Копировать данные в Excel можно с помощью стандартных системных средств: контекстное меню, перетягивание курсора Excel мышкой (за квадратик), комбинация клавиш CTRL+C. А можно воспользоваться удобным инструментом «Буфер обмена». В чем разница?
Копирование стандартными средствами – это возможность скопировать только один выделенный элемент (диапазон ячеек, диаграмма, таблица и т.п.). Стандартный метод позволяет перенести содержимое данных не только в приделах программ входящих в пакет MS Office, но и в другие Windows программы.
Перемещение или копирование ячеек с помощью мыши
Вы также можете скопировать определенное содержимое или атрибуты из ячеек. Например, вы можете скопировать полученное значение формулы без копирования самой формулы или скопировать только формулу. По умолчанию управление перетаскиванием включено, чтобы вы могли использовать мышь для перемещения и копирования ячеек.
Примечание. Когда вы копируете ячейки, ссылки на ячейки автоматически настраиваются. Но, когда вы перемещаете ячейки, ссылки на ячейки не корректируются, и содержимое этих ячеек и любых ячеек, указывающих на них, может отображаться как контрольные ошибки. В этом случае вам нужно вручную настроить ссылки.
Инструмент «Буфер обмена» позволяет выделять в памяти программы до 24-х мест временного хранения содержимого данных. Таким образом, вы можете поместить в оперативную память 24 совершенно не связанных между собой элементов. Кроме того буфер обмена позволяет управлять содержимым хранилища оперативной памяти. Работа с буфером обмена ограничена в рамках программ пакета MS Office.
Вставить перемещенные или скопированные ячейки между существующими ячейками
Возможно, вам придется временно отображать данные, которые вы не хотите включать при копировании информации. Если вы вставляете целые строки или столбцы, окружающие строки и столбцы сдвигаются вниз и влево. Если некоторые ячейки, строки или столбцы на листе не отображаются, вы можете копировать все ячейки или только видимые ячейки. Например, вы можете копировать только отображаемые сводные данные на общем листе.
Запретить копирование пустых ячеек из базы данных
Если область пасты содержит скрытые строки или столбцы, вам может потребоваться отобразить область вставки, чтобы просмотреть все скопированные ячейки.
Перемещение или копирование только содержимого ячейки
Копировать значения ячеек, форматы ячеек или формулы. Когда вы вставляете скопированные данные, вы можете выполнить одно из следующих действий.Нельзя вложиться в рамки одного урока, чтобы описать возможности копирования в программе Excel. Это одна из наиболее часто используемых функций в процессе работы. Сначала рассмотрим возможности перемещения данных в Excel стандартными системными средствами, а дальше оценим преимущества удобного инструмента «Буфер обмена».
Примеры копирования данных стандартными средствами Excel
Для наглядного примера рассмотрим копирование диапазонов данных.
При вставке скопированных данных вложенные данные используют настройки ширины столбцов для целевых ячеек. Чтобы исправить ширину столбцов, чтобы они соответствовали ячейкам источника, выполните следующие действия. Вы можете использовать команду для перемещения или копирования всех листов, в другие места в той же или другой книге. Вы можете использовать команды «Вырезать» и «Копировать» для перемещения или копирования части данных на другие рабочие листы или книги.
Перемещение или копирование листов в другое место в той же книге. Перемещение или копирование рабочих листов в другую книгу. Чтобы скопировать листы вместо их перемещения, в диалоговом окне «Перемещение или копирование» установите флажок «Создать копию». Когда вы создаете копию рабочего листа, рабочий лист дублируется в рабочей книге назначения. Когда вы перемещаете рабочий лист, рабочий лист удаляется из оригинальной книги и отображается только в рабочей книге назначения. Рабочие листы, которые вы перемещаете или копируете в другую книгу, будут использовать шрифты, цвета и эффекты темы, которые применяются к рабочей книге назначения. Выберите листы, которые вы хотите переместить или скопировать. . Переместить или скопировать часть листа в другую.
Примечание. Другие элементы данных (диаграммы, таблицы, фигуры и т.п.) копируются аналогичным способом.
Чтобы легко освоить материал данный урок состоит из практических заданий.
Как копировать таблицу в Excel?
Копировать выделенные ячейки в Excel можно несколькими способами. Создайте таблицу, так как показано на рисунке, а в ячейку C2 добавьте примечание.
