Не подготовленные к отчету документы. Подготовка отчетных документов по практике. От проблемы к решению

Отчет о проделанной работе позволит руководителю оценить качество и скорость работы секретаря. В статье - образцы отчетов о проделанной работе. используйте пошаговую инструкцию, чтобы грамотно составить отчет.

Скачайте полезный образец

Зачем нужен отчет о проделанной работе

Руководитель ставит задачу, сотрудник ее выполняет - в этом суть трудового процесса. То, что задачу выполнили фиксируют в форме отчета о проделанной работе. Каждый сотрудник периодически составляет такой документ. Частота предоставления отчетов и их форма зависят от внутренних правил компании.

Кому и зачем нужен отчет о проделанной работе? Он нужен руководителю. Этот документ позволяет оценить, насколько качественно и как быстро сотрудник выполняет задачу. Отчетные документы всех работников дают возможность составить общую картину работы компании и облегчают тактическое и стратегическое планирование.

Отчет нужен и самому работнику. Во-первых, грамотно составленный итоговый документ помогает выгодно представить руководству результаты своего труда. Во-вторых, отчет - полезный инструмент самоконтроля. В конце отчетного периода вы видите свои успехи и неудачи. Это укажет вам направления, по которым нужно развиваться.

Отчет о выполненной работе сотрудника с разъездным характером работы: образец

Скачать образец

Что писать в отчете о проделанной работе

Единого стандартного образца отчета о проделанной работе нет. Документ составляют в свободной форме. Она зависит от характера выполненных задач. Недостаток свободной формы заключается в том, что многие работники не знают, как написать отчет о проделанной работе. Этому не учат в школе и редко учат в вузе. Сотрудник не получит адекватной оценки своей работы, если не владеет навыками грамотного составления отчета.

Нельзя заставить писать сотрудников правдивые отчеты, но можно научить их грамотно преподносить свои успехи и достижения. В составлении отчетного документа нет никаких сложностей. Нужно избегать ошибок, которые допускают многие.

Рассмотрим образец неправильно составленного отчета о проделанной работе за неделю и разберем типичные ошибки.

Неудачный вариант

Почему этот отчет плохой? После знакомства с таким документом у руководителя сложится впечатление, что секретарь не загружен работой. Кроме того, текст плохо читается - структура отчета оставляет желать лучшего.

Структура отчета

В образце выше отсутствуют основные элементы хорошего отчета. В нем должны быть:

• перечень задач, которые должен выполнить сотрудник;
• конкретизация этих поручений;
• анализ проделанной работы;
• планы на следующий отчетный период;
• предложения, что изменить, улучшить, оптимизировать.

Набор элементов структуры зависит от продолжительности отчетного периода. Отчет о проделанной работе за день или неделю не обязательно должен содержать анализ и предложения, однако в ежемесячном отчете о проделанной работе или в годовом отчетном документе эти элементы должны быть.

Скачать образец отчета полностью

Как оформить отчет

Если нет иных требований, отчет о проделанной работе оформляют согласно ГОСТу 7.32-2001. ГОСТ регламентирует базовые требования к оформлению отчетного документа. В нем содержатся стандарты, определяющие способ форматирования, тип и кегль шрифта, интервалы, размер полей.

Какие могут быть требования к отчету о проделанной работе

Поскольку унифицированных требований к составлению документа нет, основная задача сотрудника - улучшить восприятие текста и повысить его читабельность. Для этого:

• используйте в одном абзаце не более 5 предложений;
• чередуйте длинные и короткие предложения;
• разбивайте текст так, чтобы таблица или график не занимали всю страницу;
• оставляйте место для комментариев к таблицами и графикам;
• если отчет объемный, то в конце сделайте вывод.

