Правила сокращений
В разнообразных документах применяются определенные типы сокращений. Все они должны отвечать требованиям правил орфографии и пунктуации. Правила сокращений слов в текстах деловых бумаг определены государственным стандартом. Сокращения оправданы, поскольку они укорачивают время на составление текста, уменьшается их объем и, естественно, затраты на изготовление документа.
Всегда проверяйте результаты автоматического заполнения. В первом разделе мы узнали, что каждое число в линейном ряду вычисляется путем добавления значения шага к предыдущему числу. В серии роста следующее число получается путем умножения предыдущего числа на значение шага.
Метод № 1: введите первые два номера в серии
- Появится меню, показанное на рисунке 8.
- Результаты автозаполнения показаны на рисунке.
Сокращения- это экономное обозначение слов в документах. Особенность их является в том, что произносятся они в устной речи полностью и сокращаются только письменно. После такого сокращения обязательно ставится точка, если это не килограммы или метрическое измерение: (кг, т, мм, км, дм, г).
Основным критерием сокращением является доступность.
Метод №2: введите первый номер и укажите значение шага
Второй способ предусматривает дополнительный шаг, но он отличный. Четыре изображения ниже показывают наш процесс создания серии роста, начинающейся с числа 1 и имеющей значение шага.
Использование ленты для открытия окна серии
Даты автозаполнения. Ручка заливки работает быстрее, и мы показываем пример.
Даты автозаполнения с помощью ручки заполнения
Введите начальную дату в ячейке. . Он не только создает серию, основанную на выбранном вами устройстве, но и увеличивает этот блок на число, введенное в поле «Шаг». Когда в окне «Серии» выбрано «Даты», в правой части окна выбирается единица даты. Значение по умолчанию - 1, но вы можете выбрать любое значение. Например, если вы хотите, чтобы каждый месяц автоматически заполнялся, введите значение шага.
Выделяют два вида сокращений: а) для зрительного восприятия; б) для использования в письменной речи.
Графические сокращения для зрительного восприятия не имеют грамматического оформления, обозначаются малыми буквами, записываются:
- через косую линию: о/c (особенный состав), в/ч (военная часть), п/н (порядковый номер) и т.п.
- через дефис: м-ц (месяц), б-ка (библиотека), р-н (район), ф-ция (функция) и т.п.
Принято различать сокращения нескольких типов:
Вы заметите, что во всех наших образцовых листах мы заполняем столбцы сверху вниз. Но столбцы могут быть автоматически заполнены, перемещаясь вверх по столбцу, и строки могут быть автоматически заполнены в любом направлении. Однако, если вы пройдете ноль, вы увидите отрицательные числа, и если вы сделаете меньше, чем номер один, вы увидите десятичные знаки.
Это означает, что нет необходимости сортировать данные в порядке возрастания или убывания, чтобы увидеть относительное ранжирование значений в диапазоне данных. В примере, показанном на рисунке 1, данные о продажах сортируются на основе столбца «Продукт». Пользователь хочет ранжировать эти данные, но не хочет сортировать данные в столбце «Общие продажи», чтобы создать рейтинг.
- Буквенные (инициальные) сокращения (аббревиатур), которые образованы из первоначальных букв каждого слова: МВД, ГАИ, ЧАЭС, СБУ, ГУ МВД.и т.д. Почти все инициальные сокращения пишутся с прописной буквы (за исключением тех, которые превратились в самостоятельные слова, например, загс, вуз и т.п.).
2. Сложносокращенные слова смешанного образования состоят из аббревиатур и усеченных слов. Пишутся они по-разному, например ВНИИуголь, районо и др.
Для демонстрации видео этого чаевого, пожалуйста, посетите. По возрастанию числовой порядок является одним из наиболее распространенных способов сортировки данных. Если вы создаете новую таблицу, обязательно введите все числовые данные, которые вы хотите отсортировать, в том же столбце. Выберите числовые данные, которые вы хотите отсортировать.
Если столбец числовых данных является частью более крупной электронной таблицы связанных данных, выделите все связанные столбцы при выполнении шага. В поле с надписью «Сортировать по»введите имя столбца, содержащего ваши числовые данные. Выберите Сортировка в раскрывающемся меню, которое появляется. . Эндрю Теннисон пишет о культуре, технологиях, здоровье и множестве других предметов, поскольку он имеет степень бакалавра искусств в истории и магистр изобразительных искусств в письменной форме.
