Стандарт на текстовые документы. Требования гост к оформлению текстовых документов. Приводим поля страницы к установленной норме.

I. Общие положения

• Документы, создаваемые в органах налоговой полиции, печатаются на стандартных листах бумаги с использованием, как правило, текстового редактора Word for Windows версии от 2.0 и выше шрифтом Times New Roman Суг размером N 13, 14, 15, Times DL размером N 12, 13, 14 через 1 - 2 интервала. В отдельных случаях документы могут создаваться с использованием пишущей машинки.

  Для выделения части текста документа, заголовка, примечания могут использоваться шрифты других типов и размеров, полужирное начертание, курсив, измененный (уменьшенный) интервал между строками, смещение относительно границ основного текста.

  Знаки препинания, связанные с синтаксической структурой, имеют следующие цели. В клубе, который мы часто посещали, было больше одного огня. В клубе, который мы собирались в течение нескольких лет, был пожар. Ночью ночью ночью ехал по одинокой дороге. Машина ехала кругом по дороге, одинокой ночью.

  Его критиковали, когда он боролся за своих друзей. Его критиковали, когда он сражался за своих друзей. Следующее предложение может изменить его значение только путем размещения ключа. «Если бы человек знал ценность, которую имел женщина, она бы ползала к ее поиску».

  При печатании таблиц также можно использовать шрифты других размеров.

• Каждый напечатанный лист документа, оформленного как на бланке, так и не на бланке, должен иметь следующие размеры полей:
• левое - от 2,5 до 3,5 см;
• правое - от 1,25 до 2,5 см;
• верхнее - не менее 2,5 см;
• нижнее - не менее 2 см.
• При двустороннем печатании или копировании оборотная сторона листа должна иметь соответственно следующие размеры полей:
  • левое - от 1,25 до 2,5 см;
  • правое - от 2,5 до 3,5 см;
  • верхнее - не менее 2,5 см;
  • нижнее - не менее 2 см.
• При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы.

  Порядковые номера страниц проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля документа без знака точки. Первая страница документа или приложения не нумеруется.

  Например, между субъектом и глаголом, между глаголами или именами и их дополнениями. Неправильно: Президент Республики указал на свою позицию по этому вопросу. Справа: Президент Республики указал свою позицию по этому вопросу. Неправильно: депутат присутствовал по адресу президента в Форталезе.

  Справа: депутат принял участие в заявлении Председателя в Форталезе. Семантика изучает значение слов, выражений, фраз и основных единиц вербальной коммуникации, значений, приписываемых ей. Всегда нужно проверять контекст, в котором используются слова, искать синонимы или более точные термины для повторных слов.

  При необходимости на проекте документа может быть проставлена пометка "Проект". Этот реквизит располагается в правом верхнем углу первой страницы проекта документа и ограничивается его правым полем.

• Документы оформляются, как правило, на бланках установленной формы, которые имеют состав обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения.

  Бланки документов изготавливаются на бумаге форматов А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм) и применяются в зависимости от объема текста. Бланки поручений имеют форматы А5 и А6 (105 х 148 мм).

  Официальное письмо не может избежать языковых преобразований - продукта социальной динамики - и не включать их некритически. Словарь новизны всегда следует использовать с усмотрением, избегая тех, которые могут быть заменены словарями, которые уже используются без ущерба для значения, которое им дано.

  Не задумывается, во имя предполагаемого пуризма, что язык официальных сообщений невосприимчив к заимствованию с других языков. Главное - сознательно использовать иностранный подход, искать португальский эквивалент, когда есть, или подчинить иностранное слово духу португальского языка.

• Требования к составлению и расположению отдельных реквизитов.
  • Гриф (пометка) ограничения доступа к документу.

    Гриф секретности или пометка "Для служебного пользования" с указанием номера экземпляра проставляется на первой странице документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к документам, содержащим секретную и служебную информацию ограниченного распространения. Гриф (пометка) печатаются в правом верхнем углу документа за пределами границ текстового поля. Номер экземпляра проставляется ниже грифа (пометки) через 1,5 межстрочных интервала и центрируется по отношению к ним.

