Таблицей называют особую форму подачи цифровых или словесных сведений, в которой сведения располагаются в определенном порядке. Таблицы ис¬пользуются для большей наглядности и сравнения показателей. Таблицы могут быть разной степени сложности.
Таблицы нумеруют. Слово «таблица» пишется без кавычек строчными буквами (первая буква — прописная). Порядковые номера таблицы нумеруют арабскими цифрами. Знак № и точку в конце нумерационного заголовка не ставят. Например: «Таблица 1.2» — вторая таблица первой главы (раздела).
Тематический заголовок печатают строчными буквами (первая буква—прописная) через один интервал. Точку в конце заголовка не ставят. Тематический заголовок отделяют от нумерационного заголовка и от верхней ограничительной линии таблицы двумя интервалами. Основные требования к тематическому заголовку — точность, соответствие назначению и содержанию таблицы, возможная краткость.
Головка таблицы содержит заголовки и подзаголовки граф и наименование боковика. Заголовки граф пишутся с прописной буквы, а подзаголовки — со строчной, если они составляют одно предложение с основным заголовком графы. Строки заголовков и подзаголовков граф размещают горизонтально. Подзаголовки, имеющие самостоятельное значение, пишут с прописной буквы. В конце заголовков и подзаголовков граф знаки препинания не ставят.
Отдельные графы «Единицы измерения», «Номер по порядку (№ п/п)» в таблицу не вводят. Графа «Примечание» приводится в том случае, когда имеют¬ся самостоятельные примечания к большинству строк. Если примечания даны к одной-двум строкам таблицы, то примечание переносят в виде сноски под таблицу. Размерность, единицу измерения, общие для всех показателей таблицы, выносят в тематический заголовок по примеру: «Рекомендуемые толщины стенок чугунных отливок, мм». В случае необходимости единицы измерения могут быть указаны в заголовке каждой графы или вынесены в боковик. Возможны таблицы без боковика или без головки.
Таблица ограничительными линиями слева и справа, как правило, не закрывается. Размещать таблицу следует по одному из вариантов: непосредственно под текстом, где она упоминается впервые, на следующей странице (не далее) или в приложении к работе. Таблицы следует размещать так, чтобы их можно было читать без поворота текста. Если такое расположение невозможно, таблицу располагают так, чтобы для ее чтения надо было повернуть страницу по часовой стрелке.
Допускается перенос таблицы с большим числом строк на другую страницу. При этом графы должны быть выделены отдельной строкой и пронумерованы. Над последующей частью в этом случае пишут слова «Продолжение таблицы...», «Окончаниетаблицы...» и повторяюттолько строки с номерами граф. При этом нижнюю горизонтальную черту, ограничивающую первую часть таблицы, не проводят.
Если таблица по длине оказалась очень большой, то ее можно разместить в два «этажа» и более. При этом боковик следует повторить. Если таблица получилась очень узкой и высокой, ее располагают в несколько рядов. Для этого делят таблицу по высоте на одинаковые части и размещают их рядом. Головку таблицы повторяют над каждой частью.
Боковик таблицы должен иметь заголовок, размещаемый в головке. Название заголовка пишут в единственном числе. Например, пишется не «Наименование показателей», а кратко — «Показатель». Начинают заголовок с прописной буквы.
В случае необходимости нумерации строк их порядковые номера ставят перед заголовками строк, в боковике, а после цифры, обозначающей номер строки, ставится точка.
Текст всех строк боковика пишут с прописной буквы. Для соединения строки боковика со смежной цифрой графы ставят отточие. Отточие помогает правильно соотнести строки боковика и строки граф (колонок). Отточие не ставят в текстовых графах.
Однострочные элементы боковика пишут от левого поля без абзацного отступа через два интервала друг от друга. Строки многострочных элементов разделяют одним интервалом.
Числовые значения показателей, приводимые в графах, проставляются на уровне последней строки наименования показателей. Словесная характеристика показателей, в отличие от цифровой, должна начинаться на уровне первой строки наименования показателя. При отсутствии данных в соответствующих графах обязательно проставляется прочерк.
