2.3.6 Отметка об исполнителе (реквизит 26)
На документах, исходящих из крупных учреждений, проставляется отметка с указанием фамилии сотрудника, готовившего документ, с номером его телефона. Такая отметка позволяет в случае необходимости быстро связаться с исполнителем, который хорошо знает все нюансы вопроса и может дать всю интересующую вас информацию. Так как отметка предполагает обращение к исполнителю, желательно указать не только фамилию, но и полностью имя и отчество. Это облегчит общение и поможет вежливо установить контакт с исполнителем.
Располагается эта отметка с левой стороны на нижнем поле как на лицевой, так и на обратной стороне последнего листа документа. Например,
Лопухова
Людмила Николаевна
Однако, ГОСТ Р 6.30-97 допускает ставить эту отметку и без указания имени и отчества, например:
Карпухин 1579806
При размещении этого реквизита придерживаются следующих правил: если документ подлежит размножению, отметка указывается только на лицевой стороне последнего листа документа (иначе придется делать копии двух сторон листа).
На документах, требующих особого учета, ниже фамилии исполнителя указывается количество изготовленных экземпляров.
19. Реквизиты, придающие документу юридическую силу, требования к ним.
Реквизиты документов, обеспечивающие юридическую силу
(ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов")
1. Наименование организации
сокращенное, а при его отсутствии – полное, наименование вышестоящей организации, если она имеется;
указание на организационно-правовую форму или характер деятельности организации (открытое акционерное общество, благотворительный фонд, государственное унитарное предприятие и т.д.);
собственное индивидуальное название организации;
сокращенное наименование организации, если оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного;
наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации, если оно является автором документа.
Если документ готовится совместно двумя или более организациями, то он составляется не на бланке, а на стандартном листе бумаге. В этом случае наименования организаций печатаются при изготовлении документа и размещаются в соответствии с их положением в иерархии органов управления. Наименование нижестоящей организации располагают ниже наименования вышестоящей организации. Наименования организаций, занимающих равное положение, располагают на одном уровне.
Если организация расположена на территории субъекта Федерации, имеющего наряду с русским языком второй государственный язык – национальный (якутский, чувашский, татарский и др.), все реквизиты бланка указываются на двух языках, при этом реквизиты на русском языке оформляются угловым способом слева, а реквизиты на национальном языке – справа.
Организации, осуществляющие переписку с зарубежными партнерами, используют бланки на двух языках – русском и одном из иностранных, соответственно, все реквизиты бланка воспроизводятся на двух языках. Наименование организации на одном из иностранных языков должно быть закреплено в уставе (положении об организации). Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке, например:
2. Справочные данные об организации
Реквизит используется в бланках писем. Он включают: почтовый адрес; номера телефонов, адрес электронной почты и другие сведения по усмотрению организации, например, номер факса, телекса, счета в банке, адрес электронной почты и др.
Почтовый адрес организации в справочных данных указывается в соответствии с "Правилами оказания услуг почтовой связи", утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221, то есть в следующей последовательности:
название улицы, номер дома, номер квартиры;
название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
название района,
название области, края, автономного округа (области), республики;
страна (для международных почтовых отправлений);
почтовый индекс.
Под реквизитом "Справочные данные об организации" указываются: код организации по ОКПО, основной государственный регистрационный номер (ОГРН); идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
3. Наименование вида документа
Реквизит присутствует в бланках конкретного вида документов. Наименование вида документа указывается в соответствии со сложившимися в системе делопроизводства традициями. Для закрепления видов и разновидностей документов разрабатывают Табели форм документов, применяемых в организации. Нельзя использовать в качестве названия вида документа слова "мероприятия", "информация", "порядок" и др. Документы должны называться: план, справка, докладная записка, инструкция и т.п.
В служебной переписке наименование вида и разновидности письма указывать не принято.
4. Дата документа
ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает два основных способа оформления даты:
цифровым способом в последовательности: день месяца, месяц, год: 05.02.2004;
Стандарт разрешает оформлять дату в обратной последовательности – год, месяц, число: 2004.02.05, что соответствует международному стандарту на оформление дат.
Датой документа может быть дата:
подписания документа (в приказах, распоряжениях, указаниях, справках, докладных записках, письмах, договорах и др.);
утверждения документа (в положениях, инструкциях, правилах, штатных расписаниях, регламентах и др.);
события (в протоколах и актах).
Нужно также иметь в виду при работе с документами, что датируются многие служебные отметки на документе, отражающие процедуру движения документа в ходе его подготовки и исполнения: резолюции, визы, отметка о поступлении документа в организацию, отметка о заверении копии, отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Дата и регистрационный номер документа могут записываться от руки или проставляться с помощью механического нумератора.
5. Регистрационный номер документа
Регистрация документа проводится после его подписания или утверждения. Регистрационный номер - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу. Регистрационный номер входит в состав реквизитов бланка, проставляется одновременно с датой документа.
6. Гриф утверждения документа
Документы проходят процедуру утверждения для придания им юридической силы. Утверждаются организационно-правовые документы (уставы, положения, правила, инструкции, штатные расписания), планы, отчеты, некоторые виды актов и протоколов. Перечень утверждаемых документов в каждой организации должен быть определен в Инструкции по делопроизводству.
Документ может утверждаться непосредственно руководителем (несколькими руководителями), распорядительным документом (постановлением, приказом, распоряжением) или решением коллегиального органа. Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.
При утверждении документа руководителем гриф утверждения документа оформляется следующим образом:
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.
