При работе с электронными таблицами иногда требуется увеличить их размеры, так как данные в получившемся результате имеют слишком мелкий вид, что затрудняет их чтение. Естественно, каждый более или менее серьезный текстовый процессор располагает в своем арсенале инструментами увеличения табличного диапазона. Так что совсем не удивительно, что они есть и у такой многофункциональной программы, как Эксель. Давайте разберемся, каким образом в этом приложении можно увеличить таблицу.
Остерегайтесь размера данных на листе
Таким образом, дело не только в том, что это легко увидеть, важно также понять, что скрыто или скрыто в вашей электронной таблице, чтобы сделать его более легким и непривлекательным. У этого нет никакой магии, если вы используете много данных, у вас будут проблемы в электронной таблице.
Чтобы закрыть, когда у вас большой источник данных, может возникнуть соблазн создать новую вкладку с консолидированными таблицами результатов. Если, с одной стороны, это хорошо, потому что это позволяет вам иметь готовую и полную структуру формул, с другой стороны, это может быть плохо для скорости и размера вашего файла, который может стать тяжелым и медленным.
Сразу нужно сказать, что увеличить таблицу можно двумя основными способами: увеличением размеров отдельных её элементов (строк, столбцов) и путем применения масштабирования. В последнем случае табличный диапазон будет увеличен пропорционально. Данный вариант разделяется на два отдельных способа: масштабирование на экране и на печати. Теперь рассмотрим каждый из этих способов более подробно.
Никогда не выполняйте медленные или медленные рабочие листы
Здесь мы используем относительно большой источник данных. Разумеется, создание нескольких формул, ищущих значения в этой таблице, может привести к ненужной медлительности. Хотя лента будет предлагать различные функции в разных приложениях, дизайн будет выглядеть одинаково. Давайте рассмотрим небольшие улучшения в деталях.
Быстрый просмотр и вставка форматированного содержимого
В окне вы увидите только меню функций для сохранения книги, открытия шаблонов, печати или совместного использования. Разумеется, улучшена поддержка изображений. Удаление фона, размещение с окружающим контентом и новая функциональность кадра дополняются интересным предложением графических эффектов.
Способ 1: увеличение отдельных элементов
Прежде всего, рассмотрим, как увеличить отдельные элементы в таблице, то есть, строки и столбцы.
Начнем с увеличения строк.
Фильтр для сводных таблиц
Мне не хватает практического использования захвата скриншотов. Графы как таковые должны отображаться быстрее, а небольшие улучшения также обусловлены условным форматированием.
64-битные и новые бизнес-функции
Нас, обычные отдельные пользователи, скорее предпочтут поддержку 64-разрядных версий операционных систем.Иногда на одном компьютере лист печатается на одной странице, но тот же файл, напечатанный на другом компьютере, уже имеет две страницы, потому что последний столбец напечатан на другой странице. Тот факт, что вам нужно изменить параметры печати, немного раздражает вас, поэтому в этом электронном письме мы покажем вам, что делать, чтобы распечатать количество требуемых страниц. Этот эффект обусловлен тем, что у каждого принтера есть другая область печати.
Иногда требуется расширить не одну строку, а несколько строк или даже все строчки табличного массива данных, для этого выполняем следующие действия.
Сокрытие перед печатью
Чтобы установить количество страниц для печати листа. В разделе «Масштабирование» выберите параметр «Подгонка к страницам». Установите параметр «По размеру страницы», чтобы гарантировать, что распечатка всегда соответствует одной странице. Иногда, конечно, эти страницы могут быть меньше - в окне настройки страницы вы устанавливаете максимальное количество страниц. Если этот параметр установлен, все разрывы страниц не будут включены в распечатку. Тем не менее, вы можете изменить автоматические разрывы страниц в предварительном просмотре страницы.
Существует также и другой вариант расширения строк.
Теперь перейдем к вариантам увеличения табличного массива путем расширения столбцов. Как можно догадаться, эти варианты аналогичны тем, с помощью которых мы чуть ранее увеличивали высоту строчек.
Удалить неиспользуемые строки и столбцы
Иногда у вас может быть длинный стол, и вы не знаете, сколько страниц он может содержать, но вы хотели бы поместить одну страницу по вертикали. Установите параметр «По размеру страницы» при печати длинных списков. С добавлением данных в ячейки размер файла увеличивается - это очевидно.
Это когда вы сохраняете некоторые значения или вставляете формат в определенные ячейки. Вы можете легко увидеть, находятся ли такие строки или столбцы в вашем файле и насколько они существенно влияют на его размер с помощью приложения. Иногда может случиться, что мы заполним всю колонку случайно.