З. Сложносокращенные слова сложного типа, например, колхоз, совхоз, теплоход, Ростсельмаш, Главморпуть и т.д.
4. Отдельные, частично сокращенные слова, состоящие из части основы и полного слова, отличаются какими-либо особенностями в расшифровке, в категории рода, склонении, например: завкадрами, замдиректора, главпочта и т.д.
Ситуация: мы должны загружать определенные коды на листе в колонке. Эти коды имеют три поля, а средний - трехзначное число. Как мы можем с помощью критерия проверки утверждать, что в каждом коде это центральное поле последовательно совпадает с одним из предыдущего кода?
Можно создать «пользовательский» критерий проверки, который требует, чтобы выполнялось условие «центральное поле, следующее выше». Речь идет о нахождении формулы, которая выражает это условие. Первая проблема заключается в извлечении центрального поля.
Теперь мы применим критерий валидации, который утверждает, что результат этого выражения, примененный к текущей ячейке, равен тому же выражению, примененному к предыдущей ячейке, плюс единица. Мы выбираем диапазон, в котором мы будем писать коды, со второго.
5. Заимствованные из других языков, например: Би-Би-Си, АПН, напалм, лавсан и т.п.
6. Условные графические сокращения для обозначения должностей, географических понятий, промежутков времени, количественных определений, названий городов, сел, деревень, областей, районов, улиц, проспектов и т.п.
Особенность графических сокращений в том, что они не произносятся в устной речи. После такого сокращения обязательно ставится точка, например: г. (город); с. (село); обл., р-н и т.п. Графические сокращения всегда пишутся строчными буквами.
Конечно, это потому, что ячейки пустые. Это не имеет значения, мы принимаем это сообщение. При написании новых кодов указанный критерий будет препятствовать написанию непоследовательных центральных полей. Возьмем реальный пример случайных чисел: имитируем комбинацию примитивной лотереи; В котором вам нужно выбрать 6 номеров из 49 номеров.
Для нашего случая в этой формуле должны быть внесены некоторые корректировки. Из этих десятичных чисел единственное, что нас интересует, - это целая часть. Умножая это число на 26, получаем другое число от нуля до двадцати пяти. Вместо того, чтобы вручную записывать данные на рабочий лист, вы можете использовать функцию автозаполнения для заполнения ячеек данными, которые следуют шаблону или которые основаны на данных из других ячеек.
В ОРД не сокращаются реквизиты "заголовок", "автор документа", "подпись". Не допускается сокращение слов через косую линию, т.к. такой способ не предусмотрен, например: н/заводе (на заводе), м/мать (многодетная мать), з/р (заслуженный рационализатор). Общепринятые сокращения употребляются при перечислениях и ссылках, при ядом стоящих цифрах, названиях, фамилиях, например и т.д. (и так далее), и т.п. (и тому подобное), и пр. (и прочее), и др. (и другое), 1 млн., 50 км и т.д.
Заполнение данных в смежных ячейках с помощью драйвера заполнения
- Перейдите на вкладку «Файл» и выберите «Параметры».
- Дополнительно, и в разделе «Параметры редактирования».
Дополнительно, а затем в разделе «Параметры редактирования» установите или снимите флажок. Нажмите «Дополнительно», выберите «Вырезать», «Копировать» и «Вставить», отметьте или снимите флажок «Показывать параметры палитры» при вставке содержимого, чтобы включить или отключить этот параметр. Чтобы заполнить несколько соседних ячеек, выберите ячейку с содержимым, которое вы хотите использовать, и смежными ячейками, в которые вы хотите вставить их. Перейдите на вкладку «Файл» и нажмите «Параметры». . На вкладке «Главная» в группе «Изменить» нажмите «Заполнить», а затем выберите «Вниз», «Вправо», «Вверх» или «Влево».
Сокращается союз "то есть" (т.е.), а слова "так как", "таким образом", "потому что", "так называемый" не должны сокращаться.