Возможно, вам придется временно отобразить строки или столбцы, которые вы не хотите включать, а затем выбрать каждый диапазон данных, которые вы хотите переместить или скопировать в отдельных операциях. В разделе Отображение или скрытие столбцов и строк. Перейдите на рабочий лист, где вы хотите вставить данные, независимо от того, находится ли этот лист в одной книге или другой. Выберите верхнюю левую ячейку области, в которую вы хотите вставить данные. Данные в области пасты будут перезаписаны. Кроме того, если область вставки содержит скрытые строки или столбцы, вам может потребоваться отобразить область вставки, чтобы просмотреть все скопированные ячейки. Или, выберите значения, чтобы вставлять только значения, а не формулы исходных данных. Однако, когда вы перемещаете ячейки, ссылки на ячейки не корректируются, и содержимое этих ячеек и любых ячеек, которые указывают на них, может отображаться как опорные ошибки.
- На листе выберите данные, которые вы хотите переместить или скопировать.
- Когда вы копируете ячейки, ссылки на ячейки автоматически корректируются.
- В этом случае вам придется вручную отрегулировать ссылки.
Очень важно чтобы форматы ячеек отличались в исходной таблице. Содержимое ячеек не имеет значения за исключением наличия примечания.
Переместим данные диапазона B2:C3 в F3:G4.
Задание 1. Выделите диапазон B2:C3.
Перейдите на закладку инструментов «Главная» выберите «Копировать». Перейдите в ячейку F3 и нажмите на инструмент «Главная»-«Вставить».
Самый простой способ сделать это - перетащить поле выбора. Более продвинутый способ включает в себя операцию формального вырезания или копирования, а затем операцию вставки в новом месте. Последний подход позволяет изменять данные по мере их вставки, что может быть чрезвычайно важным.
Копирование значений ячеек, форматов ячеек и только формул
Часто необходимо скопировать результаты сложных вычислений в новое место. Это объясняется в Разделе 3 - «Специальная паста» ниже. Самый простой способ переместить или скопировать ячейку или группу ячеек - выбрать ячейку или ячейки для перемещения или копирования, а затем с помощью мыши перетащить поле выбора в новое место.
Задание 2. Выделите диапазон ячеек B2:C3. Нажмите комбинацию клавиш CTRL+C и перейдите курсором на ячейку F3. После чего нажмите комбинацию клавиш CTRL+V.
Задание 3. По предварительно выделенному диапазону B2:C3 щелкните правой кнопкой мышки. Из появившегося контекстного меню выберите опцию «Копировать». Теперь щелкните правой кнопкой мышки по ячейке F3 и щелкните по опции контекстного меню «Вставить скопированные ячейки». Далее нажмите «ОК».
Выбранные ячейки будут скопированы или перемещены в новое место. Это приведет к перемещению содержимого и форматирования обеих ячеек. При копировании относительные ссылки на ячейки во всех формулах будут меняться, как описано в: при перемещении относительные ссылки на ячейки останутся неизменными.
Другой, более гибкий способ копирования или перемещения выделения - использовать операции вырезания, копирования и вставки. Эти операции позволяют пользователю копировать или перемещать выбранные ячейки в буфер буфера обмена, а затем вставлять содержимое буфера буфера обмена в другое место или в другую книгу.
Задание 4. По-прежнему выделяем B2:C3. Далее наведите курсор мышки на рамку выделенного диапазона. Нажмите клавишу CTRL на клавиатуре. Возле курсора мышки появится значок «+». Удерживая левую клавишу мышки и клавишу CTRL, перетащите диапазон, расположив его по необходимому адресу (F3:G4). Отпустите сначала клавишу мышки, а потом CTRL.
Вырезание выделения в буфер обмена
Выбор будет скопирован в буфер буфера обмена. Выбор будет перенесен в новое место, как только вы выберете команду «Вставить», как описано ниже. Обратите внимание, что выбор останется в текущем местоположении, пока вы его не вставьте. Если вы хотите удалить выделение, не вставляя его в новое место, вместо этого используйте команду «Удалить».
Копирование выделения в буфер обмена
Чтобы скопировать ячейку или выбор в буфер обмена, вы должны выбрать ячейку или диапазон ячеек, как описано в разделе 6 «Выбор ячеек и диапазонов ячеек», а затем использовать один из следующих способов. Выбор будет скопирован в новое место, как только вы выберете команду «Вставить», как описано ниже. Содержимое буфера обмена будет вставлено в электронную таблицу, так что выбранная ячейка станет верхним левым углом выделения. Это также скопирует форматирование исходного выбора.