Как и в случае со строками, существует вариант группового увеличения ширины столбцов.
Последняя ячейка вашей таблицы также будет отмечена, и вы не хотите ее удалять, поэтому нажмите стрелку вниз. Эффект должен быть таким, как на рисунке ниже. Теперь перейдите на ленту на вкладке «Главная», кнопку «Удалить» и выберите «Удалить строки листов».
- Переместитесь в столбец, где находятся ваши данные.
- Это выберет все пустые ячейки в таблице.
Выберите ненужные пустые строки
У вас может быть несколько неиспользуемых ячеек на вашем листе, но внутри ваших данных. Например, у вас есть таблица со 100 строками данных. Вы прогнозируете, что в будущем эти данные могут быть до 000 строк. В то же время вы хотите иметь строку с суммой под данными, поэтому вы вставляете ее в номер строки. Если ничего в ячейках между строками 100 и 001 не найдено, также нет форматирования, тогда нет никаких проблем. Хуже того, если эти ячейки были отформатированы - они затем считаются заполненными и автоматически увеличивают размер файла.
Кроме того, имеется вариант увеличения столбцов путем введения их конкретной величины.
Способ 2: масштабирование на мониторе
Теперь узнаем о том, как увеличить размер таблицы путем масштабирования.
Подумайте, стоит ли хранить формат как можно большего количества пустых ячеек, или лучше не присваивать формат, если значения присутствуют. Представьте себе файл, в котором есть только простая таблица, но с большим размером. Если вы удаляете исходные данные, вы все равно видите данные в сводной таблице, и вы можете изменить их конфигурацию, пока не обновите эту сводную таблицу.
Выберите меньшее количество данных для сводной таблицы
Вы можете больше узнать об этих сводных таблицах. Если ваша исходная таблица очень большая и состоит из нескольких столбцов, подумайте, нужно ли использовать все эти столбцы в сводной таблице. Может быть, только первые 10 из них? Если это так, вы можете уменьшить размер сводной таблицы в 5 раз.
Сразу нужно отметить, что масштабировать табличный диапазон можно только на экране, а можно на печатном листе. Сначала рассмотрим первый из этих вариантов.
Выберите все столбцы при создании сводной таблицы
Выберите часть столбцов при создании сводной таблицы
Убедитесь, что в сводных таблицах используется одна и та же таблица источников. Если сводные таблицы создаются в одной и той же исходной таблице, создается только одна копия данных. Однако, если сводные таблицы построены по крайней мере из другого источника, то каждый из них выполняет отдельную копию данных, что значительно увеличивает размер файла. Вы можете использовать инструмент, который укажет, какой размер файла и как его можно улучшить.Кроме того, отображаемый на мониторе масштаб можно изменить следующим образом.
Довольно полезным является инструмент «Масштаб по выделенному» , который позволяет увеличить масштаб таблицы ровно настолько, чтобы она полностью вписалась в область окна Excel.
Как могут возникать такие ситуации?
Вот наиболее распространенные случаи. Вы создаете несколько сводных таблиц из одной исходной таблицы, но в одно время вы выбрали исходную таблицу точно, но в другой раз в исходной таблице с некоторыми дополнительными пустыми строками. Вы создаете несколько сводных таблиц из одной исходной таблицы, но в одной из сводных таблиц вам нужна информация из всех столбцов в исходной таблице, поэтому вы отмечаете всю исходную таблицу. В других случаях вам нужны только данные из первых нескольких столбцов, поэтому вы выбираете только эти несколько столбцов. Если вы используете несколько сводных таблиц, убедитесь, что это не относится к вам.
Кроме того, масштаб табличного диапазона и всего листа можно увеличить, зажав кнопку Ctrl и прокрутив колесико мышки вперед («от себя»).
Проверьте, что является источником сводной таблицы
Если это так, измените источник этих таблиц на то же и посмотрите, как уменьшается размер файла. Выберите любую ячейку в сводной таблице - вы увидите вкладку сводной таблицы в верхнем меню. В появившемся окне вы можете увидеть, что такое источник, и, возможно, изменить его так, чтобы он был таким же, как и другая сводная таблица. Перейдите на вкладку «Анализ» и выберите «Изменить источник данных». . Обратите внимание, что если у вас несколько сводных таблиц, и они используют совершенно разные исходные таблицы, то указанное выше решение не используется.
Способ 3: изменение масштаба таблицы на печати
Теперь давайте посмотрим, как изменить реальный размер табличного диапазона, то есть, его размер на печати.