    Выражения, которые следует избегать и выражения. Язык официальных текстов всегда должен руководствоваться формальным поклонением языку. Поэтому неприемлемо, что эти тексты содержат коллоквиализмы или выражения использования, ограниченные определенными группами, что поставит под угрозу их собственное понимание со стороны общественности.

    Что касается некоторых выражений, которых следует избегать, следует упомянуть те из них, которые образуют кафофаты, то есть «собрание слогов, в которых злоба обнаруживает новый термин с неуклюжим или нелепым смыслом». Ниже приведен список выражений, использование или повторение которых следует избегать, указывая, как их следует использовать, и предлагая словарные альтернативы словам, которые обычно появляются с превышением официальных записей.

  • Заголовок к тексту документа:

    Заголовок составляется к документам, за исключением телефонограмм, телеграмм, извещений. Заголовок должен кратко и точно раскрывать содержание документа. Он может формулироваться с помощью отглагольных существительных в предложном падеже ("Об отмене...", "Об организации...", "О состоянии...").

    Заголовок к тексту печатается от левой границы текстового поля.

    И, насколько они обеспокоены, цены будут уменьшаться по мере снижения спроса. В той мере, в какой это связано с тем, что, поскольку: поскольку возможности для переговоров были исчерпаны, проект был полностью наложен вето. Из него следует использовать предпочтительно во временном смысле: сбор налогов вступает в силу с начала следующего года.

    Избегайте повторять его с чувством «на основе», предпочитая рассматривать, беря его за основу, основываясь, опираясь на. Используйте после представления любой ситуации или предложения, чтобы связать ее со следующей идеей. Альтернативно: таким образом, таким образом, перед лицом вышеизложенного, следовательно, поэтому поэтому поэтому, следовательно, следовательно, следовательно, с учетом этого, с учетом этого.

    Точку в конце заголовка не ставят. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 интервал.

  • Текст документа.

    Текст документа должен быть ясным, кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации.

    Текст печатается на расстоянии 2 - 3 интервалов от заголовка в установленных границах полей.

    Посредством бок о бок, между ними: путешествие включало поездки по большей части леса. Избегайте использования с чувством среды или инструмента; в этом случае он используется посредством, посредством, с помощью, во-вторых, использования посредством. Проект был представлен через Департамент.

    Этот вопрос должен регулироваться декретом. Комиссия была создана по приказу государственного министра. Избегайте повторения; Альтернативно с и, аналогично, таким же образом. Избегайте использования, полиморфного определенным авторам, как локализации, так и эквивалента.

    Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

  • Подпись.

    Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

    Длина самой длинной строки наименования должности не должна превышать 8 см.

    Расшифровка подписи в реквизите "Подпись" располагается на уровне последней строки наименования должности у правой границы текстового поля. Инициал имени ставится перед фамилией. Между инициалом и фамилией пробел не ставится. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

    Используйте также, чтобы создавать, мотивировать, провоцировать, производить, генерировать, приводить, создавать. Альтернативный с аттестацией, констатацией, установлением, удостоверением, доказательством, доказательством, наблюдением, замечением, восприятием, записью, проверкой.

    Данные и просмотренные акции имеют пассивную ценность и согласуются с количеством и типом существительного, к которому они относятся. Учитывая проявленные интерес и усилие, сервер был выбран для своей функции. Ввиду представленных доказательств больше не было никаких сомнений в направлении расследования.

  • Дата.

    На документах, оформленных на бланках, дата проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.

    На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ.

    Дата печатается от левой границы текстового поля на расстоянии 2 - 3 интервалов от предыдущего реквизита.

    Даже выражение видно, с учетом того, что, как только оно будет рассмотрено, давайте посмотрим, оно инвариантно. У сервера есть качества, учитывая проявленные интерес и усилие. Так что в развитых молитвах: он дал достаточно объяснений, так что все было ясно.

