имеет стандартного образца, но, несмотря на это оно является формой официального документа. Именно поэтому при его составлении следует придерживаться определенных норм, установленных правилами делопроизводства и деловой этики. Прежде чем перейти непосредственно к основным правилам его составления, следует отметить, что оно может быть адресовано, как группе лиц (например, менеджерам, сотрудникам бухгалтерского отдела, юристам и т.д.), так и какому-то конкретному адресату.
Как и любой другой документ, данное письмо должно содержать вводную часть , а именно:
- сведения о предприятии-отправителе, высказывающем просьбу и компании, к которой она адресована;
- причину обращения («ввиду задержки», «в связи с получением», «исходя из результатов» и т.д.);
- ссылки на основание («на основании устной договоренности», «на основании проведенных переговоров», «на основании телефонного разговора» и т.д.);
- цель обращения («для решения вопроса», «во избежание конфликта», «с целью устранения нарушений» и т.п.).
Далее следует основная часть , касающаяся непосредственно просьбы. Она должна быть высказана с использованием любой производной формы от глагола «просить» («просим вас», «обращаемся с просьбой» и т.п.), а поскольку такое послание, в любом случае – ходатайство о какой-то услуге, оно должно быть написано в уважительной манере. Хорошо, если просьба будет предварена высказыванием комплимента («зная ваши большие возможности», «восхищаясь вашими организаторскими талантами» и т.п.).
Если в письме содержится сразу несколько просьб, то их нужно указать отдельными пунктами или абзацами.
Негласные правила переписки между организациями гласят о том, что ответ на многоступенчатую просьбу может быть отправлен также одним посланием, с отдельными комментариями по каждому пункту. Следует отметить, что такой вид переписки уменьшает объемы документооборота и значит, сокращает время на прочтение и обработку подобных писем.
Если письмо подразумевает получение ответа в определенный срок, то это необходимо максимально корректно обозначить в тексте послания.
Отправляют и получают письма, как правило, секретари организации (в крупных компаниях этим занимаются целые отделы). После составления или прочтения они передают их для ознакомления руководителю предприятия. Исключения составляют послания, с пометкой «конфиденциально» или «лично в руки» — такие письма передаются непосредственно адресату.
Инструкция по составлению письма-просьбы
Поскольку данное послание является частью корпоративной корреспонденции, то вначале него нужно указать автора, а именно: наименование компании-отправителя, ее фактический адрес и телефон для связи. Затем нужно внести данные об адресате: также название предприятия и конкретного получателя. Далее посередине строки можно сразу обозначить, что это письмо-просьба (но это необязательно).
Следующая часть письма касается непосредственно просьбы. Предварительно, желательно ее обосновать и уже затем высказывать саму суть просьбы. В завершение письмо нужно подписать (лучше, если это сделает руководитель компании или уполномоченное, доверенное лицо), а также поставить дату создания документа.
Как отправить письмо
Письмо можно отравить электронной почтой или через факс – это быстро и удобно, однако консервативное отправка через Почту России позволит солидно и привлекательно оформить письмо. Например, высказать просьбу можно письменно от руки красивым каллиграфическим почерком или же распечатать текст на хорошей, дорогой бумаге.
Внимание к подобным мелочам даст понять адресату, насколько уважительно относится к нему оппонент, а также лишний раз подчеркнет значимость просьбы. Единственное, что следует помнить – письма через обычную почту идут долго, поэтому послание нужно отправлять заранее, чтобы документ вовремя был доставлен получателю.
После отправления письма
Данное послание, как любой другой документ должен быть зарегистрирован в журнале исходящей документации. Точно также получатель письма регистрирует приход корреспонденции. В случае недоразумений, случающихся в деловых отношениях, фиксация факта отправки и получения писем поможет быстро разобраться в ситуации.
Примеры составления писем-просьб с пояснениями
Итак, мы уяснили, что письмо-просьба представляет собой письмо, в котором содержится просьба к получателю. Цель текста – побудить получателя выполнить действие, выгодное отправителю. В письме должна содержаться сформулированная просьба, обоснование ее. Желательно сформулировать прошение так, чтобы обосновать, почему получателю должно быть выгодно выполнить просьбу. Отправитель должен не просто знать правила составления текста, но и учитывать психологические нюансы. Далее рассмотрим конкретные шаблоны-примеры в зависимости от ситуации.