Объем данных, отображаемых в сводной таблице
Как вы знаете из предыдущих абзацев, создание сводной таблицы уже увеличивает размер файла. Однако, если вы начинаете вставлять данные в сводную таблицу, размер файла растет еще больше. Это связано с тем, что заполняется только одна ячейка, она, естественно, увеличивает объем информации, хранящейся в файле.
Сводная таблица, отображающая множество данных
Подумайте, не содержит ли ваша сводная таблица много данных, и если да, должны ли все эти данные быть видимыми или вы можете применить фильтры к таблице, чтобы ограничить объем отображаемой информации.
Отключить «Сохранить исходные данные с файлом»
Каждая сводная таблица включена по умолчанию для сохранения исходных данных в файл. Вы можете найти его, щелкнув правой кнопкой мыши на сводной таблице и выбрав «Параметры сводной таблицы». Перейдите на вкладку «Данные» и найдите ее там.Изменить масштаб таблицы при печати можно и другим путем.
Как видим, увеличить таблицу в Excel можно разными способами. Да и под самим понятием увеличения табличного диапазона могут иметься в виду совершенно разные вещи: расширение размеров его элементов, увеличение масштаба на экране, увеличение масштаба на печати. В зависимости от того, что пользователю в данный момент нужно, он и должен выбрать конкретный вариант действий.
Щелкните правой кнопкой мыши на сводной таблице
Вкладка «Данные» в параметрах сводной таблицы
Отключение этой опции приводит к некоторым незначительным неудобствам. Любые операции, которые меняют что-то в этой таблице, невозможны. При обновлении сводная таблица снова добавляется к данным, и вы обычно можете ее использовать снова.Когда файл закрыт, данные не сохраняются вместе с сводной таблицей, поэтому при его повторном открытии вам необходимо обновить эту таблицу. Чтобы каждый раз не выполнять обновление вручную, вы можете выбрать параметр «Обновить данные» при открытии файла и пользоваться полностью функциональной сводной таблицей и меньшим размером файла.
Когда вы создаете документы для печати (например, отчеты, счета, накладные и т.д.) – важно настроить их так, чтобы распечатанный лист выглядел корректно, удобно и логично. Какие можно делать настройки рабочего листа – я расскажу в этом посте.
Большинство настроек можно сделать в окне «Параметры страницы ». Его вызывают, нажав на пиктограмму в углу ленточного блока Разметка страницы – Параметры страницы .
Удаление исходных данных сводной таблицы
Это решение может не понравиться людям, чьи сводные таблицы используют такие большие исходные таблицы, которые обновляются каждый раз за секунды и громоздки. Редко, однако, такие таблицы. Если вам не нужно больше исходных данных, и вам нужно всего лишь создать сводную таблицу, вы можете ее удалить - вы сохраняете в 2 раза больше места, чем вы делали с данными, хранящимися в сводной таблице.
Попробуйте сохранить его в другом формате, чем оригинал. Не всегда размер графического изображения будет уменьшаться - это зависит от исходного формата этой графики. Изображения могут занимать много места. В результате его размер может уменьшаться.
- Перейдите на вкладку «Файл».
- Выберите «Сохранить как».
- Подтвердить.
Пиктограмма «Параметры страницы»
Ориентация страницы в Excel
В зависимости от формы данных на листе, вы можете выбирать книжную (вертикальную) или альбомную (горизонтальную) ориентацию. Сделать это можно такими способами:
- Выполните ленточную команду Разметка страница – Параметры страницы – Ориентация . В открывшемся меню выберите один из двух вариантов
- Выполните Файл – Печать , в окне настройки печати так же можно выбрать ориентацию
Обратите внимание, что попытка распечатать все столбцы в таблице не увенчалась успехом. Просмотр распечатки данных - стр. 1. Нет повторных заголовков - стр. 2. Чтобы изменить это состояние, выберите область печати, а затем на вкладке «Макет страницы» в группе «Параметры страницы» выберите параметр «Установить область печати».
Следующим шагом будет выбор параметров печати. Для этого на вкладке «Макет страницы» группы «Параметры страницы» щелкните по нижнему правому символу. Расположение настроек печати. Подгонка страницы к определенному размеру. Повторение головы. После принятия количество страниц, которые будут напечатаны, будет уменьшено, а заголовки будут напечатаны на каждой странице.
Настройка ориентации листа
- В диалоговом окне «Параметры страницы » на вкладке «Страница », блок «Ориентация » — выберите нужный переключатель
Ориентация в окне «Параметры страницы»
Каждый из перечисленных способов изменит ориентацию активного листа, или всех выделенных листов.
