Операции с таблицами в word. Введение в специальность

Работа с таблицами в MS Word

Одна из сильных сторон программы MS Word – это работа с таблицами. Таблицы используются очень часто при создании самых различных документов, причем не только как таблицы, но и как каркас для размещения фрагментов текста на странице. Давайте разберемся, что же такое таблица и как с ней работать.

Таблица состоит из ячеек, которые могут быть заполнены текстом или графикой. Ячейки составляют строки и столбцы таблицы. Команды для работы с таблицами находится в меню Таблица и на панели Таблицы и границы .

style="width:347.3pt;margin-left:19.6pt;border-collapse:collapse;border:none">

Щелкните левый край ячейки (когда появится стрелочка).

Щелкните документ слева от строки

Щелкните линию сетки сверху столбца или его границу.

Ячейки, строки или столбцы

Переместите указатель при нажатой кнопке мыши через ячейку, строку или столбец.

Щелкните маркер перемещения таблицы

Чтобы удалить ячейку, строку или столбец:

1. Выделите то, что подлежит удалению.

2. Выполните команду Таблица Удалить Столбцы (Строки или Ячейки) , в зависимости от того, что вы собираетесь удалять.

Чтобы добавить ячейки, строки или столбцы:

1. Выделите в таблице такое же количество ячеек, строк или столбцов, сколько необходимо вставить.

2. Выполните команду Таблица Добавить , а затем - необходимый параметр.

Чтобы объединить несколько ячеек, строк или столбцов:

1. Выделите ячейки, строки или столбцы, подлежащие объединению.

2. Выполните команду Таблица Объединить ячейки .

Форматирование таблицы:

Также в программе MS Word существует возможность сортировки элементов таблицы в алфавитном или числовом порядке, а также по датам.

Чтобы выполнить сортировку, необходимо выполнить следующее:

Выделите список или таблицу, которые требуется отсортировать. Выберите команду Сортировка в меню Таблица . Выберите нужные параметры сортировки.

Вставка формул

Для запуска редактора формул выполните команду Вставка/Объект/Создание/Тип объекта: Microsoft Equation 3.0. После запуска Microsoft Equation 3.0 изменится внешний вид программы Word. На экране появится окно для ввода формулы.

Все панели инструментов Word удаляются, и выводится панель инструментов Редактора формул. При наборе формулы на панели выбирается символ или заполняется нужный шаблон.

Практика

Задание 1:

Создайте таблицу 7 хстолбцов и 15 строк); Объедините необходимые ячейки; Заполните таблицу; В первом столбце поменяйте направление текста. Измените форматирование текста; Измените обрамление (границы) в таблице; Измените заливку ячеек в таблице; Во всей таблице вертикальное и горизонтальное выравнивание текста необходимо сделать по центру.

Тема 7 Работа с таблицами в текстовом редакторе MS Word

Таблицы, создаваемые в,WORD, отличаются от таблиц EXCEL тем, что они являются средством форматирования документов, а не инструментом для хранения данных и выполнения над ними сложных вычислений. Таблица – это своеобразный инструмент для отображения фактической и численной информации, обладающей упорядоченностью и наглядностью представления информации. Таблиц характерна корреляция информации, находящейся в столбцах и строках. Заголовки строк и столбцов являются метками данных, которые впоследствии становятся необходимыми для идентификации различных элементов диаграммы.

Наиболее простым способом создания таблиц является использование инструмента «Нарисовать таблицу» . Алгоритм использования инструмента следующий:

1 На панели инструментов «Стандартная» щелкнуть по кнопке «Таблицы и границы» .

2 Установить курсор (в виде карандаша) в то место, где будет создаваться таблица.

3 Перемещать курсор вниз и направо до тех пор, пока не будет отрисована рамка с требуемыми внешними границами.

4 Нарисовать внутренние вертикальные и горизонтальные линии, обеспечивающие требуемое количество столбцов и строк.

Создание таблицы унифицированного вида происходит по алгоритму:

1 Установить курсор в любом месте таблицы.

2 Выполнить команду Таблица/ Автоформат.

3 В списке «Форматы» выбрать подходящий тип для данной таблицы.