Письмо-просьба о выделении денежных средств
Письмо составляется в том случае, если нужно добиться выделения средств от государства, спонсоров, физических лиц.
От НКО «Помощь пенсионерам»
Депутату Законодательного собрания
Иванову И. И.
Здравствуйте, Иван Иванович. Я представитель некоммерческой организации «Помощь пенсионеров». Мы занимаемся оказанием помощи одиноким пенсионерам: приносим продукты, помогаем в уборке и ремонте.
Наша организация существует уже 5 лет. Ранее с финансированием деятельности мы справлялись сами, однако, в связи с расширением НКО, средств начало не хватать. Деньги нам нужны на аренду помещения, выплату зарплат сотрудникам, покупку оборудования.
На недавнем собрании Правительства президент упомянул о сложном положении пенсионеров, заметил, что ситуацию нужно срочно менять. В связи с этим прошу у вас 200 000 рублей на нужды НКО «Помощь пенсионеров».
С уважением, Петрова А. А.
Пояснение:
Вышеприведенный текст составлен по всем правилам. В нем есть:
- Наименование НКО и пояснение ее деятельности.
- Просьба о деньгах, пояснение их необходимости (деньги нужны на аренду и зарплаты).
- Упоминание о Президенте. Нужно для обоснования выгоды спонсирования для чиновника. В чем заинтересован депутат? В карьерном росте. Помощь организации поможет достигнуть этой цели.
Также указана конкретная сумма средств, в которой нуждается коммерческая организация.
Письмо-просьба о поставке товара
Письмо обычно направляется партнерам компании. В тексте желательно обосновать обоюдную выгоду для обеих компаний.
Начальнику компании «ААА»
Иванову И. И.
От руководителя компании «БББ»
Петрова Б. Б.
Здравствуйте, Иван Иванович. Мы желаем заказать у вашей компании комплект продукции (уточнить). Вашим товаром мы заинтересовались на региональной выставке.
Если вы согласны, просим сообщить условия поставки и удобные для вас сроки. Гарантируем своевременную оплату. Надеемся, это станет началом взаимовыгодного сотрудничества.
Наши контакты: (уточнить).
С уважением, Борис Борисович.
Письмо-просьба о предоставлении скидки
Обычно такие тексты направляются поставщикам компании. К примеру, организация организует выставки. У нее есть поставщик - типография, которая поставляет брошюры, стенды, буклеты и прочее. Стоимость услуг довольно высока. Наступил кризис, и компании стало сложно оплачивать товары типографии. Это вполне может стать повод для того, чтобы попросить скидку.
Начальнику компании «Восток»
Иванову И. И.
От руководителя компании «Запад»
Петрова Б. Б.
Здравствуйте, Иван Иванов. Нашей организации коснулся финансовый кризис. Количество заключенных договоров с нами сократилось на 20%. К сожалению, кризис затронул не только нас, но и наших клиентов. Люди не могут платить за наши услуги в том же объеме, что и ранее. Поэтому мы предоставили скидку на билеты в размере 25%.
В связи со сложной финансовой ситуацией, наша компания просит вас о скидке в размере 15% на оставшиеся полгода сотрудничества по договору.
Мы разослали письма с просьбой о скидке всем нашим поставщикам. Если 20% наших партнеров предоставит нам выгодные условия, наша компания устоит в сложное время и не закроется. Нам уже предоставили скидку арендодатели и телефонная компания.
С уважением, Борис Петров.
Пояснение:
В письме есть следующие важные пункты:
- Объяснение необходимости скидки.
- Указание точного размера скидки, сроков.
- Косвенное указание, что если типография не предоставит скидку, компания расторгнет контракт.
Текст нужно составить так, чтобы письмо дочитали до конца и согласились на предложенные условия.