Как изменить размер страницы в Эксель
Хотя большинство принтеров печатают на листах А4 (21,59 см х 27,94 см), вам может понадобиться изменить размер печатного листа. Например, вы готовите презентацию на листе А1, или печатаете фирменные конверты соответствующих размеров. Чтобы изменить размеры листа, можно:
- Воспользоваться командой Разметка страница – Параметры страницы – Размер .
Изменение размера листа в Excel
- Выполнить Файл – Печать и выбрать нужный размер
- В окне «Параметры страницы » выбрать из списка «Размер бумаги »
Настраиваем поля в Excel
Поля в Эксель – это пустые области страницы между краем листа и границей ячеек. Чтобы настроить поля, есть несколько способов:
- Выполнить ленточную команду Разметка страница – Параметры страницы – Поля . Откроется меню для выбора одного из вариантов полей. Кроме того, вы можете нажать «Настраиваемые поля… », чтобы установить размеры вручную
Настройка полей в Эксель
- Выполните Файл – Печать , в соответствующем разделе есть аналогичное меню
- Вызовите окно «Параметры страницы » и перейдите на вкладку «Поля » для точной настройки. Здесь вы сможете вручную указать размеры левого, правого, верхнего и нижнего полей, а так же, колонтитулы. Здесь же можно отцентрировать рабочую область относительно полей, установив соответствующие галочки (на миниатюре в центре листа будет указано новое положение).
Добавляем колонтитулы в Excel
Колонтитулы – это информационные области сверху и снизу страницы на полях. Колонтитулы повторяются на каждой печатной странице, в них записывают вспомогательную информацию: номер страницы, имя автора, название отчета и др. Сверху и снизу страницы есть по три поля для колонтитулов (левое, центральное и правое).
Колонтитулы в Майкрософт Эксель
Да вставки колонтитулов – перейдите в , т.к. здесь явно выделены области колонтитулов. Кликните внутри одного из колонтитулов и напишите информативный текст. При этом, появляется ленточная вкладка «Работа с колонтитулами », которая содержит дополнительные команды.
Так, можно вставить автоматический колонтитул , который будет указывать номер текущей страницы, количество страниц на листе, имя файла и др. Чтобы вставить автоматический элемент – выберите его на ленте: Работа с колонитулами – Конструктор – Элементы колонтитулов . Эти элементы можно сочетать друг с другом и с произвольным текстом. Для вставки — установите курсор в поле колонтитула и кликните на иконку в группе «Элементы колонтитулов» (см. рисунок).
На вкладке «Конструктор» можно задать дополнительные параметры для колонитулов:
- Особый колонтитул для первой страницы – колонитулы первой страницы не повторяются на остальных страницах. Удобно, если первая страница — титульная.
- Разные колонтитулы для четных и нечетных страниц – подходит для нумерации страниц при печати буклета
- Изменять масштаб вместе с документом – установка включена по умолчанию, колонтитулы масштабируются так же, как и вся страница. Рекомендую держать этот параметр включённым, чтобы обеспечить целостность компоновки листа
- Выровнять относительно полей страницы – левый и правый колонтитулы выровнены по соответствующим границам полей. Этот параметр так же установлен по умолчанию, изменять его нет особого смысла.
Колонтитулы – удобный инструмент для придания последнего штриха своей работе. Наличие качественных, информативных колонтитулов – это признак профессионализма исполнителя.
Вставляем разрыв страницы в Excel
Если вам нужно в каком-то месте листа вставить принудительный разрыв страницы, установите курсор в ячейку справа ниже места разрыва и выполните ленточную команду Разметка страницы – Параметры страницы – Разрывы – Вставить разрыв страницы . Например, чтобы вставить разрыв после столбца D и строки №10, выделите ячейку E11 и выполняйте приведенную команду.
Вставка разрыва страницы
Чтобы удалить разрыв – есть обратная команда: команду Разметка страницы – Параметры страницы – Разрывы – Удалить разрыв страницы . Чтобы удалить все разрывы, созданные вручную, есть команда Разметка страницы – Параметры страницы – Разрывы – Сброс разрывов страниц .
После вставки разрыва, на листе появятся разделители страниц. В они принимают вид синих рамок, перетаскивая которые, можно изменять печатные границы страниц.
Добавляем заголовок в Excel
Когда вы печатаете большие таблицы, нужно, чтобы шапка таблицы повторялась на каждой странице. Если вы использовали , то при печати эта функция никак не скажется на шапке, она будет напечатана лишь на первой странице.