Названия ученых степеней, званий могут сокращаться непосредственно только перед фамилиями как в тексте, так и в реквизите "подпись", например: акад. Захаров, доц. Петров, канд. техн. наук Леонов, инж. Иванов и др. Наименование должности допускается сокращать только в тексте, например: "на собрании выступил гл. механик Силаев Л.П." Причем слова "зам.", "зав.", "пом.", пишутся слитно (завотделом, завскладом, помдиректора). Но если эти слова отделяются от существительного прилагательным, то после них ставится точка: например зам. главного инженера.
Заполните ячейки строкой с помощью ручки заполнения
Примеры серий, которые можно использовать для заполнения
Пользовательский список может содержать только текст или текст в сочетании с числами.- Нажмите категорию «Дополнительно», а затем нажмите «Общие».
- В списке «Пользовательские списки» нажмите «Добавить».
- Удалить.
Автоматически повторять значения, которые уже существуют в столбце
Он не заполняет автоматически записи, содержащие только числа, даты или время.Географические понятия сокращают только перед словами, к которым они относится, например: оз. Балатон, г. Донецк.
При написании адреса в реквизите "адресат" допускается сокращать: ул. (улица), пр. (проспект). пер. (переулок), пл. (площадь), д. (дом), корп. (корпус), кв. (квартира), обл. (область), пос. (поселок). Сокращения промежутков времени и количественных определений допускаются после числительных, выраженных цифрами: 5 тыс. вагонов, 12 тыс. голов скота, 200 гр.
Отключить автозаполнение значений ячеек
Чтобы включить или отключить автоматическое заполнение значений ячеек, нажмите «Дополнительно», а в разделе «Параметры редактирования» снимите флажок «Включить автозаполнение для значений ячеек».
- Полная запись точно соответствует случаю существующей записи.
- Чтобы заменить автоматически введенные символы, продолжайте вводить текст.
- Он не выполняет автоматически записи, повторяющиеся в строке.
- Перейдите на вкладку «Файл».
Слово "год" сокращается только при цифрах, например: 1992 г.
При обозначении периода времени пишут так: 1990-1995 гг., если же между годами есть предлог "по", тогда следует писать: с 1990 г. по 1996г.
При обозначении учетного хозяйственно-административного бюджета годов пишут 1995/96 уч.г., - в остальных случаях 1995/96 г. (если имеется в виду год административный, хозяйственный, учебный, бюджетный).
Показать или скрыть драйвер наполнителя
Чтобы использовать обработчик заполнения, выберите ячейки, которые вы хотите использовать, в качестве основы для заполнения дополнительных ячеек, и перетащите дескриптор заполнения по вертикали или по горизонтали, чтобы заполнить нужные ячейки. Драйвер заполнения отображается по умолчанию, но вы можете скрыть его или показать, скрыт ли он.
Чтобы показать или скрыть драйвер наполнителя, нажмите «Дополнительно», а в разделе «Параметры редактирования» установите или снимите флажок «Разрешить перетаскивание и удаление наполнителя и ячеек». Чтобы не заменять существующие данные при перетаскивании драйвера наполнителя, убедитесь, что установлен флажок «Предупреждение перед заменой ячеек». Если вы не хотите видеть сообщение о перезаписи непустых ячеек, снимите этот флажок. Параметры автозаполнения Только для заполнения Заполните без формата.
При написании даты смешанным способом (словесно-цифровым и буквенным) слово "год" пишется буквой г., например, 22 мая 1996 г. При сочетании названия месяца и года слово "месяц" не пишется: (в октябре 1995 г.). Не пишут в тексте "в октябре с.г." (сего года), нужно указать год полностью: в октябре 1995 г.
При исчислении времени в документах пишут 20 ч или 20-00, 8 ч 45мин., слово "утро" и "день" не должны употребляться.
Включение или отключение параметров автозаполнения
Если вы не хотите, чтобы кнопка автозаполнения кнопки «Параметры автозаполнения». Нажмите «Дополнительно», а в «Вырезать», «Копировать» и «Вставить» снимите флажок «Показать параметры вставки» при вставке содержимого.
