Excel является чрезвычайно полезной программой для создания электронных таблиц, с множеством функций для различных расчетов и ведения отчетности... Но, иногда после долгих и тяжелых трудов выходит идеальная таблица листов так на 10, а нужно все вместить на один лист.
К счастью в программе предусмотрена возможность настроить вашу электронную таблицу, чтобы получить все на одной страничке и сделать так, чтобы она выглядела идеально настолько, насколько это возможно. Если ваша электронная таблица слишком большая для одной страницы - вы можете использовать эти настройки чтобы аккуратно распределить её на несколько страниц.
ПРЕДВАРИТЕЛЬНЫЙ ПРОСМОТР ПЕРЕД ПЕЧАТЬЮ
Это важная функция, без которой бы пришлось печатать всё, просто для того чтобы проверить как выглядит таблица на листе, потратив при этом много времени и бумаги. С помощью предварительного просмотра можно посмотреть как будет выглядеть распечатанный документ, и на данном этапе вы еще можете внести различные изменения, чтобы всё выглядело более аккуратно...
К сожалению Excel менял структуру и в различных его версиях в предварительный просмотр нужно заходить по разному: файл => печать => предварительный просмотр; или файл => печать, и вы увидите как будет выглядеть ваша таблица. Если вас все устраивает, то идете дальше и печатаете документ. Если же нет - попробуйте одну из стратегий, перечисленных ниже.
ИЗМЕНЕНИЕ ОРИЕНТАЦИИ СТРАНИЦЫ
Если ваша таблица очень широкая - лучше выбрать горизонтальную ориентацию страницы. Если же она очень высокая - вертикальную. Чтобы выбрать ориентацию: откройте параметры страницы => выберите книжная или альбомная; также ориентация может находиться в «разметка страницы» => ориентация.
УДАЛИТЬ ИЛИ СКРЫТЬ СТРОКИ(СТОЛБЦЫ)
В крупных таблицах часто присутствуют стоки или столбцы, которые содержат старую информацию, или информацию которую печатать не обязательно. Эти ненужные строки и столбцы занимают ценное место на странице, и возможно являются причиной того, что вся информация не помещается на один лист. Если у вас есть строки или столбцы, которые вы можете удалить - выделяете их => нажимаете правой кнопкой мыши => выберите «удалить».
Если вы считаете, что они содержат информацию, которая когда-нибудь понадобится снова - вы можете скрыть их, нажав на заголовке столбца или строки правой кнопкой мыши и выбрав «скрыть». Чтобы снова отобразить данные - выделите столбцы или строки с обеих сторон от скрытых, и нажмите правой кнопкой мыши => «показать».
ИСПОЛЬЗУЙТЕ РАЗРЫВ СТРАНИЦЫ
Также как и в текстовом редакторе, в Excel можно сделать разрыв страницы, при этом сами выбираете где это лучше сделать. Для этого выделяем нужное место и используем «разметка страницы», далее выбираем разрывы. Разрывы страниц вставляются над выделенным фрагментом и слева от него.
ИЗМЕНЕНИЕ ОБЛАСТИ ПЕЧАТИ
Если в вашей таблице огромное количество информации, а вам нужно напечатать только её часть, тогда выделяем нужный фрагмент, нажимаем «Печать», а далее в настройках выбираем «напечатать выделенный фрагмент».
Также вы можете указать номера страниц которые вы хотите распечатать, или выбрать другие параметры печати.
ИЗМЕНЕНИЕ ПОЛЕЙ СТРАНИЦЫ
Если вам не хватает совсем немного места для того чтобы поместилась таблица на лист бумаги - тогда вы можете добавить дополнительное место с помощью полей. Для этого заходим в меню «параметры страницы» и выбираем графу «Поля»
Но помните, что текст, который напечатан до края страницы не только выглядит некрасиво, а и трудно читается.