Письмо-просьба о снижении арендной платы
Арендная плата «съедает» бюджеты большинства организации. Ее уменьшение позволяет компании продержаться на плаву в сложное время. Письмо следует направлять арендодателю.
Начальнику компании «Плюс»
Иванову П. П.
От руководителя компании «Минус»
Петрова И. И.
Здравствуйте, Петр Петрович. Нашу компанию затронул финансовый кризис. Покупательная способность потребителей уменьшилась, доходы бизнеса уменьшились. В связи с этим просим вас снизить арендную плату на 10%.
За все время нашего сотрудничества мы ни разу не задерживали выплаты. Надеемся, что вы пойдете нам на уступки, и мы сохраним наши деловые отношения. Мы гарантируем своевременную оплату аренды, несмотря на тяжелые финансовые условия.
С уважением, Иван Иванович.
Пояснение:
В письме важно упомянуть то, что прежде компания выполняла свои обязательства в полной мере. Арендодатель должен быть уверен в том, что арендодатель будет и в дальнейшем осуществлять выплаты. Получатель также должен понимать, что если он не согласиться на предложенные условия, арендатор откажется от его услуг.
Письмо-просьба об оплате задолженности
Задолженности крайне часто возникают при взаимодействии между компаниями. Если организация настроена на дальнейшее сотрудничество с контрагентом, у которого образовался долг, направляется письмо-просьба.
Иванову И. И.
Сидорова П. П.
Уважаемый Иван Иванович, просим вас погасить задолженность перед нашей компанией в размере 200 000 рублей. Все это время мы продолжали сотрудничество с вами, надеясь на продолжение деловых отношений. Однако сейчас мы вынуждены приостановить предоставление услуг в связи с отсутствием выплат.
Сумма вашего долга составляет 200 000 рублей. Просим оплатить его до 1 марта 2017 года. Если задолженность не будет погашена, мы будем вынуждены решать вопрос в судебном порядке.
С уважением, Петр Петрович.
Пояснение:
В письме обязательно нужно указать следующие пункты:
- Точная сумма долга.
- Дата, до которой нужно выплатить задолженность.
- Меры, которые примет компания, если выплат не поступит.
В тексте можно упомянуть о длительном успешном сотрудничестве с организацией. Это должна быть именно просьба, а не требование. Требование составляется по другому шаблону.
Письмо-просьба об отсрочке платежа поставщику
Организация поставила компании партию продукции, однако не оплатила ее. Образовался долг, но дебитора отсутствуют средства для оплаты. В этом случае имеет смысл составлять письмо-просьбу об отсрочке.
Начальнику компании «Где деньги»
Сидорову П. П.
От руководителя компании «Деньги вот-вот будут»
Иванова И. И.
Уважаемый Петр Петрович, мы не оплатили долг в размере 200 000 рублей. От своей задолженности мы не уклоняемся, однако сейчас выплаты в полном объеме сделать не можем в связи с тяжелым финансовым состоянием.
На протяжении 2 лет мы поддерживали с вами успешные деловые отношения, не срывали сроков выплат. Сегодня мы просим о рассрочке платежа. Наша компания готова оплатить задолженность в два этапа:
- 100 000 рублей мы внесем до 1 марта 2017 года.
- 100 000 рублей будет внесено до 1 апреля 2017 года.
Обещаем вам своевременное внесение платежей. Спасибо за понимание.
С уважением, Иван Иванович.
Письмо-просьба оплатить за другую организацию
Задолженность компании может быть выплачена другой организацией. Разумеется, юридическое лицо не будет оплачивать доли просто так. Обычно письмо-просьба направляется должнику компании или другому лицу, которое имеет обязательства перед компанией.
Начальнику компании «Деньги вот-вот будут»
Иванову И. И.
От руководителя компании «Где деньги»
Сидорова П. П.
Уважаемый Иван Иванович, у вас существует долг перед нашей компанией в размере 300 000 рублей. У нашей организации также появился долг перед другой компанией в размере 200 000 рублей. Просим вас оплатить нашу задолженность перед кредитором в размере 200 000 рублей. Взамен мы предоставим вам рассрочку на остаток долга, о которой вы просили ранее. Спасибо за понимание.