Заполните активную ячейку содержимым соседней ячейки
Выберите пустую ячейку, расположенную чуть ниже, вправо, влево или влево от ячейки, которая содержит данные, с которыми вы хотите заполнить пустую ячейку. На вкладке «Главная» нажмите «Заполнить», затем Редактирование вкладки «Главная», «Заполнить», затем «Влево».Слова "час", "минута", "секунда" при цифрах сокращаются, например: - 5 ч 32 мин 20 с (точка в конце сокращений не ставится).
Знаки №, §, % в тексте ставят только при цифрах, причем во множественном числе они не удваиваются, например № 16, 6, 9, § 7, 10, 12, 50-60 %.
Следует применять только официально принятые сокращения названий учреждений, организаций, например: Минуглепром, Минобразования и др.
Перетащите дескриптор заполнения для заполнения данных в соседних ячейках
Прежде чем отпускать кнопку мыши, вы должны вытащить драйвер заливки из выбранной области.
Заполните смежные ячейки формулами
Заполните ряд цифр, дат или других встроенных последовательных элементов. При заполнении серии выборы расширяются, как показано в следующей таблице. В этой таблице позиции, разделенные запятыми, помещаются в отдельные соседние ячейки на листе.Заполните ячейки серией чисел
Чтобы указать тип строки, вы также можете использовать правую кнопку мыши, чтобы перетащить обработчик заполнения по диапазону и щелкнуть соответствующую команду в контекстном меню. Если выбор содержит числа, вы можете управлять типом серии, которую вы хотите создать.
Заполните данные, используя пользовательскую строку заполнения
Чтобы упростить указание определенной последовательности данных, вы можете создать собственную строку заполнения. Пользовательская серия заполнения может быть основана на списке существующих элементов в электронной таблице, или список может быть создан с нуля.Сокращенные названия марок машин, механизмов, станков, инструментов и др., состоящие из отдельных буквенных или смешанных (буквенных и цифровых) индексов, должны писаться без кавычек прописными буквами. В таких сокращениях цифры, если они стоят после буквенных индексов, должны отделяться дефисом, например: ГАЗ-51, ВАЗ-69.
Если же буквенные обозначения стоят после цифр, то весь индекс пишется слитно, ИЛ-18Д.
В наше время сокращения очень часто используются в сфере делопроизводства. Многие из них стали общеиспользуемыми и вошли в словарный запас людей как полноправные лексические единицы. Они постоянно используются в различных стилях письменной речи, в том числе и в официально-деловом стиле.
Написание чисел
В деловых бумагах постоянно приходится иметь дело со значительным количеством числовых названий. Они требуют специального оформления. При составлении документов следует помнить правила записи цифровой информации.
Так, однозначные количественные числительные (отвечают на вопрос "сколько") падежных наращений не имеют, например, в реквизите "приложение" количество листов и экземпляров пишется только цифрами: на 3 л в 2 экз. (не пишется на 5-ти, в 3-х). Если число имеет при себе сокращенную размерность, оно пишется только цифрами: 8 кт, 5 л, 25 км и т.д., если же числа не имеют единиц измерения в тексте документа, они пишутся только словами, например: в одном направлении, с тремя болтами и т.д.(кроме составных числительных: 21, 35, 198 и т.п.).
Числа, начиная с десятков тысяч, пишутся смешанным способом: 15млн. человек, 20 тысяч грн., 200 тыс. экз., но единообразно в пределах одного текста.
Порядковые числительные, выраженные римскими цифрами, падежных окончаний не имеют, например: на IV сессии Верховного Совета Украины. Порядковые числительные не имеют наращений, если они стоят после существительного, например: рис. 2, в черт. 2, на с. 41. Если несколько (больше двух) порядковых числительных стоят рядом, падежные наращения ставятся только при последнем, например: 1, 2, 3-й и т.д.
Сложные слова, первой частью которых является числительное, пишутся смешанным способом, через дефис (без падежных наращений), например: 200-тонный, 300-летия, 40-миллиметровый, 12-томный.
Единицы измерения при числительных, обозначающих предел, пишутся только раз: 20-30 шт., или от 20 до 30 шт.
Денежные суммы пишутся так: вначале сумма указывается цифрами, а в скобках - словами, например: в размере 256 грн. (двести пятьдесят шесть гривен).
Если в тексте документа приводится ряд числовых значений величины, выраженной одной и той же единицей измерения, то эта единица измерения указывается только за последней цифрой.