При утверждении документа распорядительным документом, издаваемым руководителем, или коллегиальным органом в грифе утверждения указывается наименование документа, в котором зафиксировано решение об утверждении, его дата и номер, при этом все слова в грифе утверждения согласуются в роде, числе и падеже, например:
7. Подпись
Реквизит, придающий документу юридическую силу. Если документ оформлен на бланке, в состав реквизита входят: обобщенное наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и расшифровка подписи (инициалы, фамилия):
Генеральный директор Подпись О.П. Смуров
При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, отражающей иерархию должностей, причем первой указывается должность вышестоящего работника, например:
Генеральный директор Подпись М.А. Медведев
Главный бухгалтер Подпись Н.И. Логинова
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:
Заместитель министра Заместитель министра
юстиции Российской Федерации финансов Российской Федерации
Подпись В.М. Степанов Подпись А.П. Миронов
Документы коллегиальных органов (коллегий, советов, правлений) подписываются председателем этого органа (или председательствующим на заседании) и секретарем.
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии, например:
Председатель Подпись Н.В. Куликов
Члены Подпись К.М. Артемьева
Подпись С.П. Матвеев
Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии или указанием, что он временно исполняет обязанности должностного лица:
Зам. генерального директора Подпись Н.Г. Котляр
И.о. генерального директора Подпись И.О. Тарасов
Не допускается надписывать от руки "За", ставить косую черту перед наименованием должности, если документ подписывает не руководитель, чья подпись оформлена на документе, а замещающее его должностное лицо.
8. Оттиск печати
Так же, как и подпись, относится к реквизитам, придающим документу юридическую силу. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми, материальными средствами и др. Проставление печати на документах регламентируется нормативными актами. Инструкция по делопроизводству, как правило, включает в качестве приложения перечень документов, заверяемых печатью организации.
Отметка об исполнителе – реквизит документа, содержащий сведения о непосредственном составителе документа. Отметка об исполнителе (реквизит 27) включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.1Например:В.А. Жуков924 45 67Отметка об исполнителе может дополняться указанием должности исполнителя с указанием структурного подразделения.2Реквизит "Отметка об исполнителе" оформляется от поля без абзацного отступа Реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»В случае качественного и полного исполнения поручения оно снимается с контроля. Снятие поручения с контроля осуществляет руководитель, установивший контроль, или по его поручению служба ДОУ. Снятие поручения с контроля оформляется с помощью реквизита «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело».Если было создано несколько поручений, связанных с одним документом, то реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» должен оформляться только после исполнения всех поручений.Фрагмент документаГОСТ Р 6.30–2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов3.28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.Данный реквизит оформляется на первом листе документа в левом нижнем углу. Результаты исполнения могут формулироваться следующим образом «Направлен ответ от 11.01.2007 № 11», «Издан приказ от 11.01.2007 № 11», «Вопрос решен 11.01.2007 по телефону» и т.д. (см. Пример 1).Из общего списка реквизитов, содержащихся в ГОСТе Р 6.30–2003, именно реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» оформляется последним. Он свидетельствует о том, что работа над документом закончена. После его оформления документ подшивается в дело.
19 вопрос. Реквизиты, придающие юридическую силу, требования к ним.
Реквизиты, которые придают документу юридическую силу Обязательный состав реквизитов, который придает создаваемым документам юридическую силу: 1. Автор документа (наименование организации, учреждения, предприятия с указанием ведомственной принадлежности или организационно-правовой формы). Альтернативой может быть печать документа на фирменном бланке. На некоторых документах дополнительно указывается город, в котором данный документ был издан. 2. Название документа (приказ, положение и т.д.). 3. Дата создания документа, его утверждения, вступления в силу. 4. Регистрационный индекс (номер) данного документа в соответствии с принятой в компании системой регистрации. 5. Текст (содержание), по сути точно соответствующего его названию. 6. Подпись руководителя организации или уполномоченного им ответственного лица. Подпись руководителя может быть проставлена в нескольких видах, в частности: 6.1. Прямая подпись (как под приказами в унифицированных формах – с указанием должности, расшифровки подписи и самой подписи). 6.2. Прямой гриф утверждения за подписью руководителя (или уполномоченного на то должностного лица) данной организации. Гриф утверждения проставляется на верхней заголовочной части документа с правой стороны. 7. Визы согласования для тех видов документов, которые без таких виз не будут иметь полной юридической силы. Например, визы согласования с первичным профсоюзным органом, учет мнения представительного органа, согласование с юристом, с главным бухгалтером и т.д. Документы, требующие согласования, определяются требованиями текущего законодательства, унифицированными формами и внутренними локальными нормативными актами самой организации, в частности инструкцией по делопроизводству или положениями по отделам и т.д (в случае их наличия)
Вопрос 20. Общие требование к тексту документа.