С уважением, Петр Петрович.
Письмо-просьба о содействии в решении вопроса
Перед любыми компаниями могут вставать сложные проблемы, с которыми невозможно разобраться без посторонней помощи. Письмо-просьба о содействии может направляться при необходимости, к примеру, проведения мероприятий. Прошение отправляется в коммерческие организации, государственные структуры.
Директору компании «ААА»
Петрову Б. Б.
От общественной организации
«Дарим добро»
Уважаемый Борис Борисович, я являюсь представителем общественной организации «Дарим добро». Мы занимаемся организацией и проведением праздников для детей из приюта.
Мы просим вас о помощи в организации поставок питания на праздник. Разумеется, на мероприятии мы упомянем вас и вашу компанию. На празднике будут присутствовать представители законодательного собрания, общественности.
Связаться с нами вы можете по телефону ХХХ
С уважением, Иван Иванович.
Подводя итог
Объединим все правила составления письма-просьбы. Сначала нужно представиться, рассказать о своей деятельности. Но вступительная часть не должна быть затянута. Наша цель – побудить получателя прочитать письмо. Если текст будет слишком длинным, получатель вряд ли дочитает его до конца. Затем нужно приступить к изложению своей просьбы. Обязательна точность: указание сроков, суммы средств. Важно понять, что получатель должен почувствовать свою выгоду. А потому в письме нужно указать, почему организации будет выгодно выполнить просьбу. В завершении нужно вежливо и без заискивания попрощаться.
Уважаемые коллеги!
К нам обратились за информационной поддержкой кураторы темы о Милане Мельниковой на vladmama.ru. ссылка: http://vladmama.ru/forum/viewtopic.php?f=146&t=194300&start=1620
Жизнь семьи Мельниковых перевернулась летом 2012 года. Маленькой Милане (ей не было 2 лет) врачи поставили диагноз нейробластома (рак надпочечников), 4 стадия с метастазами в печень, средостение, носоглотку и костный мозг. Началось долгое и тяжёлое лечение. Когда врачи решили делать химиотерапию ребенок был в полуживом состоянии. После первых сеансов отеки на глазах стали спадать, живот размером с арбуз уменьшился. Ребенок стал оживать, у Миланы появился шанс.
После трёх курсов химиотерапии опухоль немного уменьшилась и Милану отправили в Москву в Федеральный научно-клинический центр детской гематологии, онкологии и иммунологии имени Дмитрия Рогачева. Лечение там пошло очень бодро - очистился костный мозг, уменьшились все метастазы, появился шанс выполнить удаление опухоли. В конце февраля Милу прооперировали. Несколько дней между жизнью и смертью, недели реанимации и куча осложнений не позволили начать вовремя очередную химиотерапию. А опухоль тем временем не дремала и пошла в наступление.
Бурный рост опухоли был неожиданным даже для врачей Милы, ослабленный операцией организм не мог справляться с последствиями химиотерапии. Сначала отказались от трансплантации, потом от первичного протокола, потом начали мегадозную химию второй линии. И вот настал страшный день... Маму позвали врачи и сказали ехать домой: " Мы больше ничем вам помочь не можем...." Во Владивостоке их тоже не взяли в больницу...
А опухоль тем временем росла очень быстро, больше всего беспокойств доставил метастаз на лице, который стал прорастать в рот, мешать малышке кушать, дышать, спать...
Сейчас Милана находится в Сеуле в SEOUL NATIONAL UNIVERSITY HOSPITAL. Врачи завершают обследование, но настроены оптимистично и говорят о том, что у Милы есть шансы. 16 апреля начат курс химиотерапии. Планируется провести в Сеуле все необходимое для стабилизации состояния: необходимые курсы химиотерапии, MIBG терапию (это введение внутривенно радиактивных веществ, разрушающих опухоль), ТКМ. Если ремиссия не наступит, планируют поездку в Германию на терапию антителам.
Сейчас цена жизни маленькой девочки составляет около 200 000 долларов. Для убитых горем родителей эта сумма неподъёмна. Без помощи людей, неравнодушных к человеческой трагедии, всю сумму не собрать.