    Что касается сокращенных инфинитивных предложений: он дал достаточно объяснений, чтобы все было ясно. Избегайте повторения; чередуйте с детализацией, детализацией, очерчиванием, снижением. Избегайте повторения; Использование тоже по причине, из-за, из-за, спасибо, вызванный.

    При использовании с чувством пересылки чередуются с передачей, отправкой, пересылкой, пересылкой, отправкой, адресацией. Всякий раз, когда выражение перед лицом того, чтобы быть эквивалентным ранее, предпочтительнее регентство с предпозиционированием; Избегайте, следовательно, против.

  • Индекс (номер) документа.

    На документах, оформленных на бланках, номер проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.

    На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, номер проставляется под датой.

    Номер печатается от левой границы текстового поля с тем же интервалом, с каким печатался документ.

  • Гриф утверждения, гриф согласования, отметка о наличии приложения.

    Многострочные реквизиты "Гриф утверждения", "Гриф согласования", слово "Приложение" со ссылкой на номер и дату нормативного правового акта располагаются в правом верхнем углу первого листа документа и печатаются от границы верхнего поля без кавычек прописными буквами.

    Избегайте разговорной конструкции. Используйте также главным образом, особенно, особенно, прежде всего, особенно в частности, в частности. Предварительное указание включения; Выбирайте эксклюзив. Замещать общение, консультирование, отчетность, участие, информирование, учение, инструктирование, подтверждение, привлечение знаний, предоставление знаний; Или спросить, поставить вопрос, спросить, спросить.

    Также используйте с целью, чтобы, с целью, с целью, нацеливания или прицеливания, стремиться. Как относительное местоимение означает, в котором: город, в котором вы родились. Избегайте, таким образом, таких конструкций, как «закон, в котором установлен штраф» или «собрание, на котором рассматривался предмет».

    Заголовок реквизита - слова "Утверждено", "Утверждаю", "Согласовано", "Приложение", "Одобрено" - отделяется от последующих строк реквизита 1,5 интервала.

    Остальные строки многострочного реквизита печатаются через 1 интервал.

    Все составные части реквизитов центрируются относительно самой длинной строки. Длина строки не должна превышать 9 - 10 см и ограничивается правой границей текстового поля.

    В таких случаях замените где, где, в котором, в котором, в котором, в котором. Поэтому правильным является закон, в котором зафиксировано предложение, собрание, на котором рассматривался предмет. Вербальный неологизм, который подвергся насилию. Он предпочитает выполнять, делать, выполнять, выполнять или осуществлять, практиковать, выполнять, выполнять, производить, выполнять, строить, составлять, устанавливать.

    Позиционирование можно изменить с положением, точкой зрения, отношением, способом, режимом. Позиционирование означает «расположение, расположение» и не следует путать с положением. Также использовать в отношении, касающегося, касающегося, относящегося к делу, относящегося к нему, уважения.

    При наличии нескольких грифов утверждения или согласования их располагают на одном уровне.

Идея этого материала родилась на занятиях, которые автор этих строк проводил для пользователей Word в одной окологосударственной организации. Сотрудников переводили на новую версию программы – тогда еще 2007-ю. Сильное впечатление на меня произвел тот факт, что добрая половина вопросов касалась изменения умолчаний новой версии (наименования и размера шрифта, межстрочных интервалов, отступа красной строки, размеров полей, нумерации страниц и т. п.). Оказалось, что в этой конторе – драконовская инструкция по ведению делопроизводства, с которой совершенно не вязались первоначальные настройки программы.

Чтобы убедиться в распространенности этой проблемы, достаточно набрать в поисковой строке правовой базы Консультант Плюс имя всем известного шрифта – Times New Roman. В ответ вы получите список нормативных актов самых разных российских инстанций – от Генеральной Прокуратуры до региональных администраций. Все эти документы жестко предписывают: для ведомственного делопроизводства использовать именно Times New Roman и ничего другого. Интересно, знают ли об этом маркетологи Microsoft, которые в двух последних версиях отказались от самого любимого в России шрифта как стандартной настройки русского Word?