Текст документа несет основное смысловое содержание документа -управленческое действие, решение, коммерческую сделку и т.д.1.2. В соответствии с видом документа выбираются композиционная структура, стиль изложения и языковые средства. 1.7. В распорядительных документах организации, издаваемых принципах единоначалия (приказ, указание, распоряжение) используется форма изложения текста от первого лица единственного числа (ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ, ОБЯЗЫВАЮ, СЧИТАЮ НЕОБХОДИМЫМ).В первой части распорядительного документа может указываться основание или причина составления документа. Во второй части излагается решение руководителя. Если содержание документа не нуждается в пояснении, то его текст содержит только распорядительную часть. Текст приказов в таких случаях начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ.Распорядительная часть может делиться на пункты, если исполнение приказа предполагает несколько исполнителей и выполнение различных по характеру действий. Действия одного характера или исполнителя перечисляются в одном пункте. Пункты, которые включают управленческие действия, носящие распорядительный характер, начинаются с глагола неопределенной формы. Например:ПРИКАЗЫВАЮ:1. Создать комиссию в следующем составе...В том случае, если управленческое действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже.Сведения об управленческом действии передают глаголом в неопределенной форме и дополнением с обозначением объекта действия.Например:ПРИКАЗЫВАЮ:1. Начальнику Общего отдела Лисаченко И.А. осуществлять контроль за выполнением машинописных работ.Указание срока исполнения дается отдельной строкой и оформляется тремя парами цифр. Например:Срок представления - 15.09.99.В последнем пункте распорядительной части указывают конкретных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением распорядительных документов. Например:3. Контроль за исполнением приказа возложить на начальника Общего отдела Лисаченко И.А.или 3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.1.8. В протоколах используется форма изложения текста от третьего лица множественного числа (СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ). Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного лица.Текст протоколов состоит из двух частей: вводной и основной.Вводная часть строится по схеме:Председатель -Секретарь -Присутствовали:Текст основной части протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела состоит из трех частей:СЛУШАЛИ:ВЫСТУПИЛИ:РЕШИЛИ:Протокол может фиксировать решение об утверждении какого-либо документа. В этом случае в тексте протокола должна содержаться ссылка на этот документ, а сам документ прилагается к протоколу.При наличии особого мнения по принятому решению оно записывается в протокол (после соответствующего протокольного решения).Текст документа составляют на русском или национальном языке субъекта Российской Федерации (далее по тексту - национальном) в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках.Тексты документов в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» пишут только на русском языке при направлении их:· в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации;· на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации;Документы, направляемые зарубежным партнерам, могут составляться на языке страны, в которой размещается корреспондент, или на английском языке.1.3. В деятельности организаций могут использоваться унифицированные тексты документов, представленные в форме связного текста, трафарета, анкеты, таблицы или сочетания этих форм.1.4. Сплошной связный текст документа содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях и применяется при подготовке уставов, положений, инструкций, правил, приказов, распоряжений, указаний, протоколов, актов, договоров, контрактов, соглашений, служебных записок, писем, справок и т.д.Связные тексты допускается подразделять на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки). Заголовки разделов пишутся с прописной буквы (допускается их написание прописными буквами). Точка в конце заголовков и подзаголовков не проставляется. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками. Текст пунктов и подпунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой.Текст, как правило, состоит из двух частей. В первой, констатирующей части, указываются причины, основания, цели составления документа. В этой части при необходимости должна быть установлена взаимосвязь с ранее изданными нормативными актами или другими документами по данному вопросу. В тексте документов, подготовленных на основании или в развитие документов других организаций или ранее изданных документов, указываются их реквизиты: название вида документа, автор, дата, регистрационный индекс, заголовок. Например:В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 24 ноября 1999 года №148 «Об утверждении Положения о Госстрое России».Во второй части излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, то текст может содержать только заключительную часть. Например: приказы -распорядительную часть без констатирующей; письма - просьбу без пояснения.1.5. При подготовке документов, составленных по однотипным повторяющимся ситуациям (приказов по личному составу, договоров контрактов, актов, сопроводительных, гарантийных и рекламных писем претензий, заявок, заключений и т.д.) рекомендуется разрабатывать или использовать унифицированные формы с трафаретным текстом. Если подготовка документов ведется на средствах электронно-вычислительной техники (ЭВТ), необходимо использовать базу данных «текстовых заготовок».1.6. Текст документов, регулирующих деятельность организации (положение, устав, должностная инструкция и т.д.) состоит из разделов, пунктов и подпунктов. Каждый раздел должен иметь соответствующий номер и заголовок.Структура текста положения об организации или о ее подразделении состоит из следующих разделов:1. Общие положения.2. Задачи.3. Функции.4. Права.5. Ответственность.6. Взаимоотношения.Структура должностной инструкции включает следующие разделы:1. Общие положения.2. Функции.3. Права.4. Ответственность.5 .Взаимоотношения.1.9. Акт составляется несколькими лицами и подтверждает установленные факты или события. Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей. Во вводной части акта указывается распорядительный документ, на основании которого актируется факт, событие или действие (в именительном падеже), его номер и дата. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением организаций, фамилии и инициалы (в именительном падеже). Если акт составлен комиссией (например, экспертной) то первым указывается председатель комиссии. В необходимых случаях допускается приводить сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, и их адреса. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке.Слова «Основание», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» пишутся с прописной буквы.В констатирующей части акта излагаются цели и задачи, характер проделанной работы, установленные факты, а также выводы и заключения. Констатирующая часть заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта. Например:Составлен в 3-х экземплярах:1-й экземпляр -2-й экземпляр -3-й экземпляр -1.10. Текст договоров (соглашений, контрактов) фиксирует соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и регулирует эти отношения. Договор (контракт) содержит следующие сведения, например:· наименование сторон (полное и сокращенное название);· наименование работы (предмет контракта), ее этапы и результаты выполнения;· наименование документа, в соответствии с которым выполняется работа;· срок действия договора;· начало и окончание работ по договору;· стоимость работы и порядок расчета;· порядок сдачи и приемки работы;· юридические адреса сторон (с указанием почтовых адресов, банковских реквизитов, номера телефонов, факсов);· подпись руководства организации.Текст договора (контракта) подразделяется на разделы, пункты и подпункты.1.11. Текст доверенности фиксирует факт предоставления права доверенности лицу на совершение каких-либо действий от лица доверителя (организации или физического лица).