Уважаемые коллеги, просим Вас оказать информационную поддержку семье Мельниковых насколько это возможно, исходя из ваших уставных задач и целей.
С наилучшими пожеланиями,
Ольга Кочкина
Референт Дальневосточного филиала фонда "Русский мир"
Тел.: 8 914 790 62 67
690091 Россия
г. Владивосток
ул. Алеутская, 65б, оф. 507
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Об информационной поддержке
В преддверии начала нового учебного года состоится ставшее традиционным Общероссийское родительское собрание с участием Министра просвещения Российской Федерации О.Ю.Васильевой. Мероприятие пройдет 29 августа 2018 г. на площадке общеобразовательной организации г. Москвы в формате видеоконференции с прямыми включениями из регионов России, во время которых Министр ответит на вопросы в области образования, интересующие общественность.
Учитывая высокую социальную значимость мероприятия, прошу оказать содействие в его информационной поддержке, в том числе:
разместить анонс мероприятия на официальных сайтах региональных органов управления образованием;
распространить среди представителей родительского сообщества и общеобразовательных организаций региона информацию о возможности направить вопрос Министру через электронную форму веб-страницы собрания на официальном сайте Министерства просвещения Российской Федерации.
Директор
департамента
А.А.Емельянов
Приложение. Анонс
Приложение
Все, что нужно знать о школе, узнаем у Министра просвещения
Начался сбор вопросов к V Общероссийскому родительскому собранию.
29 августа в одной из московских школ состоится встреча Министра просвещения Российской Федерации О.Ю.Васильевой с родителями школьников. Общение пройдёт в формате живого диалога и видеоконференции с прямыми включениями из разных регионов страны. В этот раз на связь с центральной площадкой в Москве выйдут 8 российских городов из шести федеральных округов. Благодаря онлайн-трансляции за Общероссийским родительским собранием следить можно будет из любой точки страны и мира.
Уже сейчас любой желающий может направить вопрос через форму на сайте "http;//edu.gov.ru/opc-view", и через аккаунты Министерства просвещения Российской Федерации в социальных сетях. Наиболее острые из них станут предметом обсуждения в ходе собрания.
Партнёром в организации и проведении Общероссийского родительского собрания выступает общероссийская общественная организация "Национальная родительская ассоциация социальной поддержки семей и защиты семейных ценностей", одним из стратегических направлений работы которой является родительское просвещение.
Справочно
Общероссийское родительское собрание - традиционная встреча в преддверии нового учебного года с целью получить обратную связь, услышать мнение родителей, узнать о наиболее волнующих их вопросах, оценить эффективность реализуемых проектов и программ.
В 2017 году в адрес Министра поступило более 3000 вопросов, большинство из которых касались нововведений в школьную программу, изучения иностранных языков, сдачи экзаменов, качества учебников. На встрече с Министром обсуждались проблемы, связанные с инклюзивным образованием, работой медицинских кабинетов в школах, сборами денег с родителей, трудовым воспитанием, организацией детского отдыха, семейного образования. Наибольший интерес вызвало введение устной части единого государственного экзамена по русскому языку и перспективы появления обязательных экзаменов по иностранному языку и истории.
Электронный текст документа
подготовлен АО "Кодекс" и сверен по.
Просьба написать президенту по этой заготовке и вообще всячески распиарить эту информацию. Источник - моя семья.
Существование Московского театра детской книги «Волшебная лампа» оказалось под угрозой. Согласно приказу Департамента культуры города Москвы от 30.10.2012 г. № 817 театр будет объединен с еще пятью очень разными детскими театрами «…во вновь возникшее юридическое лицо … «Московская дирекция театров для детей». Естественно, «для дальнейш
его привлечения зрительского интереса к лучшим образцам детского театра».
На практике это означает, что уникальный театр, который на протяжении вот уже 23 лет неизменно собирает полные залы восхищенных маленьких зрителей и их родителей перестанет существовать как юридическое лицо, и, следовательно, перестанет быть театром.