Числа в таблицах, имеющие более четырех знаков, должны делиться на классы по три цифры в каждом с промежутком в один пробел, за исключением цифр, обозначающих номера и даты. В многозначныхдесятичныхдробях классы по три цифры также отделяются промежутками влево от запятой.
Числовые значения однородных величин располагаются в графах так, чтобы единицы находились под единицами, десятки под десятками и т. д., а неоднородные величины — посередине. Если в графе указываются числа — пределы величин, то числа равняют по отточию или тире.
Повторяющиеся слова в заголовках строк, если таблица не разделена горизонтальными линиями, могут заменяться кавычками.
Повторяющиеся цифры, математические записи, обозначения марок материалов, знаки №, %, символы заменять кавычками не разрешается.
Если в таблице строки в боковике разделены горизонтальными линиями, текст повторяется полностью.
Примечания и сноски в таблицах пишут непосредственно под таблицей, а не в конце страницы текста.
Сноски обозначаются не цифрами, а «звездочкой» (*).
Ссылка в тексте работы на таблицу обязательна. При ссылке на нумерованную таблицу пишут сокращенно «табл.» и ставят ее номер (табл. 1.2). Если таблица одна, при ссылке на нее пишут «см. таблицу». Слово «таблица», которое не сопровождается числовым значением номера, в тексте пишут полностью. Например: в предыдущей таблице приведена...
Большие таблицы допускается в необходимом случае представлять на листах большего формата, которые затем складываются на формат А4.
(Басаков М.И. От реферата до дипломной работы. Рекомендации студентам по оформлению текста: Учебн. пособие для студентов вузов и колледжей. — Ростов-на-Дону: «Феникс», 2001.— 64 с.)
В данной статье я расскажу вам то, на что вы не обращаете внимание в таблице. Во многих таблицах имеется колонка номера по порядку. Эта колонка говорит о том, под каким номером находится та или иная строка. Многие не знают о том, что для этой колонки можно установить настройки так, что она будет автоматически нумеровать все строки. Некоторые скажут «зачем, я и сам прекрасно справляюсь с данной задачей». Но правда в том, что подобный подход не практичен. Такое заявление может сделать только человек, которому не приходилось добавлять новую строку или удалять имеющуюся из таблицы.
Действительно, данная задача становится затруднительной, если вы изменили количество строк в большой таблице. Нужно сразу переписывать нумерацию. Я же вам предлагаю научиться заставлять Word самостоятельно вести нумерацию строк в таблице.
Допустим, у нас есть пустая таблица, первая ее колонка это номер по порядку.
Теперь, когда мы добавим новую строку, то первая колонка этой строки будет заполнена соответствующим номером строки.
Ну а теперь внимание! То ради чего нужно делать автоматическую нумерацию первой колонки. Давайте удалим вторую строку, с данными о грушах.
Как вы смогли легко убедится, порядковый номер для строки с данными о сливах изменился автоматически.
Хочу напомнить, что данный подход очень актуальный, когда приходится работать с большими списками. Например, список сотрудников или учащихся. В таких списках важно отмечать не только , но и правильный порядковый номер. Ведь эти списки могут меняться.
А сейчас, я хочу рассказать как сделать нумерацию для всей колонки в уже имеющейся таблице. Выделяем ячейки столбца, в котором нужно проставить номера строк. И как вы уже догадались, жмем на кнопку нумерованного списка.
Правила сокращений
В разнообразных документах применяются определенные типы сокращений. Все они должны отвечать требованиям правил орфографии и пунктуации. Правила сокращений слов в текстах деловых бумаг определены государственным стандартом. Сокращения оправданы, поскольку они укорачивают время на составление текста, уменьшается их объем и, естественно, затраты на изготовление документа.