ИЗМЕНИТЬ РАЗМЕР СТОЛБЦОВ
Как правило, Exel чаще используется для числовых данных, но куда же числа без сопроводительного текста? Которого иногда бывает много, что в свою очередь зачастую затрудняет задачу поместить таблицу на одной странице, или хотя бы на нескольких.
некоторый текст вылазит далеко вправо и соответственно увеличивает документ на несколько страниц. Еще один способ уменьшить размеры документа - уменьшить ширину колонок, но при этом нужно убедиться, что вы не потеряете данные, которые хотите распечатать. Для этого заходим в меню выравнивание и включаем перенос текста. (в некоторых Excel нужно нажать на ячейку правой клавишей мыши => формат ячеек => вкладка выравнивание => переносить по словам)
теперь когда текст не вылазит за пределы столбца - можно расширять размеры колонки просто перетаскивая край заголовка.
МАСШТАБИРОВАТЬ ТАБЛИЦЫ
Вы можете масштабировать таблицу так, чтобы она подходила по размеру страницы или определенного количества страниц. В параметрах страницы выберите количество страниц, котрое нужно для печати. Выбор меньшого числа страниц в ширину будет масштабировать страницы по горизонтали, выбрав меньшее число страниц в высоту - по вертикали. Также можно уменьшить или увеличить масштаб в процентном отношении
Использования варианта с масштабированием может помочь вам вместить нужную табличку на лист бумаги, но перед тем как печатать не забывайте про предварительный просмотр, ведь можно всё уменьшить до трудно читаемого.
Есть еще много полезных функций в Excel, но о них мы поговорим в следующий раз. Если есть дополнения - пишите комментарии! Удачи Вам 🙂
При работе в Экселе некоторые таблицы достигают довольно внушительного размера. Это приводит к тому, что размер документа увеличивается, иногда достигая даже десятка мегабайт и более. Увеличение веса книги Excel приводит не только к увеличению занимаемого им места на жестком диске, но, что ещё более важно, к замедлению скорости выполнения различных действий и процессов в ней. Попросту говоря, при работе с таким документом программа Excel начинает тормозить. Поэтому актуальным становится вопрос оптимизации и сокращения размеров подобных книг. Давайте разберемся, как можно уменьшить размер файла в Экселе.
Оптимизировать разросшийся файл следует сразу по нескольким направлениям. Многие пользователи не догадываются, но зачастую книга Excel содержит много ненужной информации. Когда файл небольшой на это никто особого внимания не обращает, но если документ стал громоздким, нужно оптимизировать его по всем возможным параметрам.
Способ 1: уменьшение рабочего диапазона
Рабочий диапазон – это та область, действия в которой запоминает Excel. При пересчете документа программа пересчитывает все ячейки рабочей области. Но она не всегда соответствует тому диапазону, в котором действительно работает пользователь. Например, нечаянно поставленный пробел далеко внизу от таблицы расширит размер рабочего диапазона до того элемента, где этот пробел находится. Получается, что Эксель при пересчете каждый раз будет обрабатывать кучу пустых ячеек. Посмотрим, как можно устранить данную проблему на примере конкретной таблицы.
Если в книге несколько листов, с которыми вы работаете, нужно провести подобную процедуру с каждым из них. Это позволит ещё больше уменьшить размер документа.
Способ 2: устранение избыточного форматирования
Ещё одним важным фактором, который делает документ Excel более тяжелым, является избыточное форматирование. Сюда можно отнести применение различных видов шрифтов, границ, числовых форматов, но в первую очередь это касается заливки ячеек различными цветами. Так что перед тем, как дополнительно отформатировать файл, нужно дважды подумать, а обязательно ли стоит это делать или без данной процедуры можно легко обойтись.
Особенно это касается книг, содержащих большое количество информации, которые сами по себе уже имеют немалый размер. Добавление форматирования в книгу может увеличить её вес даже в несколько раз. Поэтому нужно выбрать «золотую» середину между наглядностью представления информации в документе и размером файла, применять форматирование только там, где оно действительно необходимо.