Театр, став «структурным подразделением», теряет свою самобытность, свое имя, свое право свободно созидать, лишается реальных прав выбора собственных художественных принципов и методов работы, возможности самостоятельного творческого развития. Театр создают не чиновники, а режиссеры, художники, артисты, которые в нем работают.
И, возможно, дети никогда не будут больше смеяться над приключениями Котенка по имени Гав и Винни-Пуха, не узнают об отношениях умной Кошки и мудрой Женщины в сказке Киплинга, не порадуются благополучному завершению непростых жизненных перипетий Слона Хортона…
Вы ведь не хотите, чтобы московские чиновники украли у ваших детей театр? Если нет - давайте попытаемся вместе остановить очередной рейдерский захват.
Зайдите на сайт Президента РФ и, заполнив несложную форму, отправьте письмо на имя В.В. Путина. Можно просто вставить приложенный ниже текст или написать письмо самостоятельно. Давайте напомним чиновникам о нашем существовании и сохраним для детей «Волшебную лампу»!
Уважаемый Владимир Владимирович!
В соответствии с Приказом Департамента культуры города Москвы от 30.10.2012 г. № 817 ГБУК «Московский театр детской книги «Волшебная лампа» перестает быть юридическим лицом и, следовательно, в соответствии с правовыми актами Российской Федерации, перестает быть театром.
На сегодняшний день Театр «Волшебная лампа» является уникальным авторским театром кукол, лауреатом престижных российских и международных фестивалей, членом Международного союза деятелей театров кукол при ЮНЕСКО.
Создатели и руководители Театра обладают значительным авторитетом среди театральных деятелей России и зарубежья, удостоены Премии Москвы за авторские просветительские программы и Государственной премии РФ за Театр «Волшебная лампа». То есть, фактически ликвидируется театр, деятельность которого была отмечена высшей наградой России.
За более чем два десятилетия успешной работы у театра сформировалась собственная многочисленная зрительская аудитория. Спектакли, поставленные в «Волшебной лампе», изучаются в театральных вузах в России и за рубежом, как лучшие образцы театрального искусства. Театром разработана авторская программа социальной и творческой реабилитации детей-инвалидов.
Абсурдно «слияние» театров разных по жанру, задачам и экономике под управление единой «дирекции».
Не будучи юридическим лицом, творчески и экономически успешный, социально значимый театр утратит свою самобытность, что неминуемо приведет к потере зрителей и распаду уникального коллектива.
В результате единственный в своем роде театр, который ежегодно посещают десятки тысяч маленьких зрителей, перестанет существовать. А это противоречит духу и букве «Концепции долгосрочного развития театрального дела в Российской Федерации на период до 2020 года»
Уважаемый Владимир Владимирович! Дети, родители и учителя очень просят вас: остановите уничтожение одного из лучших в России авторских театров для детей.
Преподаватель-эксперт прикладных социально-экономических программ Учебного цнтра «Специалист» при МГТУ им. Н.Э. Баумана
Рекомендации о том, как написать письмо спонсору, составлены на личном опыте и в результате анализа эффективности коммуникаций моих клиентов. Решение вопроса о дополнительном финансировании социально-значимой деятельности, привлечении спонсоров, начинается с установления первого контакта. Можно, конечно, просто позвонить спонсору и предложить сотрудничество, но уже завтра он забудет о вашем разговоре. А вот письмо можно читать и перечитывать, оценивая перспективы спонсорства. Итак, первое письмо спонсору самое важное. От того, насколько вы его грамотно напишите, будет зависеть будущее вашего проекта и деятельности.
Первый контакт: как написать письмо спонсору
Цель и задачи первого письма - заинтересовать спонсора в сотрудничестве, довести до него информацию о проекте, показать выгоды и установить контакт.
Как написать письмо спонсору – введите в курс дела
Рассмотрим, как это будет выглядеть в письме. В начале своего письма расскажите о проекте, мероприятии, организации, то есть об объекте или лице которому нужны дополнительные средства финансирования. Из него потенциальный спонсор должен узнать: название, цели, сроки и место реализации, уникальность проекта. В этой части или другой коротко расскажите о своем опыте реализации аналогичных проектов.