Обратите внимание! Чтобы составить отчет о проделанной работе в командировке, используют специальный образец. Это унифицированная форма №Т-10а . Cкачайте готовую форму

Как написать отчет: пошаговая инструкция

Шаг 1 . Составьте черновой план документа. Отчет за короткий период не должен занимать более 1–2 страниц. Если вы отчитываетесь регулярно, подготовьте электронный шаблон документа для каждого случая:

• образец ежедневного отчета о проделанной работе;
• образец еженедельного отчета о проделанной работе;
• образец отчета о проделанной работе за месяц.

Шаг 2. Составьте перечень поставленных задач. Если задач много, сгруппируйте их в смысловые блоки.

Шаг 3. Перечислите инструменты и ресурсы, которые были использованы в ходе выполнения заданий (дополнительная рабочая сила, финансовые затраты, командировки, материалы)

Шаг 4. Представьте результаты работы. Опишите, насколько они соответствуют поставленным задачам. Если задача не выполнена, объясните причину. Дайте свою оценку ситуации. Сделайте выводы.

Шаг 5. Сформулируйте цели и задачи на следующий отчетный период.

Шаг 6. Вставьте в текст таблицы, графики и диаграммы. Часто руководитель бегло просматривает отчетный документ. Постарайтесь сделать так, чтобы таблица или график давали возможность оценить вашу работу.

Шаг 7. Внимательно перечитайте текст, следите за грамотностью и стилем. Ключевые факты выделите жирным шрифтом или курсивом. Подготовьте электронный вариант документа и вариант для распечатки. Если вам потребуется отчитаться устно или в форме презентации, заранее подготовьте краткий вариант текста, включив в него самые важные пункты.

Составляя отчет по практике, студент оценивает результаты работы и делает выводы о своей квалификации, знаниях и навыках, полученных в вузе. Чтобы работу приняли, она должна быть не только грамотной и содержательной. Оформление отчета по ГОСТу позволит вам получить «отлично» или хотя бы «хорошо».

Обычно требования к оформлению отчета прописывают в методичках. Если таковых не осталось на кафедре или в библиотеке, обратитесь к нормативным документам.

Оформление отчета по практике по ГОСТу отнимает много времени? Воспользуйтесь чужим опытом – скачайте работы, актуальные на текущий год, и посмотрите, как они оформлены. Главное, чтобы эти примеры сами соответствовали последним требованиям.

Структура отчета по практике

Отчет может содержать до 35-40 страниц. В некоторых случаях допускается увеличивать объем до 45 страниц. При этом на введение отводят две-три страницы. В работе может быть до четырех разделов.

Согласно ГОСТам, отчет по практике должен иметь следующую структуру:

Разделы и подразделы в отчете

Отчет по практике разбивают на разделы и подразделы. При необходимости в работу включают пункты и списки. Разделы практически всегда начинаются с нового листа. Их нумеруют арабскими цифрами в порядке очередности. Название раздела выравнивают по центру, для него используют полужирный шрифт Times New Roman (16 шингл).

Подразделы нумеруют арабскими цифрами. Для названия разделов используют прописные буквы, для подразделов – строчные (за исключением первой). Последние выравнивают по левому краю, используя красную строку. Для подразделов используют полужирный шрифт (14 шингл).

Желательно, чтобы название разделов были максимально краткими – переносить слова нельзя. То же касается и подразделов. Расстояние между названием раздела и заголовком подраздела должно составлять 8 мм.

Поля, отступы и страницы

Как уже было сказано ранее, отчет по практике оформляется на листах формата А4. Это требование касается всех листов в работе, включая титульный. На листах не должно быть рамки и подобных элементов. Достаточно отступов: слева – 30 мм, справа – 10 мм, сверху – 15 мм, снизу – 20 мм.

Страницы нумеруют, отсчет начинается с титульного листа. Номер на титуле не проставляют.

Графика, таблицы и другие элементы

В отчете по практике могут присутствовать графические элементы, таблицы и формулы.. Согласно ГОСТ, изображения, таблицы и схемы можно разместить:

— сразу после абзаца, в котором упоминается элемент;
— на следующей странице;
— в приложении.