Если ваш работодатель настаивает на соблюдении определенных требований к оформлению документов, данный материал, надеемся, поможет вам при переходе на новую версию программы – Microsoft Word 2010. С помощью этих рекомендаций вы сможете быстрее найти самые востребованные настройки и привести их в соответствие с нормами вашей организации.

Используя эти советы, учитывайте два важных обстоятельства:

• Многие проблемы в Word можно разрешить несколькими разными способами. Вполне возможно, что другие авторы предложат совершенно иные рецепты решения тех же проблем. Это не должно смущать.
• Описываемые здесь изменения предпочтительнее вносить в той очередности, в которой они расставлены в этой статье.

1. Устанавливаем Times New Roman шрифтом по умолчанию

Требование набирать все документы исключительно шрифтом Times New Roman встречается почти во всех известных автору российских инструкциях по делопроизводству. Старожилы делопроизводства не исключают, что эта норма и родилась-то в давние времена потому, что Microsoft Word прежних версий предлагал этот шрифт в качестве стандартного. Однако с 2007 года поведение программы изменилось: в двух последних версиях Word по умолчанию использует для обычного текста шрифт Calibri.

Чтобы исправить этот недостаток, лучше всего создать и установить по умолчанию новую шрифтовую тему. Для этого:

1. или выбрав команду .
2. Выберите команду ленты Главная – Изменить стили – Шрифты – Создать новые шрифты темы .
3. В появившемся диалоге установите Times New Roman в качестве шрифта заголовков и шрифта обычного текста, задайте имя схемы (на рис. 1 мы, например, назвали ее Российская ) и нажатием кнопки Сохранить зафиксируйте изменения.
4. Вновь войдите в меню Главная – Изменить стили – Шрифты , убедитесь, что новая шрифтовая схема появилась в списке, и выберите ее. Этим вы зафиксируйте данную схему в текущем документе.
5. Еще раз вызовите меню Главная – Изменить стили и выберите команду По умолчанию . Этим шагом вы обяжете Word использовать для всех последующих документов схему, которую вы на предыдущих шагах создали и зафиксировали для текущего документа.

Рис. 1. Диалог Создание новых шрифтов темы

В документах, которые вы успели создать в Word 2010 до внесения этих изменений, шрифтовую схему нужно поменять вручную так, как мы сделали это на шаге 4.

2. Исправляем размер шрифта и расстояние между строками текста

Обычно, кроме наименования шрифта, в инструкциях прописана и его величина. Чаще всего документы необходимо набирать 14-м размером, реже – 13-м или 12-м, но никогда – 11-м, который Word 2010 предлагает по умолчанию.

Похожая ситуация и с расстояниями между строками текста. В нормах делопроизводства обычно фигурирует одинарный или полуторный межстрочный интервал. А в последних версиях Word для этого параметра выбрано значение 1,15. Кроме того, Word 2007-2010 разделяет стандартные абзацы интервалами в 10 пунктов – это российские нормы вроде не отвергают, но и не приветствуют.

Чтобы облегчить изменение этих умолчаний, авторы Word 2010 добавили новую команду на вкладку Главная в меню Изменить стили . Диалог, в который приведет нас эта команда, существовал и ранее, но добираться до него теперь удобнее. Воспользуемся этим:

1. Создайте новый пустой документ со стандартными настройками. Это можно сделать, например, нажав в окне Word горячую клавишу или выбрав команду Файл – Создать – Новый документ .
2. Выберите команду ленты Главная – Изменить стили – Интервал между абзацами – Пользовательские интервалы для абзаца . Откроется вкладка По умолчанию диалога Управление стилями (рис. 2).
3. На открывшейся вкладке приведите в соответствие с нормами вашей организации размер шрифта, расстояния перед и после абзаца, междустрочный интервал. На рис. 2 соответствующие параметры выделены рамками.
4. Обязательно установите переключатель .
5. Примените изменения нажатием кнопки OK .