Чтобы ячейки повторялись на каждой печатной странице, выполните ленточную команду Разметка страницы – Параметры страницы – Печатать заголовки . Откроется окно «Параметры страницы », вкладка «Лист ». В этом окне, в полях «Сквозные строки » и «Сквозные столбцы » укажите ссылки на строки и столбцы для повторения на каждом листе. Учтите, выделенные ячейки не будут физически присутствовать на каждой странице, а только повторятся при печати.
Добавление заголовков в Эксель
Настраиваем в Excel масштаб печати
Иногда информацию на листе не получается разместить компактно, чтобы она помещалась в нужное количество страниц. Не всегда удобно подбирать ширину столбцов и высоту строк, чтобы получить хорошо скомпонованный лист. Куда удобнее изменить масштаб печати (не путать с масштабом отображения). Используя эту опцию, вы изменяете масштаб ваших данных на печатной страничке.
Для изменения масштаба печати, используйте ленточные команды Разметка страницы – Вписать . Можно задать масштаб вручную с помощью счетчика «Масштаб», но гораздо легче и быстрее использовать раскрывающиеся списки «Ширина » и «Высота ». Благодаря им, вы можете задать какое количество листов по ширине и высоте у вас будет. Например, чтобы вписать данные в одну страницу по ширине, установите: Ширина – 1 страница ; Высота – Авто .
Масштаб печати в Эксель
Сокрытие перед печатью
Если какие-то данные печатать не нужно, их можно просто скрыть. Например, содержащие техническую информацию, оставляйте только значимые данные. Чаще всего, отчёты не должны содержать подробности расчетов, а лишь отображать их результаты и выводы, наталкивая на определенные управленческие решения.
Еще можно сделать непечатаемыми объекты. Для этого выделите его и нажмите правой кнопкой мыши на рамке объекта. В контекстном меню выберите «Формат… ». В открывшемся диалоговом окне в группе «Свойства» снимите флажок Выводить объект на печать .
Настройка печати объектов Эксель
Представления в Excel
Если вы используете один документ с различной компоновкой отображения, вам приходится часто изменять одни и те же параметры отображения и форматирования. Например, вы ежедневно обновляете исходные данные и расчёты, которые потом скрываете при печати. Вместо этого, можно создать несколько представлений одного и того же листа, после чего изменение отображения занимает пару секунд и несколько кликов.
То есть, представления в Эксель – это сохранённые настройки форматирования и отображения, которые можно в любой момент применить, вместо того, чтобы делать это вручную. Программа сохраняет следующие настройки форматирования в представлениях:
- рабочего листа
- Настройки рабочих листов для печати
- и положение курсора
- Закрепленные области
После того, как вы сделаете все перечисленные настройки, выполните команду Вид – Режимы просмотра книги – Представления – Добавить . В открывшемся окне «Добавление представления» задайте имя нового представления и сделайте выбор в предложенных уточнениях. Нажмите «ОК », и представление создано!
Добавление представления в Эксель
В будущем, чтобы применить к книге сохраненное представление, выполните Вид – Режимы просмотра книги – Представления , выберите в списке нужное представление и нажмите «Применить ». К сожалению, представления не работают, если на листе есть , это ограничивает использование инструмента.
Вот такие настройки листов можно и нужно делать при подготовке к печати (и не только). Настройте рабочие книги правильно, чтобы отчеты выглядели идеально. Даже самые качественные расчеты выглядят скучно и бесполезно, если они не отформатированы и не подготовлены к печати. Даже если вы рассылаете отчеты по почте, скорее всего руководитель захочет их распечатать. Поэтому, я рекомендую готовить к печати каждый лист отчета, независимо от способа передачи на рассмотрение!
Друзья, если вам остались непонятны какие-то детали по материалам поста, задавайте вопросы в комментариях. И не забудьте подписаться на обновления , становитесь профессионалами вместе с сайтом ! Всегда Ваш, Александр Томм
18 комментариев
Владимир, можно попробовать вставить подписи в колонтитулы, но получится не очень. Либо же, решить задачу с помощью VBA, но лучшим выходом будет все же контролировать глазами передпечатью
Здравствуйте, какое решение можно найти для следующего случая? Есть большая таблица (более 3 листов) и есть в конце подписи должностных лиц. При печати выводится не вся таблица, а ее сегмент неопределенной заранее длинны. Может меньше страницы, а может более 2-х. При этом подписи так же должны быть. Но раз длина не определена заранее, то может получиться ситуация, когда подписи окажутся на разных страницах. Если поставить принудительный разрыв, то может получиться что в таблице одна строка, а подписи на другой странице, что тоже неприглядно. Возможно ли автоматическое решение, без вмешательства оператора при каждой печати? Заранее благодарен