Ещё одним фактором, связанным с форматированием, утяжеляющим вес, является то, что некоторые пользователи предпочитают отформатировать ячейки «с запасом». То есть, они форматируют не только саму таблицу, но и диапазон, который находится под ней, иногда даже до конца листа, с расчетом на то, что, когда в таблицу будут добавляться новые строки, не нужно будет каждый раз форматировать их снова.
Но неизвестно, когда именно будут добавляться новые строки и как много их добавится, а таким предварительным форматированием вы утяжелите файл уже прямо сейчас, что отрицательно также скажется и на скорости работы с данным документом. Поэтому, если вы и применили форматирование к пустым ячейкам, не входящим в таблицу, то его обязательно следует убрать.
Вышеописанные действия помогут существенно уменьшить размер книги Excel и ускорить работу в ней. Но лучше изначально использовать форматирование только там, где оно по-настоящему уместно и необходимо, чем потом тратить время на оптимизацию документа.
Способ 3: удаление ссылок
В некоторых документах очень большое количество ссылок, откуда подтягиваются значения. Это тоже может серьезно тормозить скорость работы в них. Особенно сильно на этот показать влияют внешние ссылки на другие книги, хотя и внутренние ссылки тоже негативно отражаются на быстродействии. Если источник, откуда ссылка берет информацию, не является постоянно обновляемым, то есть, смысл заменить ссылочные адреса в ячейках на обычные значения. Это способно увеличить скорость работы с документом. Посмотреть, ссылка или значение находится в конкретной ячейке, можно в строке формул после выделения элемента.
Но нужно помнить, что этот вариант оптимизации книги Excel не всегда приемлем. Его можно применять только тогда, когда данные из первоисточника не являются динамическими, то есть, не изменятся со временем.
Способ 4: изменения формата
Ещё одним способом существенно сократить размер файла является изменение его формата. Этот способ, наверное, больше всех остальных помогает сжать книгу, хотя и выше представленными вариантами тоже нужно пользоваться в комплексе.
В Экселе существуют несколько «родных» форматов файлов – xls, xlsx, xlsm, xlsb. Формат xls являлся базовым расширением для программы версии Excel 2003 и ранее. Он является уже устаревшим, но, тем не мене, многими пользователями продолжает до сих пор применяться. К тому же, бывают случаи, когда приходится возвращаться к работе со старыми файлами, которые были созданы много лет назад ещё во времена отсутствия современных форматов. Не говоря уже о том, что с книгами с данным расширением работают многие сторонние программы, которые не умеют обрабатывать более поздние варианты документов Excel.
Нужно отметить, что книга с расширением xls имеет гораздо больший размер, чем современный её аналог формата xlsx, который в нынешнее время Эксель использует, как главный. В первую очередь, это связано с тем, что файлы xlsx, по сути, являются сжатыми архивами. Поэтому, если вы используете расширение xls, но желаете уменьшить вес книги, то это можно сделать просто пересохранив её в формате xlsx.
Кроме того, в Экселе существует ещё один современный формат xlsb или двоичная книга. В нем документ сохраняется в бинарной кодировке. Эти файлы весят ещё меньше, чем книги в формате xlsx. К тому же, язык, на котором они записаны, ближе всего для программы Excel. Поэтому она работает с такими книгами быстрее, чем с любым другим расширением. При этом книга указанного формата по функциональности и возможностям применения различных инструментов (форматирование, функции, графики и т.д.) ни в чем не уступает формату xlsx и превосходит формат xls.
Основная причина, почему xlsb не стал форматом по умолчанию в Excel, заключается в том, что с ним практически не умеют работать сторонние программы. Например, если вам нужно будет экспортировать информацию из Excel в программу 1C, то это можно будет сделать с документами xlsx или xls, но не с xlsb. Но, если вы не планируете перенос данных ни в какую-то стороннюю программу, то смело можете сохранять документ в формате xlsb. Это позволит вам уменьшить размер документа и увеличит скорость работы в нем.