Наиболее удобен первый способ: человек, который начнет читать отчет, точно не потеряет важные данные. Он сразу ознакомится со всеми графическими элементами.

Формулы размещают непосредственно после упоминания. Их выравнивают по центру.

Формулу можно создать с помощью редактора Equation Editor, а затем вставить в текст работы. Обычно используют 14 шингл для символов в формуле.

Требования к форме изложения текста отчета

Отдельные символы в отчете по практике употреблять нельзя:

— значок диаметра (вместо этого пишут слово «диаметр»);
— символ «-« для обозначения отрицательной температуры (вместо этого пишут слово «минус»);
— индексы стандартов без регистрационного номера;
— математические символы <, > и = без чисел.

В отчете по практике может быть собственная система наименований или сокращений, но только при наличии соответствующего раздела. Его нужно разместить перед оглавлением.

Работа над отчетом по практике может показаться тяжелой и муторной, но это совсем не так сложно, как кажется. Текстовый редактор облегчит задачу.

Ленивому или просто занятому студенту проще доверить оформление отчета автору студенческих работ на сайт. Главное – предоставить все данные.

Комментарий

1. Термины «сертификат о стоимости», «свидетельство об оценке» и «справка о стоимости» используются в некоторых государствах для обозначения установленных законодательством документов. Указанные документы объединяет то, что они требуют просто подтвердить цену или стоимости без указания способа использования, основных допущений или описания исследований, проведенных при определении стоимости. Оценщик, ранее проводивший оценку или выступавший консультантом в сделке, связанной с оцениваемым имуществом, может подготовить такой документ, например, если заказчику требуется предоставить его по закону. В иных случаях отчет об оценке не должен иметь форму краткого заключения о стоимости.

2. По мнению RICS, данные термины не следует использовать при предоставлении консультационных услуг по оценке, так как их использование накладывает определенные гарантийные обязательства и может потребовать уровня точности заключений о стоимости, не соответствующего условиям проведенных оценочных исследований. Основная задача настоящих Стандартов - обеспечить понимание заказчиком различных видов стоимости и влияние различных допущений на результаты оценки.

3. Оценщик имеет право использовать термин «сертифицированный» или его синонимы в основной части отчета, если известно, что оценка производится для целей, требующих формальной сертификации содержащихся в отчете выводов о стоимости.

1. подтверждение отдельных фактов или какой-либо важной информации (это может быть подтверждение результатов пересмотра условий аренды или определение границ имущества). На любом этапе процесса оценки подобные обсуждения позволяют заказчику понять точку зрения оценщика и информацию, на которую он опирается. Однако, если предварительные выводы о стоимости получены и предоставлены заказчику, необходимо действовать в соответствии с данным требованием, обязательным при проведении оценки.

2. Важно, чтобы такие обсуждения не создавали впечатление (и это можно было бы показать), что они повлияли на заключения оценщика о стоимости, кроме исправления неточностей или предоставления дополнительной информации. Оценщику следует вести протокол бесед с заказчиками о проектах отчетов или результатах оценок. В протоколе следует указывать:

Предоставленную информацию или предложения, сделанные в отношении оценки;

То, как эта информация была использована для подтверждения изменения стоимости;

Причины, по которым результаты оценки не были изменены.

Целью ведения протокола является возможность предоставления прозрачной документации для аудита, которая будет подтверждать, что обсуждения с заказчиком не поставили под сомнение независимость оценщика. По запросу протокол следует предоставить аудиторам или любой другой стороне, имеющей законную и существенную заинтересованность в оценке.

Каковы основные характеристики отчетов?

Характеристики законченного отчета являются результатом решений, принимаемых в процессе его планирования. Они включают в себя:

Степень соблюдения формальных требований. Некоторые отчеты, например, предназначенные для правительственных организаций или менеджеров высшего звена, должны быть очень строго выдержаны по форме и стилю изложения.