Сокращения- это экономное обозначение слов в документах. Особенность их является в том, что произносятся они в устной речи полностью и сокращаются только письменно. После такого сокращения обязательно ставится точка, если это не килограммы или метрическое измерение: (кг, т, мм, км, дм, г).
Основным критерием сокращением является доступность.
Выделяют два вида сокращений: а) для зрительного восприятия; б) для использования в письменной речи.
Графические сокращения для зрительного восприятия не имеют грамматического оформления, обозначаются малыми буквами, записываются:
- через косую линию: о/c (особенный состав), в/ч (военная часть), п/н (порядковый номер) и т.п.
- через дефис: м-ц (месяц), б-ка (библиотека), р-н (район), ф-ция (функция) и т.п.
Принято различать сокращения нескольких типов:
- Буквенные (инициальные) сокращения (аббревиатур), которые образованы из первоначальных букв каждого слова: МВД, ГАИ, ЧАЭС, СБУ, ГУ МВД.и т.д. Почти все инициальные сокращения пишутся с прописной буквы (за исключением тех, которые превратились в самостоятельные слова, например, загс, вуз и т.п.).
2. Сложносокращенные слова смешанного образования состоят из аббревиатур и усеченных слов. Пишутся они по-разному, например ВНИИуголь, районо и др.
З. Сложносокращенные слова сложного типа, например, колхоз, совхоз, теплоход, Ростсельмаш, Главморпуть и т.д.
4. Отдельные, частично сокращенные слова, состоящие из части основы и полного слова, отличаются какими-либо особенностями в расшифровке, в категории рода, склонении, например: завкадрами, замдиректора, главпочта и т.д.
5. Заимствованные из других языков, например: Би-Би-Си, АПН, напалм, лавсан и т.п.
6. Условные графические сокращения для обозначения должностей, географических понятий, промежутков времени, количественных определений, названий городов, сел, деревень, областей, районов, улиц, проспектов и т.п.
Особенность графических сокращений в том, что они не произносятся в устной речи. После такого сокращения обязательно ставится точка, например: г. (город); с. (село); обл., р-н и т.п. Графические сокращения всегда пишутся строчными буквами.
В ОРД не сокращаются реквизиты "заголовок", "автор документа", "подпись". Не допускается сокращение слов через косую линию, т.к. такой способ не предусмотрен, например: н/заводе (на заводе), м/мать (многодетная мать), з/р (заслуженный рационализатор). Общепринятые сокращения употребляются при перечислениях и ссылках, при ядом стоящих цифрах, названиях, фамилиях, например и т.д. (и так далее), и т.п. (и тому подобное), и пр. (и прочее), и др. (и другое), 1 млн., 50 км и т.д.
Сокращается союз "то есть" (т.е.), а слова "так как", "таким образом", "потому что", "так называемый" не должны сокращаться.
Названия ученых степеней, званий могут сокращаться непосредственно только перед фамилиями как в тексте, так и в реквизите "подпись", например: акад. Захаров, доц. Петров, канд. техн. наук Леонов, инж. Иванов и др. Наименование должности допускается сокращать только в тексте, например: "на собрании выступил гл. механик Силаев Л.П." Причем слова "зам.", "зав.", "пом.", пишутся слитно (завотделом, завскладом, помдиректора). Но если эти слова отделяются от существительного прилагательным, то после них ставится точка: например зам. главного инженера.
Географические понятия сокращают только перед словами, к которым они относится, например: оз. Балатон, г. Донецк.
При написании адреса в реквизите "адресат" допускается сокращать: ул. (улица), пр. (проспект). пер. (переулок), пл. (площадь), д. (дом), корп. (корпус), кв. (квартира), обл. (область), пос. (поселок). Сокращения промежутков времени и количественных определений допускаются после числительных, выраженных цифрами: 5 тыс. вагонов, 12 тыс. голов скота, 200 гр.
Слово "год" сокращается только при цифрах, например: 1992 г.
При обозначении периода времени пишут так: 1990-1995 гг., если же между годами есть предлог "по", тогда следует писать: с 1990 г. по 1996г.