Официальные доверенности выдаются организацией своему представителю на совершение сделок, получение денег, товарно-материальных ценностей или других действий от имени организации. В тексте официальной доверенности указываются следующие сведения, например: должность и паспортные данные доверенного лица;· организация, в которой производятся действия по доверенности· вид действий;· образец подписи лица, получившего доверенность;· срок действия доверенности;· подпись руководства организации (автора доверенности). 1.12. По содержанию и назначению письма, как вид документа, могут быть инструктивные (директивные), гарантийные, информационные, рекламные, письма-запросы, письма-извещения, письма-приглашения, письма-ответы и др. При заключении контрактов с иностранными партнерами используются кредитные письма.Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию по нескольким разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них.Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем и т.д.), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации.Допускается форма изложения текста от третьего лица единственного числа, например: Госстрой России не возражает.Форма изложения текста письма от первого лица единственного лица (прошу, предлагаю, направляю и т.д.) возможна в двух случаях:· письмо оформляется на должностном бланке;· письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату.Письма могут быть простыми и сложными. Простые письма составляют в случаях, когда не требуется изложения сложных в административном или юридическом отношениях ситуаций. Простое письмо может иметь одну ил две смысловые части.Письмо, состоящее из одной части - это просьба без пояснения, напоминание без преамбулы, сообщение без обоснования, выражение благодарности или сочувствия и др.Если письмо состоит из двух частей, то первая - это обоснование письма, изложение причин его написания, мотивировка, а вторая - заключение, просьба или отказ, напоминание, предложение, согласие, выражение гарантии и т.п.Текст простого письма не должен превышать 1-2-х машинописных страниц.Сложные письма составляются по вопросам, требующим подробного изложения ситуации, ее анализа, оценки, аргументации, формулировки выводов, мнений, предложений, просьб.Сложные письма могут содержать до 5-ти страниц текста. Они состоят следующих основных частей:· обращение;· вступление;· основное содержание;· заключение.Если ситуация требует непосредственно обратиться к должностному лицу, обращение является обязательным элементом.При обращении к адресату учитывается его служебное положение, сферы деятельности и т.д.В ГОСТе Р 6.30-97 не нашел разрешения вопрос о правилах обращения к получателю документа.Наиболее часто употребляемыми формами обращения являются, например:Уважаемый Сергей Петрович!Господин Титов!Сергей Петрович!Уважаемый господин Титов!Уважаемый г-н Титов!Уважаемая госпожа Петровская!Уважаемые господа! (употребляется, когда неизвестны имена получателей письма.Глубокоуважаемый товарищ Петров!При обращении к должностным лицам высших и центральных федеральных органов власти, президентам (председателям) обществ, компаний, фирм, а также к духовным лицам, различных вероисповеданий, допускается обращение с указанием должности без фамилии. Например:Господин Президент!Ваше Преосвященство!Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины его написания.Вступление может содержать:· ссылку на документ (организационно-правовой, распорядительный, нормативный, договорный, информационный или справочно-аналитический) и (или) его отдельные пункты, послужившие юридическим основанием или поводом для письма;· констатацию факта, события, сложившейся ситуации.Основное содержание письма составляют описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства.Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний. Заключение начинается словами «просим» (письмо-просьба или запрос), «высылаем», «направляем», «представляем» (сопроводительное письмо), «сообщаем» (информационное письмо).Заключительная часть письма может заканчиваться формулой вежливости. Например: «С уважением... », «Искренне Ваш...».Заключительная формула вежливости отделяется от названия должности запятой.Например:С уважением,Начальник личная подпись Ю. Б. Жуковский1.13. Анкета - это форма представления унифицированного теста документа, в котором характеризуется один объект по определенным признакам. Форма анкеты применяется при изложении цифровой или словесной информации в организационно-распорядительных, финансовых и других документах.Постоянной информацией в анкете являются наименование признаков, а переменной - их характеристики. При построении анкеты постоянная информация выражается существительными в именительном падеже, например: фамилия, имя, отчество; или словосочетаниями, опорным словом в которых является существительное, например: структурное подразделение, последнее место работы.Заполненная анкета является примером структурированного представления текста документа.1.14. Таблица - форма представления унифицированного теста, содержащего информацию, являющуюся характеристикой нескольких объектов по ряду признаков. Форма таблицы применяется при изложении цифровой или словесной информации о нескольких объектах по ряду признаков. Табличные тексты применяются в отчетно-статистических, бухгалтерских, банковских организационно-распорядительных документах (структура и штатная численность, штатное расписание, план работы, перечень и т.п.).Таблицы имеют два уровня членения текста: вертикальный - графы и горизонтальный - строки. Обобщенное наименование признаков в таблице составляют заголовок и подзаголовки граф (головка таблицы), а наименования объектов - заголовок и подзаголовки строк таблицы, расположенных крайне левой графе (боковик таблицы)1.15. Документы должны быть написаны деловым стилем.К основным стилевым чертам деловой речи относятся:· нейтральный фон изложения;· точность и ясность изложения;· лаконичность и краткость текста.Специфика делового стиля определяется назначением документа.Однозначность понимания текста обеспечивает употребление терминов. В официальных документах используется отраслевая или корпоративная терминология, отражающая содержание той предметной области, которой посвящен документ и специальные слова и выражения, сложившиеся в сфере административного управления.Допускается употреблять так называемые универсальные слова и использовать их вместо точных смысловых определений в различных контекстах. Например:«До настоящего времени слабо ведутся подготовительные работы по реконструкции здания Большого театра».или«Протокол слабо отражает намерения договаривающихся сторон».В документах не должны употребляться слова и выражения, вышедшие из употребления (архаизмы и историзмы). Следует писать:не «при сем направляем», а «направляем»;не «сего года», а «этого года (текущего года)»;не «настоящим сообщаем», а «сообщаем»;не «настоящий акт составлен», а «акт составлен».Особенностью делового стиля является использование и широкое употребление устойчивых (шаблонных, стандартизованных) языковых оборотов. Например:Установлено, что в период с... по...В соответствии с...В целях...Направляем (представляем, высылаем) Вам...Считаем целесообразным...Как правило, в текстах используются существительные, образованные от глаголов, со значением действия (оказать помощь, провести экспертизу) или глаголы в форме третьего лица (акт подписан членами комиссии и утвержден руководством).В официальных документах используются простые распространенные предложения, односоставные или двусоставные, с обособленными оборотами. Например:«В связи с крайне низкой эффективностью использования..., а также в связи с недостаточной загруженностью... просим Вас решить вопрос о... ».В служебных документах неуместно употреблять выражения типа «будьте так любезны» или «Не откажите в любезности сообщить».В деловой переписке используются местоимения «мы» и «Вы» вместе «я» и «он».Страдательные конструкции предпочтительнее действительных. Например:не «мы выполним», а нами будет выполнено»;не «Вы предлагаете», а «Вами предложено».В целях сжатия текста используются общепринятые сокращения: СНГ; графические - г-н, ж.-д., кв. м и др.Графические сокращения во множественном числе, как правило, не удваиваются, исключение составляют: гг. - годы, пп. - пункты и некоторые другие.
