Доброго времени суток друзья!
Темой этого урока будут, так называемая, . Кто же собственно они такие и почему умные, как их создавать и как ими пользоваться, для чего они служат и в каких случаях их лучше использовать. На все эти вопросы я и попытаюсь ответить и раскрыть максимально полностью все заданные вопросы.
Само название и терминология являются такими, которые очень хорошо отображают суть такого явления как, . Работать с ними удобнее и намного приятнее, нежели с обычными таблицами и немного людей умеет ими пользоваться, а при более близком знакомстве и не хотят возвращаться к старым методам работы.
Много, тех пользователей, которые много работают с таблицами знают, что для эффективной работы с ними нужно соблюдать некие жесткие правила которые сделают работу эффективной и удобной, а также позволят вам уйти домой с работы вовремя. Правила можно определить следующие:
- Не стоить объединять ячейки без большой на то необходимости;
- Вставлять строки ;
- Выставлять по умолчанию;
- Использовать в диапазонах только однотипные данные (если количество то только количество и только цифрами);
- Убирать все ;
- При выделении цветом не поленится и выделить и закрасить диапазон вручную и только то что нужно не используя для этого верхнюю и боковую линейки;
- Производить однотипное всех частей таблицы, выделять цветом шапку и при необходимости строки;
- Обязательно , что бы вашей таблицы всегда была на виду;
- Использование правильной орфографии при написании формул, написание в таком виде, что бы при их протягивании все расчёты были нерушимы;
- Обязательно давать для колонок и т.д.
Соблюдая такие простые и тем не менее эффективные правила, хотя я наверное и не всё перечислил, позволит вам не мучатся в попытках исправить последствия своих неаккуратных действий. Хотя в новых версиях, Excel позволит вам некоторые действия производить в автоматическом режиме или просто упростит их настройку.
Рассмотрим поэтапно работу с умными таблицами:
Создается всего в пару кликов, легко и просто. Ставите курсор на любую ячейку таблицы, а потом процедура создания можно разделить на 3 способа:
Следующим этапом вы подтверждаете диапазон вашей таблицы, указываете вариант отображения заголовка таблицы и нажимаем ОК . Умная таблица создана.
Приступаем к самому красивому этапу работы с умными таблицами – это форматирование. Форматирование имеется в виду не только нацепить шаблонную «шкурку» та таблицу и разукрасить ее в разные цвета в целом так и изменить стили отображаемых ячеек, это возможность находится в панели управления в разделе «Главная» и выбрать пункт «Стили ячеек» . Если же у вас уже имелось какое-то либо форматирования таблицы до ее поумнения и есть вероятность конфликта разных оформлений, то для избежание проблем скиньте старое оформление, конфликтов не будет. Но и формат ячеек также сбросится и тогда нужно будет восстановить, если там было что-то предустановленное, типа, формат времени, проценты и т.п.
При выборе формата много функций включает автоматически:
3. Работа со стилями таблицы
А теперь поговорим о красоте, без нее просто никуда, а точнее как использовать и применять стили умной таблицы
. Ведь окромя красоты стили умных таблиц также помогают и функционально, как минимум визуализируют информацию, а как максимум добавляют вышеуказанную функциональность. Я думаю, вы согласитесь со мной, что таким образом таблицы становятся лучше и понятней.
А применить все стили и подобрать наиболее отвечающий, вашим нуждам можно используя пункт меню «Форматировать как таблицу»
. В выпадающем списке вы можете выбрать вариант, который вам максимально подходит, это сделать легко так как, просто при наведении указателя мышки на вашу таблицу автоматически применяется указанный стиль.
4. Как создать имя умной таблицы
Как и многим элементам в Excel, умным таблицам можно присвоить имя в поле «Имя таблицы»
и при неоднократном использовании увеличить эффективность ее использования. Также присвоенное имя начнёт отображаться в Диспетчере имен
, который находится по пути «Формулы»-«Диспетчер имен»
. Но это не полноценный поименованный диапазон и его нельзя использовать вот так прямо, работать не будет, а вот в обход дает отличный результат. Это когда вы создаете именной диапазон, который ссылается на умную таблицу
и самое классное что при изменении таблицы меняется и ваш, к примеру, что согласитесь очень удобно.
5. Как работает со срезами умной таблицы Excel
Совсем недавно Excel добавил в свои возможность выноса фильтров – срезы
. Эти наглядные примеры отлично показывают всю необходимую и запрашиваемую информацию.