Объем. Отчеты могут состоять как из нескольких страниц, так и из нескольких сотен страниц, в зависимости от темы и целей.

Периодичность. Отчеты могут быть как периодическими (например, финансовые), так и разовыми (например, отчет о проведенном опросе).

Назначение. Кому предназначен отчет: Вашим подчиненным, Вашим начальникам, является ли отчет внутренним или он направляется за пределы организации (например, местным властям)?

Вид проведенных исследований. Стили подачи информации различаются в зависимости от характера исследования, результаты которого изложены в отчете.

Намерения, цели. Является ли целью отчета пояснение каких-либо действий, определение степени прогресса в достижении цели или предложение провести изменения?

Количество авторов. Отчеты, над которыми работала группа авторов, зачастую отличаются по стилю от индивидуально подготовленных. Кроме того, коллективно подготовленные отчеты могут содержать разделы, написанные отдельными авторами, или команда может работать сообща над написанием и редактированием каждой строки документа.

Степень вклада в процесс принятия решений. Отчеты могут отличаться один от другого, так как могут содержать в себе не только констатацию фактов, но и в высшей степени структурированный анализ, включающий представление рекомендаций и обсуждение выводов.

С чего начать планирование отчета?

Первым шагом в процессе планирования является определение цели. Цель большого отчета часто формулируется в его начале для того, чтобы читатель мог предвидеть направление изложения мыслей. Следующим шагом процесса планирования является учет особенностей аудитории - опыта, интересов, мнений, служебного положения.

Одни отчеты можно написать на основе того, что уже известно, другие требуют дополнительного исследования. Важно иметь все факты, необходимые для написания отчета, прежде чем начинать что-либо записывать. Можно добиться большего успеха, если в процессе работы делать паузы для сбора новой информации. Вы, по крайней мере, избавитесь от сомнений в том, что в отчете пропущена очень важная информация.

Порой нужны рутинные исследования: просмотр файлов, беседы с коллегами или чтение старых документов. Иногда для этого достаточно нескольких минут - короткого телефонного звонка или беседы с коллегой на лестнице. В других случаях необходимо более широкое исследование, обращение к внутренним и внешним источникам информации: библиотекам и пр. Провести исследование для написания отчета означает найти ответ на два вопроса:

1. Что мне нужно?

2. Где я могу это получить?

Всегда выясняйте, что именно поможет Вам написать хороший отчет, но при этом помните о соблюдении определенного баланса. Бесконечное исследование неоправданно увеличит размеры и время выполнения задачи, а недостаточное исследование сделает цели недостижимыми. Правильно проведенное исследование всегда уменьшает время, необходимое для написания отчета. Ошибочно думать, что краткое исследование экономит время; часто бывает совсем наоборот.

Какие еще источники информации можно использовать при подготовке отчета?

При проведении исследования для подготовки отчета не стоит концентрироваться на книгах и игнорировать периодику или наоборот.

Для поиска литературы по названию, фамилии автора или теме используйте алфавитные или систематизированные каталоги.

Не забывайте о компьютерных базах данных, а также о поисковых системах, которые могут быстро осуществить поиск статей по ключевым словам.

Если Вы нашли книгу по Вашей теме, используйте для поиска информации как раздел «Содержание», так и алфавитный указатель, каталог имен и/или терминов. Просмотрите их до конца, потому что Вы не можете заранее знать, какой терминологией пользуется автор по интересующей Вас теме.

Обращайте внимание на сноски в найденных Вами книгах и статьях, которые отсылают Вас к другим источникам по интересующей Вас теме.

Используйте источники, в которых осуществляется обзор Вашей темы. Такого рода книги иногда носят названия Справочник по..., Руководство по..., Анализ.... В таких источниках часто содержится обзор темы, может быть приведена ее история, и часто встречаются полезные сноски.

Просматривайте источники, содержащие библиографии. Зачастую целые книги представляют собой библиографии, и они могут оказаться чрезвычайно полезными.