В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой «МП» или иным образом.
Отметка о заверении копии
Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом оформляется реквизит «Отметка о заверении копии», включающий: слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения, например:
Начальник отдела кадров Личная подпись
Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению университета.
Листы многостраничных копий нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии «Всего в копии ____ л.». Допускается заверять отметкой «Верно» каждый лист многостраничной копии документа.
Отметка об исполнителе
Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа.
Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона, печатается шрифтом размером № 10 через 1 межстрочный интервал, например:
Отметка об исполнителе может дополняться указанием должности исполнителя с указанием структурного подразделения.
В документах, имеющих гриф конфиденциальности, отметка об исполнителе проставляется на обороте последнего листа каждого экземпляра документа и включает в себя: указание количества отпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя, свою фамилию и дату печатания документа.
Указания по исполнению документов (резолюция)
Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения (при необходимости), подпись и дату, например:
с регионы» к 05.10.2010
Личная подпись
Резолюция, как правило, пишется от руки в верхней свободной от текста части первой страницы документа. Допускается оформление резолюции на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится. Резолюция прикрепляется к документу и вместе с ним подшивается к делу.
При наличии в резолюции нескольких исполнителей ответственным исполнителем считается названный первым в резолюции; ответственность за своевременное и правильное исполнение задания в равной степени несут все указанные в резолюции исполнители.
Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде указания по исполнению лицам, непосредственно им подчиненным.
На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора резолюции, дата.
Отметка о контроле
Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль; проставляется в правом верхнем углу штампом «На контроле».
Отметка об исполнении документа
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело состоит из слов «В дело», указания индекса дела, в которое помещается документ, подписи исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ, и даты.
Отметка об исполнении может дополняться информацией об особенностях исполнения документа.
Отметка о поступлении документа
Отметка о поступлении документа в университет проставляется в виде штампа и содержит очередной порядковый номер и дату поступления.
Отметка о конфиденциальности
Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации. Отметка о конфиденциальности на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне, имеет вид «Для служебного пользования».
Отметка проставляется в верхнем правом углу первого листа документа и может дополняться указанием номера экземпляра документа.
2.3. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов
2.3.1. Состав документов университета
В деятельности университета создается комплекс организационно-распорядительных документов: приказы, распоряжения, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, протоколы заседаний , акты, аналитические справки, докладные и служебные записки, договоры (контракты, соглашения), деловая (служебная) переписка и др.
Документирование управленческой деятельности заключается в записи по установленным правилам необходимой для деятельности университета информации, т. е. в создании документа.
Комплекс документов определяется:
· кругом вопросов, решаемых университетом для обеспечения уставной деятельности;
· структурой университета;
· объемом и характером взаимосвязей с другими учреждениями и организациями.
Отбор видов документов, необходимых и достаточных для работы университета, производится на основе сводной номенклатуры дел университета, утвержденной ректором и согласованной с ЦЭПМК Архивного комитета Санкт-Петербурга, с указанием сроков хранения.
Получить полный текстРаспорядительные документы, поступающие в университет из вышестоящих организаций, доводятся до структурных подразделений, посредством:
· издания распорядительных документов, в которых излагается содержание документов вышестоящей организации применительно к задачам университета, и намечаются конкретные мероприятия, подлежащие осуществлению;
2.3.2. Приказ
Приказ – основной, правовой, распорядительный документ, издаваемый ректором на правах единоначалия и в пределах его компетенции, для решения основных оперативных задач, стоящих перед университетом.
Проекты приказов по основной деятельности разрабатываются и вносятся проректорами или руководителями структурных подразделений в пределах их компетенции, в зависимости от характера, содержания и масштабности возникшего вопроса.
Проекты приказов по личному составу работников готовит отдел кадров на основании соответствующих представлений.
Проекты приказов по личному составу обучающихся готовит студенческая канцелярия на основании представлений деканатов.
Обеспечение качественной подготовки проектов приказов по основной деятельности и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые готовят и вносят проект.
Контроль за правильностью оформления проектов приказов осуществляет канцелярия.
Приказ имеет следующие реквизиты: эмблема университета, краткое наименование вышестоящей организации, полное наименование университета, сокращенное наименование университета в скобках, наименование вида документа – приказ, дата и номер приказа, заголовок. Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через один межстрочный интервал, выравнивается по центру. Например:
Об организации проведения зимней сессии
Текст отделяется от заголовка двумя-тремя межстрочными интервалами, печатается через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текст приказа состоит из констатирующей и распорядительной части.
В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами «в целях», «в соответствии», «во исполнение» и др. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже , наименование органа, издавшего документ, даты, регистрационного номера и заголовка к тексту.
Преамбула в проектах приказов завершается словом «п р и к а з ы в а ю:», которое печатается в разрядку.
Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя (исполнителей) каждого действия и сроков исполнения.
Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части содержит сведения о должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.
Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу...».
В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения...».
Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.