Примечание. Если выполнить данную операцию без нажатия клавиши CTRL то данные не скопируются, а просто переместятся.
Функциональное копирование смежных диапазонов ячеек
Теперь копируем смежный диапазон с нижней гранью. Для этого выделяем диапазон A4:D4. Наведите указатель на точку в нижнем правом углу курсора Excel и стрелка примет вид жирного плюса «+». Теперь удерживая левую клавишу мышки, смещаем указатель на одну ячейку вниз.
Если вы вставляете выделение, которое было скопировано в буфер буфера обмена, все относительные ссылки на ячейки во всех формулах будут меняться, как описано в разделе 3 «Сотовая ссылка». Выбор остается в буфере буфера обмена, чтобы его можно было снова вставить.
Если вы вставляете выделение, которое было вырезано в буфер буфера обмена, все ссылки на ячейки во всех формулах останутся неизменными. Исходный выбор будет удален из рабочей книги, и буфер буфера обмена будет очищен. Все описанные выше способы перемещения или копирования данных создают идентичные копии исходных ячеек в новом местоположении. Это означает, что как содержимое, так и форматирование исходного выбора копируются в новое место, а также означает, что все данные, присутствующие в новом местоположении, удаляются.
Такой способ особенно эффективен для копирования формулы. Одна и та же формула каждый раз автоматически меняет адрес относительных ссылок. Более детально этот способ будет рассмотрен на следующих уроках по работе с функциями и формулами.
Примечание. Аналогичным способом можно скопировать столбец таблицы в смежный диапазон со стороны правой вертикальной грани. Соответственно курсор нужно смещать не вниз, а вправо.
Часто важно либо изменять данные перед их вставкой, либо объединять данные в новом местоположении с вставляемыми данными. Во-первых, следует выбрать место, где должно выполняться вставка. Самый простой способ сделать это - выбрать одну ячейку, которая будет находиться в верхнем левом углу области вставленных ячеек. В качестве альтернативы можно выбрать точную область, в которую будут скопированы ячейки.
Первый набор вариантов позволяет пользователю управлять вставленными данными. Пользователь может выбрать ограничение на вставку только для содержимого ячейки или для копирования только сотовыми форматами. Кроме того, пользователь может вставить выбор, преобразовывая все содержимое только в значения. Формулы будут заменены их значениями.
Вспомогательные инструменты для вставки данных
Обратите внимание. При выполнении задания 1 и 2 после вставки рядом появляется вспомогательный инструмент со значком и тестом (Ctrl). Если кликнуть по нему или нажать на клавиатуре CTRL, то высветится меню для настройки параметров вставки. Например, можно вставить только формат или только их значения.
Копирование только видимых ячеек
Второй набор вариантов позволяет пользователю выполнять простые математические операции во время пасты. Эти операции используют текущее содержимое ячеек в диапазоне пасты и содержимое буфера обмена. Окончательный выбор содержит следующие параметры. Для таких клеток будет сохранено существующее содержимое ячеек в диапазоне пасты.
- Эта опция транспонирует выбор, т.е. заменяет строки и столбцы.
- Пропустить бланки.
Примечание. Если данный инструмент для вас не является вспомогательным, а скорее раздражительным, то его можно отключить. Для этого зайдите в настройки программы: «Файл»-«Параметры»-«Дополнительно»-«Вырезание, копирование и вставка». Там же уберите галочку напротив «Отображать кнопку параметров вставки при вставке содержимого».
Выделение ячеек или диапазонов
Выполните следующие шаги, чтобы скопировать опрос и получить данные. Просмотрите совпадения и вручную сопоставьте любые вопросы, которые инструмент не смог выполнить автоматически. Теперь ваше скопированное обследование должно содержать данные, которые были загружены из первоначального опроса, - давая вам две версии опроса с данными.
Выберите все ячейки, в которые вы хотите ввести одни и те же данные
Это очень полезно, если вам нужно вставить формулу ко всем ячейкам в столбце или заполнить все пустые ячейки в таблице с тем же значением. Зная эти простые приемы, вы сэкономите много времени, чтобы потратить больше приятных вещей. Вот самые быстрые способы выбора ячеек.