Если Вы нашли информацию, которая, как Вы думаете, может Вам пригодиться, занесите ее в свою карточку (или в компьютерную базу данных).

Если Вы не можете ограничиться вторичными источниками информации, то Вам придется провести первичное исследование. Источниками первичной информации могут быть анкеты, эксперименты, интервью, личные наблюдения и архивы организаций.

Допустим, цели ясны, есть четкое представление о потенциальном читателе, проведено надлежащее исследование. Можно ли начинать писать отчет?

Еще нет. Необходимо не просто «подумать, прежде чем писать», важно заранее определить, что должен и чего не должен содержать отчет. Изложенные далее практические рекомендации применимы к составлению отчета любой длины или сложности и любого назначения. Существует шесть этапов работы.

Этап 1. Листинг. Забудьте о последовательности, структуре и упорядочении, сосредоточьтесь на списке (в виде краткой записи или ключевого слова) всех важных пунктов, которые могут быть полезны в отчете. Возьмите большой лист бумаги и зафиксируйте все пункты в произвольном порядке по мере того, как они приходят Вам в голову. Вы обнаружите, что этот процесс хорошо стимулирует мышление, позволяет создать картину взаимосвязи мыслей и избавляет от необходимости делать перерывы, чтобы соединить пункты или определить их последовательность. Затем (для некоторых отчетов это требует очень мало времени) можно переходить к следующему этапу.

Этап 2. Сортировка. Теперь посмотрите, что Вы записали, и начинайте приводить запись в порядок, определяя:

Что идет первым, вторым и т.д.;

Что и как логически связано;

Что является подтверждением, примером или иллюстрацией.

В это время можно добавить новые пункты или заново обдумать и удалить некоторые из записанных ранее. При этом необходимо учитывать приемлемую длину отчета. Данный этап можно завершить с помощью заметок и поправок к документу первого этапа. Это быстро и легко сделать, нанося на исходных заметках линии, стрелки и прочие знаки другим цветом.

Этап 3. Упорядочение. В конце этапа 2 у Вас могут получиться заметки, которые достаточно ясны для последующей работы с ними. В противном случае полезно переписать все в виде четкого списка. Это позволит провести окончательную проверку. Вы должны чувствовать, что получившийся список отражает содержание, подходящие акценты, необходимую степень подробности и т.д. На данном этапе лучше уделить внимание порядку изложения, а не искать новое содержание или дополнительные пункты. На этом этапе результатом Вашей работы должен стать подготовленный план отчета. Используйте общепринятую систему нумерации пунктов. Основное правило составления плана заключается в том, что каждый уровень должен содержать, по меньшей мере, два заголовка. Таким образом, если есть пункт 1, то должен быть и пункт 2; если есть А, то должен быть и Б и т.д.

Этап 4. Проверка. Хорошо продуманная работа на предыдущих этапах может сделать данный этап необязательным. Однако при сложных и/или особенно важных отчетах полезна окончательная проверка записей. Ведь очень легко убедить себя, что находишься уже близко к цели, и не увидеть леса за деревьями. Сделайте окончательные добавления к списку и используйте его как «маршрутную карту» для записи.

Этап 5. Запись. Теперь приступаем к записи, печатанию или диктовке. Именно в этом и заключается основная работа, а предварительная подготовка только облегчает и упрощает ее. Советы:

По возможности выбирайте подходящий момент. Процессу записи могут помешать ненужные перерывы, вынуждающие начинать все заново. Выбор правильного времени и удобной обстановки, в которой Вас не прерывают, способствует успеху.

Не прерывайте письма. Не делайте пауз, мучаясь над фразой, заголовком или какой-то деталью. К ним можно вернуться позже и написать их с меньшими усилиями. Не прерывая письма, Вы соблюдаете последовательный ход мысли от начала отчета до его завершения. Полностью закончив его, можно вернуться и уточнить все подробности.