Интервалы между числовым значением величин записывают так: от 50 до 100, от 100 до 150.
Цифровой материал, помещенный в документе, рекомендуется оформлять в виде таблиц (прим. 2.1). Правила оформления таблиц
Таблица-это перечень сведений о чем-либо или о числовых данных, приведенных в определенную систему и расположенным по графам. Таблица позволяет представить информацию о наиболее компактном и наглядном виде. Требования к построению, изложению и оформлению таблиц изложены в разделе ГОСТ 1.5-85.Хотя ГОСТ посвящен построению стандартов, изложенных в нем требования к таблицам распространяются на все унифицированные систему документации, в том числе на организационно-распорядительную. Здесь указывается, что “таблицы применяются для лучшей наглядности и сравнения показателей”.
ГОСТ называет обязательные элементы таблицы и порядок их графического расположения (табл. 3.1)
Таблица 3.1
Тематический заголовок (может и не быть)
Заголовки граф | |||||||||
Подзаголовки граф | |||||||||
Строки (гори-зонталь- ные ряды) |
|||||||||
Боковик (заголовки строк) | Графы (колонки) | ||||||||
Все таблицы в тексте, в том числе и в приложениях, нумеруют сквозной нумерацией арабскими цифрами. Если таблица одна, то слово “Таблица” не пишется и, следовательно, нумерация не проставляется.
Таблица может иметь заголовок, который кратко, но точно отражает ее содержание. Он пишется над таблицей посередине с прописной буквы. В конце заголовка точка не ставится. Головка таблицы отделяется жирной линией от остальной части таблицы. Ограничительными линиями слева, справа и снизу таблица не закрывается. Помещается таблица сразу под текстом, где она впервые упоминается, или на следующей странице. Можно дать таблицу и в приложениях к основному документу. Если таблица большая и ее строки и графы не помещаются на формате страницы или она переносится на другую страницу, то ее можно разделить на части, которые помещаются одна под другой. Над каждой следующей частью пишут “Продолжение таблицы…”, повторяют ее головку, а при необходимости и заголовки строк.
Заголовки граф и строк пишутся с прописной буквы, подзаголовки граф строчными, если они служат продолжением заголовка, и с прописной буквы, если они имеют самостоятельные значения (табл. 3.2, 3.3)
Таблица 3.2
Таблица 3.3
В конце заголовка и подзаголовка таблицы точка не ставится. Заголовки граф всегда формулируются в единственном числе и именительном падеже.
Часто встречающейся ошибкой при оформлении таблиц является диагональное деление строк. Специальный пункт ГОСТа указывает, что разделять заголовки боковика и граф диагональными линиями не допускается, нельзя также включать в таблицу графу “Номер по порядку”. Если есть необходимость пронумеровать показатели, то их порядковый номер ставится в боковике таблицы непосредственно перед их наименованием (табл. 3.4).
Таблица 3.4
Следует при этом отметить, что при обозначении марок, типов продукции, а также перед числовыми значениями величины порядковый номер никогда не проставляется.
ГОСТ подробно описывает порядок обозначения физических величин и их числового значения, поэтому его следует иметь под рукой каждому оформляющему такие таблицы.
Числовые значения показателя должны проставляться на уровне последней строки наименования показателя. В том случае, когда значения показателя раскрываются в виде текста, запись должна начинаться на уровне первой строки наименования показателя. При отсутствии данных в таблице ставится прочерк (знак тире) (табл. 3.5)
Таблица 3.5
Правила заполнения показателей представлены в табл. 3.6.
Таблица 3.6
Если в пределах одной графы текст, состоящий из одного слова, повторяется, а в таблице нет горизонтальных линий, то это слово заменяется кавычками (табл. 3.6)
Таблица 3.6
Повторяющиеся цифры, математические записи обозначения марок материалов заменять кавычками не разрешается.
Если повторяющийся текст из двух и более слов, при первом повторении пишут слово “То же” и далее ставя кавычки. Так же поступают при повторении части слова, дополняя дополнительные индивидуальные сведения (табл. 3.8)
Таблица 3.8
Если в таблице строки разделены горизонтальными линиями, текст повторяется полностью (табл. 3.9)