4 В секции «Использовать» установить флажки опций, которые должны быть использованы в таблице.

5 В секции «Изменить оформление» установить флажки опций специального форматирования.

6 Щелкнуть по кнопке ОК.

Для работы с таблицами используется специальное меню «Таблица» или кнопка «Вставить таблицу» на панели «Стандартная». Алгоритм вставки таблицы следующий:

1 Установить курсор в ту позицию документа, где будет размещаться таблица.

2 Щелкнуть по кнопке «Вставить таблицу».

3 Перетаскивая курсор мыши при нажатой левой кнопке, указать требуемое количество строк и столбцов.

4 Задать размер страницы и ориентацию листа.

5 Указать количество вертикальных и горизонтальных ячеек.

Пользователи, предпочитающие пользоваться клавиатурой при создании документов с таблицами, могут создавать таблицу с помощью заданной последовательности символов «+» и «-».

В этом случае если включен флажок автозамены «применять при вводе к таблицам», WORD вставляет в документ одну строку таблицы, в которой ширина каждой ячейки соответствует количеству проставленных черточек.

При форматировании таблицы можно выполнять следующие действия:

Растягивать таблицы по ширине при помощи команды Таблица/ Высота и ширина ячейки;

Изменить размер столбца или строки можно путем перетаскивания соответствующих маркеров. Маркер столбца – серый прямоугольник на горизонтальной линейке. Маркер строки –узкий серый прямоугольник на вертикальной линейке;

Объединить ячейки можно по команде Таблица/Объединить ячейки или с помощью инструмента «Ластик», вытерев соответствующие линии;

Разбить ячейку на несколько ячеек можно, выполнив команду Таблицы/Разбить ячейки, или путем щелчка по кнопке «Разбить ячейку» на панели инструментов «Таблицы и границы», а в диалоговом окне «Разбиение ячеек» установить требуемое число столбцов и строк;

Разбить таблицу на две части можно по команде Таблица/Разбить таблицу, предварительно щелкнув мышью по строке, которая станет первой во второй таблице;

Обеспечить свободное место для текста в верхней части страницы можно после щелчка по первой строке таблицы и выполнив команду Таблица/Разбить таблицу;

Создать обрамление с помощью соответствующей кнопки на панели ОБРАМЛЕНИЕ;

Добавить строку можно по команде Таблица/Добавить строки, установив предварительно курсор в строку, перед которой должна быть добавлена новая;

Удалить строку можно по команде Таблица/Удалить строку, предварительно ее выделив;

Добавить и удалить столбцы можно по командам, аналогичным для строк;

Отформатировать содержимое ячеек любым известным способом.

Выделение требуемых фрагментов таблицы может осуществляться при помощи таких способов:

Столбец – установить курсор над столбцом. После изменения вида курсора на черную стрелку следует щелкнуть левой кнопкой мыши;

Строка – установить курсор слева от строки. После изменения вида курсора на белую стрелку следует щелкнуть левой кнопкой;

Ячейка – установить курсор вблизи левого края ячейки. После изменения курсора на белую стрелку следует щелкнуть левой кнопкой;

Несколько ячеек – установить курсор в первой ячейке и при нажатой левой кнопке протащить курсор по всем нужным ячейкам.

Изменить размеры ячеек, строк или столбцов можно следующими способами:

1 Для отражения на линейке ширины столбца или высоты строки при перетаскивании маркера необходимо совершать это действие при нажатой клавише «ALT».

2 Если при перетаскивании границы столбца удерживать нажатой клавишу «SHIFT», то будет изменяться ширина столбца и всей таблицы.

3 При нажатой клавише «CTRL» – ширина всех столбцов, расположенных справа от выделенного, будет изменяться равномерно.

4 Точно установить размеры строк и столбцов можно при помощи установки требуемых параметров в соответствующем диалоговом окне, открываемом по команде Таблица/ Высота и ширина ячейки.

Автоматическая настройка ширины столбца в соответствии с держащимися в нем данными, производится по такому алгоритму:

1 Установить курсор в любом месте столбца.

2 Выполнить команду Таблица/ Высота и ширина ячеек.

3 Открыть вкладку «Столбец».

4 Щелкнуть по кнопке «Автоподбор».