Проекты приказов и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте даются поручения, а также заведующим канцелярией и начальником юридического отдела. Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.
Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит переоформлению и повторному согласованию.
Получить полный текстВизы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату. Приложение к приказу визируется руководителем структурного подразделения, подготовившего проект, на оборотной стороне последнего листа. При наличии нескольких приложений, приложения нумеруются.
Проект приказа во исполнение распорядительного документа вышестоящей организации должен быть подготовлен в течение 10 дней, если руководство вуза не установило иной срок.
В приказах по личному составу указываются фамилия, имя, отчество (полностью), должность и подразделение работающего. Факультет, номер группы, индивидуальный код и год рождения студента. Заверенные копии приказа или выписки из него подшиваются в личное дело.
Проект приказа, согласованный с соответствующими подразделениями, проходит экспертизу в юридическом отделе университета в части применения и использования действующих норм права и соответствующих нормативных документов.
Первый лист приказа печатается на бланке приказа (приложение № 6), а последующий текст на стандартных листах бумаги формата А4; второй и последующий должны быть пронумерованы. Номера листов проставляются посередине верхнего поля листа.
Совместные приказы организаций печатаются на стандартных листах бумаги формата А4.
При оформлении совместного приказа: наименования организаций располагаются на одном уровне; наименование вида документа – ПРИКАЗ - располагается центрованным образом; дата совместного приказа - единая, соответствует дате более поздней подписи; регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров, присвоенных документу каждой организацией, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе. Подписи руководителей организаций располагаются ниже текста на одном уровне.
Приказы регистрируются в книге регистрации приказов (название, номер, дата) канцелярии в день подписания их ректором. Первый экземпляр приказа остается в канцелярии.
Приказы размножают в издательстве университета через канцелярию.
В целях ускорения прохождения приказов по движению личного состава, установлению надбавок и предоставлению отпусков, отдел кадров и студенческая канцелярия устанавливают номера приказов, согласованные с канцелярией.
Формирование приказов на увольнение сотрудников должно производиться в день увольнения сотрудника и передаваться в бухгалтерию в этот же день.
Подготовка проектов приказов, объявляющих решение Ученого совета университета, организуется ответственным за подготовку включенного в повестку дня заседания Ученого совета университета вопроса, который за неделю до объявленного срока согласует содержание проекта решения с проректором, отвечающим за документационное обеспечение управления вузом, для определения порядка реализации данного решения.
Ученый секретарь совета в трехдневный срок после заседания Ученого совета представляет оформленное решение проректору.
Проректор в зависимости от содержания направляет решение соответствующим проректорам по направлениям для подготовки проекта приказа и по указанию ректора устанавливает срок.
2.3.3. Распоряжение
Распоряжение – документ, издаваемый ректором и проректорами в пределах своей компетенции преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам организационно-оперативного управления деятельностью университета, исполнения решений Ученого совета и приказов. На основании распоряжений создаются комиссии (для ознакомления с деятельностью структурных подразделений, для проверки заявлений, жалоб граждан и др.).
Распоряжение не должно содержать предписаний, носящих нормативный характер.
Распоряжения имеют обязательную силу для конкретного лица или структурного подразделения, которым оно адресовано.
Распоряжения могут быть как общего, длительного действия, так и касающиеся конкретного вопроса, отдельного случая.
Подготовка, составление и оформление распоряжений производится в соответствии с требованиями, предъявляемыми к составлению и оформлению приказов.
Текстовая часть распоряжения начинается сразу с распорядительной части.
Если требуется разъяснение целей и мотивов принятия распоряжения, то в проекте приводится вступительная часть – преамбула.
Регистрация распоряжений осуществляется в канцелярии университета. Распоряжения нумеруются порядковым номером, в пределах календарного года. Регистрационный номер состоит из порядкового номера распоряжения.
Первый лист распоряжения печатается на бланке распоряжения (приложение № 7).
Визы проставляются на обороте последнего листа распоряжения.
2.3.4. Схема прохождения проекта распорядительного документа
Исполнитель осуществляет подготовку текста приказа (распоряжения) в соответствии с установленными требованиями и оформляет его на бланке и в виде компьютерного файла с помощью разработанного канцелярией шаблона соответствующего распорядительного документа.
Подготовленный проект приказа (распоряжения) представляется зав. канцелярией, который проверяет правильность его оформления, наличие необходимых реквизитов, содержание списка виз согласования и визирует. При наличии замечаний к оформлению, заведующий канцелярией вносит соответствующие изменения в проект и возвращает его исполнителю на доработку.
Получить полный текстПосле проверки правильности оформления приказа (распоряжения) канцелярией исполнитель в необходимых случаях осуществляет предварительное согласование его содержания с юристом (на предмет соответствия с нормативными актами Российского законодательства) и далее с должностными лицами, указанными в списке виз согласования.
Согласование приказов осуществляется в следующей последовательности:
· зав. канцелярией;
· председатель профкома студентов и аспирантов по вопросам, касающимся порядка назначения на стипендию, льгот и пособий студентам и аспирантам, поселении и регистрации обучающихся, подразделений социальной сферы;
· председатель профкома сотрудников по основным вопросам, касающимся трудовых отношений в коллективе , приказам по подразделениям социальной сферы, реорганизации структуры университета и других, влекущих за собой существенные изменения условий труда;
· руководители структурных подразделений, круг деятельности которых затрагивается проектом приказа;
· проректор по соответствующему виду деятельности (по направлению);
· начальник управления планирования, бухгалтерского учета и финансового контроля, начальник отдела кадров (по соответствующему содержанию приказа);
· начальник юридического отдела.
Необходимость рассылки приказа структурным подразделениям и его тираж устанавливает исполнитель и согласовывает с заведующим канцелярией (в список рассылки в обязательном порядке должны включаться визирующие должностные лица).