Этап 6. Редактирование. Есть три правила редактирования: редактируй, редактируй и редактируй. Очень немногие - если только они не лгут - могут написать что-то с первого раза так, что к этому вообще нечего добавить. Поэтому не следует считать, что Вы ошиблись, если окажется, что написанное Вами нуждается в редакции. Мастерство приходит с опытом. Чем больше Вы пишете, тем лучше получается, и тем меньше становится потребность в редактировании и добавлениях. Редактирование нацелено на улучшение стиля и содержания текста. Примите во внимание следующие советы:

Отложите написанный текст на какое-то время, чтобы вернуться к нему позднее.

Попросите коллегу прочесть то, что Вы написали. Свежий взгляд может вызвать новые мысли и позволит внести изменения, которые без этого нельзя было бы сделать.

Проверяйте текст досконально. Внимательно следите за деталями. Это не значит, что надо искать несуществующие мелочи, но следует добиться, чтобы каждая деталь производила определенное впечатление и имела точный акцент. Разделение длинного предложения на два коротких или замена пары слов может дать значительный эффект. Важен процесс в целом, и его нельзя сокращать. Это относится к каждому этапу, и особенно к редактированию.

Источник: ЗАО «ОВИОНТ ИНФОРМ»

1. Документы, подтверждающие факт сдачи отчетности в различные контролирующие органы

1.1 Обмен электронными документами между налогоплательщиком и ФНС

Согласно Порядку (утв. Приказом ФНС от 02.11.2009 №ММ-7-6/534@) представления отчетности в ФНС в электронном виде факт сдачи отчетности в ФНС подтверждается квитанцией о приеме , в которой дата представления документа фиксируется на основании даты, указанной в электронном документе «Подтверждение даты отправки» , формируемом спецоператором связи или самим налоговым органом (при отправке непосредственно в налоговый орган).

Факт того, что отчетность без ошибок загружена в информационную базу данных налогового органа, подтверждается электронным документом «Извещение о вводе» . Если же в отчетности обнаружены неточности, то ИФНС вышлет «Уведомление об уточнении» , получив которое налогоплательщик должен исправить указанные в уведомлении ошибки и повторно выслать декларацию в ИФНС. При этом штрафные санкции за несвоевременное представление отчетности не взыскиваются, так как дата сдачи ранее уже зафиксирована в документе «Подтверждении даты отправки».

Табл. 1. Типы сопровождающих документов, используемых в электронном документообороте с ИФНС

На Рис. 1 представлен состав электронных документов, которые участвуют в обмене между налогоплательщиком, спецоператором связи и налоговым органом при представлении декларации по налогу на прибыль.

Рис. 1. Состав электронных документов, сопровождающих сдачу декларациипо налогу на прибыльв налоговый орган

Как видно из Рис. 1 , документооборот включает файлы двух типов:

1. .xml-файл - это электронный вариант документа отчетности или подтверждающего его отправку документа, составленный по установленному ФНС формату;
2. sig-файл - это электронно-цифровая подпись (квалифицированная ЭЦП) уполномоченного лица, подписавшего документ, а именно: налогоплательщика, спецоператора или контролирующего органа. Для удобства связывания файла документа и его ЭЦП, имя последнего обычно образуется путем добавления к имени файла документа расширения «.sig». Таким образом, образуется файл ЭЦП, имя которого оканчивается на «.xml.sig». Почему «обычно», потому что программы некоторых спецоператоров так не поступают, чем затрудняют понимание пользователями и другими программами назначения и связи образуемых файлов.

Порядок обмена документами в электронном виде с ЭЦП между страхователями и Фондом социального страхования, утвержденный Приказом ФСС от 12.02.2010 №19 (в ред. от 14.06.2011), предполагает, что документом, подтверждающим сдачу формы 4-ФСС, является:

1. квитанция о получении Расчета или
2. квитанция о получении Расчета с ошибками

При получении квитанции с ошибками Фонд рекомендует внести исправления в форму 4-ФСС (в соответствии с протоколом ошибок) и повторно направить отчет на шлюз ФСС . В этом случае датой представления отчета будет считаться дата, указанная в первой сформированной квитанции за текущий отчетный период.

