В этом посте я хочу рассказать о способах копирования и переноса ячеек в Microsoft Excel. Многие пользователи умеют копировать ячейки, но не все пользуются расширенными возможностями программы. Я рекомендую вам внимательно прочитать этот пост и потренироваться в выполнении всех процедур, описанных здесь. Это сэкономит вам огромное количество времени в будущем.
Только один неверный клик, короткое замыкание или разрушительная хакерская атака, даже важное содержание жесткого диска теряется навсегда. Те, кто хочет предотвратить это, регулярно резервируют свои данные с помощью резервных копий. Первый метод, который пользователи могут выполнять вручную. Но тогда вам нужно регулярно обновлять резервную копию, - предупреждает Шлютер. Если резервное копирование произойдет автоматически, эксперт рекомендует программы резервного копирования: «Здесь у пользователя есть возможность установить регулярные моменты, когда необходимо выполнить резервное копирование данных».
Сначала разберемся с принципами копирования и переноса информации, а потом углубимся в практику.
И так, чтобы скопировать одну или несколько ячеек – выделите их и выполните операцию копирования. Скопированный диапазон будет выделен «бегающей» рамкой, а данные из него – перемещены в буферы обмена Windows и Office. Установите курсор в ячейку для вставки и выполните операцию «Вставка». Информация из буфера обмена будет помещена в новое место. При вставке массива – выделите ту клетку, в которой будет располагаться его верхняя левая ячейка . Если в ячейках для вставки уже есть данные – Эксель заменит их на новые без дополнительных уведомлений.
Последние технологии не лучший выбор
У нового даже встроено автоматическое резервное копирование данных: его можно найти в меню «Система и безопасность» в качестве «истории версий файлов». Выбор носителя для резервного копирования велик. Поскольку в последние годы цены резко упали, сегодня пользователи получают относительно большой объем хранения за небольшие деньги.
Защита важных и ценных данных
Выбор данных для резервного копирования зависит от вас. «Пользователи должны создавать резервные копии всех важных для них данных, и их трудно вернуть», - советует Варентхестер Шлютер.Если вы выполняете копирование – исходные данные сохраняются, перемещение – удаляются. А теперь давайте рассмотрим все способы копирования и переноса данных, которые предлагает нам Эксель.
Копирование с помощью горячих клавиш
Этот способ – самый простой и привычный, наверное, для всех. Клавиши копирования и вставки совпадают с общепринятыми в приложениях для Windows:
К ним относятся фотографии, видеоролики и музыкальная коллекция, а также важные персональные данные, такие как налоговая декларация. «Для студентов это важный тезис, а для деловых людей - переписка с клиентами или партнерами». Федеральное ведомство по информационной безопасности также рекомендует сохранять конфигурацию программ: это означает, что пользователям не нужно многократно переустанавливать настройки, которые они выбрали в приложениях. Файлы конфигурации обычно можно найти в каталоге соответствующих программ.
Многие приложения, такие как браузеры, также предлагают функцию экспорта. Те, кто хочет быть в безопасности, всегда имеют больше, чем просто резервную копию: «Лучше всего сделать две копии, которые хранятся в разных местах», - рекомендует Андреа Хенгер. Один из них идеально расположен за пределами ваших собственных четырех стен, так что друзья или в шкафчике банка. Это защищает данные от пожаров или всплесков труб.
- Ctrl+C – копировать выделенный диапазон
- Ctrl+X – вырезать выделенный диапазон
- Ctrl+V – вставить без удаления из буфера обмена
- Enter – вставить и удалить из буфера обмена
Например, если нужно скопировать массив А1:А20 в ячейки С1:С20 – выделите его и нажмите Ctrl+C (при перемещении – Ctrl+X ). Установите курсор в ячейку C1 и нажмите Ctrl+V . Информация будет вставлена и останется в буфере обмена, можно делать повторную вставку в другом месте. Если вместо Ctrl+V нажать «Ввод » — данные тоже будут вставлены, но пропадут из буфера обмена, исчезнет «бегающее» выделение.