Пример 1
Чемпионат мира, проводимый Международной федерацией водных лыж и вейкборда раз в два года, является кульминационным соревнованием между командами различных стран. С 18 по 24 июля в городе Дубне выступят двести сильнейших спортсменов из пятидесяти стран мира. За организацию мероприятия такого масштаба боролись Россия, Дания, Италия и Южная Корея. Учитывая успешный опыт Дубны в организации Российских этапов Кубка мира по водным лыжам с 2004 по 2009 годы, Исполнительный совет IWWF единогласно проголосовал за Россию.
Как написать письмо спонсору – обоснуйте обращение
Затем обоснуйте причины, по которым вы обращаетесь ИМЕННО К ЭТОЙ ОРГАНИЗАЦИ. Проявите максимальную осведомленность о его деятельности, корпоративной социальной ответственности, признайте заслуги кампании. Предположите, что ваш проект соответствует корпоративной политике организации в поддержке социально значимых проектов и благотворительной деятельности. Подчеркните, что ваши целевые аудитории совпадают или пересекаются.
Пример 2
Отличный уровень организации международных соревнований и наличие «Лучшего в мире воднолыжного стадиона» являются результатом конструктивных отношений между органами муниципальной власти и местными бизнес структурами. На протяжении длительного периода Сбербанк систематически поддерживал развитие спортивной деятельности дубненцев. Положительный имидж Банка, социально-ориентированные продукты и услуги сформировали заслуженный спрос жителей г. Дубны.
Как написать письмо спонсору – сделайте предложение
В заключение назовите сумму бюджета проекта. Предложите кампании ознакомиться с содержанием спонсорского портфеля и выбрать пакет в соответствии со своими возможностями. Установите срок, в течение которого вы ожидаете получить ответ. Сообщите: где и как потенциальный спонсор* может получить дополнительную информацию.
Пример 3
Учитывая приоритеты Сбербанка в области спонсорства и благотворительности, поддержки национального спорта, предлагаем акционерному обществу выступить спонсором Чемпионата мира по водным лыжам и использовать наши возможности для поддержания бренда Банка на российском и международном уровне.
Бюджет соревнований составляет … рублей. Половина сметы расходов покрывается за счет государственного бюджета, спонсоров IWWF, продажи зрительских билетов, сувенирной продукции, рекламных услуг и т.п. Другую часть расходов предполагается произвести за счет спонсоров, которым предлагается три варианта участия - пакеты: Генерального спонсора, Официального спонсора и Спонсора соревнований. В обмен на спонсорскую поддержку организаторы предоставляют широкий спектр рекламных и PR услуг. Выражаем надежду, что информация, содержащаяся на официальном сайте соревнований поможет Вам выбрать надежный объект инвестиций в Ваш бизнес.
Как написать письмо спонсору – оформите, как следует
Письмо составляется по всем правилам делопроизводства и включает: данные получателя, отправителя и контактного лица, обращение к нему, основное содержание, заключительную фразу. Письмо подписывает руководитель организации, которая обращается за спонсорской поддержкой мероприятий или руководитель проекта.
Первая и последняя часть письма представляют собой краткое содержание спонсорского портфеля и могут быть статичными разделами шаблона письма. Вторая часть – составляется индивидуально. Уделите этому разделу основное внимание.
Перечислите приложения к письму, которые оформляются отдельными документами с реквизитами организации (проекта). Первым документом должна стать обобщенная смета расходов на реализацию проекта, проведение мероприятия. Во втором документе – общее содержание спонсорских пакетов (опции), то есть то, что спонсор получит, поддерживая вас.
Если остались вопросы, задавайте их в комментариях.
* Ст. 3. п. 9. Федеральный закон "О рекламе" от 13.03.2006 N 38-ФЗ. Спонсор - лицо, предоставившее средства либо обеспечившее предоставление средств для организации и (или) проведения спортивного, культурного или любого иного мероприятия, создания и (или) трансляции теле- или радиопередачи либо создания и (или) использования иного результата творческой деятельности.
Если мы вас вдохновили - расскажите об этом своим друзьям