Процедура сохранения файла в расширении xlsb аналогична той, какую мы проделывали для расширения xlsx. Во вкладке «Файл» кликаем по пункту «Сохранить как…» . В открывшемся окне сохранения в поле «Тип файла» нужно выбрать вариант «Двоичная книга Excel (*.xlsb)» . Затем щелкаем по кнопке «Сохранить» .
Смотрим на вес документа в разделе «Сведения» . Как видим, он уменьшился ещё больше и теперь составляет всего 11,6 Кбайт.
Подводя общие итоги, можно сказать, что если вы работает с файлом в формате xls, то наиболее эффективным способом уменьшить его размер является пересохранение в современных форматах xlsx или xlsb. Если же вы уже используете данные расширения файлов, то для уменьшения их веса следует правильно настроить рабочую область, убрать избыточное форматирование и ненужные ссылки. Наибольшую отдачу вы получите, если произведете все эти действия в комплексе, а не ограничитесь только одним вариантом.
При работе с электронными таблицами иногда требуется увеличить их размеры, так как данные в получившемся результате имеют слишком мелкий вид, что затрудняет их чтение. Естественно, каждый более или менее серьезный текстовый процессор располагает в своем арсенале инструментами увеличения табличного диапазона. Так что совсем не удивительно, что они есть и у такой многофункциональной программы, как Эксель. Давайте разберемся, каким образом в этом приложении можно увеличить таблицу.
Сразу нужно сказать, что увеличить таблицу можно двумя основными способами: увеличением размеров отдельных её элементов (строк, столбцов) и путем применения масштабирования. В последнем случае табличный диапазон будет увеличен пропорционально. Данный вариант разделяется на два отдельных способа: масштабирование на экране и на печати. Теперь рассмотрим каждый из этих способов более подробно.
Способ 1: увеличение отдельных элементов
Прежде всего, рассмотрим, как увеличить отдельные элементы в таблице, то есть, строки и столбцы.
Начнем с увеличения строк.
Иногда требуется расширить не одну строку, а несколько строк или даже все строчки табличного массива данных, для этого выполняем следующие действия.
Существует также и другой вариант расширения строк.
Теперь перейдем к вариантам увеличения табличного массива путем расширения столбцов. Как можно догадаться, эти варианты аналогичны тем, с помощью которых мы чуть ранее увеличивали высоту строчек.
Как и в случае со строками, существует вариант группового увеличения ширины столбцов.
Кроме того, имеется вариант увеличения столбцов путем введения их конкретной величины.
Способ 2: масштабирование на мониторе
Теперь узнаем о том, как увеличить размер таблицы путем масштабирования.
Сразу нужно отметить, что масштабировать табличный диапазон можно только на экране, а можно на печатном листе. Сначала рассмотрим первый из этих вариантов.
Кроме того, отображаемый на мониторе масштаб можно изменить следующим образом.
Довольно полезным является инструмент «Масштаб по выделенному» , который позволяет увеличить масштаб таблицы ровно настолько, чтобы она полностью вписалась в область окна Excel.
Кроме того, масштаб табличного диапазона и всего листа можно увеличить, зажав кнопку Ctrl и прокрутив колесико мышки вперед («от себя»).
Способ 3: изменение масштаба таблицы на печати
Теперь давайте посмотрим, как изменить реальный размер табличного диапазона, то есть, его размер на печати.
Изменить масштаб таблицы при печати можно и другим путем.
Как видим, увеличить таблицу в Excel можно разными способами. Да и под самим понятием увеличения табличного диапазона могут иметься в виду совершенно разные вещи: расширение размеров его элементов, увеличение масштаба на экране, увеличение масштаба на печати. В зависимости от того, что пользователю в данный момент нужно, он и должен выбрать конкретный вариант действий.