Функциональное копирование смежных диапазонов ячеек
Чтобы избежать неприятных сюрпризов в случае сомнений, пользователи должны регулярно проверять резервные копии. В частности, с программным обеспечением резервного копирования рекомендуется попробовать импортировать резервные копии данных один раз. Как правило, большинство проблем происходит здесь, предупреждает Кристиан Шлютер. Кроме того, пользователи должны знать, что диск не существует навсегда: «Невозможно повредить замену носителей информации более современной моделью каждые несколько лет».
Копирование с помощью контекстного меню
Команды копирования, вырезания и вставки есть и в контекстном меню рабочего листа Excel. Чтобы скопировать диапазон — выделите его и кликните правой кнопкой мыши внутри выделения. В контекстном меню выберите «Копировать » или «Вырезать «. Аналогично, для вставки скопированной информации, в ячейке для вставки вызовите контекстное меню и выберите «Вставить » (либо переместите туда курсор и нажмите Enter ).
Примеры копирования данных стандартными средствами Excel
Следующая ситуация может показаться знакомой: случайно мы удалили очень важный файл, к сожалению, у нас нет никакой резервной копии. Файл был полностью потерян, что может быть очень неприятно. Однако этот случай может иметь серьезные последствия, когда это не только небольшой файл, но и большой объем данных, особенно для компаний и крупных предприятий. Поэтому, как для делового сектора, так и для частных пользователей, резервное копирование имеет важное значение.
Резервные копии: ключ к защите информации
Базы данных играют фундаментальную роль в организации процессов веб-хостинга и представляют собой существенное решение для управления бизнес-программным обеспечением. Таким образом, функциональность веб-страницы будет зависеть от доступности и целостности хранимой информации. В этом типе систем обмен данными работает даже в противоположном направлении, позволяя пользователям хранить или сохранять файлы.
Команды копирования в контекстном меню Эксель
Копирование с помощью команд ленты
Те же действия можно выполнить и с помощью команд ленты:
- Копирование: Главная – Буфер обмена – Копировать
- Вырезание: Главная – Буфер обмена – Вырезать
- Вставка: Главная – Буфер обмена – Вставить
Для многих веб-проектов необходимо обращаться к большим базам данных с помощью разных языков программирования; для достижения, например, правильной визуализации веб-страницы. Потеря информации в базе данных может привести к неприятным последствиям; Недостатки веб-сайта, неправильная визуализация содержимого, сбои приложений, а в худшем случае информация клиентов может полностью исчезнуть. Этот тип случая может вызвать накопление дополнительной работы, потому что, безусловно, вам придется иметь дело с неудовлетворенными клиентами и в будущем, снова работать, чтобы восстановить свою уверенность.
Последняя команда из перечисленных – комбинированная и дополнительные опции вставки:
- Вставить – вставить ячейку полностью (значения, формулы, форматы ячейки и текста, проверка условий)
- Формулы – вставить только формулы или значения
- Формулы и форматы чисел – числа, значения с форматом числа как в источнике
- Сохранить исходное форматирование – вставить значения, формулы, форматы ячейки и текста
- Без рамок – все значения и форматы, кроме рамок
- Сохранить ширину столбцов оригинала – вставить значения, формулы, форматы, установить ширину столбца, как у исходного
- Транспонировать – при вставке повернуть таблицу так, чтобы строки стали столбцами, а столбцы – строками
- Значения – вставить только значения или результаты вычисления формул
- Значения и форматы чисел – формулы заменяются на результаты их вычислений в исходном формате чисел
- Значения и исходное форматирование формулы заменяются на результаты их вычислений в исходном формате чисел и ячейки
- Форматирование – только исходный формат, без данных
- Вставить связь – вставляет формулу, ссылающуюся на скопированную ячейку
- Рисунок – вставляет выделенный диапазон, как объект «Изображение»
- Связанный рисунок – Вставляет массив, как изображение. При изменении ячейки-источника – изображение так же изменяется.
Все перечисленные команды являются инструментами «Специальной вставки ».
Наиболее распространенная причина потери данных не относится к внешним атакам. Напротив, это обычно является результатом внутреннего технического сбоя или просто ошибки пользователя. Поэтому даже самое мощное программное обеспечение безопасности не может защитить или отменить потерю информации; единственное, что может предотвратить это, - это резервные копии.