Использовать эту возможность можно в панели управления «Конструктор»
, выбрав пункт «Вставить срез»
указав в конструкторе какую именно информацию вам нужно. После выбираете стиль среза, и у вас всё работает.
Кроме умных таблиц вам может быть интересно: «
Практически каждый пользователь Excel встречался с ситуацией, когда при добавлении новой строки или столбца в табличный массив, приходится пересчитывать формулы и форматировать данный элемент под общий стиль. Указанных проблем не было бы, если вместо обычного варианта применять, так называемую, «умную» таблицу. Это позволит автоматически «подтянуть» к ней все элементы, которые пользователь располагает у её границ. После этого Эксель начинает воспринимать их, как часть табличного диапазона. Это далеко не полный перечень того, чем полезна «умная» таблица. Давайте узнаем, как её создать, и какие возможности она предоставляет.
«Умная» таблица представляет собой специальный вид форматирования, после применения которого к указанному диапазону данных, массив ячеек приобретает определенные свойства. Прежде всего, после этого программа начинает рассматривать его не как диапазон ячеек, а как цельный элемент. Данная возможность появилась в программе, начиная с версии Excel 2007. Если сделать запись в любой из ячеек строки или столбца, которые находятся непосредственно у границ, то эта строчка или столбец автоматически включаются в данный табличный диапазон.
Применение этой технологии позволяет не пересчитывать формулы после добавления строк, если данные из неё подтягиваются в другой диапазон определенной функцией, например ВПР . Кроме того, среди преимуществ следует выделить закрепление шапки вверху листа, а также наличие кнопок фильтрации в заголовках.
Но, к сожалению, у этой технологии имеются и некоторые ограничения. Например, нежелательно применение объединения ячеек. Особенно это касается шапки. Для неё объединение элементов вообще недопустимо. Кроме того, даже если вы не желаете, чтобы какое-то значение, находящееся у границ табличного массива, было в него включено (например, примечание), оно все равно будет расцениваться Excel, как его неотъемлемая часть. Поэтому все лишние надписи нужно размещать хотя бы через один пустой диапазон от табличного массива. Также в нём не будут работать формулы массивов и книгу невозможно будет применять для совместного использования. Все наименования столбцов должны быть уникальными, то есть, не повторяться.
Создание «умной» таблицы
Но прежде, чем перейти к описанию возможностей «умной» таблицы, давайте узнаем, как её создать.
Наименование
После того, как «умная» таблица сформирована, ей автоматически будет присвоено имя. По умолчанию это наименование типа «Таблица1» , «Таблица2» и т.д.
Теперь при работе с формулами для того, чтобы указать конкретной функции, что нужно обработать весь табличный диапазон, вместо обычных координат в качестве адреса достаточно будет ввести её имя. К тому же, это не только удобно, но и практично. Если применять стандартный адрес в виде координат, то при добавлении строки внизу табличного массива, даже после того, как она будет включена в его состав, функция не захватит для обработки эту строку и аргументы придется перебивать заново. Если же вы укажите, как аргумент функции, адрес в виде наименования табличного диапазона, то все строчки, в будущем добавленные к нему, автоматически будут обрабатываться функцией.
Растягивающийся диапазон
Теперь остановим внимание на том, каким образом в табличный диапазон добавляются новые строки и столбцы.
Более того, к ней было автоматически применено то же форматирование, что и у остального табличного диапазона, а также были подтянуты все формулы, расположенные в соответствующих столбцах.
Аналогичное добавление произойдет, если мы произведем запись в столбце, который находится у границ табличного массива. Он тоже будет включен в её состав. Кроме того, ему автоматически будет присвоено наименование. По умолчанию название будет «Столбец1» , следующая добавленная колонка – «Столбец2» и т. д. Но при желании их всегда можно переименовать стандартным способом.
Ещё одним полезным свойством «умной» таблицы является то, что как бы много записей в ней не было, даже если вы опуститесь в самый низ, наименования столбцов всегда будут перед глазами. В отличие от обычного закрепления шапок, в данном случае названия колонок при переходе вниз будут размещаться прямо в том месте, где располагается горизонтальная панель координат.
Автозаполнение формулами
Ранее мы видели, что при добавлении новой строчки, в её ячейку того столбца табличного массива, в котором уже имеются формулы, производится автоматическое копирование этой формулы. Но изучаемый нами режим работы с данными умеет больше. Достаточно заполнить одну ячейку пустого столбца формулой, чтобы она была автоматически скопирована во все остальные элементы данной колонки.
Данная закономерность касается не только обычных формул, но и функций.