Создание больших таблиц, размещенных на нескольких листах, требует наличия строки заголовка в начале каждой страницы. Для такого форматирования таблицы необходимо выделить строку заголовка и выполнить команду Таблица/ Заголовки. Заголовки будут повторяться на каждой странице только при режиме автоматического разбиения документа на страницы.

Для предотвращения размещения данных одной строки таблицы на двух страницах следует выполнить действия по алгоритму:

1 Установить курсор в любом месте таблицы.

2 Выполнить команду Таблица/ Высота и ширина ячейки.

3 На вкладке «Строка» снять флажок опции «Разрешить перенос строк на следующую страницу».

4 Щелкнуть по кнопке ОК.

Автоматическая нумерация в колонках и строках.

Выделите соответствующие строки и столбцы. Выберите «Формат» – «Список» и выберите соответствующий вид списка для нумерации. При добавлении строк и столбцов нумерация будет добавляться автоматически.

Заголовки столбцов для длинных таблиц.

Выделите первую строку таблицы или несколько первых строк, которые будут повторяться как шапка таблицы на всех страницах. Выберите «Таблица» – «Заголовок».

Добавление подписей к таблице.

Рядом с таблицами часто располагаются подписи, содержащие порядковый номер данной таблицы в документе и краткое пояснение к ее содержанию. Если вы добавляете подпись к таблицам, то их нумерация будет производиться автоматически, а также вы сможете получить список таблиц.

Выделите таблицу. Выберите «Вставка» – «Название». В поле название за текстом подписи и ее номером введите название таблицы.

Подпись будет добавляться автоматически, если вы установите флажок в окне «Автоназвание Таблица Microsoft Word». Для этого выберите «Вставка» – «Название» – «Автоназвание».

Вы можете составить список таблиц с помощью «Вставка» – «Оглавление», поместив его в текущую точку курсора.

Преобразование строк таблицы в обыкновенный текст.

1 Выделите таблицу или часть ее;

2 Выберите «Таблица» – «Преобразовать в текст»;

3 Выберите разделитель;

4 Можно сделать и обратное преобразование.

Вычисление в таблице.

Доступ к табличным вычислениям в WORD осуществляется с помощью команды «Таблица» – «Формула». WORD позволяет вставлять в любое место любой таблицы вашего документа формульные поля с помощью команды «Таблица» – «Формула». С помощью этих полей вы можете производить вычисления и вставлять в таблицу их результаты.

Чтобы производить вычисления в пределах одной ячейки таблицы, вы должны вставить в эту ячейку и обновить формульное поле, инструкции которого производят соответствующие вычисления.

Например: 123.45*8.1

Чтобы вставить такое поле, вы должны сделать следующее:

1 Поместите курсор вставки в одну из ячеек таблицы;

2 Команда «Таблица» – «Формула»;

3 После знака равенства в поле «Формула» введите =123.45*8.1 и «ОК»;

4 В выбранную ячейку таблицы WORD поместит результаты вычисления после обновления кода поля. Для быстрого обновления нажмите F9.

Вычисления, использующие данные из других ячеек.

Каждая ячейка таблицы имеет «адрес», слагающийся из обозначений столбца и строки, на пересечении которых стоит данная ячейка. Столбцы А, В, С, строки цифрами (таблица 7).

Таблица 7 – Обозначение ячеек таблицы

Ссылка на ячейку может содержать один или несколько адресов ячеек. Например, 2:2 означает «все ячейки во второй строке таблицы»; А:А означает все ячейки столбца А; А1:D4 – все ячейки прямоугольной области от А1 до D4. Можно использовать ссылки ABOVE – все ячейки выше текущей, BELOW – все ячейки ниже текущей, LEFT – все ячейки левее, RIGHT – все ячейки правее.

Чтобы упростить вычисление с использованием ссылок на другие ячейки, WORD позволяет использовать некоторые математические функции.

Например: =product(,,10%) произведение чисел.

Функции работают со списками внутри круглых скобок. При использовании ссылки на ячейку, вы должны поместить ее в квадратные скобки. Отдельные элементы списка разделяются запятыми.

Вычисление значений вне таблицы с использованием данных из таблицы.