К документам, сопровождающим отправку формы 4-ФСС в электронном виде, относятся отчеты об ошибках форматного и/или логического контроля (при наличии таковых ошибок), а также квитанция (см. Табл. 2).

Табл. 2. Типы сопровождающих документов, используемых в электронном документообороте с ФСС

Квитанция о получении Фондом отчета (с ошибками или без них) представляет собой зашифрованный и подписанный уполномоченным лицом ФСС файл с расширением «.р7е». После расшифровки файла квитанции можно увидеть, что он содержит html-файл протокола обработки файла отчета 4-ФСС и оригинальный xml-отчет страхователя. Наличие таких двух файлов в квитанции подтверждает, что квитанция соответствует именно вложенному в нее отчету 4-ФСС.

1.3 Характеристики электронного документооборота между налогоплательщиком и ПФР

Согласно Распоряжению Правления ПФР от 11.10.2007г. №190р, которым регламентируется электронный документооборот со страхователями, документом, подтверждающим факт представления отчетности в ПФР, является протокол контроля отчетности. Последний может иметь как статус «положительный», означающий, что отчетность считается успешно принятой и «отрицательный», в случае, если в отчетности в ПФР были выявлены ошибки, которые следует исправить и отправить отчетность заново.

Аналогично отчетности в ФНС, сформированные в электронном виде сведения персонифицированного учета и РСВ-1 обычно представляют собой файлы двух типов: «.xml» и «.xml.sig».

Рис. 2. Состав электронных документов, сопровождающих сдачу пакета сведений в ПФР

2. Особенности хранения подтверждающих сдачу документов

Определившись с теми документами, которыми подтверждается факт сдачи отчетности в контролирующие органы, разберемся с местами их хранения/размещения.

Итак, по порядку. Отчетность в ФНС в электронном виде можно представить через:

1. спецоператора связи,
2. непосредственно в налоговый орган по безспецоператорной схеме, например, через систему ГНИВЦ-Прием Регион (схема ГПР) или через сайт ФНС России .

Если отчетность отправлена через сайт ФНС, то документ сданной отчетности и его ЭЦП, а также подтверждающие ее представление документы должны хранятся на сайте ФНС (см. Рис. 3).

Рис. 3. Отчетность и сопровождающие ее документы, отправленные через Портал ФНС

Все электронные документы, которыми обменивается налогоплательщик, спецоператор (если он участвует в электронном документообороте) и налоговый орган, обычно сохраняются в виде файлов двух форматов: «.xml», и «.xml.sig». Первый документ - это сформированный по установленному формату электронный файл документа. Второй - электронная подпись под документом уполномоченного лица.

Xml-файл можно открыть с помощью браузера, а вот «прочитать» его может только специалист, разбирающийся в форматах документов (см. пример файла на Рис. 4).

Рис. 4. Файл сообщения об ошибке в декларации, поступивший из ФНС

Просмотреть в удобном виде файлы с расширением «.xml.sig», содержащие ЭЦП, можно с помощью специализированного программного обеспечения, позволяющего проверять подписи под электронными документами. Одной и таких известных программ является КриптоАРМ - программа, предоставляющая диалоговый интерфейс для выполнения криптографических операций, таких как шифрование и расшифрование, формирование и проверка электронной подписи и других.

С хранением отчетности в ФСС ситуация несколько иная. Формы 4-ФСС, отправленные в электронном виде, поступают на единый для всей страны шлюз приема , где и хранятся квитанция об их приеме, являющиеся электронными юридически значимыми подтверждающими документами. При наличии ошибок на Шлюзе ФСС также можно найти протокол ошибок форматного и (или) логического контроля.