Рис. 2. Вкладка По умолчанию диалога Управление стилями. Рамками выделены элементы управления, отвечающие за размер шрифта, интервалы между абзацами и между строками в абзаце.

Если вы – пользователь начального уровня и оформляете документы исключительно "вручную" (т. е. ограничивайтесь командами, которые сосредоточены в группах Шрифт и Абзац вкладки Главная ), на этом можно перейти к следующему совету. Но если вы используйте при оформлении документов стили Word, то после описанных изменений придется также провести проверку используемых стилей на корректность шрифтов и межстрочных расстояний.

Если вы вникали в устройство стилей Word, то, вероятно, представляете, что они могут довольно сложно связываться между собой. Иногда внесение изменений в один стиль (родительский) приводит к корректировке дочерних стилей, в других случаях этого не происходит. Есть и такие стили, у которых вообще нет "родителей". Изучив эти связи, вы легко поймете, почему после вышеописанных изменений в одних ваших стилях шрифт и интервалы поправились "сами собой", в других – нет. Там, где не поправились, это необходимо сделать вручную. Например, ручной "доводки" потребуют встроенные заголовки Word (стили Заголовок 1 , Заголовок 2 , Заголовок 3 и т. п.). Делается это так:

1. Любым удобным для вас способом вновь создайте новый пустой документ со стандартными настройками.
2. На вкладке Главная в галерее стилей найдите кнопку того стиля, который нужно поправить. Щелкните по ней правой кнопкой мыши и в появившемся контекстном меню выберите пункт Изменить . Откроется диалог Изменение стиля (рис. 3).
3. В диалоге Изменение стиля (рис. 3) поправьте размер шрифта. При корректировке встроенных заголовков здесь заодно стоит поменять цвет (сделать цветной текст черным) и выравнивание (в России заголовки чаще центруют, а не выравнивают влево, как это изначально делает Word).
4. Щелкните мышью по кнопке Формат в левом нижнем углу диалога и в открывшемся меню выберите команду Абзац . Откроется диалог, в котором переключитесь на вкладку Отступы и интервалы .
5. На вкладке Отступы и интервалы приведите элементы управления группы Интервал в соответствие с требованиями вашего работодателя и закройте диалог кнопкой OK .
6. Вернувшись в диалог Изменение стиля (рис. 3), обязательно установите в нем переключатель В новых документах, использующих этот шаблон и нажмите кнопку OK .

Рис. 3. Диалог Изменение стиля.

Может показаться, что такая "возня" со стилями – это лишние проблемы. Однако если вы создаете много документов со стандартизированным оформлением, затраты сил на приведение стилей в соответствие с инструкциями вашей организации быстро окупятся.

Примечание . Дотошные знатоки программы, возможно, скажут, что в Word 2010 есть команда, которая позволяет быстро привести стили к тому виду, который по умолчанию использовался в Word 2003. Автор этих строк знает о такой команде, но не советует на нее полагаться. Стили Word 2003 были ближе к типичным нормам российского делопроизводства, но тоже в полной мере им не соответствовали. Поэтому их все равно придется проверять и редактировать.

3. Приводим поля страницы к установленной норме

По умолчанию Word 2010 создает документы, в которых левому полю отдано 3 см, правому – 1,5, нижнему и верхнему – по 2 см. Однако часто в инструкциях по делопроизводству предписаны другие размеры. Например, могут встречаться цифры, заимствованные из ГОСТа Р 6.30-2003, где левому, верхнему, нижнему и правому полям отведены соответственно 2, 2, 2 и 1 см. На вкладке Разметка страницы в меню Поля есть несколько предустановленных вариантов полей, но именно этих значений там нет.