При обозначении учетного хозяйственно-административного бюджета годов пишут 1995/96 уч.г., - в остальных случаях 1995/96 г. (если имеется в виду год административный, хозяйственный, учебный, бюджетный).
При написании даты смешанным способом (словесно-цифровым и буквенным) слово "год" пишется буквой г., например, 22 мая 1996 г. При сочетании названия месяца и года слово "месяц" не пишется: (в октябре 1995 г.). Не пишут в тексте "в октябре с.г." (сего года), нужно указать год полностью: в октябре 1995 г.
При исчислении времени в документах пишут 20 ч или 20-00, 8 ч 45мин., слово "утро" и "день" не должны употребляться.
Слова "час", "минута", "секунда" при цифрах сокращаются, например: - 5 ч 32 мин 20 с (точка в конце сокращений не ставится).
Знаки №, §, % в тексте ставят только при цифрах, причем во множественном числе они не удваиваются, например № 16, 6, 9, § 7, 10, 12, 50-60 %.
Следует применять только официально принятые сокращения названий учреждений, организаций, например: Минуглепром, Минобразования и др.
Сокращенные названия марок машин, механизмов, станков, инструментов и др., состоящие из отдельных буквенных или смешанных (буквенных и цифровых) индексов, должны писаться без кавычек прописными буквами. В таких сокращениях цифры, если они стоят после буквенных индексов, должны отделяться дефисом, например: ГАЗ-51, ВАЗ-69.
Если же буквенные обозначения стоят после цифр, то весь индекс пишется слитно, ИЛ-18Д.
В наше время сокращения очень часто используются в сфере делопроизводства. Многие из них стали общеиспользуемыми и вошли в словарный запас людей как полноправные лексические единицы. Они постоянно используются в различных стилях письменной речи, в том числе и в официально-деловом стиле.
Написание чисел
В деловых бумагах постоянно приходится иметь дело со значительным количеством числовых названий. Они требуют специального оформления. При составлении документов следует помнить правила записи цифровой информации.
Так, однозначные количественные числительные (отвечают на вопрос "сколько") падежных наращений не имеют, например, в реквизите "приложение" количество листов и экземпляров пишется только цифрами: на 3 л в 2 экз. (не пишется на 5-ти, в 3-х). Если число имеет при себе сокращенную размерность, оно пишется только цифрами: 8 кт, 5 л, 25 км и т.д., если же числа не имеют единиц измерения в тексте документа, они пишутся только словами, например: в одном направлении, с тремя болтами и т.д.(кроме составных числительных: 21, 35, 198 и т.п.).
Числа, начиная с десятков тысяч, пишутся смешанным способом: 15млн. человек, 20 тысяч грн., 200 тыс. экз., но единообразно в пределах одного текста.
Порядковые числительные, выраженные римскими цифрами, падежных окончаний не имеют, например: на IV сессии Верховного Совета Украины. Порядковые числительные не имеют наращений, если они стоят после существительного, например: рис. 2, в черт. 2, на с. 41. Если несколько (больше двух) порядковых числительных стоят рядом, падежные наращения ставятся только при последнем, например: 1, 2, 3-й и т.д.
Сложные слова, первой частью которых является числительное, пишутся смешанным способом, через дефис (без падежных наращений), например: 200-тонный, 300-летия, 40-миллиметровый, 12-томный.
Единицы измерения при числительных, обозначающих предел, пишутся только раз: 20-30 шт., или от 20 до 30 шт.
Денежные суммы пишутся так: вначале сумма указывается цифрами, а в скобках - словами, например: в размере 256 грн. (двести пятьдесят шесть гривен).
Если в тексте документа приводится ряд числовых значений величины, выраженной одной и той же единицей измерения, то эта единица измерения указывается только за последней цифрой.
Интервалы между числовым значением величин записывают так: от 50 до 100, от 100 до 150.