Рис. 5. Отображение состояния электронного документооборота с ФСС на Шлюзе приема

Для чтения квитанции ФСС предлагает страхователям воспользоваться программой ARM.exe, которая расшифровывает файл квитанции, имеющей расширение «.p7e», подписанный уполномоченным лицом ФСС.

С документами, подтверждающими представление отчетности в ПФР в электронном виде, ситуация тоже имеет свои особенности. Так, завершенный документооборот по персонифицированному учету , по требованиям ПФР, не подлежит хранению на серверах спецоператоров связи . Поэтому страхователи, использующие web-сервисы спецоператоров для отправки и хранения документов и желающие в любой момент просмотреть и при необходимости предоставить проверяющим их деятельность лицам не только саму отчетность в ПФР, но и документы, подтверждающие ее представление, должны своевременно сохранять документы у себя на рабочем месте. Для этого у таких спецоператоров предусмотрена специальная функция «Сохранить все документы и подписи».

Сохраненная на рабочую станцию страхователя отчетность и подтверждающие ее сдачу документы, как уже говорилось ранее, тоже обычно состоит из файлов двух типов: «.xml» и «.xml.sig» (см. Рис. 2). Просмотреть их можно также как и налоговую отчетность с помощью программного обеспечения, позволяющего расшифровывать и проверять подписи под электронными документами, например, программы КриптоАРМ.

Таким образом, для просмотра и надежного хранения документов, подтверждающих сдачу отчетности в контролирующие органы, компаниям рекомендуем:

1. регулярно сохранять в электронном архиве на своем диске комплекты электронных документов, подтверждающих сдачу отчетности в контролирующие органы,
2. иметь возможность просматривать эти электронные документы с помощью специализированных программ. Но для этого такие программы, как вышеупомянутые КриптоАрм и ARM.exe не очень удобны. КриптоАрм, являяся универсальной, не позволяет просматривать xml-отчеты в удобочитаемом бухгалтером виде, а ARM.exe предназначена только для работы с расчетом 4-ФСС.

Для работы с архивом электронных документов компанией «ОВИОНТ ИНФОРМ», разработана программа «Баланс-2: Просмотр электронных документов», позволяющая просматривать электронные документы, подготовленные в соответствии с требованиями ФНС, ПФР и ФСС России и форматами файлов документов для передачи их в электронном виде.

Программа позволяет в удобном для бухгалтера и проверяющего виде просматривать:

• список документов, подтверждающих факт сдачи отчетности в контролирующий орган (Рис.),

• электронный документ отчетности, представленный в контролирующий орган, включая ФНС, ФСС и ПФР (Рис. 7),

<

• сведения о лице, его подписавшем и сертификате его электронной цифровой подписи (Рис. 8),

• данные об отправке документа в контролирующий орган,
• данные о лице, получившем документ и сертификате его электронной цифровой подписи,
• подтверждающие отправку и их доставку документы между отправителем и получателем, включая квитанции о получении, протоколы контроля, извещения о вводе в базу данных электронных документов, а также ЭЦП уполномоченных лиц контролирующих органов (Рис. 9).

Программа будет полезной не только лицам, подготавливающим и принимающим отчетность в соответствии с требованиями закона, то есть налогоплательщикам и контролирующим органам - ФНС, ПФР, ФСС, но и лицам, желающим обмениваться электронными документами по своему желанию, например, кредитным организациям, принимающим отчетность заемщиков в электронном виде, их клиентам, аудиторам, руководителям финансовых подразделений.

Программа «Баланс-2: Просмотр электронных документов» может применяться пользователями не только программы «Баланс-2W», но других программ подготовки электронной отчетности и абонентами любых специализированных операторов связи.

Вы бухгалтер, но директор вас не ценит? Считает, что вы только тратите его деньги и переплачиваете налоги?

Станьте ценным спецом в глазах руководства. Научитесь работать с дебиторкой.

У Центра обучения «Клерка» новый .

Обучение полностью дистанционно, выдаем сертификат.