Формульные поля позволяют ссылаться на число, содержащееся в любой ячейке любой таблицы документа. Чтобы получить возможность ссылаться на некоторую таблицу, нужно вставить в любое место этой таблицы закладку. И затем использовать имя этой закладки в формуле.

Поместите курсор в любую точку таблицы. Сделайте закладку. Вставьте формулу. В качестве параметров вводите имя закладки и в квадратных скобках диапазон ячеек, например: SUM(SQ), где SQ – имя закладки.

Сортировка в таблице.

1 Выделите таблицу.

2 Выберите команду «Таблица» – «Сортировка». На экране появится окно диалога «Сортировка».

3 По умолчанию WORD предлагает вам упорядочить строки по элементам первого столбца.

4 Из раскрывающегося списка «Тип» выберите «Текст», «Число» или «Дату».

5 Установите переключатель «По возрастанию» или «По убыванию».

6 Если в таблице имеется заголовок, который не следует включать в сортировку, установите переключатель «Без строки заголовка».

7 Кнопка «Параметры», установите флажок «С учетом регистра» и «ОК».

8 Для закрытия окна диалога «Параметры» – «Сортировка» и «ОК».

Преобразование таблицы в элемент автотекста.

1 Выделите всю таблицу или несколько целых строк, которые вы хотите сохранить.

2 Команда «Вставка» – «Автотекст».

3 Введите имя и «Добавить».

Создание колонок.

В WORD есть возможность создания колонок в своем документе. Если текста еще нет, то все, что вы будите вводить, будет автоматически размещаться в колонках.

1 Поместите курсор в то место, откуда вы хотите начать колонки.

2 Выберите команду «Формат» – «Колонки». Появится диалоговое окно.

3 Введите число, соответствующее нужному вам количеству колонок.

4 Если нужно разделить колонки текста линией, выберите опцию «разделитель».

5 Чтобы начать новую колонку непосредственно из той точки текста, где вы находитесь, выберите опцию «новая колонка».

6 Откройте раскрывающийся список «применить» и выберите нужную вам опцию.

7 Нажмите «ОК».

Если вы хотите перенести текст в начало следующей колонки, выберите «Вставка» – «Разрыв» – «Новая колонка».

Если вы хотите прервать колонки, можно вставить разрыв раздела.

Кроме того, можно использовать кнопку «колонки». Чтобы избавиться от колонок, щелкните на кнопке «отменить» или команду CTRL+Z.

Контрольные вопросы.

1 Определение таблицы.

2 Алгоритм рисования таблицы.

Использование таблиц – это удобный способ представления данных, будь то важный отчет крупной компании или рядовое резюме соискателя работы. Таблицы в текстовом редакторе Word представляют собой набор ячеек, расположенных в вертикальных и горизонтальных колонках.

Таблицы могут быть созданы в Word простым использованием ленточного меню пункта «Вставка» — «Таблица» — «Вставить таблицу». В той же области есть возможность вставить так называемую экспресс-таблицу, используя готовые образцы. Кроме того, превратить в таблицу можно выделенный текст или просто вручную нарисовать таблицу. После создания таблицы есть возможность выделять как отдельные ячейки, так и колонки строк или столбцов.

Простая вставка таблицы

Из ленточного меню выберите пункт «Вставка», область «Таблицы». Нажмите на стрелочку под кнопкой «Таблица».

Из выпадающего списка выделением отметьте желаемое количество строк и столбцов в таблице. В процессе выделения, в вашем документе появится превью макета. Чтобы вставить тот или иной вариант таблицы просто нажмите левой клавишей мыши в крайней выбранной вами ячейке.

Кликнув на любую из ячеек в созданной таблице, в ленточном меню добавится пункт «Конструктор», в котором можно удобно поменять дизайн таблицы, выбрав тот или иной стиль оформления, а также задать те или иные значения в области «Параметры стилей таблиц», например, добавить или удалить строку заголовка и строку итогов.

Кроме того, используя контекстное меню по нажатию правой клавиши мыши в области таблицы, можно выбрать пункт «Свойства таблицы» и в открывшемся окне отрегулировать те или иные значения. Установив же курсор в любую из ячеек, можно набирать в ней текст или цифры.