Цифровой материал, помещенный в документе, рекомендуется оформлять в виде таблиц (прим. 2.1). Правила оформления таблиц
Таблица-это перечень сведений о чем-либо или о числовых данных, приведенных в определенную систему и расположенным по графам. Таблица позволяет представить информацию о наиболее компактном и наглядном виде. Требования к построению, изложению и оформлению таблиц изложены в разделе ГОСТ 1.5-85.Хотя ГОСТ посвящен построению стандартов, изложенных в нем требования к таблицам распространяются на все унифицированные систему документации, в том числе на организационно-распорядительную. Здесь указывается, что “таблицы применяются для лучшей наглядности и сравнения показателей”.
ГОСТ называет обязательные элементы таблицы и порядок их графического расположения (табл. 3.1)
Таблица 3.1
Тематический заголовок (может и не быть)
Заголовки граф | |||||||||
Подзаголовки граф | |||||||||
Строки (гори-зонталь- ные ряды) |
|||||||||
Боковик (заголовки строк) | Графы (колонки) | ||||||||
Все таблицы в тексте, в том числе и в приложениях, нумеруют сквозной нумерацией арабскими цифрами. Если таблица одна, то слово “Таблица” не пишется и, следовательно, нумерация не проставляется.
Таблица может иметь заголовок, который кратко, но точно отражает ее содержание. Он пишется над таблицей посередине с прописной буквы. В конце заголовка точка не ставится. Головка таблицы отделяется жирной линией от остальной части таблицы. Ограничительными линиями слева, справа и снизу таблица не закрывается. Помещается таблица сразу под текстом, где она впервые упоминается, или на следующей странице. Можно дать таблицу и в приложениях к основному документу. Если таблица большая и ее строки и графы не помещаются на формате страницы или она переносится на другую страницу, то ее можно разделить на части, которые помещаются одна под другой. Над каждой следующей частью пишут “Продолжение таблицы…”, повторяют ее головку, а при необходимости и заголовки строк.
Заголовки граф и строк пишутся с прописной буквы, подзаголовки граф строчными, если они служат продолжением заголовка, и с прописной буквы, если они имеют самостоятельные значения (табл. 3.2, 3.3)
Таблица 3.2
Таблица 3.3
В конце заголовка и подзаголовка таблицы точка не ставится. Заголовки граф всегда формулируются в единственном числе и именительном падеже.
Часто встречающейся ошибкой при оформлении таблиц является диагональное деление строк. Специальный пункт ГОСТа указывает, что разделять заголовки боковика и граф диагональными линиями не допускается, нельзя также включать в таблицу графу “Номер по порядку”. Если есть необходимость пронумеровать показатели, то их порядковый номер ставится в боковике таблицы непосредственно перед их наименованием (табл. 3.4).
Таблица 3.4
Следует при этом отметить, что при обозначении марок, типов продукции, а также перед числовыми значениями величины порядковый номер никогда не проставляется.
ГОСТ подробно описывает порядок обозначения физических величин и их числового значения, поэтому его следует иметь под рукой каждому оформляющему такие таблицы.
Числовые значения показателя должны проставляться на уровне последней строки наименования показателя. В том случае, когда значения показателя раскрываются в виде текста, запись должна начинаться на уровне первой строки наименования показателя. При отсутствии данных в таблице ставится прочерк (знак тире) (табл. 3.5)
Таблица 3.5
Правила заполнения показателей представлены в табл. 3.6.
Таблица 3.6
Если в пределах одной графы текст, состоящий из одного слова, повторяется, а в таблице нет горизонтальных линий, то это слово заменяется кавычками (табл. 3.6)
Таблица 3.6
Повторяющиеся цифры, математические записи обозначения марок материалов заменять кавычками не разрешается.
Если повторяющийся текст из двух и более слов, при первом повторении пишут слово “То же” и далее ставя кавычки. Так же поступают при повторении части слова, дополняя дополнительные индивидуальные сведения (табл. 3.8)
Таблица 3.8
Если в таблице строки разделены горизонтальными линиями, текст повторяется полностью (табл. 3.9)