Чтобы не приходилось менять поля в каждом новом документе, проделайте следующее:

1. Создайте новый пустой документ со стандартными настройками. Это можно сделать, например, нажав в OKне Word горячую клавишу или выбрав команду Файл – Создать – Новый документ .
2. Перейдите на вкладку ленты Разметка страницы и в группе Параметры страницы выберите команду Поля – Настраиваемые поля . Откроется вкладка Поля диалога Параметры страницы (рис. 4).
3. В открывшемся диалоге установите необходимый размер полей.
4. Когда поля заданы, обязательно нажмите кнопку По умолчанию в нижней части диалога. Если этого не сделать, поля изменятся только в текущем документе, а не в шаблоне, на основе которого будут создаваться последующие новые документы.
5. Закройте диалог нажатием кнопки OK .

Рис. 4. Вкладка Поля диалога Параметры страницы .

Если вы создаете документы на основе других шаблонов, аналогичные действия нужно выполнить и с ними.

4. Создаем стиль для стандартного абзаца с красной строкой

В российских организациях и учреждениях принято выравнивать обычный текст документов по ширине страницы, а первую строку каждого абзаца начинать отступом ("красной строкой"). Во многих инструкциях задана величина такого отступа – обычно 1,25 см.

Начинающие пользователи такое форматирование обычно производят вручную. Для выравнивания по ширине используется кнопка в группе Абзац вкладки Главная или горячая клавиша . Отступ обычно создают, передвигая на горизонтальной линейке верхний треугольник – тот, который направлен острием вниз. Ленивые обходятся нажатием в начале абзаца клавиши – при стандартных настройках она сдвигает текст влево как раз на 1,25 см. Однако если вы хотите, чтобы ваши документы были аккуратными и предсказуемыми, правильнее реализовать такое оформление как стиль.

Для этого доступны несколько способов. В частности, можно активировать и поправить уже существующую стилевую заготовку Красная строка , которая глубоко запрятана в недрах программы. Но, пожалуй, проще и быстрее создать новый собственный стиль. Вот как это делается:

Рис. 6. Сохраненный стиль должен отобразиться в галерее стилей на вкладке Главная .

Теперь мы сможем выравнивать абзац по ширине и снабжать его красной строкой одним щелчком мыши по кнопке в галерее стилей.

Алгоритм создания стилей здесь описан на примере абзаца с красной строкой, но на самом деле он универсален. Примерно так же можно создать любой стиль, например, для быстрого оформления адресата документа.

5. Снабжаем шаблон правильной нумерацией страниц

Российские правила делопроизводства обычно требуют, чтобы при изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы были пронумерованы. Номер должен состоять только из цифры, размещаться посередине верхнего поля листа и оформляться тем же шрифтом, что и основной текст документа.

В Word 2007-2010 к этим требованиям ближе всего заготовка Простой номер 2 , которая доступна на вкладке Вставка в меню Номер страницы - Вверху страницы . Однако эта заготовка требует "доводки": номер сначала вставится на всех страницах документа, включая первую, а оформление его может отличаться от основного текста.

Раз и навсегда сформулируем правила нумерации в шаблоне, на основе которого вы создаете документы. Тогда в будущем из раза в раз требуемый вариант колонтитулов будет генерироваться "сам собой". Проделайте следующее:

Рекомендуем сразу же создать новый документ и протестировать на нем работу колонтитулов. Пока в файле одна страница, колонтитула на ней нет. Но как только в документ добавятся следующие страницы, на них автоматически должен отобразиться номер.

6. Усмиряем автозамену и автоформат

Настройки, о которых мы поговорим в этом разделе, не прописываются в нормативных документах. Однако корень проблемы тот же: умолчания Word не вполне соответствуют российским традициям оформления документов.

Коротко напомним, в чем суть рассматриваемых функций автозамены и автоформата. Редактор непрерывно отслеживает ваши действия. И не просто отслеживает: введенный вами текст может корректироваться "сам собой", без явных команд с вашей стороны. В одних случаях такой автоматизм облегчает жизнь, например, программа умеет исправлять широкий круг опечаток. Наберите в документе "оданко" и убедитесь, что Word сам превратит неверно написанное слово в "однако". Увы, не всегда "самоуправство" программы так полезно. Изрядный процент пользователей Word изо дня в день тратит свои силы на исправление одних и тех же ошибок автоформата и автозамены, вместо того, чтобы несколькими щелчками мыши раз и навсегда откорректировать их настройки.