Инструмент «Формат по образцу»
Чтобы копировать формат ячейки в Excel нужно использовать инструмент «Формат по образцу» предназначен для копирования только оформления ячеек без их значений. Принцип работы этого инструмента прост. Программой выделяется место для временного хранения в оперативной памяти только форматов без значений. Это очень удобно, когда нужно скопировать оформление и сохранить при этом значения данных.
Выбрать все ячейки на листе
Выберите пустые ячейки в определенной области
Выберите нужную область, например. весь столбец. Самый быстрый способ вставить формулу во весь столбец. У вас большой стол, и вы хотите добавить новый столбец с некоторой формулой.
Вы можете применить этот отзыв только в том случае, если все ячейки в столбце пустые, поэтому лучший способ - добавить новые столбцы.
Пожалуйста, ознакомьтесь с приведенными выше советами для быстрого выбора данных. Существует столбец, в котором перечислены сайты, из которых приходят наши клиенты. Налоговая декларация, фотографии на каникулы и все электронные письма от лучшего друга: на складе важные вещи. Плохо это только тогда, когда данные теряются. Лучше подумать об этом вовремя.
Чтобы воспользоваться данным инструментом выделяем область формата таблицы A1:D4. Дальше надо нажать «Главная»-«Формат по образцу». Курсор мышки примет значок инструмента. После чего следует щелкнуть по ячейке B7 для вставки. Как видите, переместились только форматы без значений.
Если после выделения диапазона A1:D4 сделать двойной щелчок по инструменту «Формат по образцу», то это действие позволяет зафиксировать нажатие кнопки. Теперь можно несколько раз щелкать по разным ячейкам для вставки формата в несмежные диапазоны по одному клику.
На следующем уроке рассмотрим преимущества инструмента «Буфер обмена».
С помощью команд Вырезать , Копировать и Вставить в приложении Microsoft Excel можно перемещать и копировать ячейки или их содержимое. Можно также копировать определенную часть содержимого или свойств ячеек. Например, можно скопировать вычисленное по формуле значение, не копируя саму формулу, или скопировать только формулу.
Ячейки в приложении Excel перемещаются и копируются вместе с формулами, итоговыми значениями, форматом ячеек и примечаниями. Чтобы переместить и скопировать ячейки, выполните указанные ниже действия.
Примечания:
Перемещение и копирование ячеек с помощью мыши
По умолчанию режим перетаскивания включен, поэтому можно перемещать и копировать ячейки с помощью мыши.
Примечание: При перемещении ячеек в приложении Excel замещаются существующие данные в области вставки.
При копировании ячеек ссылки на ячейки изменяются автоматически. Но при перемещении ячеек ссылки не изменяются, и вместо содержимого этих ячеек и всех ячеек, которые на них ссылаются, может отображаться ошибка адресации. В этом случае потребуется изменить ссылки вручную.
Если выделенная область копирования содержит скрытые ячейки, строки или столбцы, приложение Excel копирует их. Может понадобиться временно отобразить данные, которые не нужно копировать.
Вставка скопированных и перемещенных ячеек между существующими ячейками
Примечание При вставке целых строк или столбцов окружающие строки и столбцы сдвигаются соответственно вниз и влево.
Копирование только видимых ячеек
Если часть ячеек, строк или столбцов на листе не отображается, можно скопировать все ячейки или только видимые. Например, можно скопировать только отображаемые итоговые данные на листе со структурой.
При копировании значения последовательно вставляются в строки и столбцы. Если область вставки содержит скрытые строки или столбцы, возможно, потребуется отобразить их, чтобы увидеть все скопированные данные.
При копировании и вставке скрытых или отфильтрованных данных в другое приложение или в другой экземпляр приложения Excel будут скопированы только видимые ячейки.
Предотвращение замещения данных скопированными пустыми ячейками
Перемещение и копирование только содержимого ячейки
Копирование значений ячеек, форматов ячеек и только формул
При вставке скопированных данных можно выполнить любое из следующих действий:
Копирование параметров ширины ячеек
При вставке скопированных данных к ним применяются параметры ширины целевых ячеек. Чтобы изменить ширину ячеек в соответствии с параметрами исходных ячеек, выполните указанные ниже действия.