Чтобы избежать полной потери нашей информации, необходимо сделать резервные копии на внешних носителях. В этих копиях, также называемых резервными копиями, информация остается неизменной до момента сохранения новых файлов. На этом этапе вы должны различать онлайн-и автономные резервные копии. Онлайн-копии создаются без необходимости перезапуска базы данных. Во время процесса хранения резервная копия распознает сделанные изменения и автоматически восстанавливает файлы через соединение. В случае необходимости закрыть базу данных для создания резервной копии, это автономная копия.
Копирование перетягиванием в Эксель
Этот способ – самый быстрый и наименее гибкий. Выделите массив для копирования и наведите мышью на одну из его границ. Курсор примет вид четырёхнаправленной стрелки. Хватайте мышью и тяните ячейки туда, куда хотите их переместить.
Чтобы скопировать массив – при перетягивании зажмите Ctrl . Курсор из четырехнаправленного превратится в стрелку со знаком «+».
Перемещение и копирование ячеек с помощью мыши
Последнее особенно просто сделать, но имеет тот недостаток, что приложения и веб-страницы, которые зависят от базы данных, не будут доступны во время создания резервной копии. Поэтому они должны выполняться ночью или во время низкого трафика. Помимо онлайн-и автономных резервных копий, их можно классифицировать по трем дополнительным типам.
Копирование с помощью контекстного меню
Полное резервное копирование: как следует из названия, этот тип резервной копии копирует все данные. Основным недостатком является то, что, хотя у вас всегда будет вся информация, для каждой копии потребуется большая емкость дискового пространства. Дифференциальные резервные копии: этот тип резервной копии сначала создает полную резервную копию. Он отличается от предыдущей тем, что хранит только те файлы, которые подверглись некоторым изменениям или обновлениям, что экономит некоторое пространство на диске. Для восстановления вам нужна последняя полная резервная копия и, кроме того, последняя дифференциальная резервная копия. Инкрементное резервное копирование: с добавочной резервной копией, в дополнение к тем файлам, которые хранятся с полной резервной копией, эти данные, измененные или добавленные позже, будут сохранены. В отличие от дифференциальных резервных копий, инкрементное резервное копирование всегда основывается на последней сделанной копии. Поэтому каждый файл будет копироваться только один раз, поэтому он сохраняет пространство для хранения. Для восстановления потребуются все резервные копии, от полной резервной копии до требуемой точки восстановления. Для восстановления потребуется только резервная копия. . Выбор наиболее подходящего метода защиты будет зависеть от индивидуальных потребностей каждого пользователя или компании.
Копирование автозаполнением
Работу автозаполнения я уже описывал в посте « ». Здесь лишь немного напомню и дополню. Если нужно скопировать данные или формулы в смежные ячейки – выделите ячейку для копирования найдите маленький квадратик (маркер автозаполнения) в правом нижнем углу клетку. Тяните за него, чтобы заполнить смежные клетки аналогичными формулами или скопировать информацию.
Вспомогательные инструменты для вставки данных
Помните, что приказ делать резервное копирование время от времени не должен быть вариантом для экономии места на диске. Важно обратить особое внимание на внешние носители информации; Они должны храниться в безопасном месте, чтобы предотвратить кражу или пожар. Кроме того, хранящаяся информация должна быть зашифрована, чтобы она не могла использоваться недобросовестными людьми в случае кражи.
Это создает резервные копии
После того, как вы выбрали тип резервного копирования, который наилучшим образом соответствует вашим потребностям, вы должны выбрать метод приложения. Однако не все провайдеры разрешают доступ к этой функции, которая распознается как самый быстрый способ создания резервных копий.
Защита информации из базы данных: приоритет
Однако для создания резервных копий не существует отдельной функции. . В онлайн-мире веб-серверы получают доступ к ним для получения необходимой информации для работы и отображения веб-сайта.
Маркер автозаполнения
Есть еще один способ – команда «Заполнить ». Выделите массив для заполнения так, чтобы ячейка для копирования стояла первой в направлении заполнения. Выполните одну из команд, в зависимости от направления заполнения:
Перемещение и копирование только содержимого ячейки
В силу своей важности защита систем баз данных должна быть приоритетной и должна иметь необходимые меры безопасности. С одной стороны, важно предотвращать внешние атаки, а с другой - избегать потери информации в результате технических сбоев или ошибок пользователя. Создание резервных копий на регулярной основе предотвращает и гарантирует защиту долгосрочных данных и информации.
Перед регистрацией на сервере необходимо выполнить процесс аутентификации, который обычно использует стандартную форму пользователя и пароль. Чтобы минимизировать риск потери данных, вам необходимо регулярно обновлять свои базы данных, принимая во внимание изменения, применяемые к вашим данным. Рекомендуется проверять резервные копии, произвольно восстанавливая файлы резервных копий в тестовую среду и проверяя, что файлы не повреждены.
- Главная – Редактирование – Заполнить вниз
- Главная – Редактирование – Заполнить вправо
- Главная – Редактирование – Заполнить вверх
- Главная – Редактирование – Заполнить влево
Все выделенные ячейки будут заполнены данными или формулами из исходной.
Вот я и перечислил основные способы копирования и вставки, а в следующем посте мы рассмотрим , знание которых будет очень полезно всем. Рекомендую изучить эту информацию, и взять на вооружение.
Перед планированием задания резервного копирования вам необходимо оценить, сколько дискового пространства будет использовано при полной резервной копии базы данных. Кроме того, вы должны иметь первоначальную оценку увеличения размера базы данных, потому что, когда она будет увеличена, для полного резервного копирования потребуется больше места для хранения.
Лучше всего сначала оценить, когда требуется пространство на диске для полной резервной копии. Операция резервного копирования копирует данные в базу данных в файл резервной копии, она содержит только пространство данных, которое используется только в его базе данных, а не в том, которое не используется. Обычно это меньше размера базы данных.
Копировать данные в Excel можно с помощью стандартных системных средств: контекстное меню, перетягивание курсора Excel мышкой (за квадратик), комбинация клавиш CTRL+C. А можно воспользоваться удобным инструментом «Буфер обмена». В чем разница?
Копирование стандартными средствами – это возможность скопировать только один выделенный элемент (диапазон ячеек, диаграмма, таблица и т.п.). Стандартный метод позволяет перенести содержимое данных не только в приделах программ входящих в пакет MS Office, но и в другие Windows программы.
В качестве администратора базы данных вы должны убедиться, что каждая база данных выполнена успешно и своевременно. Но в случае больших баз данных требуется много времени для завершения процесса резервного копирования, у вас недостаточно места для завершения резервного копирования через сеть или резервный носитель.
Что необходимо сделать для обеспечения полной резервной копии базы данных вовремя в таких случаях?
Одна из возможных идей по устранению проблем пространства и времени с резервными копиями базы данных состоит в том, чтобы разделить резервную копию на несколько файлов и сократить время, необходимое для резервного копирования и использования пространства, доступного на нескольких устройствах. Что ускоряет этот процесс, так это то, что вы имеете возможность одновременно записывать несколько файлов и, следовательно, разделять рабочую нагрузку с помощью нескольких потоков, а также иметь меньшие файлы, которые можно перемещать по сети или скопирован на резервный носитель.
Инструмент «Буфер обмена» позволяет выделять в памяти программы до 24-х мест временного хранения содержимого данных. Таким образом, вы можете поместить в оперативную память 24 совершенно не связанных между собой элементов. Кроме того буфер обмена позволяет управлять содержимым хранилища оперативной памяти. Работа с буфером обмена ограничена в рамках программ пакета MS Office.
Нельзя вложиться в рамки одного урока, чтобы описать возможности копирования в программе Excel. Это одна из наиболее часто используемых функций в процессе работы. Сначала рассмотрим возможности перемещения данных в Excel стандартными системными средствами, а дальше оценим преимущества удобного инструмента «Буфер обмена».
Примеры копирования данных стандартными средствами Excel
Для наглядного примера рассмотрим копирование диапазонов данных.
Примечание. Другие элементы данных (диаграммы, таблицы, фигуры и т.п.) копируются аналогичным способом.
Чтобы легко освоить материал данный урок состоит из практических заданий.
Как копировать таблицу в Excel?
Копировать выделенные ячейки в Excel можно несколькими способами. Создайте таблицу, так как показано на рисунке, а в ячейку C2 добавьте примечание.
Очень важно чтобы форматы ячеек отличались в исходной таблице. Содержимое ячеек не имеет значения за исключением наличия примечания.
Переместим данные диапазона B2:C3 в F3:G4.
Задание 1. Выделите диапазон B2:C3.
Перейдите на закладку инструментов «Главная» выберите «Копировать». Перейдите в ячейку F3 и нажмите на инструмент «Главная»-«Вставить».
Задание 2. Выделите диапазон ячеек B2:C3. Нажмите комбинацию клавиш CTRL+C и перейдите курсором на ячейку F3. После чего нажмите комбинацию клавиш CTRL+V.
Задание 3. По предварительно выделенному диапазону B2:C3 щелкните правой кнопкой мышки. Из появившегося контекстного меню выберите опцию «Копировать». Теперь щелкните правой кнопкой мышки по ячейке F3 и щелкните по опции контекстного меню «Вставить скопированные ячейки». Далее нажмите «ОК».
Задание 4. По-прежнему выделяем B2:C3. Далее наведите курсор мышки на рамку выделенного диапазона. Нажмите клавишу CTRL на клавиатуре. Возле курсора мышки появится значок «+». Удерживая левую клавишу мышки и клавишу CTRL, перетащите диапазон, расположив его по необходимому адресу (F3:G4). Отпустите сначала клавишу мышки, а потом CTRL.
Примечание. Если выполнить данную операцию без нажатия клавиши CTRL то данные не скопируются, а просто переместятся.
Функциональное копирование смежных диапазонов ячеек
Теперь копируем смежный диапазон с нижней гранью. Для этого выделяем диапазон A4:D4. Наведите указатель на точку в нижнем правом углу курсора Excel и стрелка примет вид жирного плюса «+». Теперь удерживая левую клавишу мышки, смещаем указатель на одну ячейку вниз.
Такой способ особенно эффективен для копирования формулы. Одна и та же формула каждый раз автоматически меняет адрес относительных ссылок. Более детально этот способ будет рассмотрен на следующих уроках по работе с функциями и формулами.
Примечание. Аналогичным способом можно скопировать столбец таблицы в смежный диапазон со стороны правой вертикальной грани. Соответственно курсор нужно смещать не вниз, а вправо.
Вспомогательные инструменты для вставки данных
Обратите внимание. При выполнении задания 1 и 2 после вставки рядом появляется вспомогательный инструмент со значком и тестом (Ctrl). Если кликнуть по нему или нажать на клавиатуре CTRL, то высветится меню для настройки параметров вставки. Например, можно вставить только формат или только их значения.
Примечание. Если данный инструмент для вас не является вспомогательным, а скорее раздражительным, то его можно отключить. Для этого зайдите в настройки программы: «Файл»-«Параметры»-«Дополнительно»-«Вырезание, копирование и вставка». Там же уберите галочку напротив «Отображать кнопку параметров вставки при вставке содержимого».
Инструмент «Формат по образцу»
Чтобы копировать формат ячейки в Excel нужно использовать инструмент «Формат по образцу» предназначен для копирования только оформления ячеек без их значений. Принцип работы этого инструмента прост. Программой выделяется место для временного хранения в оперативной памяти только форматов без значений. Это очень удобно, когда нужно скопировать оформление и сохранить при этом значения данных.
Чтобы воспользоваться данным инструментом выделяем область формата таблицы A1:D4. Дальше надо нажать «Главная»-«Формат по образцу». Курсор мышки примет значок инструмента. После чего следует щелкнуть по ячейке B7 для вставки. Как видите, переместились только форматы без значений.
Если после выделения диапазона A1:D4 сделать двойной щелчок по инструменту «Формат по образцу», то это действие позволяет зафиксировать нажатие кнопки. Теперь можно несколько раз щелкать по разным ячейкам для вставки формата в несмежные диапазоны по одному клику.
На следующем уроке рассмотрим преимущества инструмента «Буфер обмена».