Объединение ячеек

Если вам необходимо объединить несколько ячеек в одну, например, в строке заголовка, то выделите соответствующие ячейки, используя мышь. В ленточном меню выберите пункт «Макет» и в области «Объединение» выберите опцию «Объединить ячейки».

В этой же области можно также разделять ранее объединенные ячейки, а при желании можно разделить одну таблицу на несколько составляющих.

Выделение таблицы

Если вы хотите выделить всю таблицу, например, для ее копирования, перемещения или удаления, то поместить курсор в любую из ячеек, а из ленточного меню в пункте «Макет» в области «Таблица» нажмите кнопку «Выделить» и из выпадающего списка значение «Выделить таблицу». Аналогичным образом можно выделить ячейку, строку или столбец.

Более простой способ для выделения всей таблицы целиком – это нажать на специальную пиктограмму в правом верхнем углу над таблицей. Эта пиктограмма в виде четырех стрелок в разные стороны появляется при простом наведении курсора на таблицу, а также отображается всегда при работе с элементами таблицы.

Для выделения строки в таблице можно также использовать только курсор мыши – поместите его слева напротив строки для выделения. Стрелка курсора развернется вправо, после чего просто кликнете левой клавишей мыши. Для выделения столбца – поместите курсор мыши на границу верхней ячейки желаемого столбца – курсор должен принять вид черной стрелочки, повернутой вниз, после чего кликните мышью.

Превращаем текст в таблицу

Текстовый редактор Word позволяет преобразовывать готовый текст в таблицу. Для этого соответствующее содержимое должно быть разделено между собой табуляцией, либо символом точка с запятой (;).

Просто выделите набранный текст, в ленточном меню в пункте «Вставка» из области «Таблицы» кликните на кнопку «Таблица» и выберите значение «Преобразовать в таблицу».

В открывшемся диалоговом меню убедитесь, что количество столбцов и строк соответствует выбранной области, при необходимости отрегулируйте значения. В этом же окне в области «Разделитель» убедитесь, что выбранное значение соответствует вашему примеру (если отделяли точками с запятой, то и здесь должен быть отмечен аналогичный пункт). После чего нажмите Ок.

Добавление строк и столбцов

Чтобы добавить новую строку в существующую таблицу, поместите курсор мыши по левому краю таблицы между теми строками, где необходимо добавить новую. Должен отобразиться круглый элемент со знаком плюсика, а граница между двумя строками будет выделена. По нажатию на знак с плюсиком в выбранном месте добавится пустая строка.

Аналогичным образом можно вставлять и новые столбцы, помещая курсор мыши в области над таблицей между конкретными столбцами. Должен появиться аналогичный элемент с плюсиком.

Кроме того, добавлять строки и столбцы в таблицу можно через ленточное меню в пункте «Макет» в области «Строки и столбцы». Либо же используя контекстное меню и пункт «Вставить» с выбором конкретного значения – что и куда.

Изменение границ и цвета

Если выбранный ранее стиль таблицы нас не совсем устраивает, мы можем вернуться в уже знакомую нам область ленточного меню «Конструктор». Здесь в области «Обрамление» можно изменить стиль краев как по контуру, так и внутри таблицы между ячейками. Используя элемент «Раскраска границ» можно дополнительно указать ширину и цвет для последующей раскраски, а в дальнейшем вручную изменить внешний вид краев там, где это требуется.

Наконец, если вы хотите изменить цвет ячеек, то в том же пункте ленточного меню «Конструктор» нажимаем на кнопку «Заливка» и выбираем конкретный цвет, которым должны быть заполнены выделенные ячейки.

Перед созданием таблицы непосредственно в Ворде необходимо определиться с количеством строк и столбцов в таблице, которую нужно создать. Я рекомендую брать количество по максимуму, чтобы потом удалить границы, где они не нужны. Однако можно сделать и обратные действия – построить таблицу по минимуму столбцов и строк, а потом недостающие дорисовать. Это не принципиально, каждый делает так, как ему удобно. И приступим…

Создание таблицы

Перейдем на вкладку «Вставка» и найдем там кнопку «Таблица»

Здесь найдем такие варианты создания таблицы:

1. Быстрая вставка таблицы.