Выделение ячеек или диапазонов
|
Чтобы выделить |
Выполните следующие действия |
|
Отдельную ячейку |
Щелкните ячейку или воспользуйтесь клавишами со стрелками, чтобы перейти к нужной ячейке. |
|
Диапазон ячеек |
Щелкните первую ячейку диапазона, а затем перетащите указатель мыши на его последнюю ячейку. Или удерживая нажатой клавишу SHIFT, нажимайте клавиши со стрелками, чтобы расширить выделение. Кроме того, можно выделить первую ячейку диапазона, а затем нажать клавишу F8 для расширения выделения с помощью клавиш со стрелками. Чтобы остановить расширение выделенной области, еще раз нажмите клавишу F8. |
|
Большой диапазон ячеек |
Щелкните первую ячейку диапазона, а затем, удерживая нажатой клавишу SHIFT, щелкните последнюю ячейку диапазона. Чтобы перейти к последней ячейке, можно использовать полосу прокрутки. |
|
Все ячейки листа |
Нажмите кнопку Выделить все . Чтобы выделить весь лист, также можно нажать клавиши CTRL+A. Примечание: Если лист содержит данные, при нажатии клавиш CTRL+A выделяется текущий диапазон. Повторное нажатие клавиш CTRL+A приведет к выделению всего листа. |
|
Несмежные ячейки или диапазоны ячеек |
Выделите первую ячейку или диапазон ячеек, а затем, удерживая нажатой клавишу CTRL, выделите другие ячейки или диапазоны. Вы можете также выбрать первую ячейку или диапазон ячеек, а затем нажать сочетание клавиш SHIFT+F8 для включения в выделение других несмежных ячеек или диапазонов. Чтобы остановить включение ячеек и диапазонов, снова нажмите клавиши SHIFT+F8. Примечание: Отменить выделение отдельных несмежных ячеек или диапазонов без отмены всего выделения невозможно. |
|
Строку или столбец целиком |
Щелкните заголовок строки или столбца.
1. Заголовок строки 2. Заголовок столбца Можно также выделить ячейки в строке или столбце, выделив первую строку, а затем нажав сочетание клавиш CTRL+SHIFT+клавиша со стрелкой (СТРЕЛКА ВПРАВО или СТРЕЛКА ВЛЕВО - для строк, СТРЕЛКА ВВЕРХ или СТРЕЛКА ВНИЗ - для столбцов). Примечание: Если в строке или столбце содержатся данные, при нажатии сочетания клавиш CTRL+SHIFT+клавиша со стрелкой будет выделена строка или столбец до последней заполненной ячейки. Повторное нажатие сочетания клавиш CTRL+SHIFT+клавиша со стрелкой приведет к выделению строки или столбца полностью. |
|
Смежные строки или столбцы |
Протащите указатель мыши по заголовкам строк или столбцов. Либо выделите первую строку или первый столбец, а затем, удерживая нажатой клавишу SHIFT, выделите последнюю строку или последний столбец. |
|
Несмежные строки или столбцы |
Щелкните заголовок первой строки или столбца выделения, а затем, удерживая нажатой клавишу CTRL, щелкните заголовки столбцов или строк, которые требуется добавить в выделение. |
|
Первую или последнюю ячейку в строке или столбце |
Выделите ячейку в строке или столбце, а затем нажмите клавиши CTRL+СТРЕЛКА (ВПРАВО или ВЛЕВО - для строк, ВВЕРХ или ВНИЗ - для столбцов). |
|
Первую или последнюю ячейку на листе или в таблице Microsoft Office Excel |
Чтобы выделить первую ячейку на листе или в таблице Excel, нажмите клавиши CTRL+HOME. Чтобы выделить последнюю ячейку, содержащую данные или форматирование, на листе или в таблице Excel, нажмите клавиши CTRL+END. |
|
Ячейки до последней используемой ячейки листа (нижний правый угол) |
Выделите первую ячейку, а затем нажмите клавиши CTRL+SHIFT+END, чтобы расширить выделенную область до последней используемой ячейки листа (нижний правый угол). |
|
Ячейки до начала листа |
Выделите первую ячейку и нажмите сочетание клавиш CTRL+SHIFT+HOME, чтобы расширить выделение до начала листа. |
|
Больше или меньше ячеек, чем имеется в активном выделении |
Удерживая нажатой клавишу SHIFT, щелкните последнюю ячейку, которую нужно включить в новую выделенную область. В эту область войдет прямоугольный диапазон между активная ячейка и выделенной ячейкой. |
Совет: Чтобы отменить выделение ячеек, щелкните любую ячейку на листе.