Чтобы добраться до настроек автозамены и автоформата, проделайте следующее:

1. Вызовите команду Файл – Параметры и в открывшемся диалоге Параметры Word перейдите в раздел Правописание .
2. В разделе Правописание нажмите кнопку Автозамена . Откроется диалог Автозамена , в котором наибольший интерес представляют две вкладки – Автозамена и Автоформат при вводе .

Придирчивым пользователям советуем на досуге внимательно изучить все (именно все) настройки этих вкладок. Здесь мы ограничимся одним примером, на котором особенно ярко видны ограничения русификации Word. Это флажок на вкладке Автозамена (рис.).

Рис. 9. Вкладка Автозамена диалога Автозамена. Выделен флажок, отвечающий за перевод букв в заглавные после знака препинания.

Если этот флажок включен, Word отслеживает появление в тексте знаков препинания. Вы вводите точку, программа проверяет, внесено ли слово, предшествующее этой точке, в список исключений, и если нет, то автоматически переводит первую букву следующего слова в верхний регистр. С одной стороны, такой автоматизм удобен, особенно для пользователей, слабо владеющих клавиатурой. С другой стороны, неуместные заглавные буквы после сокращений – одна из самых распространенных ошибок, с которой сталкивается каждый читатель электронных документов.

Беда в том, что список исключений, составленный специалистами Microsoft, неполон. Наиболее яркий пример: сокращать слово "рубль" в России принято и тремя буквами (руб.), и одной (р.). Для делового и профессионального оборота второй вариант считается более предпочтительным, именно он прописан в настройках локализации ОС Microsoft Windows. Увы, русский Word изначально считает, что после буквы р с точкой должно непременно следовать начало нового предложения.

Исправить подобные недоразумения просто: добавьте сокращение к числу исключений. Когда Word ошибочно сделал первую букву слова заглавной, проделайте следующее:

1. Задержите мышь над буквой, которая ошибочно переведена в заглавные. Под буквой появится мерцающий контекстный значок Параметры автозамены .
2. Щелкните мышью по этому контекстному значку. Раскроется всплывающее меню управления автозаменой (рис. 10).
3. Выберите из появившегося меню подходящий вариант. В нашем примере лучше всего создать для буквы "р" с точкой исключение (соответствующая команда отмечена на рис. 10 стрелкой).

Рис. 10. Пример ошибки автозамены и ее исправление с помощью контекстного меню Параметры автозамены. Выделена команда, которая создаст новое исключение.

Просмотреть полный список созданных исключений можно в уже упомянутом диалоге Автозамена . Для этого на вкладке Автозамена следует нажать кнопку Исключения .

Впрочем, автор этих строк предпочитает не мучиться с исключениями, а вообще выключает настройку Делать первые буквы предложений прописными . Кончено, тогда надо нажимать в начале каждого предложения, но, на мой взгляд, это проще, чем отслеживать излишнее "творчество" программы.

Заключение

Как видим, изначальные настройки Microsoft Word далеко не в полной мере соответствуют преобладающим правилам российского делопроизводства. Но благодаря гибкости программы, ее реально адаптировать практически к любым вариантам форматирования.

Если среди читателей этой статьи оказались руководители организаций и учреждений с четкими регламентами оформления документов, рискнем дать им совет. Поручите своим "айтишникам" проработку вопроса о централизованном приведении настроек пользователей Microsoft Office в соответствие с ведомственными или локальными нормативными актами. Можно и нужно создать внутрифирменный шаблон с тщательно выверенным набором настроек, снабдить его инструкцией и затем "раскидать" по рабочим местам. Это позволит при меньших затратах времени создавать более качественные и единообразные документы.