Разрешение на редактирование приказа в издательстве университета дают ректор, проректоры по направлениям.
Внесение изменений в подписанный приказ, распоряжение, а так же в согласованный проект документа не допускается.
2.3.5. Положение, правила, инструкции
Положение принимается, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции университета.
В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.
В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.
Положения (правила, инструкции) применяются как самостоятельные документы, которые подписываются ректором или проректором или как утверждаемый документ. Утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении.
Первый лист текста проекта Положения (правил, инструкции) печатается на общем бланке университета. Если проект Положения (правил, инструкции) утверждается распорядительным документом, то он печатается на стандартном листе формата А4. Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа . В тексте используются слова: «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается».
Заголовок к тексту Положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос «О чем?»; заголовок инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ, отвечает на вопрос «Кого?».
Констатирующей частью Положения (правил, инструкции) служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение документа, сфера его распространения и ответственность за нарушение установленных правил.
Основной текст Положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Главы нумеруются римскими цифрами, пункты и подпункты – арабскими цифрами.
2.3.6. Протокол заседания (совещания)
Протокол – документ информационного характера, предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных, совещательных, координационных, экспертных и др. органов, совещаний. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.
Протоколированию подлежат заседания Ученого совета университета, ректората, приемной комиссии, государственных экзаменационных комиссий, Ученых советов факультетов, кафедр, научных семинаров, методических комиссий, конкурсных комиссий на замещение вакантных должностей, квалификационных комиссий, общественных организаций (профкома, совета ветеранов и др.), конференций и симпозиумов, экспертных комиссий. Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.
Датой протокола является дата заседания.
Название коллегиального органа или совещания служит заголовком протокола.
Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. В первой части указываются инициалы, фамилии председателя (председательствующего), секретаря, а также присутствовавших на заседании и, при необходимости, приглашенных на заседание (совещание). Фамилии располагаются по алфавиту . Если количество присутствующих превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список, являющейся неотъемлемой частью протокола, например:
Получить полный текстПрисутствовали: 25 чел. (список прилагается)
Если в заседании (совещании) принимают участие представители других организаций, указывается место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через один межстрочный интервал.
Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом «О» («Об»), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
ВЫСТУПИЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):
Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов; в последнем случае в тексте протокола делается отметка «Текст выступления прилагается». Постановление (решение) в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании; при необходимости приводятся итоги голосования: «За - …, против -…, воздержалось - …».
Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), секретаря, а также инициалы и фамилии присутствовавших лиц.
Слово «Присутствовали» печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, а справа от наименования должностей – их инициалы и фамилии. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:
Присутствовали:
Проректор по учебной работе
Заведующие кафедрами, …
Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.
В основной части протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.
Наименование вопроса нумеруется и начинается с предлога «О» («Об»), печатается центровано и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.
Затем указывается принятое по вопросу решение.
Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Протокол может фиксировать решение об утверждении какого-либо документа. Утвержденный документ должен прилагаться к протоколу и иметь отметку об утверждении, например:
УТВЕРЖДЕНО
Протокол заседания
Ученого совета
факультета электроники
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний кафедры, протоколы координационных, экспертных советов и др. органов. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.
Первый лист первого экземпляра протокола заседания кафедры печатается на общем бланке, а последующие листы и приложения к протоколу на бумаге того же формата и качества, что и бланк (Приложение). Протоколы заседаний государственных экзаменационных комиссий и квалификационных комиссий формируются в специальные книги, которые прошнуровываются и заверяются печатью университета; листы книги нумеруются.
Протоколы печатаются только на одной стороне листа.
Слово «ПРОТОКОЛ» (вид документа) печатается прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом и выравнивается по центру); вид заседания (совещания) – отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через 1 интервал и выравнивается по центру; дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита; номер протокола обозначается арабскими цифрами, может включать буквенные индексы.
Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.
Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.
Выписки из протоколов оформляются на стандартных листах бумаги (не на бланках).
К протоколам прилагаются тексты и тезисы докладов и выступлений, конспекты обсуждаемых лекций, стенограммы заседания, если они стенографировались.
Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса.
Получить полный текст2.3.7. Служебная переписка
Служебная переписка – различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией.
К видам служебной переписки, используемой в университете, относится: деловое (служебное) письмо, телеграмма, телекс, факсограмма (факс), телефонограмма, электронное письмо (электронное сообщение).
Деловое (служебное) письмо – документ информационно-справочного характера, направляемый университетом, должностным лицом адресату (органу власти, организации или лицу) по почтовой связи.
Телеграмма – документ информационно-справочного характера, направляемый адресату (органу власти, организации или лицу) по телеграфной сети общего пользования.
Телекс (телетайпограмма) – телеграмма, передаваемая по абонентской телеграфной (телексной) сети.
Факсограмма (факс) – получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи.
Телефонограмма – документ информационного характера, передаваемый и получаемый по телефонной связи.
Электронное письмо (электронное сообщение) – документ информационно-справочного характера, передаваемый и получаемый по электронной почте. Электронное письмо имеет статус документа, если оно заверено электронной цифровой подписью.
Служебные письма подразделяются на письма-запросы, письма-ответы, сопроводительные письма, которые выполняются на бланке письма (Приложение). Письма на бланках университета подписывает ректор, проректора, руководители структурных подразделений, наделенные соответствующими полномочиями.
Служебные письма регистрируются в канцелярии.
Исполнитель визирует копию письма, остающуюся в деле канцелярии.
В служебном письме присутствует реквизит «наименование документа» (заголовок к тексту), отвечающий на вопрос «О чем?» и формулирующий в краткой форме тему письма.