Кроме того, нужно заметить, что, если пользователь будет вводить в целевую ячейку в виде формулы адреса элементов из других столбцов, то они будут отображаться в обычном режиме, как и для любого другого диапазона.
Строка итогов
Ещё одной приятной возможностью, которую предоставляет описываемый режим работы в Excel, является выведение итогов по столбцам в отдельной строке. Для этого не придется специально вручную добавлять строку и вбивать в неё формулы суммирования, так как инструментарий «умных» таблиц уже имеет в своем арсенале заготовки необходимых алгоритмов.
Итак, таблица в Excel - это прямоугольная область листа, в которой каждая строка представляет собой набор данных, а в ячейке на пересечении данной строки и каждого столбца находится единица данных. Каждому столбцу присваивается уникальное имя. Столбцы таблицы называются полями , а строки - записями . В таблице не может быть записей, в которых нет данных ни в одном поле.
Если на листе Excel
выбран прямоугольный диапазон ячеек, его легко преобразовать в таблицу, и, наоборот, с записями таблицы можно работать как с обычным диапазоном ячеек.
В таблицах можно использовать функции и формулы Excel
, в частности, можно вставить строку (запись), в которой подсчитываются общие или промежуточные итоги.
- Выделить любую ячейку, содержащую данные, которые должны будут войти в таблицу.
- В ленте меню выбрать вкладку Вставка , в раскрывшейся группе команд Таблицы необходимо выбрать команду Таблица .
- Появится диалоговое окно, в котором Excel автоматически предложит границы диапазона данных для таблицы
Если этот диапазон нужно изменить, достаточно выделить нужный диапазон данных курсором.
Присвоение имени таблице
По умолчанию при создании таблицы Excel ей присваивается стандартное имя: Таблица1, Таблица2 и т.д. Если имеется только одна таблица, то можно ограничиться этим именем. Но удобнее присвоить таблице содержательное имя.
- Выделить ячейку таблицы.
- На вкладке Конструктор , в группе Свойства ввести новое имя таблицы в поле Имя таблицы нажать клавишу Enter .
Требования к именам таблиц аналогичны требованиям к именованным диапазонам.
В созданной таблице можно изменить цвет, шрифт, вид границ и прочее. С помощью форматирования можно добиться того, что информация будет легче восприниматься. Эти изменения можно выполнить самостоятельно или выбрать готовый стиль оформления.
- Выделить ячейку таблицы.
- На вкладке Конструктор выбрать нужное оформление в группе Стили таблиц .
Вычисления в таблицах
К таблице можно добавить дополнительную, итоговую строку, в которой будут размещены результаты выполнения различных функций, примененных к данным некоторых или всех полей.
Порядок действия следующий:
- На вкладке Конструктор в группе Параметры стилей таблиц , выбрать Строка итогов .
- В появившейся новой строке Итог выбрать поле, в котором нужно обработать данные, и в раскрывающемся меню выбрать нужную функцию.
Для ввода в конец таблицы новых записей следует выделить строку итогов и воспользоваться правой кнопкой мыши. Появится контекстное меню, в нем нужно выбрать пункт Вставить . Если в появившуюся новую строку ввести данные, они будут автоматически участвовать в пересчете итогов.
Для того чтобы сократить время на добавление строк в таблицу, можно отключить строку итогов и довалять новые данные с новой строки. В этом случае таблица будет автоматически расширять свой диапазон.
Для проведения расчетов и помещения результатов в новое поле, достаточно ввести формулу в одну ячейку этого поля. Excel автоматически размножит ее по всем ячейкам данного поля. Если правильно установлены параметры Excel , при вводе формулы в нее записываются не адреса ячейки, а имена полей.
Если вместо имени поля на экране в формулах указаны адреса ячеек, необходимо изменить настройку:
- Выбрать вкладку Файл или кнопку Офис , в зависимости от версии Excel; затем вкладку Параметры .
- В разделе Формулы , в группе Работа с формулами , отметить пункт Использовать имена таблиц в формулах .
Преобразование таблицы в обычный диапазон
При работе с таблицами, наряду с преимуществами, действует ряд ограничений: нельзя объединять ячейки, нельзя добавлять промежуточные итоги и т.д. Если расчеты в таблице завершены и нужны только данные из нее и, возможно, оформление, таблицу можно быстро преобразовать в обычный диапазон данных.
Для этого необходимо выполнить следующие шаги:
- На вкладке Конструктор выбрать группу Сервис .
- Выбрать вкладку Преобразовать в диапазон .
- Нажать на кнопку Да .