Здесь, наводя курсор мыши, выбираем количество столбцов и строк, кликаем и создается таблица. Однако заметим, что здесь возможно создать только таблицу 10´8 (10 столбцов и 8 строк). Если необходимо больше столбцов или строк, следует выбрать другой вариант создания таблицы.

2. Вставить таблицу. Кликнув на эту команду, появляется окно:

где мы можем вручную задать необходимое количество столбцов и строк. А также можно установить Автоподбор ширины столбцов: постоянная (автоматическая), по содержимому (ширина столбца будет растягиваться пропорционально тексту, печатаемому в ней), по ширине окна (вся таблица растягивается по ширине листа, учитывая поля, разделив всю ширину поровну на все заданные столбцы).
Галочку «По умолчанию для новых таблиц» ставим тогда, когда хотим, чтобы эти наши настройки в этом окне (количество столбцов, строк и автоподбор ширины столбцов) применись для последующих создаваемых таблиц. Этот метод создания таблиц наиболее быстрый и удобный.

При выборе этой команды курсор мыши примет вид карандаша:

И, проводя карандашом, можно нарисовать таблицу. Такой метод достаточно трудный и его использование требует большего времени, чем предыдущий метод.

Эта команда активна, только если у нас уже имеется текст и его нужно преобразовать в табличный вид. Т.е. этот текст занести в таблицу. При вызове этой команды появится окно:

Мы должны указать количество столбцов и строк, автоподбор ширины столбцов и разделитель (тот знак, по которому Ворд разделит таблицу на столбцы и строки). Например:

Вот что получилось:

5.Таблица Excel. Эта команда вызывает Эксель и вставляет таблицу таким образом, как если бы таблица была создана в Экселе.

Как мы видим, меню Ворда резко переделалось в меню Экселя, где можно ввести формулу для расчета, вставить диаграмму и т.д., и появилось окно, куда нужно вносить данные, формулы для расчета, в общем – все как в Экселе. Такой способ вставки таблицы мало применяется, поскольку при работе с Экселем через Ворд скорость работы компьютера будет заметно ниже (или он будет зависать), плюс – неудобно. Гораздо легче создать 2 файла – Ворда и Экселя. В Экселе создать таблицу со всеми данными и расчетами, а в Ворд уже скопировать таблицу из Экселя.

Это таблицы-шаблоны, уже имеющиеся в базе Ворда. Как правило, они просты и отображают календарь, матрицу или список в виде таблицы.

Редактирование таблицы

Когда таблица создана – приступаем к ее редактированию.
Все, что касается редактирования таблицы, находится в разделе «Работа с таблицами» на вкладках «Конструктор» и «Макет».

ВНИМАНИЕ! Раздел «Работа с таблицами» отображается только если текстовый курсор стоит в какой-либо из ячеек таблицы. Если курсор находится вне таблицы – редактирование таблицы будет не доступно.

Конструктор:

• Посередине имеются готовые стили для таблиц. По умолчанию стоит первая – черные границы без заливки.
• Слева – редактирование отображения стилей – будет ли разделение заливкой на чередующиеся строки или столбцы, будет ли очерчена строка итогов и т.д.
• Справа – главные кнопки редактирования таблиц – «Нарисовать таблицу» (дорисовывает недостающие границы таблицы, делит 1 ячейку на 2 и более) и «Ластик» (стирает ненужные границы, таким образом, делая из 2,3 и более ячеек – одну). Рядом с Кнопкой «нарисовать таблицу» находятся параметры рисования: стиль, толщина и цвет пера.
• «Заливка» — закрашивает выделенные ячейки определенным цветом.

• Кнопка «Выделить» нужна для выделения ячейки, столбца, строки или всей таблицы. Но выделить эти компоненты можно просто удерживая левую кнопку мыши на клавиатуре.
• Кнопка «Отобразить сетку» нужна для отображения всех границ таблицы, независимо от поставленного стиля отображения. Она нужна для работы с данными в таблице и на печать не идет.
  Кнопка «Свойства» показывает свойства таблицы, в основном это размеры ячеек, столбцов и строк.
  Кнопка «Удалить» нужна для удаления ячеек, строк, столбцов или всей таблицы целиком.
• «Вставить сверху» и «Вставить снизу» относится к вставке строк соответственно вверху или внизу таблицы.
• «Вставить слева» и «Вставить справа» относится к вставке столбцов.
  Функция «Объединить ячейки» нужна для объединения двух и более ячеек в одну.

Например:

Таким образом, 3 ячейки первой строки объединились в одну. Такой же эффект можно достичь воспользовавшись ластиком – просто стереть лишние границы.

• «Разделить ячейки» — обратное действие. Можно уже объединенный ячейки разделить на несколько или любую одну ячейку на несколько (после нажатия на кнопке «Разделить ячейки» появится окно, где необходимо указать количество ячеек, на которые должна будет разделиться одна выделенная).
• «Разделить таблицу» — означает, что таблица разделится на 2 различные таблицы перед той строкой, на которой стоял текстовый курсор.
• «Автоподбор» — регулирование ширины ячеек. Чуть правее находятся регулировки высоты строки и ширины столбца.
• Раздел «Выравнивание». Здесь находятся команды выравнивания текста в ячейках, которые выделены. Выравнивание происходит относительно высоты строк и ширины столбцов, поэтому всего вариантов 9. «Направление текста» нужно в тех случаях, когда текст необходимо разместить в ячейке вертикально снизу вверх или вертикально сверху вниз. «Поля ячейки» — здесь ставятся отступы текста от границ ячеек.
• «Сортировка» — сортирует данные.

Например:

Столбец «Женихи» нужно отсортировать по алфавиту. Выделяем столбец, кликаем по команде «Сортировка». Соглашаемся с предложенными параметрами (сортируем 1 столбец и по возрастанию, т.е. от а до я). ОК.

Заметим, что данные о возрасте и профессии также перенеслись в соответствии с первоначальными данными. Таким же образом можно сортировать данные по нескольким столбцам.
«Повторить строки заголовков» — указываем тогда, когда таблица занимает больше 1 страницы и необходимо, чтобы заголовки столбцов отображались на каждой странице.
«Преобразовать в текст» — все данные таблицы представляются в виде текста. Вспомогательное окно спросит какой разделитель текста нужно применить вследствие такого преобразования. Выберем вариант «Другой» и укажем пробел.

• Функция «Формула» необходима для несложных расчетов (сложение данных, нахождение среднего значения и т.д.).

Например:

Имеются данные об успеваемости ученика по определенным предметам и за 2 семестра.

Необходимо расчитать средние значения для каждого предмета за 2 семетстра (правая колонка) и расчитать средние значения по всем предметам за каждый семестр.
Поставим курсор в ячейке, в которой хотим видеть результат расчета среднего по математике за 2 семестра. Кликнем по команде «Формула». Отобразится окно:

Если в поле «Формула» уже стоит какая-то функция – удалим ее, оставим равно и из выпадающего списка «Вставить функцию» выберем функцию AVERAGE (среднее), в скобках функции введем с клавиатуры «LEFT». Это выражение означает, что нужно посчитать среднее из тех чисел, что стоят в таблице слева от ячейки, в которой нам нужно видеть результат. ОК. Проделываем то же самое напротив всех предметов и получаем:

При этом может быть любое количество оценок (или других данных), из которых нам нужно вычислить среднее или произвести другое математическое действие.
В нижней строке в столбце «1 семестр» проделываем то же самое, только формула будет такой:

AVERAGE(ABOVE), т.е. нам нужно среднее значение из всех чисел этого столбца.

Получаем:

Такие расчеты можно проводить в Ворде, однако минусы расчетов в Ворде в том, что посчитанная цифра не пересчитывается, если поменяется какое-либо из исходных чисел; функции довольно просты как расчет и довольно сложны для использования (пользователю нужно знать какая функция что делает и как обозначить данные для расчета); производить расчет нужно отдельно для каждой ячейки. Все это обусловлено тем, что Ворд – текстовый редактор и не является программой для расчетов, для этих целей больше подходит Эксель.

Наводя курсор на таблицу можно заметить 2 то отображающиеся, то исчезающие управляющие таблицей точки:

Значок в левом верхнем углу таблицы отвечает за перемещение таблицы по документы. Нужно зажать курсор и потянуть в нужное место, и когда таблица окажется в нужном месте – отпустить курсор. Значок в правом нижнем углу таблицы отвечает за ее размеры. Также нужно зажать курсор на значке, перетащить вправо вниз для увеличения таблицы или влево вверх для уменьшения таблицы, в нужном положении отпустить курсор.

Редактирование границ таблицы вручную

Для редактирования ширины столбцов или высоты строк вручную необходимо навести на границу таблицы (вертикальную границу для редактирования ширины и горизонтальную для редактирования высоты) курсор, он должен принять вид:

Зажимаем его и переносим в нужное место, пунктиром будет показано куда переместиться редактируемая граница.

В ДОКУМЕНТАХ MS WORD

Методические указания к лабораторным, практическим

и расчетно-графическим работам по курсу

"Информатика"

Для студентов всех направлений,

дневной формы обучения

1.1. Цель работы ……………………………………………. 4

2. Применение таблиц в документах MS Word .. …………. 4

2.1. Создание таблиц в документах MS Word….. …….. 4

2.2. Ввод данных и перемещение по таблице ………... 7

2.3. Редактирование таблиц …………………………… 8

2.4. Изменение ориентации текста ……………………. 14

2.5. Вставка и удаление ячеек, строк и столбцов …… 14

2.6. Объединение ячеек ………………………………… 16

2.7. Форматирование таблиц …………………………… 16

2.8. Добавление заполнения к таблице ……………….. 18

2.9. Нумерация строк и столбцов ……………………… 18

2.10. Разбиение таблиц ………………………………….. 19

3. Преобразование текста в таблицу и таблицы в текст. 19

3.1. Преобразование существующего текста в таблицу 19

4. Сортировка и проведение вычислений в таблицах ….. 21

4.1. Сортировка таблиц ………………………………….. 21

4.2. Выполнение вычислений в таблице ……………… 22

5. Порядок выполнения работы ……………………………... 24

5.1. Создание таблиц путем преобразования текста .. 24

5.2. Ввод текста в ячейки таблицы ……………………. 25

5.3. Перемещение по таблице …………………………… 26

5.4. Выделение текста в таблице ………………………. 27

5.5. Вычисляемые таблицы, ввод формул ……………. 29

6.Контрольные вопросы ……………………………………… 31

7. Литература………………………………………………….. 31

1.1. Цель работы

Цель данной темы - освоение приемов и способов работы с таблицами в редакторе MS Word: создание таблиц, ввод данных и перемещение по таблице, редактирование таблиц, форматирование таблиц, преобразование текста в таблицу и таблицы в текст, сортировка и проведение вычислений в таблицах.

2. Применение таблиц в документах MS Word.

В своей работе с текстовыми редакторами достаточно часто приходится сталкиваться с упорядоченной информацией. Наилучшим способом хранения такой информации в документах являются таблицы. Кроме этого можно пользоваться таблицами для представления разнообразных списков, перечней, финансовой информации и решения большого числа других задач. Таблицы могут даже содержать иллюстрации для улучшения восприятия информации, содержащейся в таблице. Например, перечень товаров помимо наименования товара и цены может содержать графическое изображение товара - очень наглядно.

MS Word предоставляет в ваше распоряжение широкий набор средств для работы с таблицами, упрощающих выполнение большинства практических задач. Команды, предназначенные для работы с таблицами, позволяют упростить создание и редактирование таблицы, а также упорядочить и отформатировать содержащиеся в ней данные.

Таблица представляет сетку, образованную столбцами и строками. Пересечения столбцов и строк образуют ячейки таблицы. Каждая ячейка независима от других элементов таблицы, для нее вы можете установить требуемый размер и формат.

Ячейки могут содержать текст, числа, графические изображения или формулы. Если вводится в ячейку текст, при достижении правого края он будет автоматически переноситься на следующую строку в соответствии с шириной ячейки. При изменении ширины столбца или ячейки текст автоматически будет переноситься на следующую строку (при уменьшении ширины) или возвращаться на предыдущую строку (при увеличении ширины) так, чтобы полностью заполнить ячейку нового размера.