В служебных письмах могут использоваться фразы этикетного характера «Уважаемый…!» – в начале письма, над текстом и «С уважением, » в заключительной части письма, перед подписью); этикетные фразы печатаются исполнителем при подготовке проекта письма.
Служебные письма излагаются: от 1-го лица множественного числа («Просим предоставить информацию …», «Направляем на заключение проект …» и др.), от 3-го лица единственного числа («Университет не считает возможным …», «Руководство университета предлагает рассмотреть возможность…»), на должностных бланках - от 1-го лица единственного числа («Прошу Вас представить данные о…», «Считаю возможным принять участие в…»). Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документ, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т. д.
Письма финансового характера, а так же письма, содержащие обязательства, заверяются печатью университета.
В письмах-запросах должна содержаться просьба о получении необходимых сведений от организаций-адресатов или об осуществлении действий, которые следует выполнить адресату.
В письмах-ответах сообщается запрашиваемые сведения, информация о выполнении требуемых действий в соответствии с полученным запросом. Уведомление о невозможности предоставления необходимых сведений, а также указывается индекс и дата соответствующего письма-запроса (в реквизите ссылка на номер и дату). Сроки подготовки ответных писем установлены нормативными правовыми актами или резолюцией руководителя, сроки подготовки других писем определяются руководителями структурных подразделений университета. Тексты ответных писем должны точно соответствовать данным поручениям, поступившим запросам, резолюциям руководства.
При отправлении служебного письма исполнитель может использовать почтовую или факсимильную связь.
2.3.8. Записка (докладная, объяснительная, служебная)
Для информационного обмена между структурными подразделениями, должностными лицами, работниками в университете используются докладная, объяснительная, служебная записки.
Докладная записка может быть адресована должностному лицу университета, в вышестоящую организацию или в другую организацию, по содержанию и назначению может быть информационной или отчетной.
Внутриуниверситетская записка пишется от руки или составляется на бумажном носителе, подписывается автором-составителем. Внешняя – оформляется на бланке письма, подписывается ректором или проректором университета. Текст докладной записки состоит из 2-х частей: изложения фактов, послуживших причиной ее составления и выводов, мнения университета или должностного лица.
Объяснительная записка – документ, поясняющий содержание отдельных документов или объясняющий причины свершившихся фактов, невыполнения каких-либо поручений и др.
Служебная записка - форма внутренней переписки между структурными подразделениями, или от должностного лица другому должностному лицу внутри университета.
Получить полный текстСлужебные записки могут иметь информационный, инициативный или отчетный характер, содержать просьбу, предложение. Текст состоит из 2-х частей: изложения фактов и выводов, предложений по излагаемому вопросу.
Записки имеют следующие обязательные реквизиты:
· наименование структурного подразделения – автора документа;
· вид документа;
· название документа (заголовок к тексту), если текст более 4-5 строк;
· адресат;
· подпись.
До представления соответствующему должностному лицу записки при необходимости визируются заинтересованными должностными лицами.
2.4. Порядок снятия и выдачи копий документов
Копия документа изготовляется и выдается с разрешения ректора (проректоров) университета или руководителя структурного подразделения, где хранится подлинный документ.
Копия заверяется подписью должностного лица, удостоверяющего соответствие ее содержания подлиннику.
В верхнем правом углу первого листа копии проставляется слово «Копия». В случае если копия на одном листе в нижнем левом углу проставляется отметка о заверении копии и гербовая печать (печать структурного подразделения выдающего копию). В необходимых случаях, когда копия на двух и более листах, листы сшиваются и пронумеровываются. Отметка о заверении копии (с указанием количества листов копии) и гербовая печать (печать структурного подразделения выдающего копию) ставятся на оборотной стороне последнего листа.
III. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА
3.1. Прием и первичная обработка поступающих документов
Поступающие документы принимает канцелярия.
Документы, полученные сотрудниками университета при личном приеме посетителей или посещении других учреждений, должны быть переданы в канцелярию не позднее следующего рабочего дня.
При приеме документов проверяется сохранность упаковки, правильность адресации и комплектность. Ошибочно доставленные документы возвращаются почтовому отделению или пересылаются по назначению.
Конверты с корреспонденцией вскрываются в канцелярии, за исключением конвертов, адресованных общественным организациям и с надписью «лично».
Если при вскрытии обнаруживается отсутствие приложения или части приложений, несоответствие сопроводительного письма и вложенных документов, пометка об этом делается на регистрационной карточке, а также составляется акт в двух экземплярах, один из которых прилагается к полученному документу, а другой направляется отправителю.
В случаях если только по конверту может быть установлен адрес отправителя и дата отправки конверты от поступившей корреспонденции сохраняются и прикладываются к документу.
Документы, поступившие с отметками СРОЧНО, ОПЕРАТИВНО незамедлительно регистрируются и передаются руководству.
Посылки, прибывшие в адрес университета, получает отдел материально-технического снабжения, работник которого в день получения посылки извещает структурные подразделения о поступивших посылках.
О поступлении телефонограмм, телеграмм и других документов, требующих срочного исполнения, канцелярия извещает структурные подразделения по телефону.
3.2. Предварительное рассмотрение документов
Документы адресованные руководству университета, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения, предварительно рассматриваются в канцелярии, а затем направляются руководству или в подразделение.
Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством университета и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.
Предварительное рассмотрение осуществляется исходя из оценки содержания документов, на основании установленного в университете распределения обязанностей.
Рассмотренные руководством документы, возвращаются в канцелярию, где в регистрационную карточку вносится содержание резолюции, а сам документ передается на исполнение.
3.3. Регистрация поступающих документов
Для регистрации входящих документов применяются регистрационные карточки и регистрационные журналы.
Каждый документ должен быть зарегистрирован только один раз. Двойная регистрация документов запрещается.
Входящие документы регистрируются в день поступления в канцелярии университета: